מדריך סופי לתוכנת תכנון הפרויקט
כל מוצלחפּרוֹיֶקטצריךתוכנית גדולה. אבל איך אתה יכול לפתח תוכנית הפרויקט זה actionable וקל ליישם?
יותר מ28% של פרויקטים בסופו של דבר נכשלבשל אומדנים לא מדויקים ופרויקט עניתִכנוּן. עבור חברות שאינן מבינות את הערך בתכנון הפרויקט, זה יכול להיות הרבה זמן מבוזבז, משאבים, ומאמצים. בארצות הברית לבדה, כישלון הפרויקט עולה כ -50 מיליארד דולר בביצועים ירודים ובפסד ההכנסות.
מ מזעור מתח לחיסולהיקף זחילהלניהול מועדים קשים, בעל פשוטדְפ"ח מפהשל כל פעילויות הפרויקט מבטיח כי הקבוצה יודעת מה לעשות וכיצד. תכנון פרויקט מסייע למנהלי הפרויקט לעצבתְחוּם, להקצות את האחריות הדרושה, ליצור תקציבים, ולהחליט את מהלך הפעולה העתידי.
מהו תכנון הפרויקט?
תכנון הפרויקט הוא צעד קריטי במחזור החיים של הפרויקט המנחה את הצוות ביצירת היקף, ניטור תוצרים, וביצוע הפרויקט.
זה עוזר לצוות לקבל בהירות על מטרות סוף הפרויקט וכיצד הם יכולים להיות מושגת בתוך תקציבים מוגדרים מראש, צירי זמן, לוחות זמנים.
עיכובים בפרויקטים, הצפות התקציב, ואפשר להימנע מיותר עם תכנון הפרויקט הנכון. לא משנה כמה פשוט פרויקט עשוי להסתכל או את הלחץ עליך להתחיל, לבלות זמן על התכנון שווה את הזמן והמאמץ. תרגיל תכנון פרויקט מפורט יכול לעזור להגדיר את פעילות הפרויקט, מפת הדרכים העתידיות ולוחות זמנים של פרויקטים. השלבים כוללים זיהוי:
מהו תוכנת תכנון הפרויקט?
כאשר יותר מ77% של פרויקטים בעלי ביצועים גבוהיםהשתמש בתוכנת תוכנית הפרויקט, אתה בוודאי לא רוצה להישאר מאחור.
אין צורך בחברי הצוות שלך כדי לטבוע במספר גיליונות אלקטרוניים, הערות דביקות או פגישות זום שבועי כדי להישאר על המסלול. פּרוֹיֶקטתכנון תוכנהיכול לעשות את זה בשבילך.
תוכנת תכנון הפרויקט מסייעת לתכנן צוותים, לארגן וליישם פרויקטים ביעילות. הוא ממכן זרימות עבודה, מאפשר שיתוף פעולה חלקה, ומאיצה את משלוח הפרויקט.
עם כלי תכנון הפרויקט המתאים, הצוות שלך יכול להתמקד במה שחשוב ולתת התוכנה לעשות את ההרמה הכבדה. כלי תכנון פרויקט רב עוצמה כמומנהל המשימות של UDN.יכול לעזור לך לפקח על התקדמות העבודה, לשתף פעולה על מסמכים משותפים, לתקשר בזמן אמת עם הצוות שלך.
צוותים עם צרכי פרויקט פשוטים עשויים לבחורקנאן לנדאו רשימת תיוג פשוטה. צוותים העובדים על פרויקטים מורכבים עשויים לדרוש כלים חזקים יותר כדי לעזור להם להכרה מהירה יותר, להציג דוחות התקדמות מותאמת אישית, או ללא מאמץ לנהל שפע שלפרוייקטים זריזים .
באמצעות כלי פרויקט Planner יכול לייעל תכנון הפרויקט לייעלניהול משאביםכדי להבטיח שום דבר לא מחליק דרך סדקים.
סוגים שונים של תוכנת תכנון הפרויקט
אם אתם מתלבטים ההתקנה של כלי תכנון הפרויקט, לראשונה לגלות את סוג התוכנה שניתן להניח שיתאימו לצרכים של הצוות שלך.
