Як розставити пріоритети найбільш важливі роботи
Якщо ви схожі на більшість людей, ви, як правило, починають роботу з наміром бути якомога більш продуктивним. Проте, як день валки, ви опиняєтеся Філдінг кілька термінових запитів і перегляд списку завдань вашого зростання. Те, що ви спочатку встановлені для виконання завжди здається, щоб отримати відсунуто в бік.
Якщо це звучить знайомо, ви не самотні. Багато з нас не мають процесу для визначення пріоритетності завдань на роботі і завжди відчувають, що ми граємо в догонялки. Ми ризикуємо не вистачає ключових термінів і постійно турбуватися прозалишаючись в потоцібез втрати фокусу. Але досить. Ви можете отримати попереду гри і перебування на вершині термінів з деякими простими методами встановити пріоритети і управляти робочим навантаженням.
Коли ви вжити заходів, щоб планувати роботу, ви можете бути активною, а не реактивним, і, в кінцевому рахункупідвищити продуктивність, Задовольнити ваші терміни, і краще управляти своїм часом на роботі. Подивіться на кінчиках нижче, і знайти спосіб, який допоможе вам розставити пріоритети завдань на роботі:
Початок, зібравши до-DOS і створити список завдань
Ви не можете вирішити, якпріоритети завданьякщо у вас немає єдиного погляду все, що потрібно, щоб зробити в першу чергу. Це може здатися рудиментарним, але це те, що часто пропускаються в поспіху занурення в проекти. Замість цього, знайдіть час дляперелічити те, що вам потрібно працювати нау всіх ваших проектах. Обов'язково ламаються великі завдання на підзадачі, щоб відчувати себе менш перевантажені.
Після того, як ваші завдання об'єднуються і перераховані в одному місці, додати додаткову інформацію, такі як кількість часу, він буде приймати, щоб завершити, рівень важливості або терміновості і дата. При всіх своїх завдань в одному місці, ви будете мати можливість побачити загальну картину того, що потрібно робити, отримати уявлення про те, скільки роботи ви маєте справу з метою управління часом, і що, швидше за все, потребує вашої уваги тепер.
Не турбуйтеся про організацію ваших завдань цілком ще; просто отримати їх все в одному місці, щоб почати. Зібравши всі разом є важливим першим кроком, тому що, якщо ви можете організувати себе на початку проекту або кварталу, набагато легше залишатися організованим протягом більш тривалого періоду часу.
Диспетчер завдань UDNпорада: Мої завданняє особливістюДиспетчер завдань UDNщо автоматично агрегує всі завдання, поставлені перед вами в одному поданні. Він служить в якості головного контрольного списку, який тримає вас зосереджені на правій частин роботи і дозволяє організувати і пріоритетності завдань на основі дати.
Прийняти метод завдання пріоритетності організувати свою роботу, щоб список справ
Як ви в кінцевому рахунку пріоритет ваші завдання буде залежати від характеру вашої роботи і вашого особистого стилю роботи, але є кілька загальних методів завдання пріоритетності, які могли б працювати для вас. Давайте розглянемо декілька способів для визначення пріоритетності завдань:
1. Їжте жаба
Точнийз'їжте Жабуметод не є буквальним пропозицію, а скоріше система, заснована на цитати з коли-небудь розумному Марка Твена. Він сказав: «Якщо це ваша робота, щоб з'їсти жабу, то краще зробити це насамперед вранці.» У світіУправління роботою, Що призводить до вирішення великих і складних завдань, перш ніж перейти на менш важливих або термінових завдань.
Важливі завдання, які служать найвищої мети, і прив'язані до цілей верхнього рівня абоОКРСмає бути першим у списку пріоритетів, коли ви починаєте свій день. Після того, як ви з'їли вашу жабу протягом дня, ви можете слот в інших завданнях, заснованих на таких факторах, як терміни і відчувати менше стресу, так як ваша найважливіша робота вже зроблена.
З'їжте Жабу в дії:Закінчите цю велику презентацію ви будете робити в команду управління в кінці тижня, перш ніж відповідати на електронну пошту, працювати у вашій формі огляду, клієнтів виклику або залозі з контрактних переглядів. До занурення в великий проект, перш ніж робити що-небудь ще, ви не будетевтрачають фокусабо відвернені випадкових завдань або питань, і ви будете мати можливість постукати великий шматок роботи легше.
