Comment hiérarchiser vos plus importants travaux

Si vous êtes comme la plupart des gens, vous commencez généralement travailler avec l'intention d'être aussi productifs que possible. Pourtant, comme les rouleaux de jour, vous vous trouvez Fielding plusieurs demandes urgentes et regarder grandir votre liste de tâches. Ce que vous définissez d'abord à accomplir semble toujours se pousser sur le côté.

Si cela semble familier, vous n'êtes pas seul. Beaucoup d'entre nous n'ont pas un processus de hiérarchisation des tâches au travail et se sentent toujours comme nous sommes rattrapage à jouer. Nous risquons de manquer des échéances clés et l'inquiétude constammentrester dans le fluxsans perdre de vue. Mais cela suffit. Vous pouvez obtenir en avance sur le jeu et le séjour sur des délais avec des méthodes simples pour définir les priorités et gérer votre charge de travail.

Lorsque vous prenez des mesures pour donner la priorité à votre travail, vous pouvez être proactif plutôt que réactif et en fin de compteaugmenter votre productivité, Respecter vos délais et de mieux gérer votre temps au travail. Jetez un oeil sur les conseils ci-dessous et trouver un processus qui vous aidera à prioriser vos tâches au travail:

Commencez par rassembler vos tâches et de créer une liste de tâches

Vous ne pouvez pas décider commenttâches Priorisersi vous ne disposez pas d'une vue unique de tout ce que vous avez besoin pour faire en premier lieu. Cela peut sembler rudimentaire, mais il est quelque chose qui est souvent sauté dans la course à plonger dans des projets. Au lieu de cela, prendre le temps deliste de ce que vous devez travailler surl'ensemble de vos projets. Assurez-vous de briser les grandes tâches en sous-tâches à se sentir moins débordés.

Une fois que vos tâches sont regroupées et répertoriées dans un seul endroit, ajouter des informations supplémentaires, telles que la quantité de temps qu'il faudra pour terminer, le niveau d'importance ou d'urgence, et la date d'échéance. Avec toutes vos tâches en un seul endroit, vous serez en mesure de voir une vue d'ensemble de ce qui doit être fait, avoir une idée de la quantité de travail que vous avez affaire à des fins de gestion du temps, et ce qui doit très probablement votre attention à présent.

Ne vous inquiétez pas d'organiser vos tâches encore tout à fait; il suffit de les obtenir tous dans le même endroit pour commencer. Rassembler tout est ensemble une première étape cruciale parce que, si vous pouvez vous organiser au début d'un projet ou le trimestre, il est beaucoup plus facile de rester organisé pendant une longue période de temps.

Gestionnaire de tâches UDNpointe: Mes tâchesest une caractéristique deGestionnaire de tâches UDNqui agrège automatiquement toutes les tâches qui vous sont assignées dans une seule vue. Il sert de la liste de contrôle de maître que vous rester concentré sur les bons morceaux de travail et vous permet d'organiser et de hiérarchiser les tâches en fonction de la date d'échéance.

Adopter une méthode de hiérarchisation des tâches pour organiser votre travail à faire la liste

Comment vous finalement donner la priorité à vos tâches dépendra de la nature de votre travail et votre style de travail personnel, mais il y a quelques méthodes de priorisation des tâches communes que le travail pourrait pour vous. Jetons un coup d'oeil à quelques méthodes pour prioriser les tâches:

1. Mangez la grenouille

le Mangez la grenouilleméthode n'est pas une suggestion littérale, mais plutôt un système basé sur une citation de Mark Twain toujours sage. Il a dit: « Si c'est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire la première chose le matin. » Dans le monde degestion de travail, Qui se traduit à la lutte contre les tâches grandes ou complexes avant de passer à des tâches moins importantes ou sensibles au facteur temps.

Des tâches importantes qui servent le but le plus élevé et sont liés à des objectifs de niveau supérieur ouOksdevrait être le premier sur la liste des priorités lorsque vous démarrez votre journée. Une fois que vous avez mangé votre grenouille pour la journée, vous pouvez fente dans d'autres tâches en fonction de facteurs tels que les délais et se sentir moins de stress, car déjà fait votre travail le plus important.

