Поради щодо автоматизації завдань для професіоналів у 2022 році
Якщо ви хочете звільнити30% часуВи витрачаєте роботу над щоденними завданнями, автоматизація завдання - це шлях.
І якщо ви хочете навчитисяАвтоматизація завданьВи прийшли до правильного місця.
Ця стаття стосується всіх речей автоматизації завдання з того, що це, чому вам це потрібно, як це досягти, і інструменти, які можуть допомогти вам зробити більшу частину вашого часу.
Отже, не витрачаючи більше часу, давайте пірнаємо прямо.
Що це автоматизувати завдання?
Перш ніж отримати докладніше про автоматизація ваших завдань, важливо спочатку зрозуміти, що потрібно автоматизувати завдання.
Автоматизація завдання може бути визначена як методиВпровадження завданьі моніторинг своїхВпровадження автоматично. Мета полягає в тому, щоб це зробити без або з мінімальним зусиллям людських ресурсів, які беруть участь у їх продуктивності.
Метою автоматизації завдання полягає в тому, щоб використовувати найменшу кількість людських зусиль при завершенні рутинної, повторюваної, абоГенеральні завданняі виконувати такі завдання спрощеними та більш ефективними.
Які переваги автоматизації завдання?
Наступне, що вам може бути цікаво, чи є завдання автоматики для вас та вашого бізнесу. Чому ви навіть можете розглянути можливість автоматизації ваших завдань?
Ну, ось лише деякі з переваг, які ви можете отримати від автоматизації.
Шляхом автоматизації процесів та завдань, ви зменшуєте ймовірність виготовлених помилок. Людська помилка, швидше за все, особливо при роботі повторюваних завдань, які стають мирними та утомими.
Можливо, найбільша перевага автоматизації ваших завдань - це можливість і час, що він дає вашим людським ресурсам.
Без того, не заважаючи з повторюваними завданнями адміністратораможе бути творчимі інноваційний і можезосередитися на більш важливих завданняхЦе потребує їх уваги і час.
Коли ви автоматизуєте свої завдання, ви отримуєте можливість підтримувати та налаштувати активи в таких галузях, які не були б можливими, використовуючи лише людські ресурси.
Коли ви використовуєте автоматичну автоматику завдання, ви звільняєте до вас, які доступні для вас. Таким чином, ви можете збільшити рівеньВихід з вашої організації .
Крім того, ви навіть можете зрештою зменшити загальну вартістьБізнес-операціїЗосереджуючись на якість ваших працівників, а не кількість працівників.
Автоматизовані системи, на відміну від людських ресурсів, також не вимагають відпочинку. Тому ви також можете заощадити гроші, налаштувавши таке програмне забезпечення, щоб працювати безперервно та отримати постійні виходи.
Коли ви автоматизнаєте завдання своєї компанії, вони комп'ютеризовані. За допомогою завантаження такої інформації ви можете проаналізувати та копати глибше у ваші дані вашої компанії. Це дає вам уявлення про ваші процеси, які ви, можливо, не мали доступу до раніше.
Якщо ці переваги не переконані, чому автоматизація завдання є важливою, давайте подивимося на деякі факти та цифри.
A вивченняПроведений МакКінсі та компанія знайшли наступне:
Це говорить про те, що в середньому лише 39% фактично витрачається на рольову активність людини.
З швидким конкурентним світом ми живемо в цьому числі досить шокує. Якщо автоматизація ваших завдань може збільшити цей відсоток, автоматизація, здається, є важливою для продуктивності компанії чи організації.
Який тип завдань можна автоматизувати?
Якщо ви зараз розглядаєте, які завдання можуть бути автоматизовані, ось деякі категорії завдань, які можуть бути автоматизовані.
Ми будемо додатково подивитися на приклади завдань, які можуть легко автоматизувати.
Якщо у вас є певні завдання, які потрібно виконати часто або повинні бути завершені за встановленим графіком, це ідеальні завдання для автоматизації.
Шляхом автоматизації таких завдань, ви і ваша команда витрачатимуть менше часу на повторювані дії або робочі предмети . Такі робочі предмети можуть стати стомлюючим, обтяжливим, і навіть дратівливим. Крім того, вони також можуть витрачати багато часу, який інакше міг би витрачати більш ефективно.
Pro tip:Використання Менеджер завдань UDN , інструмент автоматизації завдання для встановлення ваших завдань на повторення; наприклад, щодня, щотижня, або щомісячний повторення. Початок роботи сьогодні, не потрібна кредитна картка.Зареєструватися зараз!
