Nejlepší alternativa k timelům a kalendářům Excel

Mapování každého kroku projektu je rozhodující pro vytvoření jasného plánu. Ale to může být těžké vizualizovat, jak se práce spojuje a když je vše splatné, pokud se díváte pouze na seznam úkolů. To je místo, kde přicházejí časové lhůty projektu a kalendáře. Oba nabízejívizuální způsob zobrazení plánu projektuTakže vidíte, kdy se práce děje, najít závislosti a bodové překážky, než je zasáhnete.

Když začnete plánovat projekt, váš první instinkt může otevřít aplikaci Excel a začít vytvářet časovou osu nebo kalendář projektu. Ale udělejte krok zpět na sekundu. Zatímco ano, můžete použít aplikaci Microsoft Excel vytvořit kalendář projektu nebo časovou osu, není to vždy nejlepší nástroj pro úlohu. Excel je skvělý pro výpočet čísel a vytváření pivotových tabulek, ale nebyl postaven tak, aby řídil projekty nebo zobrazení informací v časových lhůtách, kalendářech a dalších užitečných rozloženích.

Na druhé straně spolupracujícíSoftware pro správu práce, jakoSprávce úloh UDN, pomáhá týmům plánovat a spravovat projekty a vybudovat názory časové osy a kalendářem (nevyžaduje se žádné vzorce nebo slučování buněk), které pomáhají týmům vizualizovat svou práci.

V tomto článku se zabýváme, kde Excel klesneKritické potřeby projektového řízení, jak se srovnává s softwarem pro správu pracovního managementu, příkladyČasové lhůty projektua kalendáře a kroky k vytvoření jednoho projektu.

Aplikace Excel timelines a kalendáře vs.

Excel je velmi užitečný nástroj, ale nebyl učiněn pro správu projektů. Zde jsou tři úskalí používání Excel pro správu projektů a způsoby, jak můžete zlepšit způsob, jakým spravujete projekty přepnutím na určenou nástroj pro správu práce:

Konzistentní struktura projektu

Vynikat:Protože tabulka je prázdné plátno jednotlivých buněk, musíte určit, jaké informace jde do které buňky při vytváření vašehoSchéma projektu. Může být časově náročné nastavit strukturu a těžko zachytit každý kritický detail. Navíc každý může nastavit své kalendáře a časové lhůty odlišně, což vytváří nesrovnalosti napříč projekty.

Software pro správu pracovního managementu:Vzhledem k tomu, že je speciálně navržen pro správu všech vašich projektů a úkolů, tento nástroj má vestavěnou strukturu, která vám pomůže mapovat svůj plán. Obvykle existují standardní způsoby, jak zachytit každý kus práce, organizovat práci a další pole pro zachycení důležitých informací, jako je datum zadání a splatnosti. Plus, můžete rychle nastavit svůj plán v různých pohledech - jako kalendář, časová osa, seznam neboKanban Board- a použijte stejnou strukturupřes více projektů .

Centralizovaný, akční plán a časová osa

Vynikat:V tabulce, informace v každé buňce nejsou vázány na skutečnou práci. Stále potřebujete použít e-mail, chat a dalšínástroje pro komunikacia spolupracovat o projektu práce se svými spoluhráči. V důsledku toho jsou kritické podrobnosti projektu rozptýleny na různých místech a významný kontext se může snadno ztratit.

Software pro správu pracovního managementu:Můžete organizovat, sledovat aKomunikujte o každém kusu projektus vaším týmem na jednom místě. To je pro každého jasné, co je třeba udělat, kdo je zodpovědný za každý kus, a když je každá položka splatná. Pak můžete komunikovat, spolupracovat a připojit soubory přímo v nástroji, takže vše zůstane připojeno a informace jsou snadné najít.

Aktualizace projektu v reálném čase

Vynikat:Vzhledem k tomu, že práce se ve skutečnosti nestane ve vaší tabulce, musíte ručně aktualizovat informace v každé buňce, když se rozměle, odpovědnost a termíny změní-nebo jednoduše při dokončení úkolů. Tentopráce o práciMůže být časově náročné, zejména pro komplexní projekty nebo timely, a informace se mohou rychle zastaralé nebo sklouznout přes trhliny.

Software pro správu pracovního managementu:Když někdo dokončí úkol, přiřadí kus práce, a nebo posunul termín dokončení projektu, vaše časové osy nebo kalendář bude automaticky aktualizovat, aby odrážely tyto změny. To pomáhá projekt členů cítit jistotu ve svém plánu, zajišťuje úkoly jsou jasné, a zdůrazňuje, kde práce stojí v daném okamžiku.