בואו לצלול עמוק יותר לתוך כלי תכנון הפרויקט השונים, איך הם יכולים לעזור, ולמה אתה צריך לשקולניהול פרוייקטתוכנה מלכתחילה.
ישנם שני סוגים שונים של תוכנת תכנון הפרויקט:
האם אתה צריך תוכנת תכנון הפרויקט?
בחירת כלי תכנון הפרויקט לא צריך להיות מאתגר. אם הצוות שלך יודע מה הם רוצים, הם יכולים פשוט לבחור את התוכנה המתאימה ביותר לרשימת הצרכים שלהם.
אבל מה אם הצוות שלך אינו בטוח בתכונות הנדרשות? במקרה זה, אתה צריך לשאול את השאלות הנכונות כדי לזהות היכן הם זקוקים לתמיכה.
מאז כל כלי יש תכונות שונות, פונקציות, ואת המחירים, שאלות אלה יכול לעזור לחסל מה הצוות לא רוצה. כדי להתחיל, לקחת מבט עמוק יותר לתוך תכנון הפרויקט שלך, workflows, ולעבוד בתהליך לשים לב אם כל תסמינים אלה קיימים:
חוסר ארגון יעיל
האם הצוות שלך מאבק עם בעיות הארגון? חלק מהסימנים המסודרים ניתן להחמיץ מועדים, קבצים שלא במקומו, או חוסר הבנה הדדית בקרב חברי הצוות.
אם אתה מבחין בשום דבר כזה, זה מחוון די טוב כי החברה שלך יכול להפיק תועלת תוכנת תכנון הפרויקט כגוןמנהל המשימות של UDN., אשר יכול לעזור לצוות שלך להיות מאורגן יותר. תקשורת בזמן אמת, תצוגה ברורה של אבני דרך בפרויקטים, ותצלום הוליסטי של התקדמות הפרויקט יכול לסייע במניעת עיכובים כלשהם.
בעיות עם תקשורת צוות
יותר מ29% מהפרויקטים נכשליםבשל תקשורת צוות עניים. כאשר ישנם בעלי עניין רבים מעורבים, תקשורת מהירה חלקה היא חיונית להצלחה הפרויקט.
אם אתה מתמודד עם בעיות עם ערוץ ברור של תקשורת בין חברי צוות פרויקט חוצות, יועצים חיצוניים, ומשתמשים קצה, לשקול להציג כלים תכנון הפרויקט לתוך המשוואה.
צא שליחת הודעות דוא"ל מרובות - במקום זאת, תגי משתמשים בתוךמנהל המשימות של UDN., שם הם יכולים לגשת לרכז מרכזי של קבצים ומסמכים. שמירה על כל דבר במקום אחד מאפשר לצוותים לעבוד ביעילות רבה יותר, הפחתת זמן בזבוז משאבים בתהליך.
תכנון פרויקטים לא מדויק
היעדר תכנון הפרויקט הוא אחד האתגרים הגדולים ביותר מול צוותי הפרויקט. לפי הסקר ניהול פרויקטים, יותר מ -42% ממנהלי הפרויקט מדווחים כי הם דורשים תמיכה תכנונית טובה יותר.
באמצעות תוכנת תכנון הפרויקט, תוכל להפוך דיונים לתוצאות אמיתיות על ידי יצירת המפל הנכון אוזָרִיזלְתַכְנֵן. לַחֲזוֹתנתיב קריטיניתוח ומועדונים באמצעותמנהל המשימות של UDN.של קליק אחדגנטט תרשימים .
מאז כלים תכנון הפרויקט שלך יכול לאחסן את כל נתוני הפרוייקט שלך, צוותים יכולים בקלות לבדוק את צירי הזמן הקודמים ואת התקציבים. זה יסייע בביצוע פרויקט עתידי ברור יותר עבור הצוות שלך ציטוטים הלקוח.
עם זאת, לאחר תוכנת תכנון הפרויקט לא יהיה באופן אוטומטי paracea לכל דבר השתבש בפרויקט. למרות שזה עושה את הצוות שלך את הכלים הנכונים לתפקיד, הם עדיין צריכים לדעת איך הכלי יכול לעזור להם.
