Окончательное руководство по проекту спонсорства

ПроектСпонсорство является жизненно важной частью любого проекта, но часто не получается столько внимания, поскольку это заслуживает. Спонсоры обеспечивают проекты на пути к бюджету, а также из опасной зоны - это означает, что они должны быть доступны, чтобы помочь менеджерам и командам быстро принимать решения.

Спонсорство проекта требует сотрудничества между всеми Сторонами - Спонсор проекта, руководителей проектов, командами и заинтересованными сторонами. Интуитивно понятное, сотрудничествоуправление проектомИнструмент вродеДиспетчер задач UDNУдерживает все выровненные, отслеживает прогресс и позволяет различным уровням видимости для заинтересованных сторон оставаться в курсе метрик,тенденциии другие критические факторы на протяжении всей продолжительности проекта.

Что такое спонсор проекта?

Спонсор проекта похож на спортивную команду или спонсору событий. Они владеют проектом и имеют решающие решения на протяжении всего процесса и жизненного цикла. Спонсор проекта, как правило, кто-то в команде клиента, которая действует как точка зрения и посредником между обеих организаций. Это их работа, чтобы понять и сообщить о целях проекта другим заинтересованным сторонам и искатькупить впри необходимости.

Спонсоры проекта принимают решения о том, как менеджеры должны сообщать об обновлениях и отчетах проекта. Если вы не будете предоставлять легкие и эффективные способы взаимодействия с ними, сроки и ожидания могут упасть на приезд, что привело к возможным провалам проекта.

Чтобы сгладить процесс спонсорства проекта, создайте отчетностьшаблонЧтобы оптимизировать и организовать отчетность проекта для легкого доступа и поиска для всех вовлеченных.

Каковы преимущества наличия спонсора проекта?

Вы можете рассчитывать на спонсоров проектов, чтобы принимать критические решения, предложить понимание зрения клиента и помочь в решении проблем по мере необходимости на протяжении всего проекта. Несколько других преимуществ спонсорства проекта включают в себя:

Более четкое общение между клиентом и командой

Спонсор проекта служит связью между вашей командой и клиентом, что означает, что есть кто-то, что можно говорить от имени обеих сторон. С тобой, вам не нужно беспокоиться о двух сторонах, которые не понимают друг друга. Это приводит к более продуктивным собраниям, более быстрым разрешениям к проблемам и меньшее время, потраченное на создание неправильных решений.

Экономит время

Когда спонсор проекта назначен проекту, они проверяютплан проэкта, отчеты о ходе прогресса, а такжеанализ рискаОтказ Они отслеживают результаты на протяжении всего жизненного цикла проекта, чтобы гарантировать, что все остается в порядке. Это позволяет менеджерам проекта сосредоточиться на том, чтобы сделать все, что экономит время и усилия, потраченные на все аспекты постоянного проекта.

Ясная точка контакта

Когда менеджеры проекта пытаются общаться с клиентом, не всегда ясно, кто связаться или следит за. С спонсорами проекта есть прямая линия связи с руководителями проекта и другими заинтересованными сторонами проекта. Менеджеры проектов знают, кто поделится своими обновлениями и отчетами. Хороший спонсор проекта активно проверяет прогресс и представляет интересы команды и менеджера проекта.

Как вы получаете спонсор проекта?

Каждое задание имеет хотя бы один спонсор, знает ли они это или нет. Ключ заключается в том, чтобы определить, кто спонсор находится на каждом новом проекте. Это поможет определить их роль, оптимизировать связь и удерживать всех к ответственности на протяжении всего сотрудничества.

Наличие единого спонсора проекта позволяет легко консолидировать информацию и ускорить принятие решений. Имея более чем один спонсор проекта, с другой стороны, может вызвать «слишком много поваров на кухне» сценарий.

Когда вы начнете разговор спонсорского проекта с вашим клиентом, обязательно имейте один или два ваших лучших варианта из своей команды. Включите вовлеченные, заслуживающие доверия и коммуникативные люди, с которыми вы и ваша команда уже есть хорошее взаимопонимание.

В идеале у них было четкое понимание того, как вы работаете, и что обычно влечет за собой ваши проекты. Рассмотрим, как их опыт в проекте может привлечь пользу всем вовлеченным.

Даже если клиент уже выбрал свой спонсор, приятно общаться в этих деталях до проектазаседание Kickoffна всякий случай. Даже если они не пойдут с вашим главным выбором, теперь вы знаете, кто еще будет отличным активом для проекта в целом.

Что такое спонсорская роль проекта на проекте?

Роль спонсора проекта состоит в том, чтобы оказать четкое видение, контролировать процесс работы и отслеживать прогресс. Они посещают все соответствующие встречи, зарегистрируйтесь на важных обновлениях через ихуправление проектомПриборная панель и одобрить необходимые изменения, когда они придумывают.

Прежде чем начнется проект, отличный спонсор проекта двойной проверки временной шкалы и бюджетных деталей. Они также убедитесь, чтопроектное предложениевыравнивается со своей собственной стратегией и ожиданиями. Они отвечают за установление ключевых показателей эффективности (KPI) и других проблем с большой картинкой.

Спонсор должен идти в ногу с ежедневным прогрессом, накладными вопросами и решать проблемы, когда они возникают во время проекта. Они могут помочь привлечь новых членов команды из своей компании или перенастроитьсроки реализации проектаи задачи по мере необходимости. Хотя они не берут на работу по проекту, они контролируют все.

После окончания проекта это зависит от спонсора проекта для подтверждения того, были ли достигнуты цели. Они помогают с оценками после проекта и подписать готовый продукт.

Как получить эффективную поддержку спонсора проекта

Спонсоры проекта проводят общую власть над проектом, включая бюджеты и другие основные ресурсы. Таким образом, у них есть сила, чтобы помочь проекту добиться успеха, но может также подавить свой прогресс, если они не полностью инвестируют в просмотр, чтобы все хорошо.

Чтобы получить эффективную поддержку спонсорской поддержки, вы должны обратиться к своему спонсору с прочной информацией о ваших целях и причинах, по которым проект стоит их времени и ресурсов. Подчеркните сильное понимание их потребностей в отношении вашего проекта. Уинсузивные шаги, которые вы можете принять, чтобы получить их на вашей стороне, включают в себя:

Подвергая их получению

Согласно Институту управления проектами (PMI), провал проектастоит предприятия109 миллионов долларов за каждые инвестированные 1 млрд долларов. Поделитесь этими статистикой с руководителями и потенциальными спонсорами, чтобы убедить их о важности их участия в прогрессе проекта. Разбивайте номера к последним долларам и центам.

Уточнение спонсорских ролей и обязанностей проекта

Убедитесь, что спонсоры должны быть активными членами руководства проекта, не пассивными наблюдателями усилий и результатов руководителя проекта. Если они новые для роли, ваш спонсор проекта может не полностью осознавать, что ожидается от них или их отношения с вами в качестве менеджера проекта. Поделитесь своими потребностями и системами, если таковые имеются. Если спонсор не понимает их роль, нет никаких способов выполнять его успешно.

Как автор книги «Стратегии для проекта спонсорство»,Ронёнча, объясняетРабота спонсора проекта состоит в том, чтобы контролировать прогресс, помочь решить проблемы, а чемпион проекта другим руководителям. Они должны быть связью между менеджером проекта и другими заинтересованными сторонами.

Хорошие спонсоры сглаживают путь для своевременных решений и доступ к ресурсам, поэтому менеджеры проекта могут запускать повседневную деятельность своих проектов, не ударяя стену или ищущий одобрение на каждом повороте. Спонсоры поддерживают объективность, имея в виду, как проект вписывается в более крупные бизнес-цели клиентского и разработки команды.

Установление хорошего общения и встречи регулярно

Хорошее коммуникация и регулярные встречи имеют решающее значение для создания продуктивных отношений между компактными проектами. Будь то еженедельно, двухнедевно или ежемесячно, вы должны установить расписание встречв начале проекта.

На первом совещании обсудите свои цели для проекта и что каждыйакционернеобходимо встретить эти цели. Вы можете использовать этоКонтрольный список спонсорства проекта проектавести обсуждение и прояснить ожидания. Убедитесь, что вы решите все критические проблемы, в том числеконтрактысроки, сроки исторонние сотрудникиОтказ

Сбор организационной поддержки для спонсоров проекта

Согласно этомуОбследование управления проектами85% организаций заявили, что у них есть спонсоры проекта. Тем не менее, 83% признали, что они ничего не делают для поддержки, поезда или направлять эти спонсоры. Результатом является только спонсоры проекта по имени - спонсорам, которые неясно, насколько они важны для проекта успеха и о том, как они могут внести свой вклад.

В отличие от менеджеров проектов, есть несколько ресурсов для поддержки новых спонсоров проектов в изучении лучших практик их роли. Хорошее спонсорство проекта должно быть приоритетом по всей организации, включая текущее обучение и проактивный подход кОбмен лучшими практиками и извлеченными урокамиОтказ

Как менеджер, выделите вклад спонсоров проекта при сообщении о успехе проекта и подчеркните, как развивать хорошие методы спонсорства проекта в интересах организации.

Как бороться с трудным спонсором проекта

Наличие спонсора проекта приносит много преимуществ, но это может стать кошмаром, чтобы иметь дело с тем, кто сложно. Если вы обнаружите, что работаете со Спонсором, который не понимает или не соответствует проекту, принять ниже шаги, чтобы получить их доверие.

Адаптироваться к их методам связи

Понять, как лучше всего добраться до вашего спонсора. Они предпочитают личные встречи? Они доступны только в определенные дни?

Установите коммуникационный протокол для лучшего сотрудничества с помощью спонсора вашего проекта. На самом базовом уровне протокол связи управления проектами - это набор руководящих принципов о том, как взаимодействовать и вести себя в вашей команде.

Подчеркивать их влияние на успех проекта

Подчеркните, сколько их вклады водут вклад в проект. Обратиться к их подотчетности, указывая на важнейшую и эффективную роль и полномочия, которые они проводят по всему проекту. Найти области, где вы можете выровнять свои цели с целью проекта, создавая больше мотивации для их совершения.

Понять перспективу спонсора

Понимание видения вашего спонсора имеет решающее значение, но многие менеджеры проекта не получают этой роскоши. График времени понять их цели и перспективы для улучшения доверия, прозрачности и выравнивания.

Когда есть ясность вокруг того, что нужно для успешного проекта для обеих сторон, менеджер проекта и спонсор проекта лучше вместе. Если у вас возникли проблемы с закреплением того, что хочет ваш спонсор, спросите их и принимайте заметки к мозговым штурмам для улучшения ваших отношений.

Спонсор проекта против руководителя проекта

В чем разница между спонсором проекта и менеджером проекта? Проекты и деловые партнерства объединяют команды людей с разнообразным опытом для решения сложных проблем. Но что, если ваш партнер не говорит на вашем языке?

Вот где эти два ключевых позиции управления проектами пригодятся. Спонсор проекта имеет прямое надзору за проектами (часто в консультации с менеджером проекта), в то время как менеджер проекта играет неотъемлемую роль в обеспечении того, чтобы проекты были завершены вовремя, в рамках бюджета, а также в соответствии с ожиданиями.

В качестве спонсора проекта ваша роль будет включать постановку целей, создание бюджетов, утверждающих сроков и предоставление окончательного одобрения на результатах. Таким образом, вы бы не являетесь неотъемлемой частью проектов от земли.

Как менеджер проекта, ваши повседневные обязанности включают в себя определенные задачи, которые должны быть завершены в сроки, и управление всем, вовлеченным в эти задачи. Чтобы удовлетворить эти цели, менеджеры проектов сообщают о спонсорах и сохраняют их о том, что происходит.

КакДиспетчер задач UDNможет помочь в сотрудничестве между спонсорами проекта и менеджерами проекта

Не секрет, что управление проектами составляет более чем просто управляющие задачами и расписаниями. Это также о сотрудничестве и общении во всех заинтересованных сторонах в вашем проекте - начиная с спонсоров и пробег через команду разработки до руководителя проекта и всех остальных, которые играют роль в обеспечении успешных проектов.

Диспетчер задач UDN С. Программное обеспечение для управления проектамиИспользуется через отрасли и компании всех размеров для оптимизации сотрудничества между спонсорами проектов и менеджерами проекта. Из централизованного общения и хранения документов на проект в реальном времени и обновлениях временной шкалы,Диспетчер задач UDNПрограммное обеспечение для управления проектами предлагает всему спонсору вашего проекта для выполнения на высоком уровне. Начните сДвухунедельная бесплатная пробная версия из Диспетчер задач UDNсегодня.