Det beste alternativet til Excel-tidslinjer og kalendere

Kartlegging av hvert trinn i et prosjekt er avgjørende for å skape en klar plan. Men det kan være vanskelig å visualisere hvordan arbeidet kobles til og når alt forfaller hvis du bare ser på en liste over oppgaver. Det er der prosjektet tidslinjer og kalendere kommer inn. Begge tilbyr enVisuell måte å vise prosjektplanen påSå du kan se når arbeidet skjer, finn avhengigheter og spot roadblocks før du slår dem.

Når du begynner å planlegge et prosjekt, kan ditt første instinkt være å åpne opp Excel og begynne å lage prosjektets tidslinje eller kalender der inne. Men ta et skritt tilbake for et sekund. Mens ja, kan du bruke Microsoft Excel til å lage prosjektkalenderen eller tidslinjen, det er ikke alltid det beste verktøyet for jobben. Excel er flott for å beregne tall og skape pivottabeller, men det ble ikke bygget for å administrere prosjekter eller vise informasjon i tidslinjer, kalendere og andre nyttige layouter.

På den annen side, samarbeidArbeidsadministrasjonsprogramvare, somUDN Task Manager, hjelper lagene med å planlegge og administrere prosjekter og har bygget i tidslinje og kalendervisninger (ingen formler eller celle-fusjon som kreves) for å hjelpe lagene å visualisere sitt arbeid.

I denne artikkelen vil vi dekke hvor Excel faller kort forKritiske prosjektledelsesbehov, hvordan det sammenligner med arbeidsstyringsprogramvare, eksempler påProsjekt tidslinjerog kalendere, og trinn for å skape en for prosjektet ditt.

Excel Tidslinjer og kalendere vs Arbeidsadministrasjonsprogramvare

Excel er et veldig nyttig verktøy, men ble ikke laget for å administrere prosjekter. Her er tre fallgruver for å bruke Excel til å administrere prosjekter, og måter du kan forbedre måten du administrerer prosjekter ved å bytte til et bestemt arbeidsstyringsverktøy:

En konsekvent prosjektstruktur

Utmerke:Siden et regneark er et tomt lerret av individuelle celler, må du bestemme hvilken informasjon som går inn i hvilken celle når du lager dinprosjektplan. Det kan være tidkrevende å sette opp strukturen og vanskelig å fange hver kritisk detalj. I tillegg kan alle sette opp sine kalendere og tidslinjer annerledes, noe som skaper inkonsekvenser på tvers av prosjekter.

Arbeidsadministrasjonsprogramvare:Siden det er spesielt utviklet for å administrere alle dine prosjekter og oppgaver, har dette verktøyet innebygd struktur for å hjelpe deg med å kartlegge planen din. Det er vanligvis standard måter å fange hvert stykke arbeid på, organisere arbeidet og flere felt for å fange viktig informasjon som oppdragsgiver og forfallsdato. I tillegg kan du raskt angi planen din i forskjellige synspunkter - som en kalender, tidslinje, liste, ellerKanban styre- og bruk samme strukturpå tvers av flere prosjekter .

En sentralisert, handlingsbar plan og tidslinje

Utmerke:I et regneark er informasjonen i hver celle ikke knyttet til det faktiske arbeidet som gjøres. Du trenger fortsatt å bruke e-post, chat og andreverktøy for å kommunisereog samarbeide om prosjektarbeid med lagkameratene dine. Som et resultat er kritiske prosjektdetaljer spredt på forskjellige steder, og viktig kontekst kan lett gå seg vill.

Arbeidsadministrasjonsprogramvare:Du kan organisere, spore ogKommuniser om hvert stykke av et prosjektmed teamet ditt på ett sted. Dette gjør det klart for alle som må gjøres, hvem er ansvarlig for hvert stykke, og når hvert element skyldes. Deretter kan du kommunisere, samarbeide og legge ved filer rett i verktøyet, slik at alt forblir tilkoblet og informasjon er lett å finne.

Prosjektoppdateringer i sanntid

Utmerke:Fordi arbeidet egentlig ikke skjer i regnearket ditt, må du manuelt oppdatere informasjonen i hver celle når manuelt omfatter, ansvar og tidsfrister endringer - eller bare når oppgavene blir fullført. DetteArbeid om arbeidKan være tidkrevende, spesielt for komplekse prosjekter eller tidslinjer, og informasjon kan raskt bli utdatert eller glide gjennom sprekkene.

Arbeidsadministrasjonsprogramvare:Når noen fullfører en oppgave, må du en stykke arbeid, eller beveger en forfallsdato i prosjektet, din tidslinje eller kalender vil automatisk oppdatere for å gjenspeile disse endringene. Dette hjelper prosjektmedlemmene til å føle seg trygg i planen din, sørger for at ansvaret er klare, og fremhever hvor arbeid står til enhver tid.

