Hogyan lehet a legfontosabb munkát kiemelni

Ha olyan, mint a legtöbb ember, akkor általában elkezdi dolgozni azzal a szándékkal, hogy a lehető legtermékenyebbek legyenek. Mégis, amikor a nap be van kapcsolva, megtalálja magát több sürgős kéréssel, és figyeli a feladatlistát. Amit eredetileg elkészítettél, mindig úgy tűnik, hogy az oldalra tolódik.

Ha ez ismerősnek hangzik, nem vagy egyedül. Sokan közülünk nincs folyamat a munkahelyi feladatokat, és mindig úgy érzi, mintha felzárkózunk. Kockáztatunk hiányzó kulcshidrátumokat, és folyamatosan aggódunkaz áramlásban maradA fókusz elvesztése nélkül. De elég elég. A játék előtt állhat, és a határidők tetején maradhat, néhány egyszerű módszerrel a prioritások beállítása és a munkaterhelés kezeléséhez.

Ha lépéseket tesz a munkájának prioritásához, akkor proaktív lehet, nem pedig a reaktív, és végülNövelje a termelékenységet, Találkozzon a határidőkkel, és jobban kezelje az idejét a munkahelyen. Vessen egy pillantást az alábbi tippekre, és keressen meg egy olyan folyamatot, amely segíti Önnek a munkahelyi feladatokat:

Indítsa el a TO-DOS összegyűjtésével és hozzon létre egy feladatlistát

Nem tudja eldönteni, hogyan kellFeladatok prioritásaHa nincs egyetlen nézete, hogy mindent meg kell tennie az első helyen. Ez kezdetlegesnek tűnhet, de ez valami, ami gyakran átugrott a rohanásba, hogy bemerüljön a projektekbe. Ehelyett vegye fel az időtSorolja fel, hogy mit kell dolgozniaz összes projekteden. Győződjön meg róla, hogy a nagyobb feladatok lebontása a szubtaszkokba, hogy kevésbé túlterheltek.

Miután az Ön feladatait összevonják és felsorolják egy helyen, adjunk hozzá további információkat, például az időtartamot, ami teljes, fontosságú vagy sürgősségi szintet, valamint az esedékességet. Az összes feladattal egy helyen látható, hogy megtekinthesse az átfogó képet, hogy mit kell tennie, hogy meg kell tennie, kap egy értelme, hogy mennyi munka van az időgazdálkodási célokra, és milyen valószínűleg szüksége van a figyelmedre Most.

Ne aggódj a feladatok meglehetősen; Csak kapja meg őket ugyanabban a helyen, hogy elinduljon. Összegyűjtése mindent együtt egy fontos első lépés, mert ha egy projekt kezdetén szervezheted magad, vagy a negyedévben, sokkal könnyebben tartózkodhat hosszabb ideig.

UDN feladatkezelőtipp: Feladataima jellemzőjeUDN feladatkezelőamely automatikusan összegyűjti az Ön számára hozzárendelt összes feladatot egyetlen nézetben. A mester ellenőrző listát szolgálja, amely a megfelelő munkadarabokra összpontosít, és lehetővé teszi a feladatok megszervezését és kiemelését az esedékesség időpontja alapján.

Adjon meg egy feladat-prioritási módszert a munka megszervezéséhez

Hogy végül fontossági sorrendbe feladatok jellegétől függ a munka és a személyes munkastílus, de van néhány közös feladat rangsorolási módszerek, amelyek előnyösek lehetnek az Ön számára. Vessünk egy pillantást néhány módszerre a feladatok prioritása:

1. enni a békát

Az Enni a békátmódszer nem szó szerinti javaslat, hanem egy olyan rendszer alapján egy idézet az egyre bölcs Mark Twain. Azt mondta: "Ha ez a munkád, hogy enni egy békát, akkor a legjobb, ha az első dolog reggel." -Benmunkagazdálkodás, Hogy lefordítja a kezelése nagy vagy összetett feladatokat, mielőtt rátérnénk a kevésbé fontos, vagy idő-érzékeny feladatokat.

Fontos feladatok, amelyek a legmagasabb célokat szolgálják, és a felső szintű célokhoz kapcsoljákOkrokelőször a prioritási listán kell lennie, amikor elkezdi a napot. Miután megette a békát a nap iránt, akkor más feladatokon, például határidőken alapul, és kevesebb stresszt érez, mivel a legfontosabb munkája már megtörtént.

