Cum să vă prioritizați munca cea mai importantă

Dacă sunteți ca majoritatea oamenilor, începeți de obicei să lucrați cu intenția de a fi cât mai productiv posibil. Cu toate acestea, pe măsură ce se rostogolește ziua, vă aflați pe câmpul mai multor cereri urgente și vizionarea listei de sarcini cresc. Ceea ce ați stabilit inițial pentru a realiza întotdeauna pare să se împingă în lateral.

Dacă sună familiar, nu ești singur. Mulți dintre noi nu au un proces de prioritizare a sarcinilor la locul de muncă și simt întotdeauna că ne jucăm. Riscăm să lipsesc termenele cheie și ne îngrijorăm în mod constantrămânând în fluxfără a pierde focalizarea. Dar suficient este de ajuns. Puteți obține înaintea jocului și rămâneți în partea de sus a termenelor limită, cu câteva metode simple pentru a seta prioritățile și a gestiona volumul de muncă.

Când luați măsuri pentru a vă prioritiza munca, puteți fi mai degrabă proactivă decât reactivă - și în cele din urmăCreșteți productivitatea, îndepliniți-vă termenele și gestionați mai bine timpul la locul de muncă. Uitați-vă la sfaturile de mai jos și găsiți un proces care vă va ajuta să vă prioritizați sarcinile la locul de muncă:

Începeți prin strângerea la-DOS și creați o listă de sarcini

Nu puteți decide cum săprioritizează sarcinileDacă nu aveți o singură viziune a tot ceea ce trebuie să vă faceți în primul rând. Acest lucru poate părea rudimentar, dar este ceva care adesea a fost omit în grabă să se scufunde în proiecte. În schimb, luați timp laListați ce trebuie să lucrațiîn toate proiectele dvs. Asigurați-vă că ați descoperit sarcini mai mari în subcaderi să se simtă mai puțin copleșiți.

Odată ce sarcinile dvs. sunt agregate și enumerate într-un singur loc, adăugați informații suplimentare, cum ar fi perioada de timp, va fi completă, nivelul de importanță sau urgență și data scadentă. Cu toate sarcinile dvs. într-un singur loc, veți putea vedea o viziune generală a ceea ce trebuie făcut, obțineți un sentiment de cât de multă muncă aveți de-a face cu scopurile de gestionare a timpului și ce are nevoie cel mai probabil atenția dvs. acum.

Nu vă faceți griji cu privire la organizarea sarcinilor dvs. încă; Doar luați-le pe toți în același loc pentru a începe. Adunarea totul împreună este un prim pas crucial deoarece, dacă vă puteți organiza la începutul unui proiect sau al trimestrului, este mult mai ușor să rămâneți organizat pentru o perioadă mai lungă de timp.

Manager de sarcini UDN.bacsis: Sarcinile meleeste o caracteristică aManager de sarcini UDN.Acest lucru agregă automat toate sarcinile care vă sunt atribuite într-o singură vizualizare. Acesta servește ca listă de verificare principală care vă împiedică să vă concentrați pe piesele potrivite și vă permite să organizați și să acordați prioritate sarcinilor bazate pe data scadentă.

Adoptați o metodă de prioritizare a sarcinilor pentru a vă organiza lista de lucru

Cum vă prioritizați în cele din urmă sarcinile dvs. va depinde de natura locului de muncă și de stilul dvs. personal, dar există câteva metode comune de prioritizare a sarcinilor care ar putea funcționa pentru dvs. Să aruncăm o privire la câteva metode de prioritizare a sarcinilor:

1. Mănâncă broasca

În Mănâncă broascaMetoda nu este o sugestie literală, ci mai degrabă un sistem bazat pe un citat de la marca TWAIN vreodată. El a spus: "Dacă e treaba ta să mănânci o broască, e mai bine să o faci mai întâi dimineața". În lumea luiManagementul muncii, care se traduce pentru a aborda mai întâi sarcini mari sau complexe înainte de a trece la sarcini mai puțin importante sau sensibile la timp.

Sarcini importante care servesc cel mai înalt scop și sunt legați de obiectivele de nivel superior sauOkrs.ar trebui să fie mai întâi pe lista de priorități când începeți ziua. Odată ce ați mâncat broasca dvs. pentru această zi, puteți slot în alte sarcini bazate pe factori precum termenele limită și simțiți mai puțin stres, deoarece cea mai importantă lucrare este deja făcută.