Skal du bruke en kalender eller tidslinje?

Velge om du vil bruke et prosjektkalender eller tidslinje, vil avhenge av prosjektets kompleksitet og informasjonen du vil se. Her er når du skal bruke hver type visuell prosjektplan:

Prosjektkalender

Et prosjektskalenderoppsett er nyttig når du vil se når arbeidet skjer basert på datoområder og tidsfrister. Med en fugleperspektiv av forfallsdatoer kan du gjøre justeringer til prosjektplanen etter behov.

Prosjektet tidslinje

Tidslinjer, somGantt diagrammer, Er nyttige når du trenger å se arbeidssekvensen og hvordan den er gruppert sammen, i tillegg til når det skjer. Det viser også overlapper - når samtidig arbeid skjer - og kan hjelpe deg med å få spot-feiljusterte avhengige oppgaver.

Eksempler på tidslinjer og kalendere i et arbeidsstyringsverktøy

I de følgende eksemplene bruker viUDN Task ManagerFor å illustrere hva som bruker et samarbeidsarbeid for samarbeidsarbeid for prosjektkalenderen eller tidslinjen over et Excel-regneark, ser det ut som.

Redaksjonelle og innholdskalendere

Administrere din redaksjonelle kalender ut av et regneark krever mye på forhåndsarbeid og manuell oppdatering eller bevegelige celler rundt når siste øyeblikk historier popup eller datoer skift. Med et arbeidsstyringsverktøy kan du imidlertid koble din redaksjonelle kalender til innholdsproduksjonsprosessen, slik at du vet hvor hvert stykke er i utviklingssyklusen og kan raskt skifte publisere datoer rundt etter behov.

Markedsføringskampanjer

Bygg ut din markedsføringskampanjeplan i et regneark som å spille et spill Tetris. Bare når du tenker på noe passer, kommer en ny oppgave som kaster alt av. Når du bruker tidslinjevisningen i dinProsjektstyringsverktøyMen det er lett å planlegge oppgaver, se Timing-konflikter, og flytte arbeidet rundt - slik at du kan starte kampanjen din til rett tid.

Arrangementsplanlegging

For å produsere en vellykket hendelse, er det så mange detaljer å holde styr på. Det kan raskt bli for vanskelig å håndtere hver task, leverandør ogintern interessentI et regneark må du stadig oppdatere. Med et arbeidsstyringssystem kan du opprette en handlingsbar tidslinje for oppgaver, gjøre ansvar og tidsfrister klare, og beholde alle kontraktene og kreative eiendeler som er koblet til oppgaver - slik at arrangementet ditt går av uten hitch.

Produktlanseringer

Med så mange bevegelige stykker og lag for å koordinere med, er det enkelt å savne kritiske trinn når du administrerer produktet lanseringen i en Excel-tidslinje fordi du ikke kan se hvordan arbeidet kobles til. I et arbeidshåndteringsverktøy kan du angi datoområder og avhengigheter for oppgaver, se Timing-konflikter og justere arbeidet, og feste filer til oppgaver - slik at alle vet hva som skjer, når.

Hvordan lage et bedre prosjekt tidslinje eller kalender

Nå som du vet når du skal bruke hver visning og fordelene med å bygge prosjektet tidslinje eller kalender i et arbeidsstyringsverktøy, er det hvordan du lager en iUDN Task Manager :

Lage ennytt prosjektellerImporter din eksisterende Excel-prosjektplanmed CSV-importøren.

Kart ut hvert trinn og stykke arbeid som må gjøres for å fullføre prosjektet ditt.

Sett start og forfallsdatoer for hvert arbeid, så det er klart når det skjer.

Tilordne arbeidet med lagkamerater, slik at ansvaret er klare, og du kan holde lagkameratene ansvarlige.

Klikk på Timeline eller Kalender-fanen for å visuelt se dinprosjektplanI sikte som fungerer best for deg.

Flytt arbeidet rundt og juster planen etter behov, slik at du kan holde prosjektet ditt på sporet og slå deadlines.

Hvis du vil ha inspirasjon eller trenger litt ekstra hjelp, besøk UDN Task Manager'S Malplate Gallery. Med over femti maler å velge mellom, kan du raskt og enkelt starte prosjektet ditt raskt og enkelt, uansett hva du og ditt team jobber med.

Si farvel til å administrere prosjekter i regneark

Et vellykket prosjekt starter med en klar plan. Ved å bygge prosjektets tidslinje eller kalender i riktig verktøy, kan teamet ditt være mer produktivt, samarbeide effektivt, og føle seg trygg i prosjektplanen din.

Hvis du ikke har detUDN Task ManagerLikevel, kom i gang med engratis prøveperiode. Du får tilgang til dusinvis av maler og kan komme i gang med å planlegge ditt neste prosjekt med en gang.