एक्सेल टाइमलाइन और कैलेंडर के लिए सबसे अच्छा विकल्प
एक स्पष्ट योजना बनाने के लिए एक परियोजना के प्रत्येक चरण को मानचित्रण करना महत्वपूर्ण है। लेकिन यह कल्पना करना मुश्किल हो सकता है कि कैसे काम कनेक्ट होता है और जब सबकुछ देय होता है तो यदि आप केवल कार्यों की एक सूची देख रहे हैं। यही वह जगह है जहां परियोजना समयरेखा और कैलेंडर आते हैं। दोनों प्रस्ताव एक आपकी परियोजना योजना को प्रदर्शित करने का दृश्य तरीका तो आप देख सकते हैं कि जब काम हो रहा है, निर्भरताएं पाएं, और उन्हें मारने से पहले स्पॉट रोडब्लॉक ढूंढें।
जब आप किसी प्रोजेक्ट की योजना बनाना शुरू करते हैं, तो आपकी पहली वृत्ति एक्सेल खोल सकती है और वहां आपकी प्रोजेक्ट टाइमलाइन या कैलेंडर बनाना शुरू कर सकती है। लेकिन एक सेकंड के लिए एक कदम वापस ले लो। हालांकि, हां, आप अपने प्रोजेक्ट कैलेंडर या टाइमलाइन बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग कर सकते हैं, यह हमेशा नौकरी के लिए सबसे अच्छा उपकरण नहीं है। एक्सेल संख्याओं की गणना करने और पिवट टेबल बनाने के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन यह परियोजनाओं को प्रबंधित करने या समय सीमा, कैलेंडर और अन्य उपयोगी लेआउट में जानकारी प्रदर्शित करने के लिए नहीं बनाया गया था।
दूसरी ओर, सहयोगी कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर , पसंद यूडीएन कार्य प्रबंधक , टीमों की योजना बनाने और प्रबंधित करने में मदद करता है और टीमों को उनके काम की कल्पना करने में सहायता के लिए टाइमलाइन और कैलेंडर दृश्य (कोई सूत्र या सेल-विलय आवश्यक नहीं) में बनाया गया है।
इस लेख में, हम कवर करेंगे जहां एक्सेल के लिए कम हो जाता है महत्वपूर्ण परियोजना प्रबंधन की जरूरत है , यह कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर, के उदाहरणों की तुलना कैसे करता है प्रोजेक्ट टाइमलाइन और कैलेंडर, और आपके प्रोजेक्ट के लिए एक बनाने के लिए कदम।
एक्सेल टाइमलाइन और कैलेंडर्स बनाम वर्क मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर
एक्सेल एक बहुत ही उपयोगी उपकरण है, लेकिन परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए नहीं बनाया गया था। परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए एक्सेल का उपयोग करने के तीन नुकसान यहां दिए गए हैं, और जिन तरीकों से आप नामित कार्य प्रबंधन उपकरण पर स्विच करके परियोजनाओं का प्रबंधन करने के तरीके को बेहतर बना सकते हैं:
एक सतत परियोजना संरचना
एक्सेल: चूंकि एक स्प्रेडशीट व्यक्तिगत कोशिकाओं का एक खाली कैनवास है, इसलिए आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि आपके निर्माण के दौरान कौन सी जानकारी किस सेल में जाती है परियोजना अनुसूची । यह संरचना को स्थापित करने और हर महत्वपूर्ण विस्तार को कैप्चर करने के लिए कड़ी मेहनत करने के लिए समय ले सकता है। इसके अलावा, हर कोई अपने कैलेंडर और समय-सारिणी को अलग-अलग सेट कर सकता है, जो परियोजनाओं में असंगतता पैदा करता है।
कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर: चूंकि यह विशेष रूप से आपकी सभी परियोजनाओं और कार्यों को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए इस टूल में आपकी योजना को मानचित्र करने में आपकी सहायता के लिए अंतर्निहित संरचना है। आमतौर पर काम के प्रत्येक टुकड़े को पकड़ने, कार्य को व्यवस्थित करने, और अतिरिक्त फ़ील्ड जैसे असाइनर और देय तिथि को कैप्चर करने के लिए अतिरिक्त फ़ील्ड हैं। इसके अलावा, आप अलग-अलग विचारों जैसे कैलेंडर, समयरेखा, सूची, या में अपनी योजना को तुरंत सेट कर सकते हैं कानबन बोर्ड -और एक ही संरचना का उपयोग करें कई परियोजनाओं में ।
एक केंद्रीकृत, क्रियाशील योजना और समयरेखा