Інші завдання, які ідеально підходять для автоматизації, є ті, які не вимагають жодної участі людини. Тобто такі завдання, які не залучають емоційний інтелект,творчістьабоНавички вирішення проблемщо інше може бути легко завершено програмним забезпеченням.
Завдання, які не вимагають, щоб людський дотик ідеально підходять для автоматизації.
Ущільнювальні та нудні завдання, які не потребують участі людини, можуть призвести до співробітників, які не є безмодними для роботи.
Прийняття таких завдань з їхньої пластини може допомогти їм застосувати до більш важливих та значущих завдань для кінцевого результату таЦілі компанії .
Переміщення даних, незалежно від того, що це через копіювання або експортувати файли CSV з однієї програми та імпортуючи його в іншу,може бути одноманітнимале труднощі.
Такі завдання, які потребують рухомих даних, як і попередня категорія, не вимагають, щоб людський вхід і є великою категорією, яка буде автоматизованою.
Знову ж таки, як зазначено попередні категорії, такі завдання - це багато часу, і можуть скористатися автоматизованими, оскільки вони витрачають менше часу та зусиль.
Розглянемо завдання, які відбирають від основних ділових функцій та тих, для яких ви найняте.
Якщо такі завдання відбирають від вашогоОсновні обов'язкиі може бути автоматизований розчин очевидний.
Пам'ятайте, що автоматизація не просто рятує невелику кількість часу тут, і там, настав час, який накопичується і забере до ваших основних обов'язків та завдань. Особливо, коли ви вважаєте час, який в іншому випадку міг би бути кращим.
Можливі бізнес-завдання, які ви можете автоматизувати
Тепер, коли ви знаєте певні категорії або характеристики завдань, які чудово автоматизувати, ось деякі конкретні приклади певних бізнес-завдань, які можуть бути автоматизовані.
Ось лише кілька прикладів певних завдань, які можна легко автоматизувати.
Для подальшого роз'яснення та прикладів, ось деякі завдання для промисловості або департаменту, які можуть бути автоматизовані.
Бізнес-фахівці з різних галузей та ділових відділів можуть скористатися автоматикою завдань та скористатися всіма перевагами, які ми згадані вище, плюс, з якими ми не писали.
Насправді,Американська психологічна асоціаціязнайшов це "Навіть короткі психічні блоки, створені шляхом зміщення між завданнями, можуть коштувати стільки, скільки 40 відсотків чийсь продуктивного часу", Тому, якщо ви повинні автоматизувати ці серця повторюваних завдань, то ви і ваша команда зможе зосередити увагу на тому, які завдання потребують уваги та припинити витрачати, що 40%Ваш продуктивний час .
Крім того, МакКінсі Глобальний інститут виявив, що "Оскільки 45 відсотків діяльності фізичних осіб виплачуються, можуть бути автоматизовані, адаптації наразі продемонстровані технології. "
Отже, чому час витрачати? Отримати автоматичне зараз!
Але як?
Як автоматизувати завдання?
Тепер, коли ви переконані, що автоматизація ваших завдань - це шлях, ви можете попитувати, як ви можете розпочати роботу з вашої автоматизації.
Ось деякі основні кроки, щоб дотримуватися, щоб почати автоматизувати свої завдання тастає більш ефективнимта продуктивна команда.
Пам'ятайте, що це просто керівництво, і ні в якому разі закону автоматизації завдання.
Перший крок доАвтоматизація робочого процесуСпочатку створює список і визначає, які завдання ви робите щодня.
При створенні цього списку не просто записуйте свої завдання, але також заповнити деякі інші деталі.
Було б корисним також визначити в середньому, як довго потрібно виконати кожне завдання у вашому списку.
Крім того, виділити частоту кожного завдання, ви робите цю конкретну задачу на погодинній основі, щодня, щотижня або раз на рік?
Не впускайте, який інструмент, якщо ви повинні бути в змозі виконати свої завдання.
Нарешті, спробуйте і подумайте про оптимальне рішення. Який би найкращий курс дій для отримання кожного з ваших завдань?
Подумайте, чи вказано кожне завдання, яке ви визначили, потрапляє до категорій, які ми перераховані вище. Крім того, спробуйте і отримати інших членів команди, щоб виконати ту ж заняття.
Як тільки всі це зробили, єЗустріч для обговоренняЯкі оптимальні рішення люди придумали.
Далі потрібно розглянути, як ви можете автоматизувати свої завдання.
Це де частина вашогоСписок ідентифікації інструментівВи використовуєте може прийти в зручний. Якщо ви вже використовуєте програмне забезпечення або інструмент для виконання завдання, спробуйте шукатиінтеграціяЦе дозволить вам автоматизувати процес.
