O guia definitivo para o patrocínio do projeto

ProjetoO patrocínio é uma parte vital de qualquer projeto, mas muitas vezes não obtém tanta atenção quanto merece. Os patrocinadores garantem que os projetos estejam no caminho certo, no orçamento e fora da zona de perigo - o que significa que precisam estar disponíveis para ajudar os gerentes e equipes a tomar decisões desafiadoras rapidamente.

O patrocínio do projeto requer colaboração entre todas as partes - o patrocinador do projeto, gerentes de projetos, equipes e stakeholders. Um colaborativo intuitivo e colaborativoGerenciamento de Projetosferramenta comoGerenciador de tarefas UDN.Mantém todos alinhados, acompanham o progresso e permite que níveis variados de visibilidade para as partes interessadas permaneçam informadas sobre métricas,Tendênciase outros fatores críticos durante toda a duração do projeto.

O que é um patrocinador de projeto?

Um patrocinador de projeto é semelhante a uma equipe esportiva ou patrocinador de eventos. Eles possuem o projeto e tornam decisões cruciais ao longo de seu processo e ciclo de vida. Um patrocinador de projeto é geralmente alguém na equipe de um cliente que atua como pessoa de ponto e intermediário entre as duas organizações. É o trabalho deles entender e comunicar os objetivos do projeto para outras partes interessadas e buscarcompra emquando necessário.

Os patrocinadores do projeto tomam decisões sobre como os gerentes devem comunicar atualizações e relatórios do projeto. Se você não fornecer maneiras fáceis e eficazes de se comunicar com eles, prazos e expectativas podem cair no caminho, levando a eventuais falhas do projeto.

Para suavizar o processo de patrocínio do projeto, crie um relatóriomodeloPara simplificar e organizar relatórios de projeto para fácil acesso e recuperação para todos os envolvidos.

Quais são os benefícios de ter um patrocinador de projeto?

Você pode contar com patrocinadores do projeto para tomar decisões críticas, oferecer insights sobre a visão de um cliente e ajudar na solução de problemas conforme necessário em um projeto. Alguns outros benefícios do patrocínio do projeto incluem:

Comunicação mais clara entre cliente e equipe

Um patrocinador do projeto serve como uma ligação entre sua equipe e cliente, o que significa que há alguém para falar em nome de ambas as partes. Com um movimento entre, você não precisa se preocupar em ter dois lados que não se entendem. Isso resulta em reuniões mais produtivas, resoluções mais rápidas a problemas, e menos tempo gastos construindo as soluções erradas.

Poupa tempo

Quando um patrocinador de projeto é atribuído a um projeto, eles revisam oplano de projeto, relatórios de progresso eanálise de risco. Eles rastreiam entregas em todo um ciclo de vida do projeto para garantir que tudo permaneça em ordem. Isso permite que os gerentes de projeto se concentrem em fazer as coisas, economizando tempo e esforço gastos supervisionando todos os aspectos de um projeto contínuo.

Um ponto claro de contato

Quando os gerentes de projeto estão tentando se comunicar com um cliente, nem sempre está claro quem entrar em contato ou acompanhamento. Com os patrocinadores do projeto, há uma linha direta de comunicação com os gerentes de projeto e outras partes interessadas do projeto. Os gerentes de projeto sabem quem compartilhar suas atualizações e relatórios. Um bom patrocinador do projeto verifica proativamente o progresso e representa os interesses da equipe e gerente do projeto.

Como você consegue um patrocinador de projeto?

Toda tarefa tem pelo menos um patrocinador, se eles sabem ou não. A chave é identificar quem é o patrocinador em todos os novos projetos. Isso ajudará a definir seu papel, simplificar a comunicação e manter todos responsáveis ​​por toda a colaboração.

Ter um único patrocinador de projeto facilita a consolidação de informações e acelerar a tomada de decisão. Ter mais de um patrocinador de projeto, por outro lado, pode causar um cenário de "muitos cozinheiros na cozinha".

Quando você inicia a conversa do patrocínio do projeto com seu cliente, certifique-se de ter uma ou duas de suas melhores escolhas de sua equipe em mente. Inclua pessoas envolvidas, confiáveis ​​e comunicativas que você e sua equipe já têm um bom relacionamento com.

Idealmente, eles teriam uma clara compreensão de como você trabalha e o que seus projetos geralmente envolvem. Considere como sua experiência no projeto pode beneficiar todos os envolvidos.

Mesmo que um cliente já tenha escolhido seu patrocinador, é bom comunicar esses detalhes antes do projetoEncontro de pontapéapenas no caso de. Mesmo se eles não vão com sua melhor escolha, agora você sabe quem mais será um grande ativo para o projeto como um todo.