2. Ейзенхауер Матриця прийняття рішень
Інший метод, тоЕйзенхауер Матриця прийняття рішень або Терміновий-Важлива Матриця, починається з організацією завдань на чотири квадранта, на основі чи не є вони важливі, терміново, як, або ні. У п'ятизірковий генерал-під час Другої світової війни, а потім президентом Сполучених Штатів, Дуайт Ейзенхауер був майстерним в прийнятті важливих рішень, швидко, і придумав цей метод, щоб допомогти йому.
Такий підхід допоможе вам вирішити, що робити зараз (важливі і термінові), що вам потрібно план (важливо, але не терміново), що ви можете бути в змозіделегат(Не важливо, але переконливий), і те, що можливо, ви можете видалити (не важливо і не терміново). Це відмінний інструмент для визначення пріоритетності завдань, прийняття рішень швидко, і залишатися організованим.
Ейзенхауер Матриця прийняття рішень в дії:Колега щойно відправив вам лист з проханням про допомогу з презентацією продажів. Цей запит є актуальним, тому що це має бути зроблено сьогодні, але це важливо досить (для вас), щоб відкласти іншу роботу? Міра кожен із завдань на свій власний щоденний список для важливості і терміновості, щоб вирішити, чи можна перенести завдання, щоб допомогти своєму колезі, або, якщо це необхідно відкласти до пізніше. Знаючи свої зобов'язання також допоможе вам не сказати «ні», коли вам потрібно.
3. Спосіб ABCDE
З метод ABCDE, Ви берете цей список завдань, який ви створили, привласнити кожну задачу значення листи відповідно до його рівнем важливості, а потім вирішувати завдання відповідно. Це спосіб швидко зважування завдання значення, щоб допомогти вам визначити пріоритети і час керування. Це можна порівняти з давати оцінки ваших завдань, від А (дуже важливо) до Е (усунути всякий раз, коли це можливо). Переконайтеся, що ви завжди працюєте на ваших завданнях А і В першому, тому що це ті, які будуть зробити перерву або ваш успіх на роботі.
Метод ABCDE також добре працює в поєднанні з З'їжте Жабу. Якщо ви починаєте свій день з вашими завданнями А і В, то ви можете провести залишок дня на завданнях з більш низьким значенням, як C, D і E.
ABCDE в дії:У вас є вісім робочих годин, доступні сьогодні, але п'ятнадцять годинник коштує завдань у вашому списку. Коли ви даєте кожного завдання лист, хоча, тільки два кваліфікуватися як завдання А, і більшість з них D завдання, які можна делегувати або перенести. Тепер ви знаєте, щоб зосередитися тільки на тих завданнях, А, що не виймайте D завдання, поки пізніше або передати до іншого партнера. Ви тільки що пішли від пригніченості до мати список пріоритетного завдання, яка фокусується на сусло завдання дня.
4. Chunking
Дляметод відривів, Шматок визначається як цілеспрямованої трудової діяльності. Це може бути самодостатнім (спорожнення своєї поштової скриньки), Шматочок великого проекту (завершення першого проекту документа), або сукупність невеликих, не пов'язані між собою завдання. Ключ тут, щоб зробити ці шматки цілеспрямованими, безперервнийперіоди часу .
Вимкніть зовнішні відволікаючі і сигнал іншим, що ви недоступні, скориставшись інструментами для спільної роботи з функціями, якне турбувати. Крім того, ви можете використовувати календар, щоб блокувати час для глибокого фокуса, а також сигналізацій людей, що вони не повинні планувати більш ці важливі блоки часу фокусування. Якщо ви знайшли цей метод нагородження, розглянути питання про внесенняНемає зустрічі Середаполітика для себе і своєї команди, якщо ви в змозі. Незалежно від того, роблячи перерви між шматками також важливо, щоб розслабитися і освіжитися.
