प्रोजेक्ट प्रायोजन के लिए निश्चित गाइड
परियोजना प्रायोजन किसी भी परियोजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन इसे अक्सर उतना ही ध्यान नहीं मिलता है जितना कि यह योग्य है। प्रायोजक यह सुनिश्चित करता है कि परियोजनाएं, बजट पर और खतरे के क्षेत्र से बाहर हों - जिसका अर्थ है कि उन्हें प्रबंधकों और टीमों को चुनौतीपूर्ण निर्णय लेने में मदद करने के लिए उपलब्ध होने की आवश्यकता है।
परियोजना प्रायोजन के लिए सभी पार्टियों के बीच सहयोग की आवश्यकता है - परियोजना प्रायोजक, परियोजना प्रबंधकों, टीमों और हितधारकों। एक सहज ज्ञान युक्त, सहयोगी परियोजना प्रबंधन टूल जैसे यूडीएन कार्य प्रबंधक हर किसी को गठबंधन करता है, प्रगति ट्रैक करता है, और हितधारकों के लिए मेट्रिक्स के बारे में सूचित रहने के लिए दृश्यता के विभिन्न स्तरों की अनुमति देता है, प्रवृत्तियों , और परियोजना अवधि में अन्य महत्वपूर्ण कारक।
एक परियोजना प्रायोजक क्या है?
एक परियोजना प्रायोजक एक स्पोर्ट्स टीम या इवेंट प्रायोजक के समान है। वे परियोजना के मालिक हैं और अपनी प्रक्रिया और जीवन चक्र में महत्वपूर्ण निर्णय लेते हैं। एक प्रोजेक्ट प्रायोजक आमतौर पर किसी ग्राहक की टीम पर होता है जो दोनों संगठनों के बीच एक बिंदु व्यक्ति और मध्यस्थ के रूप में कार्य करता है। यह अन्य हितधारकों को परियोजना के लक्ष्यों को समझने और संवाद करने का काम है खरीदना जब जरूरत।
परियोजना प्रायोजक इस बात पर निर्णय लेते हैं कि प्रबंधकों को परियोजना अद्यतनों और रिपोर्टों को कैसे संवाद करना चाहिए। यदि आप उनके साथ संवाद करने के आसान और प्रभावी तरीके प्रदान नहीं करते हैं, तो समय सीमाएं और अपेक्षाएं रास्ते में गिर सकती हैं, जिससे अंतिम परियोजना विफलता होती है।
परियोजना प्रायोजन प्रक्रिया को सुगम बनाने के लिए, एक रिपोर्टिंग बनाएं टेम्पलेट शामिल सभी के लिए आसान पहुंच और पुनर्प्राप्ति के लिए परियोजना रिपोर्टिंग को व्यवस्थित और व्यवस्थित करने के लिए।
प्रोजेक्ट प्रायोजक होने के क्या फायदे हैं?
आप महत्वपूर्ण निर्णय लेने के लिए प्रोजेक्ट प्रायोजकों पर भरोसा कर सकते हैं, एक ग्राहक के दृष्टिकोण में अंतर्दृष्टि प्रदान करते हैं, और एक परियोजना में आवश्यक समस्याओं को हल करने में सहायता करते हैं। परियोजना प्रायोजन के कुछ अन्य लाभों में शामिल हैं:
ग्राहक और टीम के बीच स्पष्ट संचार
एक परियोजना प्रायोजक आपकी टीम और ग्राहक के बीच एक संपर्क के रूप में कार्य करता है, जिसका अर्थ है कि दोनों पक्षों की ओर से बात करने के लिए कोई है। बीच के साथ, आपको दो पक्षों के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है जो एक-दूसरे को नहीं समझते हैं। इसका परिणाम अधिक उत्पादक मीटिंग, समस्याओं के लिए तेज़ संकल्प, और गलत समाधान के निर्माण में कम समय में खर्च होता है।
समय बचाता है
जब एक परियोजना प्रायोजक को एक परियोजना को सौंपा जाता है, तो वे समीक्षा करते हैं परियोजना योजना प्रगति रिपोर्ट, और जोखिम विश्लेषण । वे एक परियोजना जीवन चक्र में डिलिवरेबल्स को ट्रैक करते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सबकुछ क्रम में रहता है। यह परियोजना प्रबंधकों को चल रही परियोजना के हर पहलू की देखरेख करने में खर्च किए गए समय और प्रयास की बचत करने पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।
संपर्क का एक स्पष्ट बिंदु
जब परियोजना प्रबंधक किसी ग्राहक के साथ संवाद करने की कोशिश कर रहे हैं, तो यह हमेशा स्पष्ट नहीं होता कि किससे संपर्क करना या उसका पालन करना है। परियोजना प्रायोजकों के साथ, परियोजना प्रबंधकों और अन्य परियोजना हितधारकों के साथ संचार की एक सीधी रेखा है। परियोजना प्रबंधकों को पता है कि उनके अपडेट और रिपोर्ट किसके साथ साझा करना है। एक अच्छी परियोजना प्रायोजक सक्रिय रूप से प्रगति पर जांच करता है और परियोजना टीम और प्रबंधक के हितों का प्रतिनिधित्व करता है।
आप एक परियोजना प्रायोजक कैसे प्राप्त करते हैं?