הבנת היתרונות של כלי תכנון הפרויקט
תכנון מיהר יכול לשבש תקשורת צוות - ולהדגיש את כל הצוות אם כל פרויקטפעילותלא הולך לתכנן.
הצגת תוכנת תכנון הפרויקט יכולה לסייע לשפר את שיתוף הפעולה של הקבוצה ולפשט את שיתוף הקבצים, המאפשר לארגון שלך בקנה מידה מהיר יותר וביעילות רבה יותר. תוכנת תכנון מקוון יכול להיות גמיש מאוד ולהתאים היטב לצוות workflows וצרכים.
בואו ניקח מבט מקרוב כיצד כלי תכנון הפרויקט יכול לעזור לייעל את הפרויקט שלך ולהאיץ משלוח מהיר יותר בזמן.
תכנון משופר, ארגון ותזמון
תכנון ותזמוןהם קריטיים להצלחה בפרויקט. ניצול כלי תכנון הפרויקט יכול לעזור להקצות משאבים, משימות נציג, לוח הזמנים, וליצור אבני דרך בפרויקט בנוחות.
למרות התוכנה אינה נחוצה לחלוטין עבור זה, לאחר שזה מסייע לצוות שלך לתכנן את הפרויקט כולו מ ייזום למסירה הסופית. עדיפות משימות, אוטומציה של זרימות עבודה שגרתיות, וזיהוי תלות הופך להיות הרבה יותר קל.
שיתוף פעולה מהיר יותר
עניבעל ענייןשיתוף פעולה היא סיבה נפוצה לכישלון הפרויקט. יותר מ55% מצוותי הפרויקטתגיד כי הם לא ברורים על מטרות הפרויקט האולטימטיבי.
מאחר שרוב צוותי הפרויקט מורכבים מעובדים בין-תחומיים, הם צריכים להיות בקשר זה עם זה בעקביות. פערי תקשורת עלולים לגרום לעיכובים ולבזבוז של משאבים אחרים.
פשט את שיתוף הפעולה של הצוות שלך באמצעות כלי תכנון הפרויקט שמחזיק את כל התקשורת במקום אחד. עם תבניות שיתוף פעולה צוות, לוח המחוונים מותאמים אישית ותכונות תיוג,מנהל המשימות של UDN.עושה שיתוף פעולה קל יותר עבור צוותים על פני קומות, מדינות ואפילו יבשות.
משלחת קלה יותר, גישת קובץ ושיתוף
כלי תכנון הפרויקט מספקים נראות לעומרי צוות, ומאפשרים למנהלים להאצילמשימות הפרויקטביעילות. עם תוכנה חזקה כגון מנהל המשימות של UDN. , תוכל להציג משימות שהוקצו על ידי תאריכים ועדיפות, דמיינו התקדמות העבודה והגדלת ההתמקדות באופן אוטומטי.
חברי הצוות מיד יודעים את המשימות שהוקצו להם והוא יכול להשלים אותם לפי סדרי עדיפויות מוגדרים מראש. כל הפוטנציאל slip קופצים ממוזער עם תזכורות אוטומטיות שנשלחו לצוות לפני מועדים.
כלי תכנון הפרויקט מציעים מסד נתונים ענן מרכזי כדי לאחסן באופן מאובטח קבצים ומסמכים.מנהל המשימות של UDN.מאפשר למשתמשים לבצע שינויים בקובץ המקורי, להשאיר הערות או כל הערות, ולשמור על יומן שינוי כדי להגביר את שקיפות.
שינוי סיכון משופר
כל מנהל פרויקטים יודע איך לעלות. לא ממש, אם כי! מנהלים גדולים תמיד לשמור על העין של ציפור של התקדמות הפרויקט כדי להבטיח הכל הולך לתכנן, לזהות ולבטל כל צווארי צווארי פוטנציאליים כמו וכאשר הם מתרחשים.
