A melhor alternativa para o Excel Timelines e Calendários

O mapeamento de cada etapa de um projeto é fundamental para criar um plano claro. Mas pode ser difícil visualizar como o trabalho se conecta e, quando tudo é devido se você estiver apenas olhando para uma lista de tarefas. É aí que os cronogramas e calendários do projeto entram. Ambos oferecem umManeira visual de exibir seu plano de projetoEntão você pode ver quando o trabalho está acontecendo, encontrando dependências e spotblocks antes de atingi-los.

Quando você começa a planejar um projeto, seu primeiro instinto pode ser para abrir o Excel e começar a criar o cronograma ou calendário do projeto lá. Mas dê um passo para trás por um segundo. Enquanto sim, você pode usar o Microsoft Excel para criar seu calendário ou cronograma do projeto, nem sempre é a melhor ferramenta para o trabalho. O Excel é ótimo para calcular números e criar tabelas pivotas, mas não foi construído para gerenciar projetos ou exibir informações em cronogramas, calendários e outros layouts úteis.

Por outro lado, colaborativoSoftware de gerenciamento de trabalho, ComoGerenciador de tarefas UDN., Ajuda equipes a planejar e gerenciar projetos e foi construído em exibições de linha do tempo e calendário (sem fórmulas ou mesclagem de células necessárias) para ajudar as equipes a visualizar seu trabalho.

Neste artigo, vamos cobrir onde o Excel é curto paranecessidades críticas de gerenciamento de projetos, como se compara ao software de gerenciamento de trabalho, exemplos decronogramas de projetoe calendários e etapas para criar um para o seu projeto.

Timelines do Excel e calendários vs. Software de gerenciamento de trabalho

Excel é uma ferramenta muito útil, mas não foi feita para gerenciar projetos. Aqui estão três armadilhas de uso do Excel para gerenciar projetos e maneiras que você pode melhorar a maneira como gerencia projetos, alternando para uma ferramenta designada de gerenciamento de trabalho:

Uma estrutura de projeto consistente

Excel:Como uma planilha é uma tela em branco de células individuais, você precisa determinar quais informações vão para o qual a célula ao criar suacronograma do projeto. Pode ser demorado para configurar a estrutura e difícil capturar todos os detalhes críticos. Além disso, todos podem configurar seus calendários e cronogramas de maneira diferente, o que cria inconsistências entre projetos.

Software de gerenciamento de trabalho:Como é projetado especificamente para gerenciar todos os seus projetos e tarefas, esta ferramenta foi estrutura integrada para ajudá-lo a mapear seu plano. Geralmente, há maneiras padrão de capturar cada trabalho, organizar o trabalho e campos adicionais para capturar informações importantes, como assessínio e data de vencimento. Além disso, você pode rapidamente definir seu plano em diferentes visualizações - como um calendário, linha do tempo, lista ouBoard Kanban- e use a mesma estruturaem vários projetos .

Um plano centralizado, acionável e linha do tempo

Excel:Em uma planilha, a informação em cada célula não está ligada ao trabalho real sendo feito. Você ainda precisa usar e-mail, conversar e outrosferramentas para se comunicare colaborar sobre o trabalho de projeto com seus companheiros de equipe. Como resultado, os detalhes críticos do projeto são espalhados em lugares diferentes e contexto importante podem facilmente se perder.

Software de gerenciamento de trabalho:Você pode organizar, rastrear ecomunicar sobre cada peça de um projetocom sua equipe em um só lugar. Isso deixa claro a todos o que precisa ser feito, que é responsável por cada peça, e quando cada item é devido. Então você pode se comunicar, colaborar e anexar arquivos diretamente na ferramenta, então tudo permanece conectado e a informação é fácil de encontrar.

Atualizações do projeto em tempo real

Excel:Como o trabalho realmente não acontece em sua planilha, você precisa atualizar manualmente as informações em cada célula quando o escopo, as responsabilidades e os prazos alteram - ou simplesmente quando as tarefas são concluídas. estetrabalhar sobre o trabalhoPode ser demorado, especialmente para projetos ou cronogramas complexos, e as informações podem ficar desatualizadas ou deslizantes através das rachaduras.

Software de gerenciamento de trabalho:Quando alguém conclui uma tarefa, reatribua um trabalho ou move uma data de vencimento no projeto, sua linha do tempo ou calendário atualizará automaticamente para refletir essas alterações. Isso ajuda os membros do projeto a se sentirem confiantes em seu plano, garante que as responsabilidades sejam claras e destaques onde o trabalho permanece a qualquer momento.

Você deve usar um calendário ou cronograma?