O que é um papel patrocinador do projeto no projeto?

Um papel do patrocinador de projeto é ter uma visão clara, supervisionar o processo de trabalho e rastrear o progresso. Eles freqüentam todas as reuniões relevantes, o check-in sobre atualizações importantes através de suaGerenciamento de Projetospainel e aprova as mudanças necessárias à medida que surgem.

Antes que um projeto seja iniciado, um grande patrocinador do projeto verifica dupla cronograma e detalhes do orçamento. Eles também se certificam deproposta de projetoalinha com sua própria estratégia e expectativas. Eles estão encarregados de estabelecer métricas de desempenho chave (KPIs) e outras preocupações grandes.

Um patrocinador deve acompanhar o progresso diário, as questões de campo e resolver problemas à medida que surgem durante um projeto. Eles podem ajudar a trazer novos membros da equipe de sua empresa ou reconfigurar ocronograma do projetoe tarefas conforme necessário. Enquanto eles não assumem as mãos - no trabalho de projeto, eles supervisionam tudo.

Depois que um projeto acabou, cabe ao projeto patrocinador afirmar se os objetivos foram ou não alcançados. Eles ajudam nas avaliações pós-projeto e assinam o produto acabado.

Como obter suporte efetivo do patrocinador do projeto

Os patrocinadores do projeto realizam autoridade geral sobre um projeto, incluindo orçamentos e outros recursos essenciais. Como tal, eles têm o poder de ajudar um projeto a ter sucesso, mas também pode sufocar seu progresso se não estiver totalmente investido em vê-lo.

Para obter suporte ao patrocinador eficaz, você deve abordar seu patrocinador com informações sólidas sobre suas metas e razões pelas quais o projeto vale seu tempo e recursos. Enfatize um forte entendimento de suas necessidades em relação ao seu projeto. Passos persuasivos que você pode levar para obtê-los do seu lado incluem:

Incentivando-os com ganhos

De acordo com o Instituto de Gerenciamento de Projetos (Pmi.), falha do projetoCusta as empresasUS $ 109 milhões para cada US $ 1 bilhão investido. Compartilhe essas estatísticas com executivos e patrocinadores em potencial para convencê-los da importância de sua participação no progresso do projeto. Quebre os números para os últimos dólares e centavos.

Esclarecendo os papéis e responsabilidades do Patrocinador do Projeto

Convencer os patrocinadores a serem membros ativos da liderança do projeto, não observadores passivos dos esforços e resultados do gerente do projeto. Se eles são novos para o papel, seu patrocinador do projeto pode não perceber totalmente o que é esperado deles ou seu relacionamento com você como gerente de projeto. Compartilhe suas necessidades e sistemas, se houver. Se um patrocinador não entende seu papel, não há como cumpri-lo com sucesso.

Como autor do livro "Estratégias para o Patrocínio do Projeto",Ron Rosenhead, explica, o trabalho do patrocinador do projeto é monitorar o progresso, ajudar a resolver problemas e campeão o projeto para outros executivos. Eles devem ser a ligação entre o gerente do projeto e outras partes interessadas.

Bons patrocinadores suavizam a maneira por decisões oportunas e acesso a recursos para que os gerentes de projeto possam executar as operações do dia-a-dia de seus projetos sem bater em uma parede ou buscando aprovação a cada turno. Os patrocinadores mantêm a objetividade, tendo em mente como o projeto se encaixa nos objetivos de negócios maiores da equipe de cliente e desenvolvimento.

Estabelecer uma boa comunicação e reunião regularmente

Boa comunicação e reuniões regulares são fundamentais para fomentar os relacionamentos do gerenciador de projetos produtivos para projetos. Se semana, bi-semanal ou mensalmente, você deve definir um agenda de reuniõesno início do projeto.

Na primeira reunião, discuta suas metas para o projeto e o que cadapartes interessadasprecisa encontrar esses objetivos. Você pode usar esteLista de verificação do patrocínio do projetopara orientar as discussões e esclarecer expectativas. Garantir que você enfrente todos os problemas críticos, incluindocontratos, prazos eColaboradores de terceiros .

Reunindo apoio organizacional para patrocinadores do projeto

De acordo com issoPesquisa de gerenciamento de projetos., 85% das organizações disseram que têm patrocinadores de projetos. No entanto, 83% admitiram que não fazem nada para apoiar, treinar ou guiar esses patrocinadores. O resultado é patrocinadores de projeto em nome apenas - patrocinadores que não estão claros sobre como eles são importantes para projetar o sucesso e a melhor forma possível.

