Pourquoi votre équipe créative n'utilise pas votre logiciel de gestion de projet
Après des mois en train de se marier pour terminer des projets à la dernière minute, des heures de gaspillage à la recherche de commentaires enfouis dans votre boîte de réception et manquent une trop de délaits, vous l'avez eu. Quelque chose doit changer.
Pourquoi votre équipe créative n'utilise pas votre logiciel de gestion de projet
Après des mois en train de se marier pour terminer des projets à la dernière minute, des heures de gaspillage à la recherche de commentaires enfouis dans votre boîte de réception et manquent une trop de délaits, vous l'avez eu. Quelque chose doit changer.
et aidez votre équipe à gérer des projets créatifs.
Après avoir évalué des dizaines de plates-formes pour trouver votre temps parfait et votre temps et votre argent pour le déployer, il n'y a qu'un problème: personne ne l'utilise.
Ne t'inquiète pas! Tu n'es pas seul. UNE[dix]Enquête Hubspot
30% des agences créatives prétendent utiliser
projet
logiciel de gestion. Toutefois:
La morale de l'histoire: Bien que ces équipes créatives puissent "utiliser" des logiciels de gestion de projet, ils ne le font probablement pas efficacement - ou assez.
Obtenir tout le monde à bord est crucial pour le succès de la plate-forme de gestion de projet. Voici cinq raisons pour lesquelles votre équipe créative n'utilise pas votre logiciel de gestion de projet créatif et ce que vous pouvez faire pour accroître l'adoption.
1. Le processus de demande de création est trop compliqué
Les mémoires créatifs sont censés rendre les équipes plus efficaces, mais ils peuvent facilement devenir un fardeau. Faire des équipes de trop de haut niveau et créatives n'auront pas les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement, entraînant des appels de suivi supplémentaires et des réunions. D'autre part, lorsque des mémoires nécessitent trop de détails, les demandeurs ne les remplissent pas.
Lorsque des mémoires créatifs, arrêtez d'être utiles, les équipes revenaient à leurs anciennes habitudes de communication et de requêtes de mode de communication par courrier électronique ou relâchées, tirant tout le monde de votre outil de gestion de projet. Votre équipe créative ne va pas utiliser une plate-forme de gestion de projet si leurs clients ne le feront pas.
[dix]Solution:
Il y a une ligne fine entre facile et utile, et votre logiciel de gestion de projet devrait vous donner la possibilité de créer des mémoires qui fonctionnent réellement pour vous, pas contre vous.
[dix]Formulaires de demande dynamique
Vous permet de créer des slips créatifs en fonction de vos besoins avec une variété de types de champs, y compris des réponses courtes, des paragraphes, des cases à cocher, des dates, des déposées publicitaires, des numériques, des pièces jointes, etc. Les questions changent en fonction des informations fournies par le demandeur lorsqu'ils remplissent le mémoire de s'assurer que votre équipe créative obtient toutes les informations dont elles ont besoin sans poser des questions inutiles.
Ces formulaires attribuent également automatiquement des tâches aux membres de l'équipe de droite afin que le travail puisse commencer dès que la demande est soumise.
Aujourd'hui, il y a un outil pour presque tout - de la discussion pour envoyer un courrier électronique à la visualisation des données. En moyenne,[dix]Les spécialistes du marketing utilisent 12 outils
gérer des campagnes et des données. Le temps passé à transférer des informations et la commutation entre ces outils s'ajoute. Déplacement entre tâches (ou outils)[dix]Coûts jusqu'à 40%
du temps productif d'une personne.
Votre équipe créative a probablement une poignée d'outils (ou plus) qui comptent tous les jours. L'ajout de la gestion de projet à leur boîte à outils peut se sentir comme une étape de plus dans un processus de création déjà long - mais cela ne doit pas être.
[dix]Solution:
Choisis un[dix]Système de gestion de travail
Cela centralise ces morceaux de puzzle créatif et s'intègre aux programmes que votre équipe créative utilise déjà. Par exemple,
Gestionnaire de tâches UDN
L'extension Adobe Creative Cloud Suite permet aux concepteurs de visualiser des tâches, de faire des commentaires, de télécharger des fichiers, de plus directement à partir de InDesign, Photoshop et d'autres outils Adobe.
L'équipe de création de Healthcare OSF a eu du mal à gérer jusqu'à 400 demandes de création chaque mois avant leur avancement
Gestionnaire de tâches UDN
« s[dix]Extension de nuage Adobe Creative
, dit Heidi Wessler, coordonnateur de la conception graphique chez OSF Healthcare.
"De InDesign, je vais juste dans la
Gestionnaire de tâches UDN
Extension, voir quelles modifications doivent être apportées, puis télécharger une nouvelle preuve jusqu'à ce que nous atterrissons une version finale ", déclare Wessler. «Je n'ai plus d'ajuster mes paramètres PDF, d'exporter vers Desktop, de démarrer un email, de joindre l'actif et de l'envoyer. Je viens de cliquer sur le bouton Ajouter
Gestionnaire de tâches UDN
directement de l'intérieur InDesign et il est là-bas. "
Les informations doivent être organisées de cinq moyens clés, selon le graphiste, l'architecte, le fondateur Ted et l'expéditeur du terme "Architecte de l'information" Richard Saul Wurman. Ce sont: localisation, alphabet, heure, catégorie et hiérarchie.
Ce concept est connu sous le nom de loquet, ou des cinq racks de chapeau et prend en charge l'idée que différentes structures de gestion de données fonctionnent mieux pour différents ensembles de données. De même, votre équipe traite des informations différentes de manière dissemblable. Les forcer à travailler dans une taille unique - tous[dix]Système de gestion de projet
est une recette pour l'échec.
