Come dare la priorità al tuo lavoro più importante

Se sei come la maggior parte delle persone, di solito inizi a lavorare con l'intenzione di essere il più produttivo possibile. Eppure, mentre il giorno scorre, ti ritrovi a fielding più richieste urgenti e guardando la tua lista delle attività crescere. Quello che hai inizialmente messo per realizzare sembra sempre essere spinto a lato.

Se questo sembra familiare, non sei solo. Molti di noi non hanno un processo per dare la priorità ai compiti al lavoro e senti sempre come stiamo giocando a recuperare. Rischiamo le scadenze chiave mancanti e ci preoccupiamo costantementestare nel flussosenza perdere la messa a fuoco. Ma abbastanza è abbastanza. Puoi andare avanti al gioco e rimanere in cima alle scadenze con alcuni semplici metodi per impostare le priorità e gestire il tuo carico di lavoro.

Quando prendi provvedimenti per dare la priorità al tuo lavoro, puoi essere proattivo piuttosto che reattivo e alla fine saràAumenta la tua produttività, Incontra le tue scadenze e gestire meglio il tuo tempo al lavoro. Dai un'occhiata ai suggerimenti qui sotto e trovi un processo che ti aiuterà a dare la priorità ai tuoi compiti sul lavoro:

Inizia raccogliendo i tuoi to-dos e crea un elenco di attività

Non puoi decidere comeprioritizzare le attivitàSe non hai una singola visione di tutto ciò che devi fare in primo luogo. Questo può sembrare rudimentale, ma è qualcosa che spesso saltò nella fretta di immergersi in progetti. Invece, prenditi il ​​tempo perElenca ciò di cui hai bisogno per lavorareattraverso tutti i tuoi progetti. Assicurati di abbattere compiti più grandi in subttasks per sentirsi meno sopraffatti.

Una volta che i compiti sono aggregati e elencati in un unico posto, aggiungi ulteriori informazioni, come la quantità di tempo che ci vorrà per completare, livello di importanza o urgenza e data di scadenza. Con tutti i tuoi compiti in un unico posto, sarai in grado di vedere una visione generale di ciò che deve essere fatto, ha il senso di quanto lavoro hai a che fare per scopi di gestione del tempo e ciò che molto probabilmente ha bisogno della tua attenzione adesso.

Non preoccuparti di organizzare ancora i tuoi compiti; Basta prenderli tutti nello stesso punto da iniziare. Raccolta di tutto insieme è un primo passo cruciale perché, se puoi organizzarti all'inizio di un progetto o nel trimestre, è molto più facile rimanere organizzato per un periodo di tempo più lungo.

UDN Task ManagerConsiglio: I miei compitiè una caratteristica diUDN Task ManagerCiò aggrega automaticamente tutte le attività assegnate a te in un'unica vista. Serve come lista di controllo del master che ti impedisce focalizzato sui pezzi di lavoro giusti e ti permette di organizzare e dare la priorità alle attività in base alla data di scadenza.

Adottare un metodo di priorità del compito per organizzare la tua lista dei lavori

Come ti in definitiva prioritizza i tuoi compiti dipenderà dalla natura del tuo lavoro e dal tuo stile di lavoro personale, ma ci sono alcuni metodi di priorità del compito comune che potrebbero funzionare per te. Diamo un'occhiata a alcuni metodi per dare la priorità alle attività:

1. Mangia la rana

Il Mangia la ranaIl metodo non è un suggerimento letterale, ma piuttosto un sistema basato su un preventivo dal marchio sempre saggio Twain. Disse: "Se è il tuo lavoro mangiare una rana, è meglio farlo prima cosa al mattino." Nel mondo diGestione del lavoro, che si traduce per affrontare compiti grandi o complessi prima di passare a compiti meno importanti o sensibili al tempo.

Compiti importanti che servono lo scopo più alto e sono legati agli obiettivi di alto livello oOkrs.dovrebbe essere il primo nell'elenco delle priorità quando inizi la giornata. Una volta che hai mangiato la tua rana per il giorno, puoi slot in altri compiti basati su fattori come le scadenze e sentire meno stress, dal momento che il tuo lavoro più importante è già stato fatto.

