La guía definitiva para el patrocinio del proyecto.

Proyecto El patrocinio es una parte vital de cualquier proyecto, pero a menudo no tiene tanto atención como se merece. Los patrocinadores aseguran que los proyectos están en camino, en presupuesto, y fuera de la zona de peligro, lo que significa que deben estar disponibles para ayudar a los gerentes y equipos a tomar decisiones desafiantes rápidamente.

El patrocinio del proyecto requiere la colaboración entre todas las partes: el patrocinador del proyecto, los gerentes de proyectos, los equipos y las partes interesadas. Un intuitivo, colaborativo gestión de proyectos herramienta como Gestor de tareas UDN Mantiene a todos alineados, rastrea el progreso y permite diferentes niveles de visibilidad para que las partes interesadas se mantengan informadas sobre las métricas, tendencias y otros factores críticos a lo largo de la duración del proyecto.

¿Qué es un patrocinador de proyecto?[dieciséis]

Un patrocinador de proyectos es similar a un equipo deportivo o patrocinador de eventos. Ellos poseen el proyecto y hacen decisiones cruciales a lo largo de su proceso y ciclo de vida. Un patrocinador de proyecto suele ser alguien en el equipo de un cliente que actúa como una persona de punto y intermediario entre ambas organizaciones. Es su trabajo entender y comunicar los objetivos del proyecto a otras partes interesadas y buscar aceptacion cuando sea necesario.

Los patrocinadores de proyectos toman decisiones sobre cómo los gerentes deben comunicar actualizaciones e informes del proyecto. Si no proporciona formas fáciles y efectivas de comunicarse con ellos, las fechas límite y las expectativas pueden caer en el camino, lo que lleva a la eventual falla del proyecto.

Para suavizar el proceso de patrocinio del proyecto, cree un informe plantilla Para optimizar y organizar los informes del proyecto para un fácil acceso y recuperación para todos los involucrados.

¿Cuáles son los beneficios de tener un patrocinador de proyectos?[dieciséis]

Puede contar con los patrocinadores del proyecto para tomar decisiones críticas, ofrecer información sobre la visión de un cliente y ayudar a resolver problemas según sea necesario en todo un proyecto. Algunos otros beneficios del patrocinio del proyecto incluyen:

Comunicación más clara entre el cliente y el equipo.

Un patrocinador de proyectos sirve como enlace entre su equipo y cliente, lo que significa que hay alguien con quien hablar en nombre de ambas partes. Con una Go-Entre, no tiene que preocuparse por tener dos lados que no se entienden. Esto se traduce en reuniones más productivas, resoluciones más rápidas a los problemas, y menos tiempo dedicado a construir las soluciones equivocadas.

Ahorra tiempo

Cuando un patrocinador de proyecto está asignado a un proyecto, revisan el plan de proyecto , informes de progreso, y análisis de riesgo . Rastrean los entregables a lo largo de un ciclo de vida del proyecto para garantizar que todo se quede en orden. Esto permite que los gerentes de proyectos se centren en lograr las cosas, ahorrando tiempo y esfuerzo gastados supervisando todos los aspectos de un proyecto en curso.

Un punto de contacto claro

Cuando los gerentes de proyectos están tratando de comunicarse con un cliente, no siempre está claro a quién contactar o hacer un seguimiento. Con los patrocinadores de proyectos, hay una línea de comunicación directa con los gerentes de proyectos y otras partes interesadas del proyecto. Los gerentes de proyectos saben a quién compartir sus actualizaciones e informes. Un buen patrocinador de proyectos se comprueba de manera proactiva sobre el progreso y representa los intereses del equipo y el gerente del proyecto.

¿Cómo obtienes un patrocinador de proyecto?[dieciséis]

Cada tarea tiene al menos un patrocinador, ya sea que lo sepan o no. La clave es identificar quién es el patrocinador en cada nuevo proyecto. Si lo hace, ayudará a definir su función, agilizar la comunicación y mantener a todos responsables a lo largo de la colaboración.

Tener un único patrocinador de proyectos facilita la consolidación de información y acelere la toma de decisiones. Tener más de un patrocinador del proyecto, por otro lado, puede causar un escenario de "demasiados cocineros en la cocina".

Cuando inicie la conversación de patrocinio del proyecto con su cliente, asegúrese de tener una o dos de sus mejores opciones de su equipo en mente. Incluir personas comprometidas, confiables y comunicativas que usted y su equipo ya tengan una buena relación.

Idealmente, tendrían una clara comprensión de cómo trabajas y lo que suele conllevar sus proyectos. Considere cómo su experiencia en el proyecto puede beneficiar a todos los involucrados.

