החלופה הטובה ביותר ל - Excel צירי לוחות שנה
מיפוי כל שלב של הפרויקט הוא קריטי ליצירת תוכנית ברורה. אבל זה יכול להיות קשה לדמיין כיצד עבודה מתחבר וכאשר הכל בשל אם אתה רק מסתכל ברשימת משימות. זה המקום שבו פרויקט צירי לוחות שנה נכנסים. שניהם מציעיםדרך חזותית להציג את תוכנית הפרויקט שלךאז אתה יכול לראות כאשר העבודה קורה, למצוא תלות, ואת מחסומים ספוט לפני שאתה מכה אותם.
כאשר אתה מתחיל לתכנן פרויקט, האינסטינקט הראשון שלך עשוי להיות לפתוח Excel ולהתחיל ליצור ציר זמן או לוח שנה שלך שם. אבל לקחת צעד אחד לשנייה. אמנם, כן, באפשרותך להשתמש ב- Microsoft Excel כדי ליצור את לוח השנה או ציר הזמן שלך, זה לא תמיד הכלי הטוב ביותר לתפקיד. Excel הוא נהדר לחישוב מספרים ויצירת טבלאות Pivot, אך הוא לא נבנה כדי לנהל פרויקטים או מידע לתצוגה בציר זמן, לוחות שנה, ופריסות שימושיות אחרות.
מצד שני, שיתוף פעולהתוכנת ניהול עבודה, כמומנהל המשימות של UDN., מסייע לצוותים לתכנן ולנהל פרויקטים ונבנה ציר זמן ותצוגות לוח שנה (לא נוסחאות או מיזוג תאים נדרש) כדי לעזור לצוותים לדמיין את עבודתם.
במאמר זה, אנו לכסות איפה Excel נופל קצר עבורצרכי ניהול פרויקטים קריטיים, איך זה בהשוואה לתוכנות ניהול עבודה, דוגמאות שלציר זמןולוחות שנה, וצעדים כדי ליצור אחד לפרויקט שלך.
Excel Timelines ו לוחות שנה לעומת תוכנת ניהול עבודה
Excel הוא כלי שימושי מאוד, אך לא נעשה לניהול פרויקטים. הנה שלושה מלכודות של שימוש ב- Excel כדי לנהל פרויקטים, ודרכים אתה יכול לשפר את הדרך שבה אתה מנהל פרויקטים על ידי מעבר לכלי ניהול עבודה ייעודי:
מבנה פרויקטים עקבי
לְהִצטַיֵן:מאז גיליון אלקטרוני הוא בד ריק של תאים בודדים, אתה צריך לקבוע איזה מידע נכנס לאיזה תא בעת יצירת שלךלוח הזמנים של הפרויקט. זה יכול להיות זמן רב כדי להגדיר את המבנה קשה ללכוד כל פרט קריטי. בנוסף, כל אחד יכול להגדיר את לוחות השנה שלהם צירי זמן אחרת, אשר יוצר חוסר עקביות על פני פרויקטים.
תוכנת ניהול עבודה:מאז זה תוכנן במיוחד לנהל את כל הפרויקטים שלך ואת המשימות, כלי זה יש מבנה מובנה כדי לעזור לך למפות את התוכנית שלך. יש בדרך כלל דרכים סטנדרטיות ללכוד כל פיסת עבודה, לארגן את העבודה, ותחומים נוספים כדי ללכוד מידע חשוב כמו DeCensee תאריך יעד. בנוסף, אתה יכול במהירות להגדיר את התוכנית שלך בתצוגות שונות - כמו לוח שנה, ציר זמן, רשימה אוקנאן לנד- להשתמש באותו מבנהעל פני פרויקטים מרובים .
תוכנית מרכזית, פעימה וציר זמן
לְהִצטַיֵן:בגיליון אלקטרוני, המידע בכל תא אינו קשור לעבודה בפועל. אתה עדיין צריך להשתמש בדוא"ל, לשוחח, ועודכלים לתקשרולשתף פעולה על פרויקט לעבוד עם חברי הצוות שלך. כתוצאה מכך, פרטי הפרויקט הקריטיים מפוזרים במקומות שונים והקשר חשוב יכול בקלות ללכת לאיבוד.
תוכנת ניהול עבודה:אתה יכול לארגן, לעקוב, ולתקשר על כל פיסת פרויקטעם הצוות שלך במקום אחד. זה מבהיר לכולם מה צריך לעשות, מי אחראי לכל פיסת, וכאשר כל פריט מגיע. אז אתה יכול לתקשר, לשתף פעולה, ולצרף קבצים ישר בכלי אז הכל נשאר מחובר ומידע קל למצוא.
עדכוני פרויקט בזמן אמת
לְהִצטַיֵן:כי העבודה לא ממש קורה בגיליון האלקטרוני שלך, אתה צריך לעדכן באופן ידני את המידע בכל תא כאשר היקף, אחריות, מועדים לשנות - או פשוט כאשר המשימות לקבל השלמת. זֶהעבודה על עבודהיכול להיות זמן רב, במיוחד עבור פרויקטים מורכבים או צירי זמן, ומידע יכול להפוך במהירות מיושן או להחליק דרך סדקים.
תוכנת ניהול עבודה:כאשר מישהו משלים משימה, reassigns חתיכת עבודה, או מעביר תאריך יעד בפרויקט, ציר הזמן או לוח השנה שלך באופן אוטומטי לעדכן כדי לשקף שינויים אלה. זה מסייע חברי הפרויקט להרגיש בטוחים בתוכנית שלך, מבטיח אחריות ברורות, ו מדגיש איפה העבודה עומדת בכל זמן נתון.
האם אתה צריך להשתמש לוח שנה או ציר זמן?