Mănâncă broasca în acțiune:Finalizați această prezentare mare pe care o veți face echipei de management la sfârșitul săptămânii înainte de a răspunde la e-mailuri, lucrați la formularul dvs. de examinare, apelați clienți sau revizuiri contractuale. Prin scufundări într-un proiect mare înainte de a face altceva, nu o veți facepierde concentrareaSau să vă distrați de sarcini sau întrebări aleatorii și veți putea să bateți mai ușor o bucată mare de lucru.

2. Matricea Deciziei Eisenhower

Altă metodă,Eisenhower Decizie Matrix. Sau matricea urgentă importantă, începe prin organizarea de sarcini în patru cadrane, pe baza faptului că sunt importante, urgente, ambele sau nici. Ca un stele de cinci stele în timpul celui de-al doilea război mondial și apoi președintele Statelor Unite, Dwight D. Eisenhower a fost adept la luarea rapidă a deciziilor importante și a venit cu această metodă pentru al ajuta.

Această abordare vă ajută să decideți ce să faceți acum (importantă și urgentă), ceea ce aveți nevoie pentru a planifica (important, dar nu urgent), ceea ce ați putea fi în staredelega(nu este importantă, dar urgentă), și ceea ce puteți să ștergeți (nu este important și nu urgent). Este un instrument excelent pentru prioritizarea sarcinilor, luarea rapidă a deciziilor și a locuirii organizate.

Eisenhower Decizie Matrix în acțiune:Un coleg tocmai v-a trimis un e-mail care solicită ajutor cu o prezentare de vânzări. Această solicitare este urgentă deoarece trebuie făcută astăzi, dar este suficient de importantă (pentru dvs.) să amânați alte lucrări? Măsurați fiecare dintre sarcinile din lista dvs. zilnică de importanță și urgență pentru a decide dacă puteți schimba sarcinile pentru a vă ajuta colegul sau dacă trebuie să fie amânate mai târziu. Cunoașterea angajamentelor dvs. vă ajută, de asemenea, să spuneți "nu" când trebuie.

3. Metoda ABCDE.

Cu Metoda ABCDE., luați lista de sarcini pe care ați creat-o, alocați fiecare sarcină o valoare a literei în funcție de nivelul său de importanță și apoi abordarea sarcinilor în consecință. Este o modalitate de cântărire rapidă a importanței sarcinii pentru a vă ajuta să vă prioritizați și gestionați timpul. Acest lucru este comparabil cu oferirea de grade la sarcinile dvs., de la un (foarte important) până la E (eliminați ori de câte ori este posibil). Asigurați-vă că lucrați întotdeauna la sarcinile dvs. A și B, deoarece acestea sunt cele care vor face sau vă vor sparge succesul la locul de muncă.

Metoda ABCDE funcționează, de asemenea, bine când este combinată cu mâncarea broască. Dacă începeți ziua liberă cu sarcinile dvs. A și B, atunci vă puteți petrece restul zilei pe sarcini cu o importanță mai mică, cum ar fi C, D și E.

ABCDE în acțiune:Aveți opt ore de lucru disponibile astăzi, dar cu cincisprezece ore în valoare de sarcini pe lista dvs. Când dați fiecare sarcină, totuși, numai două se califică ca sarcini și majoritatea sunt sarcinile D că puteți delega sau reprograma. Acum știți că vă concentrați doar pe acele sarcini și lăsați sarcinile D până mai târziu sau treceți la un alt coechipit. Tocmai ați plecat de la a fi copleșită să aveți o listă prioritară de sarcini care se concentrează asupra articolelor must-dotate ale zilei.

4. Chunking

PentruMetoda de chunking., o bucată este definită ca o activitate de muncă concentrată. Poate fi autonom (Golirea căsuței de e-mail), o felie a unui proiect mai mare (completarea primului proiect al unui document) sau o colecție de sarcini mici, fără legătură. Cheia dvs. aici este de a face aceste bucăți concentrate, neîntrerupteBlocuri de timp .

Opriți distragerile externe și semnalează altora că nu sunteți disponibilă prin profitând de instrumentele de colaborare cu caracteristici cum ar finu deranja. Alternativ, puteți utiliza calendarul dvs. pentru a bloca timpul pentru focalizare profundă, semnalizând, de asemenea, persoanelor pe care nu ar trebui să le programeze asupra acelor blocuri importante de focalizare. Dacă găsiți această metodă recompensarea, luați în considerare realizarea unui aNici o întâlnire MiercuriPolitica pentru dvs. și echipa dvs. Dacă sunteți în stare. Indiferent, luarea de pauze între bucăți este, de asemenea, importantă pentru a vă relaxa și reîmprospăta.