Incluso si un cliente ya ha elegido a su patrocinador, es bueno comunicar estos detalles antes del proyecto reunión por si acaso. Incluso si no van con su mejor opción, ahora sabe quién más será un gran activo para el proyecto en su conjunto.

¿Qué es un papel de patrocinador del proyecto en el proyecto?[dieciséis]

El rol de un patrocinador de un proyecto es tener una visión clara, supervisar el proceso de trabajo y seguir el progreso. Asisten a todas las reuniones relevantes, registrarse en actualizaciones importantes a través de su gestión de proyectos Tablero de instrumentos, y aprobar los cambios necesarios a medida que surjan.

Antes de que comience un proyecto, un gran patrocinador de proyectos comprueba de doble línea de tiempo y detalles del presupuesto. También se aseguran de que el propuesta de proyecto Alinea con su propia estrategia y expectativas. Están a cargo de establecer métricas de rendimiento clave (KPI) y otras preocupaciones de imágenes grandes.

Un patrocinador debe mantenerse al día con el progreso diario, las preguntas de campo y resolver los problemas a medida que surjan durante un proyecto. Pueden ayudar a traer a los nuevos miembros del equipo de su compañía o reconfigurar el línea de tiempo del proyecto y las tareas según sea necesario. Mientras no toman trabajos de proyecto prácticos, supervisan todo.

Después de que se termina un proyecto, depende del patrocinador del proyecto afirmar si se lograron o no los objetivos. Ayudan con las evaluaciones posteriores al proyecto y se muestran en el producto terminado.

Cómo obtener un soporte de patrocinador de proyecto efectivo[dieciséis]

Los patrocinadores del proyecto tienen autoridad general sobre un proyecto, incluidos presupuestos y otros recursos esenciales. Como tal, tienen el poder de ayudar a un proyecto a tener éxito, pero también puede sofocar su progreso si no se invierten completamente al verlo, hágalo bien.

Para obtener un soporte de patrocinador efectivo, debe acercarse a su patrocinador con información sólida sobre sus metas y razones por las que el proyecto vale su tiempo y recursos. Enfatice una fuerte comprensión de sus necesidades con respecto a su proyecto. Los pasos persuasivos que puede tomar para obtenerlos de su lado incluyen:

Incentiéndolos con ganancias

Según el Instituto de Gestión de Proyectos ( PMI ), Fallo del proyecto COSTOS NEGOCIOS $ 109 millones por cada $ 1 mil millones invertidos. Comparta estas estadísticas con ejecutivos y potenciales patrocinadores para convencerlos de la importancia de su participación en el progreso del proyecto. Desactivar los números a los últimos dólares y centavos.

Aclarando los roles y responsabilidades del patrocinador del proyecto.

Convince a los patrocinadores a ser miembros activos del liderazgo del proyecto, no observadores pasivos de los esfuerzos y resultados del gerente del proyecto. Si son nuevos en el papel, es posible que su patrocinador de su proyecto no se dé cuenta por completo de lo que se espera de ellos o su relación con usted como el gerente del proyecto. Comparte tus necesidades y sistemas, en su caso. Si un patrocinador no entiende su papel, no hay forma de que puedan cumplir con éxito.

Como autor del libro "Estrategias para el patrocinio del proyecto", Ron Rosenhead, explica El trabajo del patrocinador del proyecto es monitorear el progreso, ayudar a resolver problemas y defender el proyecto a otros ejecutivos. Deben ser el vínculo entre el gerente del proyecto y otras partes interesadas.

Buenos patrocinadores, suavizar el camino para las decisiones oportunas y el acceso a los recursos, por lo que los gerentes de proyectos pueden ejecutar las operaciones diarias de sus proyectos sin golpear una pared o buscar la aprobación a cada paso. Los patrocinadores mantienen la objetividad, teniendo en cuenta cómo se adapta al proyecto en los objetivos comerciales más grandes del equipo de clientes y desarrollo.

Establecimiento de una buena comunicación y reunión regularmente.

La buena comunicación y las reuniones regulares son fundamentales para fomentar las relaciones productivas del Patrocinador de Patrocinadores a Proyecto. Ya sea semanal, bifundario o mensual, debe establecer un calendario de reuniones Al inicio del proyecto.

En la primera reunión, discuta sus objetivos para el proyecto y lo que cada uno Interesado necesita cumplir esos objetivos. Puedes usar esto Lista de verificación de patrocinio del proyecto Para guiar las discusiones y aclarar las expectativas. Asegúrate de abordar todos los problemas críticos, incluyendo contrato , plazos, y Colaboradores de terceros .

Recopilación de apoyo organizativo para patrocinadores de proyectos.

De acuerdo a esto Encuesta de gestión de proyectos El 85% de las organizaciones dijeron que tienen patrocinadores de proyectos. Sin embargo, el 83% admitió que no hacen nada para apoyar, entrenar o guiar a estos patrocinadores. El resultado es que los patrocinadores de proyectos solo están en nombre: patrocinadores que no tienen claro lo importantes que son para proyectar el éxito y la mejor manera posible contribuir.

A diferencia de los gerentes de proyectos, hay pocos recursos para apoyar a los nuevos patrocinadores de proyectos en el aprendizaje de las mejores prácticas de su papel. El buen patrocinio del proyecto debe ser una prioridad en toda la organización, incluida la capacitación continua y un enfoque proactivo para Compartiendo las mejores prácticas y lecciones aprendidas. .

Como gerente, resalte las contribuciones de los patrocinadores del proyecto al informar sobre el éxito del proyecto y enfatizar cómo el desarrollo de las prácticas de patrocinio del proyecto está en el mejor interés de la organización.

Cómo lidiar con un patrocinador de proyecto difícil[dieciséis]

Tener un patrocinador de proyecto trae muchos beneficios, pero puede convertirse en una pesadilla para lidiar con uno que sea difícil. Si se encuentra trabajando con un patrocinador que no entiende ni se alinea con el proyecto, tome los pasos a continuación para obtener su confianza.

Adaptarse a sus métodos de comunicación.

Entiende lo mejor de llegar a tu patrocinador. ¿Prefieren reuniones en persona? ¿Están disponibles solo en ciertos días?

Establezca un protocolo de comunicación para colaborar mejor con su patrocinador del proyecto. En su nivel más básico, un protocolo de comunicación de gestión de proyectos es un conjunto de directrices sobre cómo interactuar y comportarse dentro de su equipo.

Enfatiza su impacto en el éxito del proyecto.

Enfatiza cuánto manejan sus contribuciones el proyecto. Apelar a su responsabilidad al señalar el papel y la autoridad cruciales y afectuosos que tienen en todo el proyecto. Encuentre áreas donde pueda alinear sus objetivos con los objetivos del proyecto, creando más motivación para que se comprometan.

Entender la perspectiva del patrocinador

Comprender la visión de su patrocinador es crucial, pero muchos gerentes de proyectos no reciben este lujo. Horario de tiempo para comprender sus objetivos y perspectiva para mejorar la confianza, la transparencia y la alineación.

Cuando haya claridad en torno a lo que se necesita para un proyecto exitoso para ambos lados, el gerente del proyecto y el patrocinador del proyecto funcionan mejor juntos. Si tiene problemas para agregar lo que su patrocinador quiere, pídales y toma notas para hacer una lluvia de ideas para mejorar su relación.

Patrocinador del proyecto vs. gerente del proyecto[dieciséis]

¿Cuál es la diferencia entre un patrocinador de proyectos y un gerente de proyecto? Los proyectos y las asociaciones comerciales reúne a los equipos de personas con experiencia variada para resolver problemas complejos. Pero, ¿y si tu pareja no habla tu idioma?

Ahí es donde estas dos posiciones clave de gestión de proyectos son útiles. Un patrocinador del proyecto tiene una supervisión directa de proyectos (a menudo en consulta con un gerente de proyecto), mientras que un gerente de proyecto desempeña un papel integral para garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto, y de acuerdo con las expectativas.

Como patrocinador de proyectos, su función implicaría establecer metas, establecer presupuestos, aprobar líneas de tiempo y dar la aprobación final en los entregables. En resumen, sería una parte esencial de obtener proyectos fuera del terreno.

Como gerente de proyectos, sus responsabilidades diarias incluyen que se completen las tareas para completarse dentro de los plazos y administrar a todos los involucrados en hacer que esas tareas ocurran. Para cumplir con esos objetivos, los gerentes de proyectos informan a los patrocinadores y los mantienen informados de lo que está sucediendo.

Cómo Gestor de tareas UDN Puede ayudar con la colaboración entre los patrocinadores de proyectos y los gerentes de proyectos.[dieciséis]

No es un secreto que la gestión de proyectos es más que simplemente administrar tareas y horarios. También se trata de la colaboración y la comunicación en todas las partes interesadas en su proyecto, que comienzan con los patrocinadores y se ejecutan a través del equipo de desarrollo hasta el gerente de proyectos y a todos los demás que desempeñan un papel en la que se asegure de que los proyectos se entreguen con éxito.

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