Eszik a béka cselekvésben:Végezze el azt a nagy előadást, amelyet a menedzsment csapatnak a hét végére fog tenni, mielőtt válaszolna az e-mailekre, a felülvizsgálati űrlapon, az ügyfeleknek vagy a vas-szerződés felülvizsgálatáról. Búvárkodás egy nagy projektbe, mielőtt bármi mást csinálna, nem fogszösszpontosítvagy kap megzavart véletlenszerű feladatok és kérdések, és akkor képes lesz arra, hogy üsd egy nagy munka könnyebben ki.

2. Eisenhower döntési mátrix

Egy másik módszer, aEisenhower döntési mátrix vagy sürgős-fontos Matrix, kezdődik szervezési feladatok négy negyedre, attól függően, hogy azok fontosak, sürgős, mindkettő, vagy egyik sem. Ennek öt csillag általános a második világháború alatt, majd elnöke az Egyesült Államok, Dwight D. Eisenhower volt ügyesen fontos döntéseket gyorsan, és jött fel ez a módszer, hogy segítsen neki.

Ez a megközelítés segít eldönteni, hogy mit kell tennie most (fontos és sürgős), mit kell terveznie (fontos, de nem sürgős), amit lehetdelegált(Nem fontos, de sürgős), és mit lehet tiltani (nem fontos és nem sürgős). Ez egy nagyszerű eszköz a feladatok prioritásának, a döntéseket gyorsan és szervezett.

Eisenhower döntési mátrix a cselekvésben:A kolléga most küldött neked egy e-mailt, amely segítséget kér egy értékesítési előadásban. Ez a kérés sürgős, mert ma meg kell tenni, de elég fontos (neked), hogy elhalasztja más munkát? Mérjük az egyes feladatok önálló napi lista fontosságára és sürgősségére eldönteni, hogy akkor átkerülhet feladatokat, hogy segítsen a kollégájának, vagy ha kell halasztani később. A kötelezettségvállalások ismerete szintén segít abban, hogy "nem" legyen, ha kell.

3. ABCDE módszer

A ... valABCDE módszerSzedése hogy feladatlista, amit létrehozott, rendeljen az egyes feladatokat írni érték szerint a szint fontos, majd kezelni feladatokat. Ez egy módja annak, hogy gyorsan mérlegeljük a feladat fontosságát, hogy segítsen kiválasztani és időt kezelni. Ez összehasonlítható ahhoz, hogy az osztályokat a feladatokhoz adja, egy (nagyon fontos) -tól e-ig (a lehetséges, ha lehetséges). Győződjön meg róla, hogy mindig az A és B feladatain dolgozik, mert ezek azok, amelyek azok, amelyek a munkahelyi sikert fogják megtörni vagy megtörni.

Az ABCDE módszer is jól működik, ha egyesíti a békát. Ha elindítja a szabadságot az A és B feladatokkal, akkor a nap hátralévő részét alacsonyabb jelentőségű, mint C, D és E.

Abcde a cselekvésben:Ma nyolc munkaidő áll rendelkezésre ma, de tizenöt órányi értékű feladatok a listán. Ha mindegyik feladatot egy levélnek adja, bár csak kettő jogosult feladatoknak, és a legtöbb D feladata, hogy átruházhatja vagy átütemezze. Most már tudod, hogy csak a feladatokra összpontosít, és hagyja el a D feladatokat később, vagy addig, amíg egy másik csapattársa. Épp most elmentél, hogy túlterheltek, hogy egy kiemelt feladatlistát kapjunk, amely a nap must-do-to tételekre összpontosít.

4. Chunking

A camping módszer, egy darabot fókuszált munkatevékenységként definiálnak. Ez önálló (A beérkezett üzenetek kiürítése), egy nagyobb projekt szelete (a dokumentum első tervezetének kitöltése), vagy kicsi, nem kapcsolódó feladatok gyűjteménye. A kulcsod itt az, hogy ezeket a darabokat összpontosítsák, megszakítás nélkülidőzítő .

Kapcsolja ki a külső zavarokat és jelet másoknak, hogy nem érhető el, ha kihasználja az együttműködési eszközöket olyan funkciókkal, mint példáulne zavarj. Alternatívaként használhatja a naptár blokkolni ideje mély fókusz is jelezve, hogy az emberek, hogy nem kell ütemezni azok felett fontos blokkok fókusz időben. Ha megtalálja ezt a módszert, akkor fontolja meg aNem találkozik szerdánÖnnek és csapatának politikája, ha képes. Függetlenül attól, hogy a darabok közötti szünetek a pihenésre és a frissítésre is fontosak.