תוכנת תכנון הפרויקט כמומנהל המשימות של UDN.יכול להיות חבר הטוב ביותר של מנהל הפרויקט. זה עוזר עםלְהִסְתָכֵּןאסטרטגיות הקלה, מניעתהיקף זחילהעל ידי פריסת אמצעי נגד מיידית כדי למנוע עיכובים או slipage. זה בתורו משפר את יעילות הקבוצה הכוללת, מייעל משאבים, ושומר על תקציב הפרויקט לבדוק.
מאפשר עבודה מרחוק
האם אתה מנהל צוותים הממוקמים במדינות או ביבשות? להביא את העובדים שלך יחד על ידי שילובכלי תכנון פרוייקט מקווןאשר משתמשת זרימות עבודה מותאמות אישית, סביבת עבודה דיגיטלית, ופונקציונליות דיווח רב עוצמה כדי לשמור על כל בעלי העניין הודיע.
להשתמשמנהל המשימות של UDN.כדי להגביל את התקדמות העבודה, למנוע עיכובים ולפרק ממגורות בצוותים מבולבלים מבחינה גיאוגרפית.
מנהל מורכבות ומסייע לקבוצת צוותי הפרויקט
צוותים רבים מעדיפים שמירה על תכנון הפרויקט פשוט באמצעות הערות דביקות או גיליונות אלקטרוניים. עם אדם אחד אחראי על כל הנתונים, צוותים בסופו של דבר ההוצאות זמן רב מנסה לקבל עדכוני פרויקט.
עבור צוותי הפרויקט כדי להצליח ולהישאר תחרותי, פריסה תוכנת הפרויקט המתאימה היא חובה להיות - במיוחד בעת ניהולתיקי פרויקטיםאו משימות מורכבות יותר.
מה הם האתגרים של תוכנת תכנון הפרויקט?
תכנון הפרויקט יכול להיות מסובך, הדורש צוותים יש מיומנויות ספציפיות בתעשייה ואת מומחיות התכנון הדרוש הפרויקט. בנוסף להיות הודיע על טכניקות הפרויקט האחרונים, אתה צריך להבטיח כי הפרויקט נשאר בתוך מגבלת זמן מוגדרת מראש, היקף, תקציב.
פרויקטים נכשליםגם עם כלי התכנון היעילים ביותר, היברידיתמתודולוגיות ניהול פרויקטים, וצוותי הפרויקט.
לפני רכישת תוכנת תכנון הפרויקט, לשקול את האתגרים הצוות שלך עשוי להתמודד עם יישום וניהולו.
מערכות מדור קודם ותשתיות
מערכות מדור קודם הן תוכנה שוכנעות בשרתים של החברה במשרדי הפיזי שלהם ומנוהלים על ידי צוות ה- IT הפנימי.
מובן, ארגונים השקיעו משאבים רבים ברכישה, יישום, שמירה ושדרוג מערכות אלו. הם לא יכולים להבין כי מערכות מדור קודם אינן רלוונטיות, תחרותיות, או אפילו מתאימות לצרכים המתקדמים של העובדים שלהם.
בעלי עניין רבים עשויים שלא לרצות להשתמש בכלי תכנון חדשניים חדשניים, גם אם הם מודעים להטבות הפוטנציאליות.
כדי לשנות כל personas עמיד לשינוי ולקבל לקנות מנהלים, מנהלי פרויקטים יצטרכו לתקשר את שיפור התוצאות הארגוניות שיבוא כתוצאה מכך.
מספיק מומחיות ספציפית תוכנה
רכישת כלי תכנון הפרויקט עשוי להיות פשוט, אבל למצוא את חברי הצוות עם הידע ליישם אותו יכול להיות מאתגר.
תכנון תכנון מורכב או גדול יותר של תוכנת תוכנה בדרך כלל דורשים רמה גבוהה יותר של מומחיות וביצוע ניסיון.
חברות קטנות יותר עשויות לבלות קצת זמן למצוא את הכשרון המתאים עם תערובת הנכונה של מיומנויות וניסיון כדי לאפשר יישום יעיל.