Les créatives sont des gens très visuels et dans un[dix]Enquête sur 143 membres de l'équipe créative
En Amérique du Nord qui utilise la gestion de projet sur une base hebdomadaire, 83% des répondants ont déclaré utiliser des logiciels de gestion de projet avec des fonctionnalités visuelles ([dix]Kanban
Boards, cartes de glisser-déposer, "explorer" les options de visualisation, etc.)
En d'autres termes: tout le monde n'est pas à l'aise de rechercher des tâches dans une feuille de calcul. Si votre plate-forme de gestion de projet fonctionne pour vous, mais ne fournit pas d'espace de travail flexible pour votre équipe créative, ils peuvent le trouver peu attrayant ou difficile à utiliser.
[dix]Solution:
Votre plate-forme de gestion de projet devrait être suffisamment souple pour répondre à vos besoins tout en permettant également à votre équipe de création de voir des informations, mais elles se sentent le plus à l'aise.
Choisissez une plate-forme offrant une variété de vues, y compris[dix]Les diagrammes de Gantt
,
[dix]Boards Kanban
, et[dix]Vues de table
. Cela vous permet de créer des processus de projet dans une vue et de votre équipe de création pour vérifier les travaux dans une autre vue. Une structure de dossiers personnalisable pour le tri des tâches et des projets prend également en charge les processus uniques de la création des équipes.
4. La vérification et les approbations ne sont pas simples
Les outils de gestion de travail sont souvent mal utilisés comme un autre endroit pour conserver des listes de buanderie. Si votre solution de gestion de projet n'est utilisée que pour laisser des notes et partager des listes de tâches, cela ne fournit pas beaucoup plus de valeur que le courrier électronique ou le chat.
Si ton
Outil de gestion de travail
ne fournit pas d'espace très interactif et collaboratif pour les modifications et commentaires en temps réel, les créatives sont bloquées avec la consommation de temps[dix]tâche
de patauger et de consolider les commentaires. Voici un exemple:
La modification des vidéos nécessite généralement l'examinateur pour écrire une liste de commentaires, y compris des horodatages pour chaque changement. Le prochain critique fait la même chose. Une fois que toutes les critiques sont complètes, la création doit comparer et consolider des notes, combler plusieurs plates-formes et travaux de rétroaction conflictuelle en cours de route.
C'est un processus laborieux. Heureusement, il y a une meilleure façon de le faire.
[dix]Solution:
Avec la vérification et les approbations, les examinateurs et les approbateurs attribués marquent un document ou une vidéo unique centralisé. Les collaborateurs se voient les commentaires de chacun et travaillent dans des commentaires contradictoires en temps réel. Les modifications sont franchies comme elles sont faites et les documents sont clairement marqués comme "Avis" ou "approuvé".
La production d'impressions et de vidéos représente une partie importante de la charge de travail de SF Chronicle Graphic Designer Paul de Leon. Il était difficile de naviguer dans des listes de commentaires écrits avec des horodatages à côté d'eux lors de la modification de vidéos.
Les designers peuvent maintenant aller rapidement à l'endroit exact de la vidéo où le changement est nécessaire avec un simple clic sur un commentaire avec[dix]
Gestionnaire de tâches UDN
Visualisation de la vidéo de la vidéo et son balisage avancé
. Le principal avantage est «de rétroaction plus directe et identifié», déclare De Leon.
"Plutôt que d'écrire une liste détaillée dans un commentaire ou un email où je dois script à travers les différentes durées, il est capable de m'aider à cliquer sur le commentaire et de savoir exactement ce que le spectateur faisait référence à", déclare De Leon.
5. Cela ne leur donne pas la reconnaissance qu'ils méritent
Bien que le
Connexion entre grand design et résultats commerciaux
Devenue de plus en plus claire, le travail des équipes créatives est souvent éclipsé par des projets plus étroitement liés aux activités génératrices de revenus. Les équipes créatives sont considérées comme une[dix]Coût
Centre - et ils le savent.
Si votre plate-forme de gestion de projet n'aide pas à résoudre ce problème, c'est une raison de moins que votre équipe créative de l'adopter. Les créatrices connaissent les principales parties prenantes ont zéro visibilité dans leur travail acharné, qu'ils l'utilisent ou non.
[dix]Solution:
Il est toujours plus facile d'obtenir quelqu'un d'adopter un nouveau système s'il y en a quelque chose pour eux. Incorciez votre équipe créative avec une plate-forme de gestion de travail qui fait quelque chose d'historiquement insaisissable: prouver sa valeur.
Certaines solutions de gestion de travail améliorent[dix]partie prenante
Visibilité à travers une robuste, en temps réel[dix]Rapports et analyses
. La capacité de mettre en valeur exactement combien de projets en vol, qui travaille sur quoi, quelle fréquence les délais sont satisfaits et d'autres points de données clés aide les dirigeants créatifs mettent en évidence le travail acharné de leurs équipes et la valeur qu'ils fournissent.
Le kicker? Assurez-vous que votre équipe ne sait aucun de ces rapports n'est possible si leur travail n'est pas géré dans la plate-forme!
Une bonne gestion de projet pour les équipes de création permet de gagner du temps et de l'énergie pour produire un excellent travail. Si votre équipe ne s'adapte pas à votre
Outils de gestion de projet
, tu peux me demander
Quel type de logiciel est utile pour la gestion de projets d'équipe
. Vous vous demandez peut-être si vous avez du mal à adopter votre équipe créative pour adopter votre plate-forme de gestion de projet, une ou plusieurs de ces cinq raisons pourraient être pourquoi:
