A projekt szponzorálásának végleges útmutatója

ProjektA szponzorálás bármely projekt létfontosságú része, de gyakran nem kap annyi figyelmet, amennyit megérdemel. Szponzorok biztosítják a projektek jól halad, a költségvetés, és ki a veszélyzónából - ami azt jelenti, kell rendelkezésre állniuk, hogy segítsék a vezetőket és csapatok, hogy kihívást döntéseket gyorsan.

A projekt szponzorálás megköveteli az együttműködést az összes fél - a projekt szponzora, a projektmenedzserek, a csapatok és az érdekeltek között. Intuitív, együttműködőprojektmenedzsmentszerszám tetszikUDN feladatkezelőmindenkinek igazodott, nyomon követi a haladást, és lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy tájékozódjon a mutatókról,trendekés más kritikus tényezők a projekt időtartama alatt.

Mi a projekt szponzora?

A projekt szponzor hasonló a sportcsapathoz vagy az eseményszponzorhoz. A projekt tulajdonságai, és döntő döntéseket hoznak a folyamat és az életciklus során. A projekt szponzor általában valaki egy ügyfél csapat, aki jár a pont személy, és közvetítő a két szervezet közötti. Ez a munkájuk, hogy megértsük és tájékoztassák a projekt céljait más érdekeltek és keressükbefizetamikor szükség van.

A projektszponzorok döntéseket hoznak arról, hogy a vezetőknek kommunikálniuk kell a projektfrissítéseket és jelentéseket. Ha nem nyújt könnyen és hatékony módon kommunikálni velük, határidők és elvárások eshetnek az út mentén, ami az esetleges projekthibához vezet.

A projekt szponzorálási folyamatának simításához hozzon létre egy jelentéstsablonésszerűsítése és szervezi a projekt jelentési a könnyű hozzáférés és visszakeresés minden érintett számára.

Milyen előnyökkel jár a projekt szponzora?

Számíthat a projekt szponzoraira, hogy kritikus döntéseket hozhassanak, betekintést nyújtanak az ügyfél elképzeléséhez, és segítsenek megoldani a problémák megoldását a projekt során. A projekt szponzorálásának néhány további előnye a következők:

Világosabb kommunikáció az ügyfél és a csapat között

A projekt szponzora a csapat és az ügyfél közötti kapcsolattartásként szolgál, ami azt jelenti, hogy valaki mindkét fél nevében beszéljen. Egy közöttük, nem kell aggódnia, hogy két oldala nem érti egymást. Ez produktív találkozókat eredményez, gyorsabb határozatok a problémákhoz, és kevesebb időt töltött a rossz megoldások kiépítésére.

Időt spórol

Ha egy projekt szponzort hozzárendelnek egy projekthez, felülvizsgálják aprojekt terv, előrehaladási jelentések, éskockázatelemzés. A projekt életciklusát követően nyomon követik a szállítást, hogy mindent rendben maradjanak. Ez lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy összpontosítsák a dolgokat, megtakarítsák az időt és erőfeszítést, amely a folyamatban lévő projekt minden aspektusának felügyelete.

Egyértelmű érintkezési pont

Amikor a projektvezetők megpróbálnak kommunikálni egy ügyféllel, ez nem mindig világos, hogy ki kapcsolatba lépni vagy nyomon követni. A projekt szponzoraival közvetlen kommunikációs vonal van a projektvezetőkkel és más projektekkel foglalkozó érdekeltekkel. A projektvezetők tudják, hogy ki megosztani frissítéseiket és jelentéseit. A jó projekt szponzor proaktívan ellenőrzi az előrehaladást, és képviseli a projektcsapat és a menedzser érdekeit.

Hogyan kap egy projektet szponzor?

Minden megbízásnak legalább egy szponzora van, függetlenül attól, hogy ismerik, vagy sem. A legfontosabb az, hogy azonosítsák, hogy ki a szponzor minden új projekten van. Ennek során segíteni fogja szerepüket, egyszerűsíti a kommunikációt, és mindenki elszámoltatható az együttműködés során.

Az egyetlen projekt szponzora megkönnyíti az információk megszilárdítását és a döntéshozatal felgyorsítását. Egynél több projekt szponzor, másrészt "túl sok szakácsot" okozhat a konyhában "forgatókönyvben.

Amikor elindítja a projekt szponzorálási beszélgetését az ügyféllel, győződjön meg róla, hogy egy vagy két a legmagasabb döntéseit a csapatukból szem előtt tartva. Magában foglalja az elkötelezett, megbízható és kommunikatív embereket, és a csapatod már jó rapportja van.

Ideális esetben egyértelműen megértették, hogyan működik, és mi a projektek általában. Fontolja meg, hogy a projektben szereplő szakértelmük előnyös lehet mindenkinek.

Még akkor is, ha egy ügyfél már kivette a szponzorjukat, jó kommunikálni ezeket a részleteket a projekt előttkickoff találkozócsak abban az esetben. Még ha nem megy a legjobb választás, ha már tudjuk, ki más lesz egy nagyszerű eszköz a projekt egészére.

Mi a projekt szponzor szerepe a projektben?

A projekt szponzor szerepe, hogy világos elképzelés, felügyelje a munkafolyamatot, és nyomon kövesse az előrehaladást. Részt vesznek az összes releváns találkozón, jelentkezzen be a fontos frissítésekrőlprojektmenedzsmentműszerfal, és hagyja jóvá a szükséges változtatásokat, ahogy jönnek fel.

Mielőtt egy projekt megkezdődik, egy nagyszerű projekt szponzor kettős ellenőrzési idővonal és költségvetési adatok. Ők is biztosítják aprojektjavaslatsaját stratégiájukkal és elvárásaival igazodik. Ők felelősek a legfontosabb teljesítménymutatók (KPI) és más nagy kép aggodalmak kialakításáért.

A szponzornak tartania kell a napi előrehaladást, a helyszíni kérdéseket, és megoldja a problémákat, amint a projekt során felmerülnek. Segíthetnek az új csapat tagjai számára a vállalatukból, vagy újrakonfigurálják aProjekt idővonalés szükség szerint feladatok. Miközben nem veszik ki a gyakorlati projektet, mindent felügyelnek.

Miután egy projekt véget ért, a projekt szponzora, hogy megerősítse, hogy a célok elérése. Segítenek a projekt utáni értékelések után, és aláírják a készterméket.

A hatékony projekt szponzor támogatása

A projekt szponzorai átfogó hatáskörrel rendelkeznek egy projekt felett, beleértve a költségvetéseket és más alapvető erőforrásokat. Mint ilyen, van hatalmuk ahhoz, hogy segítsen egy projektnek abban, hogy sikerüljön, de elfojthatja az előrehaladást, ha nem teljesen fektetnek be, hogy jól látják.

Ahhoz, hogy hatékony szponzor támogatást kapjon, meg kell közelítenie a szponzorodat szilárd információkkal a célokról, és oka annak, hogy a projekt megéri az idejüket és az erőforrásokat. Hangsúlyozzák a projektjeire vonatkozó szükségleteik erős megértését. Meggyőző lépések, amellyel az Ön oldalán veheted őket:

Ösztönözze őket nyereséggel

A projektmenedzsment intézet szerint (Pmi), a projekt meghibásodásaKöltségek vállalkozások109 millió dollár minden 1 milliárd dollárért fektetett be. Ossza meg ezeket a statisztikákat a vezetőkkel és a potenciális szponzorokkal, hogy meggyőzzék őket a projekt előrehaladásában való részvételük fontosságáról. Lebontja a számokat az utolsó dollárra és centre.

A projekt szponzorainak és felelősségének tisztázása

Meggyőzze a szponzorokat, hogy aktív tagjai legyenek a projektvezetés, nem passzív megfigyelők a projektmenedzser erőfeszítései és eredményei. Ha ők új szerepére, a projekt szponzor nem tudta teljes mértékben kihasználni, mi várható az általuk vagy kapcsolat van, mint a projekt vezetője. Ossza meg szükségleteit és rendszereit, ha van ilyen. Ha egy szponzor nem érti a szerepüket, akkor nincs mód arra, hogy sikeresen teljesíthessék.

Mivel a könyv "stratégiái a projekt szponzorálására",Ron Rosenhead, magyarázzaA projekt szponzor feladata, hogy a fejlődés nyomon követése is oldják a problémákat, és bajnok a projekt más vezetők. A projektmenedzser és más érdekeltek közötti kapcsolat.

A jó szponzorok simaak az időszerű döntésekhez és az erőforrásokhoz való hozzáféréshez, így a projektvezetők képesek futtatni projektjeik napi műveleteit anélkül, hogy bármikor megütnének, vagy jóváhagyást keresnek minden fordulóban. Szponzorok fenntartják az objektivitást, szem előtt tartva, hogy a projekt hogyan illeszkedik az ügyfél és a fejlesztési csapat nagyobb üzleti céljaiba.

Jó kommunikáció és rendszeres találkozó létrehozása

A jó kommunikáció és a rendszeres találkozók kritikusak a termelékeny projekt szponzor-projektmenedzser kapcsolatok előmozdításához. Akár hetente, kéthetente, akár havonta, akkor be kell állítania a Találkozó ütemtervA projekt elején.

Az első ülésen, tárgyalja a projekt céljait, és mitérdekelt felekmeg kell felelnie ezeknek a céloknak. Ezt használhatjaProjekt szponzori ellenőrző listaA viták irányítása és az elvárások tisztázása. Győződjön meg róla, hogy megoldja az összes kritikus kérdést, beleértveszerződések, határidők, ésHarmadik fél munkatársai .

A projektszponzorok szervezeti támogatása összegyűjtése

Ennek megfelelőenProjektmenedzsment felmérés, A szervezetek 85% -a azt mondta, hogy projektszponzorai vannak. Ugyanakkor 83% elismerte, hogy nem tesznek semmit, hogy támogassák a támogatást, a vonatot, vagy vezessék ezeket a szponzorokat. Az eredmény csak a Project szponzorai csak - csak a szponzorok, akik nem tisztázottak arról, hogy mennyire fontos a sikeres projektek és a lehető legjobban hozzájárulhatnak.

Ellentétben a projekt menedzserek, kevés forrásokat, hogy támogassa az új projekt szponzorok a tanulás a legjobb gyakorlatokat a szerepüket. A jó projekt szponzorálásának kiemelten kell lennie az egész szervezetben, beleértve a folyamatban lévő képzést és a proaktív megközelítéstA legjobb gyakorlatok és tanulságok megosztása .

Vezetőként fénypontja projektszponzorokat hozzájárulások jelentéstétel során a projekt sikere és hangsúlyozzák, hogy a fejlődő jó projekt szponzori gyakorlatok a szervezet érdeke.

Hogyan lehet kezelni egy nehéz projekt szponzorral

A projekt szponzora sok előnyt jelent, de rémálom lehet, hogy megbirkózzon azzal, aki nehéz. Ha olyan szponzorral dolgozik, aki nem érti vagy igazítja a projektet, vegye fel az alábbi lépéseket, hogy megszerezze a bizalmat.

Alkalmazkodni a kommunikációs módszerekhez

Értsd meg, hogyan lehet a legjobban elérni a szponzorodat. Jobban szeretik a találkozókat? Csak bizonyos napokon állnak rendelkezésre?

Hozzon létre egy kommunikációs protokollt, hogy jobban együttműködjön a projekt szponzorával. A legegyszerűbb szinten a projektmenedzsment kommunikációs protokoll egy sor iránymutatás, hogyan lehet kölcsönhatásba lépni és viselkedni a csapatban.

Hangsúlyozzák hatásukat a projekt sikerére

Hangsúlyozzák, hogy mennyire hozzájárulnak a projekt. Felkéri az elszámoltathatóságukat, rámutatva a kulcsfontosságú és hatásos szerepre és hatóságra, amelyet az egész projekt felett tartanak. Keressen olyan területeket, ahol a céljaikat a projekt céljaival igazíthatja, és több motivációt hozhat létre hozzájuk.

Megértse a szponzor perspektíváját

A szponzor elképzeléseinek megértése kulcsfontosságú, de sok projektvezető nem kapja meg ezt a luxust. Ütemezési idő, hogy megértsük céljaikat és perspektíváját a bizalom, az átláthatóság és az összehangolás javítása érdekében.

Ha van világosság körül, mi szükséges egy sikeres projekt mindkét fél számára, a projekt vezetője és a projekt szponzor jobban működnek együtt. Ha problémái vannak, akkor lefelé, amit a szponzor akar, kérje meg őket, és jegyzeteket készítsen a Brainstorm megoldásokra a kapcsolat javítására.

Projekt Szponzor Vs. Project Manager

Mi a különbség a projekt szponzor és a projektmenedzser között? Projektek és üzleti partnerségek ültetnék emberek változatos szakértelem az összetett problémák megoldására. De mi van, ha a partnered nem beszél a nyelved?

Ez az, ahol a két kulcsfontosságú projektmenedzsment pozíció hasznos. A projekt szponzora a projektek közvetlen felügyelete van (gyakran egy projektmenedzserrel konzultálva), míg a projektmenedzser integrált szerepet játszik annak biztosításában, hogy a projektek időben, a költségvetésben és az elvárások szerint befejeződjenek.

Ahogy a projekt szponzor, a szerepe járna a célok kitűzése, létrehozó költségvetések jóváhagyása határidők, és így végső jóváhagyását teljesítéseket. Összefoglalva, lényeges részévé válna a projektek kiépítésének.

Mivel a projekt vezetője, a nap-napra feladatai közé tartozik a felmérő feladatokat belül be kell fejezni a határidők és irányító mindenki részt vesz, hogy ezeket a feladatokat történni. Ahhoz, hogy megfeleljen ezeknek a céloknak, a projektmenedzserek jelentése a szponzorokat, és megtartja őket, hogy mi folyik.

HogyanUDN feladatkezelősegíthet a projekt szponzorai és projektmenedzserek közötti együttműködésben

Nem titok, hogy a projektmenedzsment több mint egyszerűen kezelhető feladatok és ütemezések. Ez az együttműködésről és a kommunikációról az Ön projektjében - a szponzoroktól kezdve, és a fejlesztési csapaton keresztül fut a projektmenedzserre, és mindenki más, aki szerepet játszik abban, hogy a projektek sikeresek legyenek.

UDN feladatkezelő s Projektmenedzsment szoftveraz iparágak és a vállalatok egész méretében használják a projektpapírok és a projektvezetők közötti együttműködés egyszerűsítése érdekében. A központosított kommunikációból és a dokumentumtárolásból a valós idejű projekthez és az idővonal-frissítésekhez,UDN feladatkezelőA projektmenedzsment szoftver minden, amit a projekt szponzorának magas szinten kell elvégeznie. Kezdje el aKéthetes ingyenes próbanak,-nekUDN feladatkezelőMa.