Ao contrário dos gerentes de projeto, há poucos recursos para apoiar novos patrocinadores de projeto em aprender as melhores práticas de seu papel. O bom patrocínio do projeto deve ser uma prioridade em toda a organização, incluindo treinamento contínuo e uma abordagem proativa paracompartilhando melhores práticas e lições aprendidas .

Como gerente, destaque os contributos dos patrocinadores do projeto ao relatar o sucesso do projeto e enfatizam como o desenvolvimento de práticas de patrocínio de projetos está no melhor interesse da organização.

Como lidar com um patrocinador de projeto difícil

Ter um patrocinador de projeto traz muitos benefícios, mas pode se tornar um pesadelo para lidar com alguém que é difícil. Se você se encontrar com um patrocinador que não entenda ou se alinhe com o projeto, tire os passos abaixo para ganhar sua confiança.

Adaptar-se aos seus métodos de comunicação

Entenda o melhor de alcançar seu patrocinador. Eles preferem reuniões pessoais? Eles estão disponíveis apenas em determinados dias?

Estabelecer um protocolo de comunicação para colaborar melhor com o patrocinador do seu projeto. Em seu nível mais básico, um protocolo de comunicação de gerenciamento de projetos é um conjunto de diretrizes sobre como interagir e se comportar dentro de sua equipe.

Enfatizar seu impacto no sucesso do projeto

Enfatize o quanto suas contribuições impulsionam o projeto. Apelar à sua responsabilidade, apontando o papel e autoridade cruciais e impactantes que detêm todo o projeto. Encontre áreas onde você pode alinhar seus objetivos com os objetivos do projeto, criando mais motivação para cometer.

Entender a perspectiva do patrocinador

Entender a visão do seu patrocinador é crucial, mas muitos gerentes de projeto não recebem esse luxo. Agende tempo para entender seus objetivos e perspectiva para melhorar a confiança, a transparência e o alinhamento.

Quando há clareza em torno do que é necessário para um projeto de sucesso para ambos os lados, o gerente de projeto e o patrocinador do projeto funcionam melhor juntos. Se você tiver problemas para baixo o que seu patrocinador quer, pergunte e faça anotações para debater soluções para melhorar seu relacionamento.

Projeto Patrocinador vs. Project Manager

Qual é a diferença entre um patrocinador de projeto e um gerente de projeto? Projetos e parcerias de negócios reunem equipes de pessoas com perícia variada para resolver problemas complexos. Mas e se o seu parceiro não fala sua língua?

É aí que essas duas principais posições de gerenciamento de projetos são úteis. Um patrocinador de projeto tem supervisão direta de projetos (muitas vezes em consulta com um gerente de projeto), enquanto um gerente de projeto desempenha um papel integral na garantia de que os projetos sejam concluídos a tempo, dentro do orçamento e de acordo com as expectativas.

Como um patrocinador do projeto, seu papel envolveria estabelecer metas, estabelecendo orçamentos, aprovando cronogramas e oferecendo aprovação final em entregas. Em resumo, você seria uma parte essencial de obter projetos fora do solo.

Como gerente de projeto, suas responsabilidades do dia-a-dia incluem tarefas de escopo para serem concluídas dentro de prazos e gerenciando todos os envolvidos em fazer essas tarefas acontecerem. Para atender a esses objetivos, os gerentes de projeto relatam aos patrocinadores e mantê-los informados do que está acontecendo.

QuãoGerenciador de tarefas UDN.pode ajudar com a colaboração entre patrocinadores de projetos e gerentes de projeto

Não é segredo que o gerenciamento de projetos é mais do que simplesmente gerenciar tarefas e agendas. É também sobre colaboração e comunicação em todas as partes interessadas em seu projeto - começando com patrocinadores e correndo através da equipe de desenvolvimento até o gerente de projeto e todos os outros que desempenham um papel em garantir que os projetos sejam entregues com sucesso.

Gerenciador de tarefas UDN.'S.Software de gerenciamento de projetosé usado entre indústrias e empresas de todos os tamanhos para simplificar a colaboração entre os patrocinadores do projeto e os gerentes de projeto. Da comunicação centralizada e armazenamento de documentos para o projeto em tempo real e atualizações de cronograma,Gerenciador de tarefas UDN.O software de gerenciamento de projetos oferece tudo o que seu patrocinador de projeto precisa se apresentar em um nível alto. Comece com umteste gratuito de duas semanas do Gerenciador de tarefas UDN.hoje.