Die beste Alternative zu Excel-Zeiten und Kalendern

Das Abbilden jedes Projekts eines Projekts ist von entscheidender Bedeutung, um einen klaren Plan zu erstellen. Es kann jedoch schwer sein, sich zu visualisieren, wie die Arbeit verbindet, und wenn alles fällig ist, wenn Sie nur eine Liste von Aufgaben ansehen. Hier kommen Projektzeiten und Kalender ein. Beide bieten aVisuelle Weise, um Ihren Projektplan anzuzeigenSo können Sie sehen, wenn die Arbeit passiert, Abhängigkeiten finden und Straßensperren erkennen, bevor Sie sie treffen.

Wenn Sie mit der Planung eines Projekts beginnen, besteht möglicherweise Ihr erster Instinkt darin, Excel zu öffnen und mit dem Erstellen Ihrer Projektzeitleiste oder des Kalenders dort zu erstellen. Aber nehmen Sie einen Schritt für eine Sekunde zurück. Während ja, können Sie Microsoft Excel verwenden, um Ihren Projektkalender oder Ihre Timeline zu erstellen, es ist nicht immer das beste Werkzeug für den Job. Excel eignet sich hervorragend für die Berechnung von Zahlen und Erstellen von Pivot-Tabellen, es wurde jedoch nicht aufgebaut, um Projekte zu verwalten oder Informationen in Zeitpläne, Kalender und anderen nützlichen Layouts anzuzeigen.

Andererseits kollaborativArbeitsmanagement-Software., wieUDN-Task-Manager, hilft Teams, Projekte zu planen und zu verwalten und in Timeline- und Kalenderansichten (keine Formeln oder Zellmischung erforderlich), um Teams zu helfen, ihre Arbeit zu visualisieren.

In diesem Artikel werden wir abdecken, wo Excel herunterfälltKritische Projektmanagementanforderungen, wie es mit der Arbeitsverwaltungssoftware vergleichbar ist, Beispiele vonProjektzeitenund Kalender und Schritte, um eine für Ihr Projekt zu erstellen.

Excel-Zeitlinien und Kalender vs. Work Management-Software

Excel ist ein sehr nützliches Tool, wurde jedoch nicht für die Verwaltung von Projekten gemacht. Hier sind drei Fallstricke der Verwendung von Excel zur Verwaltung von Projekten, und Möglichkeiten, wie Sie Projekte verbessern können, indem Sie Projekte durch Umschalten auf ein bestimmtes Arbeitsmanagement-Tool einschalten:

Eine konsistente Projektstruktur

Excel:Da eine Tabelle eine leere Leinwand von einzelnen Zellen ist, müssen Sie feststellen, welche Informationen in welche Zelle beim Erstellen IhresProjektplan. Es kann zeitaufwändig sein, die Struktur einzurichten und schwer, jedes kritische Detail zu erfassen. Außerdem können jeder ihre Kalender und Zeitpläne anders einrichten, was Inkonsistenzen über Projekte erzeugt.

Arbeitsmanagement-Software:Da es speziell für die Verwaltung aller Ihrer Projekte und Aufgaben entwickelt wurde, verfügt dieses Tool über ein integrierter Struktur, um Ihren Plan zu kennzeichnen. Es gibt in der Regel Standardmöglichkeiten, um jedes Arbeitsstück zu erfassen, die Arbeit zu organisieren, und zusätzliche Felder, um wichtige Informationen wie Anzeigen und Fälligkeitsdatum zu erfassen. Außerdem können Sie Ihren Plan schnell in verschiedenen Ansichten einstellen - wie ein Kalender, Timeline, eine Liste oderKanban-Board.-Und dieselbe Struktur verwendenüber mehrere Projekte .

