Taak Automatietips voor professionals in 2022
Als je wilt vrijmaken30% van de tijdU besteedt aan de dagelijkse taken, taakautomatisering is de manier om te gaan.
En als je wilt leren hoeautomatiseer takenJe bent op de juiste plaats gekomen.
Dit artikel gaat over alles wat taakautomatisering van wat het is, waarom je het nodig hebt, hoe het te bereiken, en tools die je kunnen helpen het meeste uit je tijd te halen.
Dus, zonder meer tijd te verspillen, laten we dan naar binnen duiken.
Wat is het om taken te automatiseren?
Voordat we op meer informatie komen over het automatiseren van uw taken, is het belangrijk om eerst te begrijpen wat het is om taken te automatiseren.
Taakautomatisering kan worden gedefinieerd als methoden vanTaken implementerenen het bewaken van hunimplementatie automatisch. Het doel is om dit gedaan te hebben zonder of met een minimale inspanning van personeelsmiddelen die betrokken zijn bij hun prestaties.
Het doel van taakautomatisering is om de minste hoeveelheid menselijke inspanning te gebruiken bij het voltooien van routine, repetitieve ofMenial-takenen om dergelijke taken op een vereenvoudigde en efficiëntere manier te voltooien.
Wat zijn de voordelen van taakautomatisering?
Het volgende dat je je misschien afvraagt, is of taakautomatisering voor jou en je bedrijf is. Waarom zou u zelfs overwegen om uw taken te automatiseren?
Nou, hier zijn slechts enkele van de voordelen die u kunt winnen van automatisering.
Door processen en taken te automatiseren, vermindert u de kans dat fouten worden gemaakt. Menselijke fout is waarschijnlijker, vooral bij het doen van repetitieve taken die alledaags en vermoeiend worden.
Mogelijk is het grootste voordeel van het automatiseren van uw taken de mogelijkheid en tijd geeft het aan uw personeel.
Zonder verzanden met repetitieve beheerders van beheerderskan creatief zijnen innovatief en kanConcentreer je op de belangrijker takendie hun aandacht en tijd nodig hebben.
Wanneer u uw taken automatiseert, krijgt u de mogelijkheid om activa te ondersteunen en te configureren op dergelijke velden die niet haalbaar zijn geweest bij het gebruik van alleen personeel.
Wanneer u taakautomatisering gebruikt, bevrijd u manuren die voor u beschikbaar zijn. Zo kunt u het niveau vanUitvoer van uw organisatie .
Bovendien zou je zelfs de algehele kosten van kunnen verminderenzakelijke operatiesdoor zich te concentreren op de kwaliteit van uw werknemers in plaats van het aantal werknemers.
Geautomatiseerde systemen in tegenstelling tot menselijke hulpbronnen hebben ook geen rust nodig. Daarom kunt u ook geld besparen door dergelijke software te configureren om continu te draaien en constante uitgangen te krijgen.
Wanneer u de taken van uw bedrijf automatiseert, zijn ze gecomputeriseerd. Door dergelijke informatie te uploaden, kunt u dieper analyseren en graven in de gegevens van uw bedrijf. Dit biedt u inzicht in uw processen waar u mogelijk nog geen toegang tot hebt gehad.
Als deze voordelen u niet hebben overtuigd van waarom taakautomatisering belangrijk is, laten we kijken naar sommige feiten en cijfers.
EENstudieUitgevoerd door McKinsey en het bedrijf vond het volgende:
Dit suggereert dat gemiddeld slechts 39% daadwerkelijk wordt besteed aan de rolspecifieke activiteit van een persoon.
Met de snelle concurrerende wereld leven we in dit aantal behoorlijk schokkend. Als het automatiseren van uw taken dit percentage kan verhogen, lijkt automatisering essentieel te zijn voor de productiviteit van een bedrijf of organisatie.
Welk type taken kan worden geautomatiseerd?
Als u nu overweegt welke taken kunnen worden geautomatiseerd, hier zijn enkele takencategorieën die kunnen worden geautomatiseerd.
We zullen verder kijken naar voorbeelden van taken die gemakkelijk kunnen worden geautomatiseerd.
Als u bepaalde taken hebt die vaak moeten worden uitgevoerd of moeten worden ingevuld op een ingesteld schema, zijn dit perfecte taken om te automatiseren.
Door dergelijke taken te automatiseren, zullen u en uw team minder tijd doorbrengen repetitieve acties of werkitems . Dergelijke werkstukken kunnen vermoeiend worden, lastig en zelfs irritant. Bovendien kunnen ze ook veel tijd verspillen die anders efficiënter kan worden doorgebracht.
Pro Tip:Gebruiken Udn taakmanager , een taakautomatiseringstool om uw taken op herhaling in te stellen; Zoals dagelijks, wekelijks of maandelijkse herhaling. Aan de slag vandaag, geen creditcard vereist.Meld je nu aan!