Pokud používáte kalendář nebo časová osa?

Vybrat, zda použít kalendář projektu nebo časová osa bude záviset na složitosti projektu a informace, které chcete vidět. Tady je, kdy použít každý typ vizuálního projektového záměru:

kalendář projekt

Rozložení kalendář projekt je užitečné, když chcete vidět, když je práce happening na základě časová období a termíny. S ohledem ptáci-eye splatnosti, můžete provést úpravy plánu projektu podle potřeby.

projekt timeline

časové osy, jakoGantt grafy, Jsou užitečné, když potřebujete vidět sled prací a jak to seskupeny, kromě toho, kdy se to děje. To také ukazuje překrývání, když je souběžná práce, ke kterým došlo, a mohou pomoci odhalit nevyrovnané závislé úkoly.

Příklady harmonogramů a kalendářů v nástroj pro řízení práce

V následujících příkladech budeme používatSprávce úloh UDNk ilustraci toho, jaký používáte kolaborativní nástroje pro správu práce pro váš projekt kalendář nebo časové ose přes tabulkových vypadá Excel podobně.

Redakční a obsah kalendáře

Správa vašeho redakčního kalendář z tabulky vyžaduje hodně počátečních práce a ruční aktualizace nebo pohybující se kolem buněk, kdykoli na poslední chvíli příběhy pop-up nebo data posunout. S nástrojem pro správu práce, ale můžete připojit redakční kalendář k obsahu výrobního procesu, takže víte, kde každý kus je ve vývojovém cyklu a může rychle přesunout publikovat data kolem podle potřeby.

marketingových kampaní

Budování mimo svůj plán marketingové kampaně v tabulce je jako hrát hru Tetris. Stačí, když si myslíte, že něco záchvaty, nový úkol objeví, že to hází všechno pryč. Použijete-li zobrazení časové osy ve vašemNástroj pro správu projektůNicméně je to snadné plánovat úlohy, viz časové konflikty a přesunout obejít, takže můžete spustit kampaň na čas.

Plánování akce

Chcete-li vytvořit úspěšnou akci, tam je tak mnoho detailů ke sledování. To se může rychle stát příliš obtížné řídit každý Trask dodavatele, avnitřní zúčastněných stranV tabulce musíte neustále aktualizovat. Se systémem řízení práce, můžete vytvořit napadnutelný harmonogram úkolů, zkontrolujte, odpovědností a termínů jasné, a aby všechny smlouvy a kreativní aktiv spojených s úkoly, aby vaše akce pokračuje bez problémů.

produktů na trh

S tolika pohybující předměty a týmy pro koordinaci s, je to snadné přehlédnout kritických kroků při správě svého produktu uvedení v časové ose Excel, protože nemůžete vidět, jak práce připojí. V nástroji pro správu práce, můžete nastavit časová období a závislostí pro úlohy, viz časové konflikty a přizpůsobit práci, a připojovat soubory k úkolům, takže každý ví, co se děje, když.

Jak vytvořit lepší projektové časové osy nebo kalendář

Nyní, když víte, kdy použít každý pohled a výhody budování své projektové časové osy nebo kalendář pomocí nástroje pro správu práce, zde je návod, jak vytvořit vSprávce úloh UDN :

Vytvořitnový projektneboimportovat existující projektový plán Excels dovozcem CSV.

Mapovat každý krok a kus práce, která je třeba udělat pro dokončení vašeho projektu.

Nastavit start a splatné termíny pro každou práci, takže je jasné, když se to děje.

Přiřadit práci spoluhráče, takže odpovědnost jsou jasné a můžete spolehnout spoluhráči odpovědní.

Klikněte na kartu Časová osa nebo kalendář vizuálně vidětplán projektuV zobrazení, který pro vás funguje nejlépe.

Přesuňte Práce kolem a upravte svůj plán podle potřeby, abyste mohli udržet projekt na skladbě a zasáhnout své termíny.

Pokud chcete inspiraci nebo potřebovat trochu další pomoc, navštivte Správce úloh UDNGalerie šablony. S přes padesát šablon si vyberete, můžete kopnout svůj projekt rychle a snadno, bez ohledu na to, co vy a váš tým pracují.

Sbohem s rozloučením pro správu projektů v tabulkách

Úspěšný projekt začíná jasným plánem. Budováním své časové osy projektu nebo kalendáře ve správném nástroji může být váš tým produktivnější, efektivně spolupracovat a cítit se v plánu projektu.

Pokud nemáteSprávce úloh UDNZačínáme szkušební verze zdarma. Budete mít přístup k desítkám šablon a můžete začít na plánování dalšího projektu hned.