Chunking în acțiune:S-ar putea să începeți ziua cu o oră de lucru de proiectare urmată de o pauză de cafea. Apoi, două ore de întâlniri programate, prânz și treizeci de minute de timp de răspuns prin e-mail. Apoi, vă deplasați pe o oră de cercetare pe un client nou. Observați toate activitățile dvs. din calendarul dvs. pentru a vă menține răspunzător și pentru a vă asigura că nimeni nu o programează asupra planului dvs. Vă încheiați ziua, luând o scurtă pauză socială media, se îndreaptă spre întâlnirea de actualizare a echipei, apoi terminați cu o oră finală de lucru de proiectare.

Manager de sarcini UDN.bacsis:Dacă utilizațiManager de sarcini UDN.Pentru a vă gestiona sarcinile, puteți crea câmpuri personalizate pentru a adăuga informații suplimentare, cum ar fi un grad de litere (dacă utilizați metoda ABCDE), urgența și importanța (dacă utilizați Matrixul de Decizie Eisenhower), nivelul de prioritate (dacă Mergeți cu mânca broasca) sau estimați despre cât timp va dura până la finalizare.

Utilizați calendarul dvs. pentru a vă programa sarcinile

Dacă o sarcină vă duce minute sau săptămâni pentru a finaliza, are întotdeauna un început și un scop. Deci, odată ce aveți lista dvs., adăugați un început și o dată de încheiere pentru fiecare sarcină. A face acest lucru se va asigura că nimic nu cade prin crăpături, deoarece lucrurile noi apar și prioritățile trebuie să se schimbe.

Dacă vă este atribuit o sarcină fără date clare de pornire sau de sfârșit, asigurați-vă că cereți aceste informații, astfel încât să puteți programa un timp pentru a lucra la acesta și pentru a seta așteptările. Odată ce știți aceste date, ați putea chiar să vă stabiliți data de încheiere personală mai devreme decât termenul actual pentru a ține cont de problemele neașteptate sau de a vă întoarce la locul de muncă devreme. Gândiți-vă la munca dvs. ca un puzzle: trebuie să știți că piesele se vor potrivi împreună, iar datele de început și de sfârșit sunt marginile acelor piese de puzzle.

Pentru a continua metafora, dacă sarcinile sunt piese de puzzle, cu datele de pornire și de sfârșit, menționând marginile lor, atunci calendarul este placa de puzzle în cazul în care asamblați imaginea mai mare. Utilizați-l pentru a programa munca, echilibrați eforturile ridicate și sarcinile cu prioritate ridicată într-un mod care nu vă va supraîncărca și asigurați-vă că respectați termenele limită. Dacă adoptați una dintre metodele de prioritizare de mai sus - sau o combinație a favoritelor dvs. - utilizarea acestui cadru pentru a vă ajuta să vă completați programul și să gestionați timpul.

Manager de sarcini UDN.bacsis:Folosind vizualizarea calendarului înManager de sarcini UDN., veți putea să găsiți zile când ați putea fi supraîncărcat și, de asemenea, să vedeți blocuri deschise de timp. Profitați de această viziune pentru a schimba sarcinile și pentru a vă răspândi munca mai uniform. Când vă gestionați proactiv calendarul, puteți rămâne organizat și începeți în fiecare zi, știind exact ce trebuie îndeplinite sarcini importante.

Comunicați progresul sarcinii cu colegii dvs. de echipă

În cele din urmă, nu uitați să bucleți în colegii de echipă care vă așteaptă să completați o sarcină sau să vă răzgândiți pentru o parte din timpul dvs. Prin oferirea proactivă a colegilorActualizări de stareÎn ceea ce privește progresul sarcinilor, când intenționați să-l completați, sau orice întârziere sau blocante care vin, puteți reduce cantitatea de solicitări de actualizare pe care le primiți. În loc să răspundeți constant la aceste solicitări, puteți continua să faceți munca dvs. productiv și eficient.

Manager de sarcini UDN.bacsis: Manager de sarcini UDN.Funcția de comentare a sarcinilor vă permite să partajați actualizări și să întrebați întrebările de urmărire direct pe o sarcină pentru a păstra comunicarea legată de activitatea reală pe care o faceți. Sau, puteți utilizaActualizări de stareÎn cadrul unui proiect de notificare a fiecărui act interesat al progresului dvs. pe un anumit proiect, nu doar o sarcină.

Munca prioritară este o muncă productivă

Când vă prioritizați în mod clar munca, puteți crește productivitatea, gestionați mai bine timpul și vă simțiți încrezători că veți atinge termenele limită - de fiecare dată. Îmbunătățiți productivitatea chiar mai mult utilizând un instrument de gestionare a muncii, cum ar fi Manager de sarcini UDN. , pentru a organiza și a gestiona toate sarcinile dvs. - indiferent cât de mare sau mic într-un singur loc.