प्रत्येक असाइनमेंट में कम से कम एक प्रायोजक होता है, चाहे वे इसे जानते हों या नहीं। कुंजी यह पहचानना है कि प्रत्येक नई परियोजना पर प्रायोजक कौन है। ऐसा करने से उनकी भूमिका को परिभाषित करने, संचार को सुव्यवस्थित करने और सहयोग के दौरान सभी को जवाबदेह रखने में मदद मिलेगी।
एक प्रोजेक्ट प्रायोजक होने से जानकारी को समेकित करना और निर्णय लेने की गति को तेज करना आसान बनाता है। दूसरी तरफ, एक से अधिक परियोजना प्रायोजक होने के कारण, "रसोई में बहुत सारे रसोई" परिदृश्य का कारण बन सकता है।
जब आप अपने ग्राहक के साथ प्रोजेक्ट प्रायोजन वार्तालाप शुरू करते हैं, तो अपने टीम से अपने शीर्ष विकल्पों में से एक या दो शीर्ष विकल्पों को सुनिश्चित करें। शामिल हैं, भरोसेमंद, और संवादात्मक लोगों को आप और आपकी टीम के पास पहले से ही एक अच्छा संबंध है।
आदर्श रूप में, उन्हें यह समझने की स्पष्ट समझ होगी कि आप कैसे काम करते हैं और आपकी परियोजनाएं आमतौर पर क्या करती हैं। इस बात पर विचार करें कि परियोजना में उनकी विशेषज्ञता शामिल सभी को लाभ पहुंचा सकती है।
यहां तक कि यदि कोई ग्राहक पहले ही अपना प्रायोजक चुना है, तो परियोजना से पहले इन विवरणों को संवाद करना अच्छा होता है शुरुआती मीटिंग शायद ज़रुरत पड़े। यहां तक कि यदि वे आपकी शीर्ष पसंद के साथ नहीं जाते हैं, तो भी आप जानते हैं कि पूरी तरह से परियोजना के लिए कौन सा एक बड़ी संपत्ति होगी।
परियोजना पर एक परियोजना प्रायोजक भूमिका क्या है?