Mangia la rana in azione:Finisci quella grande presentazione che farai il team di gestione alla fine della settimana prima di rispondere alle e-mail, lavorare sul modulo di revisione, chiamare i clienti, o stirare revisioni del contratto. Diving in un grande progetto prima di fare qualsiasi altra cosa, non lo faraifocuso di distrarre da compiti o domande casuali e sarai in grado di bussare un grosso pezzo di allenarsi più facilmente.

2. Decisione di Eisenhower Matrix

Un altro metodo, ilDecisione di Eisenhower Matrix. o la matrice urgente-importante, inizia organizzando compiti in quattro quadranti, in base al fatto che siano importanti, urgenti, sia, o nemici. Come cinque stelle generale durante la seconda guerra mondiale e poi il presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower è stato abile a prendere decisioni importanti rapidamente e ha trovato questo metodo per aiutarlo.

Questo approccio ti aiuta a decidere cosa fare ora (importante e urgente), cosa devi pianificare (importante ma non urgente), cosa potresti essere in grado didelegare(Non importante ma urgente), e cosa puoi eliminare (non importante e non urgente). È un grande strumento per dare priorità alle attività, prendendo decisioni rapidamente e rimanere organizzate.

Decisione di Eisenhower Matrix in azione:Un collega ti ha appena inviato un'e-mail che chiede aiuto con una presentazione di vendita. Questa richiesta è urgente perché deve essere fatta oggi, ma è abbastanza importante (a te) per rimandare altri lavori? Misura ciascuna dei compiti sulla tua lista giornaliera per importanza e urgenza di decidere se è possibile spostare le attività per aiutare il collega o se deve essere differito in seguito. Sapendo che i tuoi impegni ti aiutano anche a dire "no" quando hai bisogno.

3. Metodo ABCDE.

Con ilMetodo ABCDE., si effettua quell'elenco delle attività che hai creato, assegna a ciascuna attività un valore di lettera in base al suo livello di importanza, e quindi affrontare le attività di conseguenza. È un modo per pesare rapidamente l'importanza del compito di aiutarti a dare la priorità e alla gestione del tempo. Questo è paragonabile a dare gradi ai tuoi compiti, da un (molto importante) fino a E (eliminare ogni volta che è possibile). Assicurati di lavorare sempre alle tue attività A e B prima, perché quelle sono quelle che rendono o spezzeranno il tuo successo al lavoro.

Il metodo ABCDE funziona anche bene se combinato con mangia la rana. Se inizi il tuo giorno libero con le tue attività A e B, puoi trascorrere il resto della tua giornata su compiti con fondamentale importanza, come C, D ed E.

ABCDE IN AZIONE:Hai otto ore di lavoro disponibili oggi, ma quindici ore di compiti nella tua lista. Quando si fornisce ad ogni compito una lettera, però, solo due si qualificano come attività, e la maggior parte sono compiti D che è possibile delegare o riprogrammare. Ora sai concentrarti solo su quei compiti e lasciare i compiti D fino a dopo o passare a un altro compagno di squadra. Sei appena andato dall'essere sopraffatto di avere una lista di attività prioritanti che si concentra sugli oggetti must-do del giorno.

4. Chunking.

Per ilMetodo di chunking, un pezzo è definito come un'attività di lavoro focalizzata. Può essere autosufficiente (svuotando la tua casella di posta), una fetta di un progetto più ampio (completando la prima bozza di un documento) o una raccolta di compiti piccoli e non correlati. La tua chiave qui è quella di far focalizzare questi blocchi, ininterrottamenteBlocchi di tempo .

Disattivare le distrazioni esterne e segnalare ad altri che non sei disponibile sfruttando gli strumenti di collaborazione con caratteristiche comenon disturbare. In alternativa, è possibile utilizzare il calendario per bloccare il tempo per il focus profondo, segnalando anche alle persone che non dovrebbero programmare su quei blocchi importanti del tempo di messa a fuoco. Se trovi questo metodo gratificante, considera di fare unNessuna riunione mercoledìPolitica per te e la tua squadra se sei in grado di farlo. A prescindere, prendendo le pause tra i blocchi è anche importante per rilassarsi e rinfrescare.