Cselekvés közben:Lehet, hogy elindulhat a napod egy órás tervezési munkával, majd egy kávészünet. Ezután két órás ütemezett találkozók, ebéd, és harminc perc e-mail válaszidő. Ezután egy új ügyfélre egy órányi kutatásra lépsz. Megjegyezzük, hogy az összes tevékenysége a naptárban tartja magát elszámoltathatóvá, és biztosítja, hogy senki ne ütemezze meg a tervedet. Végezze el a napot, ha egy rövid szociális média szünetet tart, menjen a csapatfrissítési találkozóra, majd befejezze a végső órát a tervezési munka.

UDN feladatkezelőtipp:Ha használodUDN feladatkezelőA feladatok kezeléséhez egyedi mezőket hozhat létre további információk hozzáadásához, például egy betűs minőségű (ha az ABCDE módszert használja), sürgősség és fontosság (ha az Eisenhower döntési mátrixot használja), elsőbbségi szint (ha enni a béka), vagy becslése arról, hogy mennyi ideig tart a befejezéshez.

Használja a naptárat a feladatok ütemezéséhez

Függetlenül attól, hogy a feladat percekig vagy hetekig tart, hogy befejezze, mindig van egy kezdete és vége. Tehát, miután megkapta a listáját, adjon hozzá egy indítást és a végső dátumot minden feladathoz. Ezzel gondoskodni fog arról, hogy semmi sem esik át a repedéseken, mivel az új dolgok jönnek létre, és a prioritásoknak át kell váltaniuk.

Ha egy feladathoz hozzárendelnek Önt egyértelmű kezdési vagy végpontok nélkül, győződjön meg róla, hogy ezt az információt megkérdezi, így ütemezhet egy időt, hogy dolgozzon rajta, és elvárásokat állítson be. Miután ismered ezeket a dátumokat, előfordulhat, hogy a személyes végső dátumot korábban is beállíthatja, mint a váratlan kérdések tényleges határideje, vagy korán bekapcsolja a munkát. Gondoljunk a munkádra, mint puzzle: tudnod kell, hogy a darabok illeszkednek össze, és a kezdő és a végpontok a puzzle darab szélei.

A metafora folytatásához, ha a feladatok puzzle darabok, a kezdetektől és a végpontok megjelölésével, a széleik megjegyzése, akkor a naptár a rejtvényasztal, ahol összeszerelheti a nagyobb képet. Használd, hogy menetrend munka, mérleg nagy erőfeszítés, valamint a kiemelt feladatok oly módon, hogy ne terhelje túl te, és győződjön meg róla, a határidők betartása. Ha elfogadásáról egyik rangsorolási módszerek fent vagy a kettő kombinációja a kedvencek közül felhasználásáért keret segítségével töltse ki az ütemtervet és időbeosztás.

UDN feladatkezelőtipp:A naptár megtekintéseUDN feladatkezelő, Akkor képes lesz észrevenni a napokon, amikor lehet, hogy túlterhelt, illetve megtekintheti nyitott időblokkokat. Használja ki ezt a nézetet a feladatok eltolódásához, és egyenletesen terjeszti a munkáját. Ha proaktív módon kezelheti a naptárat, akkor marad a szervezett és elkezd minden nap pontosan tudva, hogy milyen fontos feladatot kell elvégezni.

Kommunikáljon a feladat előrehaladásával a csapattársaival

Végül ne felejtsük el, hogy a csapattársakban hurok, akik várhatnak rád, hogy befejezzék a feladatot, vagy valaki az Ön idejére. A csapattársak proaktív módonstátusz frissítésekA feladat előrehaladásakor, ha azt tervezi, hogy befejezi azt, vagy bármilyen késedelmet vagy blokkolót, amely felmerül, csökkentheti a kapott frissítési kérelmek összegét. Ahelyett, hogy folyamatosan reagálna azokra a kérésekre, folyamatosan és hatékonyan folytathatja munkáját.

UDN feladatkezelőtipp: UDN feladatkezelőA feladat megjegyzések funkció lehetővé teszi, hogy megoszthassa a frissítéseket, és kérje nyomon követési kérdéseket közvetlenül egy feladatra, hogy a kommunikációt összekapcsolja a tényleges munkával kapcsolatban. Vagy használhatjastátusz frissítésekEgy projekten belül, hogy értesítse az összes érdekelt felét egy adott projektre, nem csak egy feladat.

A prioritások a produktív munka

Ha egyértelműen előnyben a munkát, akkor a termelékenység növelése, a jobb kezeli az időt, és abban, hogy akkor hit a határidőket-minden alkalommal. Még jobban növelje a termelékenységét, mint például a munkakezelő eszköz használatával UDN feladatkezelő , Az összes feladatainak megszervezéséhez és kezeléséhez - függetlenül attól, hogy milyen nagy vagy kicsi egy helyen.