Task Automation Suggerimenti per professionisti nel 2022
Se vuoi liberare30% del tempoSpendi a lavorare su compiti giornalieri, Task Automation è la strada da percorrere.
E se vuoi imparare comeAutomatizza le attivitàSiete venuti nel posto giusto.
Questo articolo riguarda tutte le cose Task Automation da quello che è, perché ne hai bisogno, come raggiungerlo, e strumenti che possono aiutarti a sfruttare al massimo il tuo tempo.
Quindi, senza sprecare più tempo, immergiamo direttamente dentro.
Cosa è per automatizzare le attività?
Prima di arrivare a maggiori dettagli sull'automazione dei tuoi compiti è importante capire prima cosa è quello di automatizzare le attività.
L'automazione delle attività può essere definita come metodi diAttuazione delle attivitàe monitoraggio del loroimplementazione automaticamente. L'obiettivo è quello di averlo fatto senza o con il minimo sforzo delle risorse umane coinvolte nella loro performance.
Lo scopo dell'automazione delle attività è utilizzare la minor quantità di sforzi umani quando si completa la routine, ripetitivi oCompiti menialie per completare tali compiti in modo semplificato ed efficiente.
Quali sono i vantaggi dell'automazione Task?
La prossima cosa che potresti chiederti è se Task Automation è per te e la tua attività. Perché dovresti anche prendere in considerazione l'automazione dei tuoi compiti?
Bene, qui sono solo alcuni dei benefici che puoi guadagnare dall'automazione.
Automatizzando i processi e le attività che riduci la probabilità di errori effettuati. L'errore umano è più probabile soprattutto quando si eseguono compiti ripetitivi che diventano banale e noiosi.
Probabilmente il più grande vantaggio di automatizzare i tuoi compiti è l'opportunità e il tempo che dà alle tue risorse umane.
Senza essere impantanati con i dipendenti dei compiti di amministrazione ripetitivipuò essere creativoe innovativo e puòconcentrarsi sui compiti più importantiche ha bisogno della loro attenzione e tempo.
Quando automatizza i tuoi compiti, si ottiene la possibilità di supportare e configurare le risorse in tali campi che non sarebbero stati fattibili quando si utilizzano solo le risorse umane.
Quando si utilizza Task Automation, puoi liberare le ore di uomo che sono disponibili per te. Quindi, puoi aumentare il livello diUscita dalla tua organizzazione .
Inoltre, potresti anche ridurre il costo complessivo dioperazioni affaristicheConcentrandosi sulla qualità dei tuoi dipendenti piuttosto che sul numero di dipendenti.
Anche i sistemi automatizzati a differenza delle risorse umane non richiedono il riposo. Pertanto è anche possibile risparmiare denaro configurando tale software per funzionare continuamente e ottenere uscite costanti.
Quando automatizza i compiti della tua azienda, sono computerizzati. Caricando tali informazioni, è possibile analizzare e scavare più a fondo nei dati della tua azienda. Questo ti fornisce informazioni sui tuoi processi che potresti non avere accesso a prima.
Se questi benefici non ti hanno convinto del perché la Task Automazione è importante, guardiamo alcuni fatti e cifre.
UN studiaCondotto da McKinsey e società ha trovato quanto segue:
Ciò suggerisce che in media un semplice 39% è effettivamente speso per l'attività specifica del ruolo di un individuo.
Con il mondo competitivo frenetico, viviamo in questo numero è piuttosto scioccante. Se automatizzare i tuoi compiti può aumentare questa percentuale, l'automazione sembra essere essenziale per la produttività di un'azienda o di un'organizzazione.
Che tipo di attività possono essere automatizzati?
Se ora stai considerando quali attività possono essere automatizzate, ecco alcune categorie di attività che possono essere automatizzate.
Guarderemo ulteriormente esempi di compiti che possono essere automatizzati facilmente.
Se si dispone di alcune attività che devono essere eseguite spesso o devono essere completate su una pianificazione impostata, queste sono attività perfette da automatizzare.
Automatizzando tali compiti, tu e il tuo team passerà meno tempo Azioni ripetitive o articoli di lavoro . Tali oggetti di lavoro possono diventare noiosi, gravosi e persino fastidiosi. Inoltre, possono anche sprecare un sacco di tempo che potrebbero altrimenti essere spesi in modo più efficiente.
Suggerimento PRO:Utilizzo UDN Task Manager. , uno strumento di automazione delle attività per impostare le attività su ripetizione; come la ripetizione quotidiana, settimanale o mensile. Inizia oggi, nessuna carta di credito richiesta.Iscriviti ora!
