La meilleure alternative aux calendriers et aux calendriers excellents

La cartographie de chaque étape d'un projet est essentielle pour créer un plan clair. Mais il peut être difficile de visualiser la manière dont le travail se connecte et quand tout est dû si vous ne faites que regarder une liste de tâches. C'est là que les calendriers et les calendriers sont entrés. Les deux offrent une Visual Way d'afficher votre plan de projet Vous pouvez donc voir quand le travail se produit, trouve des dépendances et reportaient des barrages routiers avant de les frapper.

Lorsque vous commencez à planifier un projet, votre premier instinct peut être d'ouvrir Excel et de commencer à créer votre chronologie ou votre calendrier de votre projet. Mais prenez un pas en arrière pour une seconde. Bien que oui, vous pouvez utiliser Microsoft Excel pour créer votre calendrier ou votre calendrier de projet, ce n'est pas toujours le meilleur outil pour le travail. Excel est idéal pour calculer les nombres et créer des tables de pivotement, mais il n'a pas été construit pour gérer des projets ni afficher des informations dans des délais, des calendriers et d'autres dispositions utiles.

D'autre part, collaboration[dix]Logiciel de gestion de travail

Dans cet article, nous couvrirons où Excel tombe court pour besoins de gestion de projet critiques , comment il se compare au logiciel de gestion de travail, des exemples de Timelines de projet et des calendriers et des étapes pour créer un pour votre projet.

Excellez les délais et les calendriers par rapport au logiciel de gestion de travail

Excel est un outil très utile, mais n'a pas été fait pour la gestion de projets. Voici trois pièges à utiliser Excel pour gérer des projets et pour améliorer votre gestion de projets en passant à un outil de gestion de travail désigné:

Une structure de projet cohérente

Exceller: Puisqu'un tableur est une toile vierge de cellules individuelles, vous devez déterminer quelles informations vont dans quelle cellule lors de la création de votre calendrier du projet . Il peut prendre du temps à la mise en place de la structure et de capturer tous les détails critiques. De plus, tout le monde peut mettre en place leurs calendriers et leurs calendriers différemment, ce qui crée des incohérences entre les projets.

Logiciel de gestion de travail: Comme il est spécialement conçu pour gérer tous vos projets et tâches, cet outil a une structure intégrée pour vous aider à cartographier votre plan. Il existe généralement des moyens standard de capturer chaque œuvre, d'organiser le travail et de champs supplémentaires pour capturer des informations importantes telles que le cessionnaire et la date d'échéance. De plus, vous pouvez régler rapidement votre plan dans différentes vues - comme un calendrier, une chronologie, une liste ou Board Kanban -Et utiliser la même structure sur plusieurs projets .

Un plan et une chronologie centralisées et exploitables

Exceller: Dans une feuille de calcul, les informations de chaque cellule ne sont pas liées au travail réel effectué. Vous devez toujours utiliser un email, un chat et d'autres outils pour communiquer et collaborer sur le travail de projet avec vos coéquipiers. En conséquence, les détails du projet critiques sont dispersés dans différents endroits et un contexte important peut facilement se perdre.

Logiciel de gestion de travail: Vous pouvez organiser, suivre et Communiquer à propos de chaque pièce d'un projet avec votre équipe au même endroit. Cela indique à tous ceux qui doivent être faites, qui est responsable de chaque pièce et, lorsque chaque article est dû. Ensuite, vous pouvez communiquer, collaborer et joindre des fichiers directement dans l'outil afin que tout reste connecté et que les informations sont faciles à trouver.

Mises à jour du projet en temps réel

Exceller: Parce que le travail ne se produit pas réellement dans votre feuille de calcul, vous devez mettre à jour manuellement les informations de chaque cellule lorsque la portée, les responsabilités et les délais changent - ou simplement lorsque les tâches sont complétées. Ce travailler sur le travail Peut consommer du temps, en particulier pour des projets ou des délais complexes, et des informations peuvent rapidement devenir obsolètes ou glisser à travers les fissures.

Logiciel de gestion de travail: Lorsque quelqu'un complète une tâche, réaffecte un travail ou déplace une date d'échéance dans le projet, votre calendrier ou votre calendrier mettra automatiquement à jour pour refléter ces modifications. Cela aide les membres du projet à se sentir confiants dans votre plan, veille à ce que les responsabilités soient claires et soulignes lorsque le travail est à tout moment.

Si vous utilisez un calendrier ou une chronologie?