Chunking in azione:Potresti iniziare la giornata con un'ora di lavoro di design seguita da una pausa caffè. Quindi, due ore di riunioni programmate, pranzo e trenta minuti di tempo di risposta e-mail. Quindi, ti muovi su un'ora di ricerca su un nuovo cliente. Nota tutte le tue attività nel tuo calendario per tenerti responsabili e assicurati che nessun programma per il tuo piano. Termina la tua giornata prendendo una breve pausa dei social media, dirigetevi verso l'incontro di aggiornamento del team, quindi finisci con un'ora finale del lavoro di progettazione.

UDN Task Manager.Consiglio:Se stai usando.UDN Task Manager.Per gestire i compiti, è possibile creare campi personalizzati per aggiungere ulteriori informazioni, come un voto di lettera (se si utilizza il metodo ABCDE), urgenza e importanza (se si utilizza la matrice decisionale di Eisenhower), livello di priorità (se Stai andando con mangia la rana), o stime su quanto tempo ci vorrà per completare.

Usa il tuo calendario per pianificare i tuoi compiti

Se un compito ti porta minuti o settimane per completare, ha sempre un inizio e una fine. Quindi, una volta che hai la tua lista, aggiungi un avvio e una data di fine a ciascuna attività. Fare questo farà in modo che nulla cada attraverso le crepe come le nuove cose si verificano e le priorità devono cambiare.

Se un'attività viene assegnata senza cancellare date di avvio o fine, assicurarsi di chiedere a tali informazioni in modo da poter pianificare un tempo per lavorarci e impostare le aspettative. Una volta che conosci queste date, potresti persino impostare la data di fine personale prima della scadenza effettiva per tenere conto dei problemi imprevisti o di trasformare presto il lavoro. Pensa al tuo lavoro come puzzle: devi sapere che i pezzi si adattano insieme e le date di inizio e fine sono i bordi di quei pezzi di puzzle.

Per continuare la metafora, se i compiti sono pezzi di puzzle, con date di inizio e fine che noficano i loro bordi, il tuo calendario è la scheda del puzzle in cui si assegna l'immagine più grande. Usalo per pianificare il lavoro, bilanciare gli elevati sforzi e le attività di alta priorità in un modo che non sovraccaricerà, e assicurati di soddisfare le scadenze. Se stai adottando uno dei metodi di prioritizzazione sopra o una combinazione dei tuoi preferiti, usa quel framework per aiutare a riempire il tuo programma e gestire il tempo.

UDN Task Manager.Consiglio:Usando la vista del calendario inUDN Task Manager., Sarai in grado di individuare i giorni in cui potresti essere sovraccaricato e vedere anche blocchi aperti del tempo. Approfitta di questo punto di vista per spostare le attività e distribuire il tuo allenamento in modo più uniforme. Quando gestisci proattivamente il tuo calendario, puoi rimanere organizzato e iniziare ogni giorno sapendo esattamente quali sono necessari i compiti importanti.

Comunicare i progressi del compito con i tuoi compagni di squadra

Infine, non dimenticare di andare in loop nei compagni di squadra che potrebbero aspettarti per completare un compito o vistinare per alcuni dei tuoi tempi. Dando proattivamente dei compagni di squadraaggiornamenti di statoSul progresso dell'attività, quando si prevede di completarlo, o di ritardi o bloccanti che vengono visualizzati, è possibile ridurre la quantità di richieste di aggiornamento che ricevi. Invece di rispondere costantemente a tali richieste, puoi continuare a fare il tuo lavoro in modo produttivo ed efficiente.

UDN Task Manager.Consiglio: UDN Task Manager.La funzione Commenti delle attività consente di condividere aggiornamenti e richiedere domande di follow-up direttamente su un'attività per mantenere la comunicazione connessa con il lavoro effettivo che stai facendo. Oppure, puoi usareaggiornamenti di statoAll'interno di un progetto per informare ogni stakeholder dei tuoi progressi su un progetto specifico, non solo un compito.

Il lavoro prioritario è il lavoro produttivo

Quando hai chiaramente la priorità al tuo lavoro, puoi aumentare la produttività, gestire meglio il tuo tempo e sentirti sicuro di colpire le tue scadenze, ogni volta. Aumenta la tua produttività ancora di più usando uno strumento di gestione del lavoro, come UDN Task Manager. , per organizzare e gestire tutti i tuoi compiti, non importa quanto sia grande o piccolo, in un unico posto.