Ein zentraler, umsetzbarer Plan und Timeline

Excel:In einer Tabellenkalkulation ist die Informationen in jeder Zelle nicht an die tatsächliche Arbeit gebunden. Sie müssen noch E-Mail, Chat und andere verwendenWerkzeuge zur Kommunikationund arbeiten Sie mit der Projektarbeit mit Ihren Teamkollegen zusammen. Infolgedessen sind kritische Projektdetails an verschiedenen Orten verstreut und der wichtige Kontext kann leicht verloren gehen.

Arbeitsmanagement-Software:Sie können organisieren, verfolgen undkommunizieren über jedes Stück eines Projektsmit deinem Team an einem Ort. Dies macht es jedem klar, was getan werden muss, der für jedes Stück verantwortlich ist, und wenn jeder Artikel fällig ist. Dann können Sie Dateien miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten, zusammenarbeiten und anhängen, sodass alles verbunden bleibt und Informationen leicht zu finden sind.

Projektaktualisierungen in Echtzeit

Excel:Da die Arbeit in Ihrer Tabellenkalkulation nicht tatsächlich auftritt, müssen Sie die Informationen in jeder Zelle manuell aktualisieren, wenn Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten und Fristen ändern - oder einfach, wenn Aufgaben abgeschlossen werden. DiesArbeit an der Arbeitkann zeitaufwändig sein, insbesondere für komplexe Projekte oder Zeitpläne, und Informationen können schnell veraltet oder durch die Risse gleiten.

Arbeitsmanagement-Software:Wenn jemand eine Aufgabe abschließt, wenden Sie sich an ein Stück Arbeit, oder verschiebt ein Fälligkeitsdatum im Projekt, aktualisiert Ihre Timeline oder Ihr Kalender automatisch, um diese Änderungen wiederzugeben. Dies hilft, Projektmitglieder in Ihrem Plan zuversichtlich zu fühlen, sorgt dafür, dass die Verantwortlichkeiten klar sind, und Highlights, in denen die Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt steht.

Sollten Sie einen Kalender oder eine Timeline verwenden?

Wenn Sie auswählen, ob Sie einen Projektkalender oder Timeline verwenden, hängt von der Komplexität Ihres Projekts und der von Ihnen gewünschten Informationen ab. Hier ist, wenn jede Art von visuellen Projektplan verwendet wird:

Projektkalender.

Ein Projektkalender-Layout ist nützlich, wenn Sie sehen möchten, wann die Arbeit anhand von Datumsbereiche und Fristen erfolgt. Mit einer Vogelperspektive von Fälligkeiten können Sie nach Bedarf Anpassungen Ihres Projektplans vornehmen.

Projekt Zeitleiste

Zeitpläne, wieGantt-Diagramme, Sind nützlich, wenn Sie die Sequenz der Arbeit sehen müssen und wie es zusammengefasst ist, zusätzlich, wenn es passiert. Es zeigt auch Überschneidungen - wenn gleichzeitige Arbeit erfolgt - und kann Ihnen helfen, falsche abhängige Aufgaben zu erkennen.

Beispiele für Zeitleitungen und Kalender in einem Arbeitsverwaltungswerkzeug

In den folgenden Beispielen verwenden wirUDN-Task-ManagerUm zu veranschaulichen, wie ein Collaborative Work Management-Tool für Ihren Projektkalender oder Timeline über eine Excel-Tabelle über eine Excel-Tabelle aussieht.

Editorial- und Inhaltskalender

Verwalten Ihres redaktionellen Kalenders aus einer Tabelle erfordert eine Menge von Arbeiten und manuellen Aktualisierungen oder manuellen Aktualisierungen oder bewegten Zellen, wenn Last-Minute-Stories-Popup-Popups oder -daten verschieben. Mit einem Arbeitsverwaltungswerkzeug können Sie jedoch Ihren redaktionellen Kalender an den Content-Produktionsprozess anschließen, sodass Sie wissen, wo jedes Stück im Entwicklungszyklus ist, und können Sie schnell nach Bedarf veröffentlicht.