एक परियोजना प्रायोजक की भूमिका एक स्पष्ट दृष्टि है, कार्य प्रक्रिया की निगरानी, और प्रगति को ट्रैक करना है। वे सभी प्रासंगिक बैठकों में भाग लेते हैं, उनके माध्यम से महत्वपूर्ण अपडेट की जांच करते हैं परियोजना प्रबंधन डैशबोर्ड, और जब वे आते हैं तो आवश्यक परिवर्तनों को स्वीकार करते हैं।
एक परियोजना शुरू होने से पहले, एक महान परियोजना प्रायोजक टाइमलाइन और बजट विवरण को दोहरी जांच करता है। वे भी सुनिश्चित करते हैं कि परियोजना प्रस्ताव अपनी रणनीति और अपेक्षाओं के साथ संरेखित करता है। वे प्रमुख प्रदर्शन मेट्रिक्स (केपीआई) और अन्य बड़ी तस्वीर चिंताओं की स्थापना के प्रभारी हैं।
प्रायोजक को दैनिक प्रगति, फ़ील्ड प्रश्नों के साथ जारी रखना चाहिए, और एक परियोजना के दौरान उत्पन्न होने वाले मुद्दों को हल करना चाहिए। वे अपनी कंपनी से नई टीम के सदस्यों को लाने में मदद कर सकते हैं या पुन: कॉन्फ़िगर कर सकते हैं परियोजना घटनाक्रम और आवश्यकतानुसार कार्य। जबकि वे परियोजना के काम पर नहीं लेते हैं, वे सबकुछ देखे जाते हैं।
एक परियोजना खत्म होने के बाद, यह परियोजना प्रायोजक पर निर्भर करता है कि लक्ष्य हासिल किए गए हैं या नहीं। वे पोस्ट-प्रोजेक्ट मूल्यांकन के साथ मदद करते हैं और तैयार उत्पाद पर साइन इन करते हैं।
प्रभावी परियोजना प्रायोजक समर्थन कैसे प्राप्त करें
प्रोजेक्ट प्रायोजक बजट और अन्य आवश्यक संसाधनों सहित एक परियोजना पर समग्र प्राधिकरण रखते हैं। इस प्रकार, उनके पास एक परियोजना को सफल होने में मदद करने की शक्ति है, लेकिन अगर वे पूरी तरह से निवेश नहीं कर रहे हैं तो उनकी प्रगति को भी मजबूत कर सकते हैं।
प्रभावी प्रायोजक समर्थन प्राप्त करने के लिए, आपको अपने प्रायोजक को अपने लक्ष्यों और कारणों के बारे में ठोस जानकारी के साथ संपर्क करना होगा और परियोजना उनके समय और संसाधनों के लायक क्यों है। अपनी परियोजना के संबंध में उनकी जरूरतों की एक मजबूत समझ पर जोर दें। प्रेरक कदम आप उन्हें अपनी तरफ से प्राप्त करने के लिए ले सकते हैं में शामिल हैं:
उन्हें लाभ के साथ प्रोत्साहन देना
परियोजना प्रबंधन संस्थान के अनुसार ( पीएमआई ), परियोजना विफलता लागत व्यवसाय प्रत्येक $ 1 बिलियन के लिए $ 109 मिलियन का निवेश किया गया। परियोजना की प्रगति में उनकी भागीदारी के महत्व के बारे में उन्हें समझाने के लिए अधिकारियों और संभावित प्रायोजकों के साथ इन आंकड़ों को साझा करें। अंतिम डॉलर और सेंट के लिए संख्याओं को तोड़ दें।
परियोजना प्रायोजक भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट करना
प्रोजेक्ट लीडरशिप के सक्रिय सदस्य होने के लिए प्रायोजकों को मनाएं, प्रोजेक्ट मैनेजर के प्रयासों और परिणामों के निष्क्रिय पर्यवेक्षकों को नहीं। यदि वे भूमिका के लिए नए हैं, तो आपका प्रोजेक्ट प्रायोजक पूरी तरह से महसूस नहीं कर सकता है कि उनसे क्या उम्मीद है या परियोजना प्रबंधक के रूप में आपके साथ उनके रिश्ते। अपनी जरूरतों और प्रणालियों को साझा करें, यदि कोई हो। यदि कोई प्रायोजक उनकी भूमिका को समझ में नहीं आता है, तो कोई रास्ता नहीं है कि वे इसे सफलतापूर्वक पूरा कर सकें।
पुस्तक के लेखक के रूप में "परियोजना प्रायोजन के लिए रणनीति," रॉन रोसेनहेड, बताते हैं प्रोजेक्ट प्रायोजक का काम प्रगति की निगरानी करना, मुद्दों को हल करने में मदद करना, और अन्य अधिकारियों को परियोजना को चैंपियन करना है। वे प्रोजेक्ट मैनेजर और अन्य हितधारकों के बीच का लिंक बनना है।
अच्छे प्रायोजक समय पर निर्णय लेने और संसाधनों तक पहुंच के लिए रास्ता सुलझाते हैं, इसलिए परियोजना प्रबंधक दीवार को मारने या हर मोड़ पर अनुमोदन के बिना अपनी परियोजनाओं के दिन-प्रतिदिन संचालन चला सकते हैं। प्रायोजक निष्पक्षता बनाए रखते हैं, ध्यान रखते हुए कि परियोजना ग्राहक और विकास टीम के बड़े व्यावसायिक लक्ष्यों में कैसे फिट बैठती है।