הרשאות מורכבות ברמת המשתמש והדרישות
כל חברה זקוקה למערכות מאובטחות שהן מוגנות בסיסמה עבור כל בעלי העניין שלה. יישום כלי תכנון פרויקטים ידרוש חברי צוותים פנימיים שונים, מנהלים ומנהלים שיש להם הרשאות ורמות משתמש משלהם בהתאם לתפקידיהם ואחריותם.
לדוגמה, חבר צוות IT עשוי להינתן גישה מלאה שכן הם צריכים לבצע עדכונים, שדרוגים ושינויים רלוונטיים לכלי. עובד המצורף לפרויקט מסוים לא צריך לקבל גישה לכל שטח פרוייקט אחר למעט משלהם.
פרויקט פיננסי רבים יישום כלי תכנון עשוי גם דורשים תאימות חוקית וסטטוטורית עם מדיניות החברה, סטנדרטים ספציפיים בתעשייה, כללים ותקנות.
אינטגרציה של צד שלישי בעיות ממשק
אף חברה לא משתמשת רק בתוכנה אחת. אפילו חברות קטנות יותר להשתמש25-50 תוכנה AS-A-Service (SaaS) פתרונותבממוצע בשנת 2021. זה חיוני עבור כלי תכנון הפרויקט להיות תואם תוכנה אחרת.
מנהלי פרויקטים צריכים להיות מודעים תאימות תוכנה ואת הצרכים אינטגרציה של כלים שונים כדי להבין איך הם משלימים אחד את השני.
לדוגמה, כלי תכנון פרויקטים פיננסי צריך להיות תואם את הכלים המשמשים כיום לניהול פרויקטים, תשלום וחיוב, ניהול חוזה, CRM וכו '.
אילו תכונות אתה צריך לחפש בתכנון תכנון הפרויקט?
האם אתה מוכן לקבל כלי תכנון הפרויקט עבור החברה שלך? לפני שתמשיך, לבדוק את התכונות העליון לשקול בעת חיפוש אחר הנכון.
כל הכלים אינם נעשים זהים. למרות כלים רבים תכנון הפרויקט לבוא bundled בתוך תוכנת ניהול פרויקטים רחבה יותר, הפונקציות שלהם ושימושים עשויים להיות שונים.
הנה כמה פרמטרים שיש להביא בחשבון בעת עיון בפרויקט תכנון תוכנה:
היכולת בקנה מידה
הצמיחה היא המטרה מספר אחת ברשימת המטלות של כל מנכ"ל.53% ממנהלי החברהלהבין כי הצמיחה היא המפתח להישרדות החברה וההצלחה של החברה.
כלי תכנון הפרויקט המציע תכונות מוגבלות לא יוכל להתאים את הדינמיקה העסקית או הצרכים המתפתחים בשוק בעתיד.
כאשר חברה גדלה, צרכיו, סדרי סדרפיו, ויעדים משתנים גם כן. ודא שהכלי תכנון הפרויקט שלך הופך למציאת צמיחה ולא לשיעור צמיחה. בחר אחד המאפשר לך להוסיף פונקציות חדשות, מודולים נוספים, שטח אחסון, או יותר חברי צוות.
התאמות אישיות ואילונים אמינים
כל הצרכים והסדרי העדיפויות של החברה שונים. תוכנת ניהול פרויקטים צדדי תאפשר לך להגדיר את הכלי עבור הצרכים הספציפיים של הצוות הפנימי, היעדים העסקיים, ואת בעלי העניין החיצוניים.
כלי תכנון פרוייקט מקוון כגוןמנהל המשימות של UDN.מאפשר לצוותי הפרויקט גישה קבצים מכל מקום, התאמה אישית של לוחות המחוונים, והתגלו בין תצוגות מגוונות על בסיס סדר העדיפויות שלהם.
ודא כי כלי תכנון הפרויקט תבחר הוא גם תואם תוכנה של צד שלישי. מכיוון שהחברות משתמשות במספר תוכניות לתהליכי העבודה שלהם, שיש כלים התואמים זה לזה מסייע לייעל זרימות עבודה ולהאיץ את משלוח הפרויקט.
מתאים לצרכים שלך
בדיוק כמו A To-Do-List מסייע כאשר אתה הולך לקניות, שיש רשימה של תכונות יש עוזר בעת בחירה בין כלים מתכנן פרויקט מקוון.