Escolhendo se deve usar um calendário de projeto ou cronograma dependerá da complexidade do seu projeto e da informação que você deseja ver. Aqui está quando usar cada tipo de plano de projeto visual:

Calendário do projeto

Um layout de calendário de projeto é útil quando você deseja ver quando o trabalho está acontecendo com base nas faixas e prazos. Com uma visão de aves de datas de vencimento, você pode fazer ajustes no plano do seu projeto, conforme necessário.

Cronograma do projeto

Linhas do tempo, ComoGráficos de gantt, São úteis quando você precisa ver a sequência do trabalho e como se agrupou, além de quando está acontecendo. Também mostra sobreposição - quando o trabalho simultâneo está acontecendo - e pode ajudá-lo a identificar tarefas dependentes desalinhadas.

Exemplos de cronogramas e calendários em uma ferramenta de gerenciamento de trabalho

Nos exemplos seguintes, usaremosGerenciador de tarefas UDN.Para ilustrar o que usar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho colaborativo para o calendário ou cronograma do projeto em relação a uma planilha do Excel.

Calendários editoriais e de conteúdo

Gerenciando seu calendário editorial fora de uma planilha requer muito trabalho adiantado e atualização manual ou células em movimento ao redor sempre que as histórias de última hora são pop-up ou datas de mudança. Com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, no entanto, você pode conectar seu calendário editorial ao processo de produção de conteúdo para que você saiba onde cada peça está no ciclo de desenvolvimento e pode deslocar rapidamente as datas da publicação conforme necessário.

Campanhas de marketing

Construindo seu plano de campanha de marketing em uma planilha é como jogar um jogo de Tetris. Apenas quando você acha que algo se encaixa, uma nova tarefa aparece que joga tudo. Quando você usa a visualização da linha do tempo em seuFerramenta de gerenciamento de projetosNo entanto, é fácil agendar tarefas, consulte Conflitos de tempo e mova o trabalho por aí, para que você possa iniciar sua campanha no horário.

Planejamento de Eventos

Para produzir um evento de sucesso, há tantos detalhes para acompanhar. Pode rapidamente se tornar muito difícil de gerenciar cada trask, fornecedor epartes interessadas internasEm uma planilha você tem que atualizar constantemente. Com um sistema de gerenciamento de trabalho, você pode criar uma linha do tempo acionável de tarefas, fazer responsabilidades e prazos claros e manter todos os contratos e ativos criativos conectados às tarefas - para que seu evento seja apagado sem problemas.

Lançamentos de produtos

Com tantas peças e equipes em movimento para coordenar, é fácil perder as etapas críticas ao gerenciar o lançamento do seu produto em uma linha do tempo do Excel, porque você não pode ver como o trabalho se conecta. Em uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, você pode definir faixas de data e dependências para tarefas, consulte Conflitos de tempo e ajustar o trabalho e anexar arquivos às tarefas - para que todos saibam o que está acontecendo, quando.

Como criar uma melhor linha do tempo ou calendário de projeto

Agora que você sabe quando usar cada visualização e os benefícios de criar o cronograma ou calendário do projeto em uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, aqui está como criar um emGerenciador de tarefas UDN. :

Crie umnovo projeto ou Importe seu plano de projeto existente do Excelcom o importador CSV.

Mapeie cada passo e peça de trabalho que precisa ser feito para concluir seu projeto.

Conjunto de partidas e datas devido a cada peça de trabalho, então é claro quando está acontecendo.

Atribua o trabalho a colegas de equipe, portanto, as responsabilidades são claras e você pode manter os companheiros de equipe responsáveis.

Clique na guia Linha do tempo ou calendário para ver visualmente o seuplano de projetona visão que funciona melhor para você.

Mova o trabalho e ajuste seu plano conforme necessário, para que você possa manter seu projeto na faixa e atingir seus prazos.

Se você quiser inspiração ou precisar de um pouco de ajuda extra, visite Gerenciador de tarefas UDN.Galeria de modelo. Com mais de cinquenta modelos para escolher, você pode chutar seu projeto de forma rápida e fácil, não importa o que você e sua equipe estejam trabalhando.

Diga adeus ao gerenciamento de projetos em planilhas

Um projeto de sucesso começa com um plano claro. Construindo o cronograma ou calendário do projeto na ferramenta Direita, sua equipe pode ser mais produtiva, colabore de forma eficaz e se sentir confiante em seu plano de projeto.

Se você não temGerenciador de tarefas UDN.No entanto, comece com umteste grátis. Você terá acesso a dezenas de modelos e pode começar a planejar seu próximo projeto imediatamente.