Marketing-Kampagnen

Der Aufbau Ihres Marketingkampagnenplans in einer Tabelle ist wie ein Spiel von Tetris. Wenn Sie denken, dass etwas passt, passt sich eine neue Aufgabe, die alles auswirkt. Wenn Sie die Timeline-Ansicht in Ihrem Gerät verwendenProjektmanagement-ToolEs ist jedoch einfach, Aufgaben einfach zu planen, siehe Timing-Konflikte anzuzeigen und die Arbeit umzugehen - so können Sie Ihre Kampagne pünktlich starten.

Veranstaltungsplanung.

Um ein erfolgreiches Ereignis zu erzeugen, gibt es so viele Details, um zu verfolgen. Es kann schnell zu schwer werden, um jeden Trask, der Verkäufer, undInterner Stakeholder.In einer Tabelle müssen Sie ständig aktualisieren. Mit einem Arbeitsmanagementsystem können Sie eine umsetzbare Timeline von Aufgaben erstellen, Verantwortlichkeiten und Fristen löschen und alle Verträge und kreativen Vermögenswerte aufbewahren, die an Tasks angeschlossen sind, sodass Ihre Veranstaltung ohne Anhängerung ausgeht.

Produkteinführungen

Mit so vielen bewegten Teilen und Teams, um miteinander zu koordinieren, ist es einfach, kritische Schritte zu verpassen, wenn Sie Ihre Produkteinführung in einer Excel-Timeline verwalten, da Sie nicht sehen können, wie die Arbeit verbindet sich. In einem Arbeitsverwaltungswerkzeug können Sie Datumsbereiche und Abhängigkeiten für Aufgaben einstellen, anhand der Timing-Konflikte und Anpassen der Arbeiten und Anpassen von Dateien an Aufgaben - also weiß jeder, was passiert, wann.

So erstellen Sie eine bessere Projektzeitleiste oder einen Kalender

Jetzt wissen Sie, wann Sie wissen, wann jeder Ansicht und die Vorteile des Aufbaus der Projektzeitleiste oder des Kalenders in einem Arbeitsverwaltungswerkzeug eingesetzt werden, wie man einen in erstelltUDN-Task-Manager :

Ein ... kreierenneues ProjektoderImportieren Sie Ihren vorhandenen Excel-Projektplanmit dem CSV-Importeur.

Machen Sie jeden Schritt und ein Stück Arbeit, das getan werden muss, um Ihr Projekt abzuschließen.

Setzen Sie den Start- und Fälligkeitsdatum für jedes Arbeitsstück fest, so dass es klar ist, wenn es passiert.

Weisen Sie die Arbeit an Teamkollegen zu, damit die Verantwortlichkeiten klar sind, und Sie können Teamkollegen verantwortlich halten.

Klicken Sie auf die Timeline- oder Calendar-Registerkarte, um visuell zu sehenProjektplanIn der Ansicht, die am besten für Sie funktioniert.

Bewegen Sie die Arbeiten um und passen Sie Ihren Plan nach Bedarf an, damit Sie Ihr Projekt auf dem Laufenden halten und Ihre Termine treffen.

Wenn Sie Inspiration wünschen oder etwas zusätzliche Hilfe brauchen, besuchen Sie UDN-Task-ManagerTemplate-Galerie. Mit über fünfzig Templatten zur Auswahl können Sie Ihr Projekt schnell und einfach starten, egal was Sie und Ihr Team arbeiten.

Verabschieden Sie sich, dass Projekte in Tabellenkalkulationen verwaltet werden

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einem klaren Plan. Durch den Aufbau Ihrer Projektzeitleiste oder des Kalenders im richtigen Werkzeug kann Ihr Team produktiver sein, effektiver zusammenarbeiten und sich in Ihrem Projektplan zuversichtlich fühlen.

Wenn Sie nicht habenUDN-Task-ManagerBeginnen Sie jedoch mit einemKostenlose Testphase. Sie haben Zugriff auf Dutzende von Vorlagen und können mit der Planung Ihres nächsten Projekts sofort beginnen.