Andere taken die perfect zijn om te automatiseren zijn degenen die geen menselijke betrokkenheid vereisen. Dat wil zeggen, dergelijke taken die geen emotionele intelligentie betrekken,creativiteit, ofprobleemoplossend vermogendat zou anders eenvoudig door de software kunnen worden voltooid.
Taken die geen menselijk tintje nodig hebben, zijn perfect om te automatiseren.
Vermiddelijke en saaie taken die geen menselijke betrokkenheid vereisen, kunnen ertoe leiden dat medewerkers worden geconfigureerd om te werken.
Het nemen van dergelijke taken van hun bord kan hen helpen zich op belangrijker en zinvolle taken voor het einde resultaat endoelen van het bedrijf .
Gegevens verplaatsen, of het nu gaat om copy-packing of exporteren van CSV-bestanden van de ene app en het importeren in een andere,kan eentonig zijnmaar tijdrovend.
Dergelijke taken die bewegende gegevens vereisen, zoals de vorige categorie hebben geen menselijke invoer nodig en zijn een geweldige categorie om geautomatiseerd te zijn.
Nogmaals, zoals de genoemde vorige categorieën, zijn dergelijke taken tijdrovend en kunnen ze profiteren van geautomatiseerd omdat ze minder tijd en moeite zouden verspillen.
Overweeg taken die wegnemen van kernactiviteiten en die waarvoor u bent ingehuurd.
Als dergelijke taken het wegnemen van uwkernverantwoordelijkhedenen kan worden geautomatiseerd, de oplossing is duidelijk.
Vergeet niet dat Automatisering niet zomaar kleine hoeveelheden tijd hier en daar bespaart, het is de tijd die is geaccumuleerd en afhaalt van uw belangrijkste verantwoordelijkheden en taken. Vooral wanneer u de tijd beschouwt die anders beter kan worden gebruikt.
Mogelijke zakelijke taken die u kunt automatiseren
Nu u bepaalde categorieën of kenmerken van taken kennen die geweldig zijn om te automatiseren, hier zijn enkele specifieke voorbeelden van bepaalde bedrijfstaken die kunnen worden geautomatiseerd.
Hier zijn slechts enkele voorbeelden van bepaalde taken die gemakkelijk kunnen worden geautomatiseerd.
Voor verdere verduidelijking en voorbeelden zijn hier enkele taken per branche of afdeling die kan worden geautomatiseerd.
Business Professionals uit verschillende industrieën en zakelijke afdelingen kunnen profiteren van taskautomatisering en profiteren van alle voordelen die we hierboven hebben genoemd, plus degenen die we niet hebben geschreven.
In feite, deAmerican Psychological Associationontdekt dat "Zelfs korte mentale blokken gecreëerd door te verschuiven tussen taken kan maximaal 40 procent van de productieve tijd van iemand kosten", Dus als u die Menial Repetitive-taken wilt automatiseren, kunnen u en uw team zich concentreren op welke taken uw onverdeelde aandacht nodig hebben en stoppen met het verspillen van die 40% vanuw productieve tijd .
Bovendien vond McKinsey Global Institute dat "Maar liefst 45 procent van de activiteiten die individuen worden betaald om te presteren, kunnen worden geautomatiseerd door momenteel aangetoonde technologieën aan te passen. "
Dus waarom verspilt tijd? Ga nu automatiseren!
Maar hoe?
Hoe taken te automatiseren?
Nu u ervan overtuigd bent dat het automatiseren van uw taken de manier is om te gaan, vraagt u mogelijk hoe u kunt beginnen met uw automatiseringsreis.
Hier zijn enkele basisstappen om te volgen om uw taken te automatiseren eneen efficiënter wordenen productief team.
Vergeet niet dat dit gewoon een gids zijn en in geen geval de wet van taakautomatisering.
De eerste stap naarUw workflow automatiserenMaakt eerst een lijst en het identificeren van welke taken die u dagelijks doet.
Schrijf bij deze lijst niet alleen uw taken op, maar vul ook enkele andere details in.
Het zou gunstig zijn om ook gemiddeld te identificeren hoe lang het duurt om elke taak in uw lijst te voltooien.
Markeer ook de frequentie van elke taak, doe je dit specifieke taak op uurbasis, dagelijkse basis, wekelijkse basis of jaarlijks?
Niet ingedrukt welke instrumenten als u uw taken nodig hebt om uw taken te kunnen bereiken.
Ten slotte, probeer en denk aan de optimale oplossing. Wat zou de beste manier van handelen voor het krijgen van elk van je taken gedaan?
Overweeg of elke taak die u hebt geïdentificeerd valt in de categorieën die we hierboven vermeldden. Probeer ook uw andere teamleden om dezelfde oefening uit te voeren.
Zodra iedereen dit heeft gedaan, heb dan eenvergadering om te besprekenMet welke optimale oplossingen kwamen er mensen mee.
Vervolgens moet je overwegen hoe je je taken kunt automatiseren.