Якщо така інтеграція не існує, ви завжди можете подивитися на інше програмне забезпечення, яке виконує ті самі функції, а також дає змогу автоматизувати завдання.
Цей крок може зайняти деякий час, як ви хочете, щоб переконатися, що ви розглядаєте всі ваші варіанти та вибираєте інструменти або інтеграції, які найкращеВписується у ваш робочий процеста ваша організація.
Після виявлення, які з ваших завдань можна автоматизувати, настав часвізуалізувати новий робочий процесяка включає цю автоматизацію.
Відображення це допоможе вам і ваша команда отриматиВізуальне представлення того, як ваше завданнябуде завершено за допомогою автоматизації.
Він також буде переконатися, що кожен поінформований про зміни, що надходять, також виявляючи будь-яку потенційну плутанину або гикави, які можуть виникнути.
Маючи таку карту, допоможе вам, і ваша команда підготувалась до змін, оскільки це буде крок від робочого процесу.
Після того, як ви маєте свій робочий процес, настав час дістатися до того, щоб покласти його на місце.
Залежно від складності вашої автоматизації це може зайняти час і вимагати допомоги інших ресурсів, таких як члени вашої команди ІТ.
Ви не можете просто зупинити, коли автоматика на місці. Вам потрібно забезпечити, щоб автоматизація, яка була реалізована, насправді працює.
Переконайтеся, що завдання, які були автоматизовані, насправдіЗбереження вашого часу команди і роблячи їх більш продуктивними. Ви також повинні бути пильними, щоб переконатися, що на початку, все працює гладко, а не створюються залози чи проблеми в результаті зміни у робочому процесі.
Як знайти правильне рішення автоматизації для вашої команди?
Ми згадували, використовуючи інструмент автоматизації, але єБагато таких інструментівщо ви можете вибрати. Ось деякі міркування, щоб пам'ятати, коли вибираєте правильне програмне забезпечення для вашої команди.
Ви хочете переконатися, що інструмент, який ви вибрали для автоматизації ваших завдань, не надто складно або ускладнена.
Немає сенсу, що ви намагаєтеся автоматизувати свої завдання, щоб ваша команда може припинити витрачати дорогоцінний час і бути більш продуктивним, але виберіть інструмент, який бере участь у вашій команді, щоб звикнути, щоб звикнути до того, щоб звикнути до того, щоб звикнути.
Особливо важливо, оскільки, коли ви починаєте змінювати свій робочий процес, ви можете бути задоволені опору, як це те, що людська риса дотримувалася змін, роблячи перехід простіше, це крок, щоб зробити це більш можливо.
Другий розгляд при виборі програмного забезпечення - це завдання, яке ви намагаєтеся автоматизувати.
Було б більш ефективним та корисним для вибору такого інструменту, який буде автоматично, якщо не всі завдання, а не лише один.
Те, що ви не хочете мати навантаження та завантаження інструментів для автоматизації ваших завдань.
Шукайте інструменти, які мають функції, які можуть обробляти більше, ніж лише одну автоматизацію завдання.
Інша справа, щоб придумати - це інструменти, які ви вже використовуєте. Якщо ви можете отримати інструмент, який інтегрується з програмним забезпеченням, вже на місці, який заощадить вам багато часу та грошей. Це також буде впорядкувати ваш робочий процес і дозволить вам автоматизувати завдання без забагато змін.
Ви хочете вибрати інструмент, вартість якої виправдовує переваги.
Ви, швидше за все, матимутьбюджетДля інструментів автоматизації завдання та іншого програмного забезпечення.
Вартість деяких інструментів автоматизації, безумовно, виведе їх з бігу та дозволить вам звузити свої варіанти.
Як Диспетчер завдань UDNМоже допомогти?
Якщо ви шукаєте aІнструмент управління проектамиДля того, щоб управляти та впроваджувати певну автоматизацію виглядає не даліДиспетчер завдань UDN .
Диспетчер завдань UDNце інструмент керування проектом, який включає в себе все, що вам потрібно буде керувати та автоматизувати, ваші проекти з легкістю.
З розкладом,Графіки Gantt, повторювані завдання, іПовідомлення та нагадування, так само, якМенеджмент зустрічей, забирайте чоловікові завдання з членів вашої команди та дозволяють їм працювати над, які потребують своєї повної уваги.
Крім того,Диспетчер завдань UDNпропонує різноманітні інтеграції, які можуть допомогти з нашою автомагією.