Choisir l'utilisation d'un calendrier ou d'un calendrier de projet dépendra de la complexité de votre projet et des informations que vous souhaitez voir. Voici quand utiliser chaque type de plan de projet visuel:

Calendrier du projet

Une mise en page du calendrier du projet est utile lorsque vous souhaitez voir lorsque des travaux se produisent en fonction des chaînes de date et des délais. Avec une vue sur les yeux des oiseaux des dates d'échéance, vous pouvez effectuer des ajustements dans votre plan de projet au besoin.

Chronologie du projet

Délais , aimer Les diagrammes de Gantt , Sont utiles lorsque vous devez voir la séquence de travail et la manière dont elle est regroupée, en plus du moment où cela se produise. Il montre également des chevauchements - lorsque des travaux simultanés se produisent - et peuvent vous aider à enregistrer des tâches dépendantes mal alignées.

Exemples de calendriers et de calendriers dans un outil de gestion de travail

Dans les exemples suivants, nous utiliserons Gestionnaire de tâches UDN Pour illustrer ce que l'utilisation d'un outil de gestion de travail collaboratif pour votre calendrier de projet ou votre calendrier sur une feuille de calcul Excel ressemble à.

Calendriers éditoriaux et de contenu

La gestion de votre calendrier éditorial hors d'une feuille de calcul nécessite beaucoup de travaux initiaux et de mises à jour manuelles ou de cellules mobiles à chaque fois que les histoires de dernière minute se déplacent ou dates. Avec un outil de gestion de travail, vous pouvez toutefois connecter votre calendrier éditorial au processus de production de contenu afin que vous sachiez où chaque pièce est dans le cycle de développement et peut rapidement déplacer des dates de publication au besoin.

Campagnes marketing

Construire votre plan de campagne marketing dans une feuille de calcul est comme la lecture d'une partie de Tetris. Juste lorsque vous pensez que quelque chose va, une nouvelle tâche apparaît que cela jette tout cela. Lorsque vous utilisez la vue de la timeline dans votre Outil de gestion de projet Cependant, il est facile de planifier des tâches, de voir les conflits de synchronisation et de déplacer des travaux autour de vous permettre de lancer votre campagne à temps.

Planification d'événements

Pour produire un événement réussi, il y a tellement de détails pour garder une trace de. Il peut rapidement devenir trop difficile pour gérer chaque trasque, vendeur et parties prende interne Dans une feuille de calcul, vous devez constamment mettre à jour. Avec un système de gestion de travail, vous pouvez créer une chronologie des tâches actionnée, prendre des responsabilités et des délais clairs et de conserver tous les contrats et actifs créatifs connectés aux tâches - votre événement s'éteint sans attelage.

Lancements de produits

Avec autant de pièces mobiles et d'équipes à coordonner, il est facile de manquer des étapes critiques lors de la gestion de votre lancement de produit dans une chronologie Excel, car vous ne pouvez pas voir comment le travail se connecte. Dans un outil de gestion de travail, vous pouvez définir des gammes de date et des dépendances pour des tâches, voir les conflits de synchronisation et ajuster les travaux et joindre des fichiers aux tâches - donc tout le monde sait ce qui se passe, quand.

Comment créer une meilleure chronologie du projet ou un meilleur calendrier

Maintenant que vous savez quand utiliser chaque vue et les avantages de la création de votre chronologie ou de votre calendrier dans un outil de gestion de travail, voici comment créer un dans Gestionnaire de tâches UDN :

Définir le début et les dates d'échéance pour chaque morceau de travail, il est donc clair quand il se passe.

Attribuez le travail aux coéquipiers afin que les responsabilités soient claires et vous pouvez tenir des coéquipiers responsables.

Cliquez sur l'onglet Chronologie ou Calendrier pour voir visuellement votre plan de projet Dans la vue qui fonctionne mieux pour vous.

Déplacez le travail autour de vous et ajustez votre plan au besoin afin de pouvoir garder votre projet sur la bonne voie et cliquez sur vos délais.

Si vous voulez inspiration ou besoin d'une petite aide supplémentaire, visitez Gestionnaire de tâches UDN Galerie de modèle de s . Avec plus de cinquante modèles à choisir, vous pouvez lancer votre projet rapidement et facilement, peu importe ce que vous et votre équipe travaillez.

Dites au revoir à la gestion de projets dans les feuilles de calcul

Un projet réussi commence par un plan clair. En construisant votre chronologie ou votre calendrier dans le bon outil, votre équipe peut être plus productive, collaborer efficacement et vous sentir confiant dans votre plan de projet.

Si vous n'avez pas Gestionnaire de tâches UDN Pourtant, commencez avec un essai gratuit . Vous aurez accès à des dizaines de modèles et peut commencer à planifier votre prochain projet immédiatement.