Dit is waar het deel van jeLijst die de tools identificeertJe gebruikt kan van pas komen. Als u al software of een tool gebruikt om een taak uit te voeren, kunt u zoekenintegratieswaarmee u het proces kunt automatiseren.
Als er geen dergelijke integratie bestaat, kunt u altijd in andere software kijken die dezelfde functies uitvoert terwijl u u ook de mogelijkheid geeft om de taken te automatiseren.
Deze stap kan een tijdje duren, zoals u wilt controleren of u al uw opties overweegt en de tools of integraties kunt kiezen die het beste zal zijnpassen in je workflowen uw organisatie.
Na het identificeren van welke van uw taken kan worden geautomatiseerd, is het tijd omvisualiseer de nieuwe workflowdie deze automatisering incorporeert.
Als u dit uitmaakt, helpt u en uw team krijgt eenvisuele weergave van hoe uw taakzal worden voltooid met de automatisering op zijn plaats.
Het zorgt er ook voor dat iedereen op de hoogte is van de wijzigingen die kunnen komen, terwijl ze ook mogelijke verwarring of hikken die kunnen optreden die kunnen optreden.
Het hebben van een dergelijke kaart helpt u en uw team bereidt zich voor op de veranderingen omdat dit een stap verwijderd is van de workflow die iedereen gewend is.
Zodra je je workflow hebt in kaart gebracht, is het tijd om aan het werk te gaan om het op zijn plaats te zetten.
Afhankelijk van de complexiteit van uw automatisering kan dit tijd kosten en de hulp van andere bronnen vereisen, zoals leden van uw IT-team.
Je kunt niet gewoon stoppen als automatisering op zijn plaats is. U moet ervoor zorgen dat de automatisering die is geïmplementeerd feitelijk werkt.
Zorg ervoor dat de taken die zijn geautomatiseerd eigenlijk zijnJe teamtijd besparen en ze productiever maken. Je moet ook waakzaam zijn om ervoor te zorgen dat alles in het begin soepel loopt en er geen achterstanden of problemen zijn gemaakt als gevolg van je verandering in de workflow.
Hoe de juiste automatiseringsoplossing voor uw team te vinden?
We noemden het gebruik van een automatiseringshulpmiddel, maar er zijnveel dergelijke gereedschapwaaruit u kunt kiezen. Hier zijn enkele overwegingen om te onthouden bij het kiezen van de juiste software voor uw team.
U wilt ervoor zorgen dat de tool die u selecteert om uw taken te automatiseren niet te moeilijk of gecompliceerd is om te begrijpen.
Het heeft geen zin dat u probeert uw taken te automatiseren, zodat uw team kan stoppen met het verspillen van kostbare tijd en meer productiever zijn, maar een tool selecteren die uw team veel tijd kost om te wennen aan en nog meer te gebruiken.
Dit is vooral belangrijk, want wanneer u begint met het wijzigen van uw workflow, kunt u met weerstand worden voldaan, net als de menselijke eigenschap van op uw hoede van verandering is, waardoor de overgang gemakkelijker is een stap om het meer mogelijk te maken.
De tweede overweging bij het kiezen van uw software is welke taken u probeert te automatiseren.
Het zou efficiënter en nuttiger zijn om een dergelijke tool te kiezen die een meerderheid zal automatiseren, zo niet alle taken in plaats van slechts één.
Wat u niet wilt hebben, is ladingen en ladingen gereedschappen om uw taken te automatiseren.
Zoek naar gereedschap met functies die meer dan één taakautomatisering aankunnen.
Een ander ding om aan te denken is de tools die u al gebruikt. Als u een tool kunt krijgen die integreert met software die al op zijn plaats is die u veel tijd en geld bespaart. Hiermee wordt ook uw workflow stroomlijn en kunt u taken automatiseren zonder al te veel wijzigingen.
U wilt een tool kiezen waarvan de kosten de voordelen rechtvaardigen.
Je zult waarschijnlijk eenbegrotingVoor uw taakautomatiseringshulpmiddelen en andere gerelateerde software.
De kosten van bepaalde automatiseringshulpmiddelen zullen ze zeker uit de running halen en u kunt u toestaan om uw opties te verfijnen.
Op welke manierUdn taakmanagerKan helpen?
Als u op zoek bent naar eenProject Management ToolOm bepaalde automatisering te beheren en uit te voeren, kijk dan niet verder danUdn taakmanager .
Udn taakmanagerIs een All-in-One Project Management-tool die alles opneemt wat u moet beheren, en automatiseren, uw projecten met gemak.
Met timesheets,Gantt-grafieken, terugkerende taken, enMeldingen en herinneringen, net zoalsvergadervoering, haal de meningsitsen van uw teamleden weg en laat ze werken aan dingen die hun volledige aandacht nodig hebben.
Bovendien,Udn taakmanagerbiedt een verscheidenheid aan integraties die kunnen helpen bij onze automatiseringsreis.