एक्सेल: एक स्प्रेडशीट में, प्रत्येक कोशिका में जानकारी वास्तविक कार्य से जुड़ी नहीं होती है। आपको अभी भी ईमेल, चैट, और अन्य का उपयोग करने की आवश्यकता है संवाद करने के लिए उपकरण और अपने साथियों के साथ परियोजना के काम के बारे में सहयोग करें। नतीजतन, विभिन्न स्थानों में महत्वपूर्ण परियोजना विवरण बिखरे हुए हैं और महत्वपूर्ण संदर्भ आसानी से खो सकते हैं।
कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर: आप व्यवस्थित, ट्रैक कर सकते हैं, और एक परियोजना के हर टुकड़े के बारे में संवाद करें एक ही स्थान पर अपनी टीम के साथ। यह सभी को यह स्पष्ट करता है कि क्या करने की जरूरत है, जो प्रत्येक टुकड़े के लिए जिम्मेदार है, और जब प्रत्येक आइटम देय होता है। फिर आप टूल में फ़ाइलों को संवाद, सहयोग और संलग्न कर सकते हैं ताकि सबकुछ जुड़े रह सकें और जानकारी ढूंढना आसान है।
वास्तविक समय में परियोजना अद्यतन
एक्सेल: चूंकि काम वास्तव में आपकी स्प्रेडशीट में नहीं होता है, इसलिए आपको प्रत्येक सेल में जानकारी को मैन्युअल रूप से अपडेट करने की आवश्यकता होती है जब दायरे, जिम्मेदारियों और समय सीमा बदल जाती है-या बस जब कार्य पूरा हो जाते हैं। इस काम के बारे में काम समय लेने वाली हो सकती है, खासकर जटिल परियोजनाओं या समय-सारिणी के लिए, और जानकारी जल्दी से पुरानी हो सकती है या दरारों के माध्यम से पर्ची हो सकती है।
कार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयर: जब कोई कार्य पूरा करता है, तो काम का एक टुकड़ा पुन: असाइन करता है, या प्रोजेक्ट में देय तिथि को चलाता है, तो आपकी टाइमलाइन या कैलेंडर स्वचालित रूप से इन परिवर्तनों को प्रतिबिंबित करने के लिए अपडेट हो जाएगा। यह परियोजना सदस्यों को आपकी योजना में आत्मविश्वास महसूस करने में मदद करता है, सुनिश्चित करता है कि जिम्मेदारियां स्पष्ट हैं, और हाइलाइट्स जहां कोई भी समय में काम करता है।
क्या आपको कैलेंडर या टाइमलाइन का उपयोग करना चाहिए?
एक प्रोजेक्ट कैलेंडर या टाइमलाइन का उपयोग करना है या नहीं, यह आपके प्रोजेक्ट की जटिलता और उस जानकारी पर निर्भर करेगा जो आप देखना चाहते हैं। यहां प्रत्येक प्रकार की विजुअल प्रोजेक्ट प्लान का उपयोग करना है:
प्रोजेक्ट कैलेंडर
एक परियोजना कैलेंडर लेआउट उपयोगी होता है जब आप यह देखना चाहते हैं कि दिनांक सीमाओं और समय सीमा के आधार पर काम कब हो रहा है। देय तिथियों के पक्षियों के दृश्य के साथ, आप आवश्यकतानुसार अपनी परियोजना योजना में समायोजन कर सकते हैं।
परियोजना घटनाक्रम
समयसीमा , पसंद गंत्त चार्ट , जब आपको काम के अनुक्रम को देखने की आवश्यकता होती है और यह हो रहा है कि यह कैसे हो रहा है, इसके अलावा इसे कैसे समूहीकृत किया जाता है। यह ओवरलैप भी दिखाता है-जब समवर्ती काम हो रहा है-और आपको गलत तरीके से आश्रित कार्यों को खोजने में मदद कर सकता है।
कार्य प्रबंधन उपकरण में समय-सारिणी और कैलेंडर के उदाहरण
निम्नलिखित उदाहरणों में, हम उपयोग करेंगे यूडीएन कार्य प्रबंधक अपने प्रोजेक्ट कैलेंडर या एक्सेल स्प्रेडशीट पर टाइमलाइन के लिए एक सहयोगी कार्य प्रबंधन उपकरण का उपयोग करने के लिए क्या दिखता है।
संपादकीय और सामग्री कैलेंडर
स्प्रेडशीट से बाहर अपने संपादकीय कैलेंडर को प्रबंधित करने के लिए बहुत अधिक अग्रिम काम और मैन्युअल अपडेटिंग या जब भी आखिरी मिनट की कहानियां पॉप-अप या तिथियां शिफ्ट की आवश्यकता होती है। एक कार्य प्रबंधन उपकरण के साथ, हालांकि, आप अपने संपादकीय कैलेंडर को सामग्री उत्पादन प्रक्रिया में जोड़ सकते हैं ताकि आप जान सकें कि प्रत्येक टुकड़ा विकास चक्र में कहां है और आवश्यकतानुसार प्रकाशित तिथियों को तुरंत स्थानांतरित कर सकता है।
विपणन अभियान
एक स्प्रेडशीट में अपनी मार्केटिंग अभियान योजना बनाना टेट्रिस का खेल खेलना पसंद है। बस जब आप कुछ फिट बैठते हैं, तो एक नया काम पॉप अप करता है जो इसे बंद कर देता है। जब आप अपने में टाइमलाइन व्यू का उपयोग करते हैं परियोजना प्रबंधन उपकरण हालांकि, कार्यों को शेड्यूल करना, समय संघर्ष देखना आसान है, और काम को चारों ओर ले जाना आसान है- ताकि आप समय पर अपना अभियान लॉन्च कर सकें।