בחירה אם להשתמש בלוח השנה או ציר הזמן יהיה תלוי במורכבות של הפרויקט שלך ואת המידע שאתה רוצה לראות. הנה מתי להשתמש בכל סוג של תוכנית פרוייקט ויזואלי:
לוח שנה
פרוייקט לוח שנה פרויקט שימושי כאשר אתה רוצה לראות כאשר העבודה קורה מבוסס על טווחי תאריך ומועדון. עם תצוגת ציפורים של תאריכים, אתה יכול לבצע התאמות לתוכנית הפרויקט שלך לפי הצורך.
ציר זמן
צירי זמן, כמוגנטט תרשימים, שימושיים כאשר אתה צריך לראות את רצף העבודה וכיצד הוא מקובצים יחד, בנוסף כאשר זה קורה. זה גם מראה חפיפות - כאשר עבודה מקבילה קורה - והוא יכול לעזור לך ספוט משימות תלויות misaligned.
דוגמאות לוחות זמן ולומנים בכלי ניהול עבודה
בדוגמאות הבאות, נשתמשמנהל המשימות של UDN.כדי להמחיש מה באמצעות כלי ניהול עבודה שיתוף פעולה עבור יומן הפרויקט שלך או ציר הזמן מעל גיליון אלקטרוני של Excel נראה.
חיוני עריכה ותוכן
ניהול לוח השנה שלך מתוך גיליון אלקטרוני דורש הרבה עבודה upfront ועדכון ידני או תאים נע סביב בכל פעם סיפורים של הרגע האחרון מוקפץ או תאריכים משמרת. עם כלי ניהול עבודה, עם זאת, אתה יכול לחבר את לוח השנה שלך העריכה לתהליך הייצור התוכן, כך שאתה יודע איפה כל פיסת הוא במחזור הפיתוח יכול במהירות להעביר פרסם תאריכים מסביב לפי הצורך.
קמפיינים שיווקיים
בניית תוכנית הקמפיין השיווקית שלך בגיליון אלקטרוני היא כמו משחק של טטריס. רק כאשר אתה חושב שמשהו מתאים, משימה חדשה קופץ כי זורק את כל זה. כאשר אתה משתמש בתצוגת ציר הזמן שלךכלי ניהול פרויקטים, עם זאת, קל לתזמן משימות, ראה תזמון קונפליקטים, ולהזז לעבוד - כך שתוכל להפעיל את מסע הפרסום שלך בזמן.
תכנון אירוע
כדי לייצר אירוע מוצלח, יש כל כך הרבה פרטים כדי לעקוב אחר. זה יכול להפוך במהירות קשה מדי לנהל כל trask, ספק, ובעל העניין הפנימיבגיליון אלקטרוני אתה צריך כל הזמן לעדכן. עם מערכת ניהול עבודה, אתה יכול ליצור ציר זמן פעולה של משימות, לעשות אחריות מועדים ברורים, ולשמור את כל החוזים ואת הנכסים היצירתיים הקשורים למשימות - כך האירוע שלך הולך בלי תקלה.
השקות מוצרים
עם כל כך הרבה חתיכות נעות וצוותים כדי לתאם עם, קל להחמיץ שלבים קריטיים בעת ניהול המוצר שלך שיגור ציר זמן Excel כי אתה לא יכול לראות כיצד עבודה מתחבר. בכלי ניהול עבודה, באפשרותך להגדיר טווחי תאריך ותלות עבור משימות, ראה תזמון התנגשויות ולהתאים את העבודה, ולצרף קבצים למשימות - כך שכולם יודעים מה קורה, מתי.
כיצד ליצור פרויקט טוב יותר ציר זמן או לוח שנה
עכשיו שאתה יודע מתי להשתמש בכל תצוגה ואת היתרונות של בניית ציר הזמן שלך או לוח שנה בכלי ניהול עבודה, הנה איך ליצור אחד במנהל המשימות של UDN. -
ליצורפרוייקט חדשאוֹייבוא תוכנית הפרויקט הקיימת שלך ב- Excelעם יבואן CSV.
מפה החוצה כל צעד חתיכת עבודה כי צריך להיעשות כדי להשלים את הפרויקט שלך.
הגדר התחלה ותאריכים עבור כל פיסת עבודה אז זה ברור כאשר זה קורה.
הקצה את העבודה כדי לחברי הצוות כך שאחריות ברורות ואתה יכול להחזיק חברי צוות דין וחשבון.
לחץ על הכרטיסייה ציר זמן או לוח שנה כדי לראות חזותית שלךתכנית פרויקטבתצוגה שעובדת הכי טוב בשבילך.
הזז לעבוד ולהתאים את התוכנית שלך לפי הצורך, כך שתוכל לשמור על הפרויקט שלך על המסלול ולהכות את מועדים שלך.
אם אתה רוצה השראה או צריך קצת עזרה נוספת, ביקור מנהל המשימות של UDN.גלריה תבנית. עם מעל חמישים תבניות לבחירה, אתה יכול לבעוט להתחיל את הפרויקט במהירות ובקלות, לא משנה מה אתה והצוות שלך עובדים על.
להיפרד לניהול פרויקטים בגליונות אלקטרוניים
פרויקט מוצלח מתחיל עם תוכנית ברורה. על ידי בניית ציר הזמן או לוח השנה שלך בכלי הנכון, הצוות שלך יכול להיות פרודוקטיבי יותר, לשתף פעולה ביעילות, ולהרגיש בטוחים בתוכנית הפרויקט שלך.
אם אין לךמנהל המשימות של UDN.עם זאת, להתחיל עםניסיון חינם. תהיה לך גישה לעשרות תבניות והוא יכול להתחיל לתכנן את הפרויקט הבא שלך מיד.