Altri compiti che sono perfetti per automatizzare sono quelli che non richiedono alcun coinvolgimento umano. Vale a dire, tali compiti che non coinvolgono l'intelligenza emotiva,creatività, oCapacità di risoluzione dei problemiche potrebbe altrimenti essere facilmente completato dal software.
Le attività che non richiedono un tocco umano sono perfette per automatizzare.
Compiti faticosi e noiosi che non richiedono il coinvolgimento umano possono portare ai dipendenti che sono impervisivi al lavoro.
Assunzione di tali compiti dal loro piatto può aiutarli ad applicarsi a compiti più importanti e significativi per il risultato finale eobiettivi della compagnia .
Spostamento dei dati, sia che sia attraverso il copy-incollando o l'esportazione di file CSV da un'app e l'imporlo in un altro,può essere monotonoma che richiede tempo.
Tali attività che richiedono i dati in movimento, come la categoria precedente non richiedono un input umano e sono una categoria fantastica da automatizzare.
Ancora una volta, come le categorie precedenti menzionate, tali compiti richiedono tempo e possono beneficiare di essere automatizzati in quanto sprecherà meno tempo e sforzi.
Considera i compiti che stanno portando via dalle funzioni di base e quelle per le quali sei assunto per.
Se tali compiti stanno portando via dal tuoResponsabilità principalie può essere automatizzato la soluzione è evidente.
Ricorda, l'automazione non sta solo salvando piccole quantità di tempo qua e là, è il momento che si accumula e si toglie dalle tue principali responsabilità e compiti. Soprattutto quando si considera il tempo che potrebbe essere altrimenti utilizzato meglio.
Possibili attività commerciali che puoi automatizzare
Ora che conosci alcune categorie o caratteristiche di compiti che sono fantastici da automatizzare, ecco alcuni esempi specifici di determinati compiti aziendali che possono essere automatizzati.
Ecco alcuni esempi di determinati compiti che possono essere facilmente automatizzati.
Per ulteriori chiarimenti ed esempi, ecco alcuni compiti per industria o dipartimento che possono essere automatizzati.
I professionisti aziendali di una varietà di industrie e dipartimenti aziendali possono beneficiare dell'automazione del Task Automazione e approfittare di tutti i vantaggi che abbiamo menzionato sopra, oltre a quelli che non abbiamo scritto.
In effetti, ilAssociazione Americana di Psicologiatrovato "Anche brevi blocchi mentali creati spostando tra i compiti possono costare fino al 40% del tempo produttivo di qualcuno", Quindi se dovessi automatizzare quei compiti ripetitivi meniali che tu e il tuo team potesse concentrarti su quali compiti hanno bisogno della tua attenzione indivisa e smetti di sprecare che il 40% diil tuo tempo produttivo .
Inoltre, McKinsey Global Institute ha scoperto che "Fino al 45% delle attività che le persone sono pagate per eseguire possono essere automatizzate adattando le tecnologie attualmente dimostrate. "
Quindi, perché perdere tempo? Prendi automazione ora!
Ma come?
Come automatizzare le attività?
Ora che sei convinto che automatizzare i tuoi compiti è il modo di andare, potresti mettere in discussione come puoi iniziare il tuo viaggio di automazione.
Ecco alcuni passaggi di base da seguire per iniziare a automatare i tuoi compiti ediventando più efficientee team produttivo.
Ricorda, queste sono semplicemente una guida e senza nessuna legge dell'automazione del task.
Il primo passo aAutomazione del flusso di lavoroPrima è fare una lista e identificando quali compiti fai ogni giorno.
Quando si effettua questo elenco non scrivi semplicemente i tuoi compiti, ma si riempie anche di altri dettagli.
Sarebbe utile anche identificare in media quanto tempo ti porta a completare ogni attività nella tua lista.
Inoltre, evidenziare la frequenza di ciascuna attività, esegui questo particolare compito su base oraria, base giornaliera, base settimanale o ogni anno?
Non giù quali utensili se non hai bisogno di essere in grado di eseguire i tuoi compiti.
Infine, prova a pensare alla soluzione ottimale. Quale sarebbe la migliore linea d'azione per ottenere ciascuno dei tuoi compiti?
Considera se ogni attività hai identificato cade nelle categorie che abbiamo elencato sopra. Inoltre, prova a ottenere i tuoi altri membri del team per eseguire lo stesso esercizio.
Una volta che tutti hanno fatto questo, avere unincontro per discutereQuali soluzioni ottimali è venuta la gente.
Successivo è necessario considerare come puoi automatizzare i tuoi compiti.
Questo è dove la parte del tuoElenco Identificazione degli strumentiL'uso può essere utile. Se stai già utilizzando il software o uno strumento per eseguire un'attività, provare a cercareintegrazioniQuesto ti permetterà di automatizzare il processo.
Se non esiste alcuna integrazione di tale integrazione, è possibile attendere sempre ad altri software che eseguono le stesse funzioni, dandoti anche la possibilità di automatizzare i compiti.
Questo passaggio potrebbe richiedere un po ', come vuoi assicurarti di considerare tutte le tue opzioni e scegliendo gli strumenti o le integrazioni che miglioriAdatta nel tuo flusso di lavoroe la tua organizzazione.
Dopo aver identificato quale dei tuoi compiti può essere automatizzato è ora diVisualizza il nuovo flusso di lavoroche incorpora questa automazione.
Mapping questo fuori ti aiuterà e la tua squadra a ottenere unRappresentazione visiva di come il tuo compitosarà completato con l'automazione in atto.
Assicurati inoltre che tutti siano informati delle modifiche a venire puri identificando anche qualsiasi potenziale confusione o singhiozzo che potrebbero verificarsi.
Avere una mappa del genere ti aiuterà e il tuo team si prepara per i cambiamenti poiché questo sarà un passo dal flusso di lavoro a tutti.
Una volta che hai mappato il tuo flusso di lavoro, è ora di andare a lavorare nel metterlo in posizione.
A seconda della complessità della tua automazione, questo potrebbe richiedere del tempo e richiedere l'aiuto di altre risorse, come i membri della tua squadra IT.
Non puoi semplicemente interrompere una volta che l'automazione è in atto. È necessario assicurarsi che l'automazione che sia stata implementata sia effettivamente funzionante.
Assicurarsi che le attività che siano state automatizzate siano in realtàSalvare il tempo della tua squadra e rendendoli più produttivi. Devi anche essere vigile per assicurarti che all'inizio, tutto funzioni senza intoppi e nessun arretrato o problemi sono stati creati come risultato della modifica del flusso di lavoro.
Come trovare la giusta soluzione di automazione per la tua squadra?
Abbiamo detto usando uno strumento di automazione, ma ci sonomolti tali strumentiche puoi scegliere. Ecco alcune considerazioni da ricordare quando si seleziona il software giusto per la tua squadra.
Vuoi assicurarti che lo strumento che si seleziona per automatizzare i tuoi compiti non sia troppo difficile o complicato da capire.
Non ha senso che provi e automatizza i tuoi compiti in modo che il tuo team possa smettere di sprecare tempo prezioso ed essere più produttivo, ma seleziona uno strumento che porta la tua squadra una grande quantità di tempo per abituarti e ancora di più per iniziare a usare.
Questo è particolarmente importante da quando inizi a cambiare il tuo flusso di lavoro, puoi essere soddisfatto di resistenza, così come il tratto umano di essere diffidenti del cambiamento, rendendo la transizione più facile è un passo per renderlo più possibile.
La seconda considerazione quando si sceglie il software è quali compiti stai cercando di automatizzare.
Sarebbe più efficiente e vantaggioso scegliere un tale strumento che automatizzerà una maggioranza se non tutti i compiti piuttosto che uno solo.
Ciò che non vuoi avere è carichi e carichi di strumenti per automatizzare i tuoi compiti.
Cerca strumenti che hanno caratteristiche che possono gestire più di una sola task Automazione.
Un'altra cosa da pensare è gli strumenti che stai già utilizzando. Se è possibile ottenere uno strumento che si integra con il software già in atto che ti farà risparmiare un sacco di tempo e denaro. Ciò semplificherà anche il flusso di lavoro e ti consente di automatizzare attività senza troppe modifiche.
Vuoi scegliere uno strumento il cui costo giustifica i benefici.
Molto probabilmente avrai unbilancioper i tuoi strumenti di automazione di attività e altri software correlati.
Il costo di determinati strumenti di automazione li porterà sicuramente fuori dalla corsa e ti consentirà di restringere le tue opzioni.
ComeUDN Task ManagerPuò aiutare?
Se stai cercando aStrumento di gestione del progettoPer gestire e implementare determinati Automazione non guardare oltreUDN Task Manager .
UDN Task ManagerÈ uno strumento di gestione del progetto all-in-one che incorpora tutto ciò di cui dovrai gestire e automatizzare, i tuoi progetti con facilità.
Con schede temporizzate,Gants Gant., compiti ricorrenti eNotifiche e promemoria, così comeGestione della riunione, porta via compiti meniali dai tuoi membri del team e permettono loro di lavorare su cose che hanno bisogno della loro piena attenzione.
Inoltre,UDN Task ManagerOffre una varietà di integrazioni che possono aiutare con il nostro viaggio di automazione.