לסווג את הצרכים שלך לתוך 'חייב להיות' ו 'נחמד לרשימות'. השווה את הכלים השונים בהתאם לתכונותיהם ולראות אם הם יכולים לעזור לפרויקטים של תוכנית הצוות שלך בהצלחה.
לאחר כלי מסוים בודק את כל התיבות ברשימה המחויבת, לעבור לרשימה הנחמדת. זה יכול לעזור לך לצמצם במהירות את האפשרויות כדי למצוא את אחד הנכון עבור הצרכים הייחודיים של החברה שלך.
תומך מתודולוגיית ניהול הפרויקט שלך
60% ממנהלי הפרויקטיםמעדיף להשתמש בגישה היברידית המשלבת שיטות איטרטיביות ומחזיות לספק פרויקטים.
רוב מנהלי הפרויקט יש מועדףמתודולוגיה ניהול פרויקטים. גם אם הם לא בוחרים גישה אחת, רובם משתמשים בשילוב של שניים או יותר כדי לשפר את שיעור ההצלחה של הפרויקט שלהם.
הנה כמה מתודולוגיות הפופולריות ביותר בשימוש נרחב, כי רוב הפרויקט מתכנן כלים לעבוד עם:
הזדמנות למשפט חינם
חרטת הקונהאמיתי. למה לא לקחתניסיון חינםלפני הרכישה ולראות איך זה עובד?
גלה אם כלי תכנון הפרויקט נותן לך את היכולת לבדוק את הכונן את התוכנה בחינם. עושה את זה יעזור הצוות שלך להבין מה הם מחפשים מכלי המתכנן הפרויקט שלהם.
גלה אם הכלי יכול להיות מותאם אישית, תואם לכלים אחרים שבהם אתה משתמש, ופשוט מספיק כדי לשלב עם זרימות העבודה הפנימיות שלך.
לא כלי הוא מושלם, אבל עם קצת מחקר וביקורת יסודית, תוכל למצוא אחד כי מתקתק את רוב הצרכים שלך תכנון הפרויקט.
כמה עולה תוכנת תכנון הפרויקט?
ה עֲלוּתשל תוכנת תכנון הפרויקט היא גורם משמעותי ברכישה. לכל חברה יש תקציב תוכנה ללא קשר לגודל ובטבעם ורוצה את התשואה הטובה ביותר על ההשקעה.
מאז כלי תכנון הפרויקט מתומחרות אחרת, תסתכל על איך התמחור שלהם מובנה. בעוד חברות רבות לגבות עלות קבועה לחודש, אחרים יש תשלום חודשי לכל משתמש.
אחת הדרכים הטובות ביותר להחליט אם כלי מתאים לחברה שלך היא לקבוע את החיסכון הגדול ביותר או להרוויח זה יכול לתת לך. אם כלי תכנון הפרויקט מסייע לך לאוטומציה של משימות ידניות, לייעל את המשאבים ולהגביר את משלוח הפרויקט בזמן, זה יכול להיות בכושר רב.
למה לנסותמנהל המשימות של UDN.כמו כלי המתכנן הפרויקט שלך?
תוכנת תכנון הפרויקט המסייע לך למפות את הפרויקטים שלך, ליצור דוחות מותאמים אישית, ולאפשר תקשורת חלקה בין חברי הצוות עשוי להיות בדיוק מה הצרכים שלך הפרויקט.
כלי תכנון אינטואיטיבי, פשוט פרויקט כמומנהל המשימות של UDN.יכול לעזור לצוותים שלך לעבוד ביעילות רבה יותר יחד.
מנהל המשימות של UDN.מסייע לצוותים לתכנן, לפתח ולבצע פרויקטים בצורה חלקה מהתחנה להשיק ולהשיג את הפרט, צוות, מטרות ארגוניות. נסה A.ניסיון חינם של שבועייםכדי לראות אתמנהל המשימות של UDN.יכול לעזור לך להפוך זרימות עבודה פנימיות, ליישר בעלי עניין, ולבצע בצורה חלקה את כל הפרויקטים.