Mangez la grenouille en action:Terminez cette grande présentation que vous allez faire à l'équipe de gestion à la fin de la semaine avant de répondre aux e-mails, le travail sur votre formulaire d'évaluation, les clients d'appel ou de fer des révisions du contrat. En plongeant dans un grand projet avant de faire quoi que ce soit d'autre, vous ne serez pasperdre la concentrationou se laisser distraire par des tâches aléatoires ou des questions, et vous serez en mesure de frapper un gros morceau de travail plus facilement.

2. Décision Eisenhower Matrice

Un autre procédé, laMatrice de décision Eisenhower Ou une matrice urgente-importante, commence par organiser des tâches en quatre quadrants, sur la base de leur importance, urgente, à la fois ou non. En tant que cinq étoiles générale pendant la Seconde Guerre mondiale, puis président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower était apte à prendre des décisions importantes rapidement et a créé cette méthode pour l'aider.

Cette approche vous aide à décider de quoi faire maintenant (important et urgent), ce que vous devez planifier (important mais pas urgent), ce que vous pourrez peut-êtredéléguer(pas important mais urgent), et ce que vous pouvez éventuellement supprimer (pas important et pas urgent). C'est un excellent outil de priorité aux tâches, de prendre des décisions rapidement et de rester organisés.

Matrice de décision Eisenhower en action:Un collègue vient de vous envoyer un email vous demandant de l'aide pour une présentation de vente. Cette demande est urgente car elle doit être faite aujourd'hui, mais cela est-il suffisamment important (à vous) de reporter d'autres travaux? Mesurer chacune des tâches de votre propre liste quotidienne pour une importance capitale et une urgence de décider si vous pouvez déplacer des tâches pour aider votre collègue ou si elle doit être différée ultérieurement. Connaître vos engagements vous aide également à dire "non" lorsque vous devez.

3. Méthode ABCDE

Avec leMéthode abcdeVous prenez cette liste de tâches que vous avez créée, attribuez à chaque tâche une valeur de lettre en fonction de son niveau d'importance, puis de s'attaquer aux tâches en conséquence. C'est une façon de peser rapidement une importance de la tâche pour vous aider à la priorité et à la gestion du temps. Ceci est comparable à donner des notes à vos tâches, d'un (très important) jusqu'à E (éliminer chaque fois que possible). Assurez-vous d'abord que vous travaillez toujours sur vos tâches A et B, car celles-ci sont celles qui feront ou rompent votre succès au travail.

La méthode ABCDE fonctionne également bien lorsque combiné avec manger la grenouille. Si vous commencez votre journée de congé avec vos tâches A et B, vous pouvez passer le reste de votre journée sur des tâches avec une importance inférieure, comme C, D et E.

ABCDE en action:Vous avez huit heures de travail disponibles aujourd'hui, mais quinze heures de tâches de votre liste. Lorsque vous donnez une lettre à chaque tâche, mais seulement deux qualifiez comme une tâche et la plupart sont des tâches D que vous pouvez déléguer ou reprogrammer. Vous savez maintenant vous concentrer uniquement sur ces tâches, et laissez les tâches D jusqu'à la suite ou de passer à un autre coéquipier. Vous venez d'être submergé par une liste de tâches hiérarchisée qui se concentre sur les articles de la journée.

4. Chunking

Pour leMéthode de chunking, un morceau est défini comme une activité de travail ciblée. Il peut être autonome (Vider votre boîte de réception), une tranche d'un projet plus vaste (complétant le premier projet d'un document), ou une collection de petites tâches non liées. Votre clé ici est de rendre ces morceaux concentrés, ininterrompusblocs de temps .

Éteignez les distractions extérieures et signalez-vous à d'autres que vous êtes indisponible en tirant parti des outils de collaboration avec des fonctionnalités telles quene pas déranger. Vous pouvez également utiliser votre calendrier pour bloquer le temps nécessaire à la focalisation profonde, signalant également aux personnes qu'ils ne devraient pas planifier sur ces blocs importants de temps d'extraction. Si vous trouvez cette méthode enrichissant, envisagez de faire uneAucune réunion mercrediPolitique pour vous et votre équipe si vous êtes capable de. Quoi qu'il en soit, la prise de pause entre les morceaux est également importante pour se détendre et rafraîchir.