Чанкінг в дії:Ви можете почати свій день з один годину проектних робіт з наступною перервою на каву. Потім два години запланованих зустрічей, обід, і тридцять хвилин часу відгуку електронної пошти. Далі перейти на одну годину дослідження на новий клієнті. Ви відзначаєте всі операції в календарі, щоб тримати себе відповідальність і не забезпечити не один графіка над вашим планом. Ви закінчуєте свій день, приймаючи короткий соціальний розрив ЗМІ, голову до зустрічі оновлення команди, а потім закінчити з останнім часом проектних робіт.
Менеджер завдань UDNпорада:Якщо ви використовуєтеМенеджер завдань UDNдля управління завданнями, ви можете створювати користувацькі поля, щоб додати додаткову інформацію, таку як буквенную оцінку (якщо ви використовуєте метод ABCDE), терміновості і важливості (якщо ви використовуєте Ейзенхауера рішення Matrix), рівень пріоритету (якщо ви збираєтеся з З'їж жабу), або оцінки про те, як довго він буде приймати, щоб закінчити.
Використовуйте календар для планування ваших завдань
Незалежно від того, чи потрібно завдати вам кілька хвилин або тижнів, він завжди має початок і кінець. Отже, після того, як у вас є список, додайте початок та дату закінчення кожного завдання. Робити це, переконатися, що ніщо не потрапляє через тріщини, оскільки з'являються нові речі, а пріоритети повинні змінюватися.
Якщо завдання призначається вам без чітких ставок або кінцевих дат, обов'язково запитайте цю інформацію, щоб ви могли запланувати час, щоб працювати на ньому та встановити очікування. Як тільки ви знаєте ці дати, ви навіть можете встановити вашу особисту дату закінчення раніше, ніж фактичний термін для обліку несподіваних питань або на початку роботи. Подумайте про свою роботу як головоломку: потрібно знати, що шматки будуть відповідати разом, а початок і закінчення дати - це краю цих частин головоломки.
Щоб продовжити метафору, якщо завдання - це головоломки, з початком та кінцевими датами, що відзначають свої ребра, то ваш календар - це головоломка, де ви збираєте більшу картину. Використовуйте його, щоб запланувати роботу, балансуйте завдань високих зусиль та високих пріоритетних завдань таким чином, щоб не перевантажуватиме вас, і переконайтеся, що ви відповідаєте терміном. Якщо ви приймаєте одну з методів визначення пріоритетів, або комбінацію вибраних, використовуючи цю рамку, щоб допомогти заповнити ваш графік та керувати часом.
Менеджер завдань UDNпорада:Використання перегляду календаряМенеджер завдань UDN, ви зможете визначити дні, коли ви можете перевантажувати, а також переглядати відкриті блоки часу. Скористайтеся цим видом на зміну завдань та більш рівномірно розповсюджувати свою роботу. Коли ви активно керуєте своїм календарем, ви можете залишатися організованими та почати кожен день, який саме знає, що необхідно виконати важливі завдання.
Спілкування прогресу завдання з вашими товаришами по команді
Нарешті, не забудьте провести петля в товаришів по команді, які можуть чекати на вас, щоб виконати завдання або просити за деякий час. Шляхом активно надання товаришам по командіОновлення статусуПро прогрес завдання, коли ви плануєте його завершити, або будь-які затримки або блокатори, які виникають, ви можете скоротити кількість запитів на оновлення. Замість того, щоб постійно реагувати на ці запити, ви можете виконувати свою роботу продуктивно та ефективно.
Менеджер завдань UDNпорада: Менеджер завдань UDNФункція коментаря завдань дозволяє вам поділитися оновленнями та задавати подальші питання безпосередньо на завдання, щоб зберегти зв'язок, пов'язаний з фактичною роботою, яку ви робите. Або, ви можете використовуватиОновлення статусуВ рамках проекту повідомити кожну зацікавлену сторону вашого прогресу за конкретним проектом, а не просто завданням.
Пріоритетна робота - продуктивна робота
Коли ви чітко визначите пріоритету своєї роботи, ви можете збільшити продуктивність, краще керувати своїм часом і відчувати себе впевненим, що ви будете вдарити свої терміни - кожен раз. Підвищити продуктивність ще більше, використовуючи інструмент керування роботою, наприклад Менеджер завдань UDN , організувати та управляти всіма вашими завданнями - незалежно від того, наскільки великим або невеликим.