Chunking en action:Vous pourriez commencer votre journée avec une heure de travail de conception suivie d'une pause-café. Ensuite, deux heures de réunions programmées, déjeuner et trente minutes de temps de réponse par courrier électronique. Ensuite, vous passez à une heure de recherche sur un nouveau client. Vous notez toutes vos activités dans votre calendrier pour vous tenir de compte et vous assurer que personne n'a d'horaire sur votre plan. Vous terminez votre journée en prenant une courte pause des médias sociaux, dirigez-vous vers la réunion de mise à jour de l'équipe, puis terminez avec une dernière heure de travail de conception.

Gestionnaire de tâches UDNpointe:Si vous utilisezGestionnaire de tâches UDNPour gérer vos tâches, vous pouvez créer des champs personnalisés pour ajouter des informations supplémentaires, telles qu'une lettre de lettre (si vous utilisez la méthode ABCDE), une urgence et une importance (si vous utilisez la matrice de décision Eisenhower), le niveau de priorité (si Vous allez avec manger la grenouille), ou des estimations sur combien de temps cela prendra pour compléter.

Utilisez votre calendrier pour planifier vos tâches

Si une tâche vous emmène minutes ou semaines à compléter, il a toujours un début et une fin. Donc, une fois que vous avez votre liste, ajoutez une date de début et une date de fin à chaque tâche. Faire cela va s'assurer que rien ne tombe à travers les fissures alors que de nouvelles choses arrivent et que les priorités doivent changer.

Si une tâche vous est affectée sans Dates de début ou de fin, assurez-vous de demander ces informations afin que vous puissiez planifier une heure pour y travailler et définir des attentes. Une fois que vous connaissez ces dates, vous pourriez même définir votre date de fin personnelle plus tôt que la date limite réelle pour tenir compte des problèmes imprévus ou pour activer le travail tôt. Pensez à votre travail en tant que casse-tête: vous devez savoir que les pièces conviendront ensemble et les dates de départ et de fin sont les bords de ces pièces de puzzle.

Pour continuer la métaphore, si les tâches sont des pièces de réflexion, avec des dates de début et de fin notant leurs bords, votre calendrier est le tableau de puzzle où vous assemblez la plus grande image. Utilisez-le pour planifier des travaux, équilibrer les tâches élevées et prioritaires d'une manière qui ne vous surchargera pas et assurez-vous de respecter les délais. Si vous adoptez une des méthodes de priorisation ci-dessus ou une combinaison de vos favoris, utilisez ce cadre pour vous aider à remplir votre emploi du temps et à gérer du temps.

Gestionnaire de tâches UDNpointe:Utilisation de la vue du calendrier dansGestionnaire de tâches UDN, vous serez en mesure de repérer des jours lorsque vous pourriez être surchargé et que vous voyez également des blocs ouverts. Profitez de cette vue pour transférer des tâches et déployez votre travail de manière plus uniforme. Lorsque vous gérez de manière proactive votre calendrier, vous pouvez rester organisé et commencer chaque journée à savoir exactement quelles tâches importantes doivent être accomplies.

Communiquer les progrès de la tâche avec vos coéquipiers

Enfin, n'oubliez pas de boucler dans les coéquipiers qui vous attendent peut-être sur vous pour compléter une tâche ou vous faire face à une partie de votre temps. En donnant de manière proactive ses coéquipiersmises à jour de statutSur les progrès de la tâche, lorsque vous envisagez de le compléter, ou des retards ou des bloqueurs présentés, vous pouvez réduire le nombre de demandes de mise à jour que vous recevez. Au lieu de répondre constamment à ces demandes, vous pouvez continuer à faire votre travail de manière productive et efficace.

Gestionnaire de tâches UDNpointe: Gestionnaire de tâches UDNLa fonction Commentaires des tâches de la tâche vous permet de partager des mises à jour et de poser des questions de suivi directement sur une tâche permettant de garder la communication connectée au travail réel que vous effectuez. Ou, vous pouvez utilisermises à jour de statutAu sein d'un projet d'avertissant chaque intervenant de vos progrès sur un projet spécifique, pas seulement une tâche.

Le travail de la priorité est un travail productif

Lorsque vous préférez clairement votre travail, vous pouvez accroître la productivité, mieux gérer votre temps et vous sentir confiant que vous toucherez vos délais - à chaque fois. Augmenter encore votre productivité en utilisant un outil de gestion de travail, comme Gestionnaire de tâches UDN , Organiser et gérer toutes vos tâches - peu importe la taille ou le petit endroit.