Jak upřednostnit svou nejdůležitější práci

Pokud jste jako většina lidí, obvykle začnete pracovat s úmyslem být co nejproduktivní. Přesto, jak denní rolls, ocitnete se sami nahoře více naléhavých požadavků a sledováním seznamu úkolů růst. To, co jste zpočátku vysílali, vždycky se zdá, že se posune na stranu.

Pokud to zní známý, nejsi sám. Mnozí z nás nemají proces pro upřednostňování úkolů v práci a vždy pocit, že hrajeme dohnat. Rizikujeme chybějící klíčové termíny a neustále se obávajíZůstat v tokuBez ztráty zaměření. Ale dost je dost. Můžete se dostat do hry a zůstat na vrcholu termínů s některými jednoduchými metodami pro nastavení priorit a správu pracovní zátěže.

Když podniknete kroky k upřednostnění své práce, můžete být proaktivní spíše než reaktivní - a nakonec budezvýšit produktivitu, Seznamte se s lhůtami a lépe řídit svůj čas v práci. Podívejte se na tipy níže a vyhledejte proces, který vám pomůže upřednostnit své úkoly v práci:

Začněte tím, že shromáždíte své DO-DOS a vytvořte seznam úkolů

Nemůžete se rozhodnout, jakPrioritizovat úkolyPokud nemáte jeden pohled na vše, co musíte udělat na prvním místě. To se může zdát základní, ale je to něco, co je často přeskočeno ve spěchu do projektů. Místo toho si udělejte časSeznam, na čem potřebujete pracovatnapříč všemi vašimi projekty. Ujistěte se, že se rozkládají větší úkoly do subtasks, abyste se cítili méně ohromeni.

Jakmile jsou vaše úkoly agregovány a uvedeny na jednom místě, přidat další informace, například na dobu, kdy bude trvat dokončit, úroveň důležitosti nebo naléhavosti a datum splatnosti. Se všemi vašimi úkoly na jednom místě budete moci vidět celkový pohled na to, co je třeba udělat, získat pocit, kolik práce se zabýváte pro účely řízení času, a co s největší pravděpodobností potřebuje vaši pozornost Nyní.

Nedělejte si starosti s organizováním svých úkolů ještě; Stačí je dostat všechny na stejné místo, abyste mohli začít. Shromáždění všeho dohromady je klíčovým prvním krokem, protože pokud si můžete organizovat na začátku projektu nebo čtvrtletí, je mnohem snazší zůstat organizován po delší dobu.

Správce úloh UDNspropitné: Mé úkolyje rysemSprávce úloh UDNkteré automaticky agreguje všechny úkoly přiřazené vám v jediném zobrazení. Slouží jako hlavní kontrolní seznam, který vás udržuje na správné práci a umožňuje organizovat a upřednostnit úkoly založené na datu splatnosti.

Přijmout metodu priorit úlohy na uspořádání seznamu úkolů

Jak nakonec upřednostňujete své úkoly budou záviset na povaze vaší práce a vašeho osobního pracovního stylu, ale existuje několik společných metod priorit práce, které by pro vás mohly fungovat. Podívejme se na několik metod pro upřednostňování úkolů:

1. Jíst žábu

. \ TJíst žábuMetoda není doslovným návrhem, ale spíše systémem založeným na citátu z Everwise Mark Twain. Řekl: "Pokud je to vaše práce jíst žábu, je nejlepší udělat to první věc ráno." Ve světěManagement práce, který se překládá k řešení velkých nebo složitých úkolů nejprve před přechodem na méně důležitých nebo časově citlivých úkolů.

Důležité úkoly, které slouží k nejvyššímu účelu a jsou vázány na výše uvedené cíle neboOkrs.by měl být nejprve na seznamu priorit, když začnete svůj den. Jakmile budete jíst žábu na den, můžete slot v jiných úkolech založených na faktorech, jako jsou termíny a cítit se méně stresu, protože vaše nejdůležitější práce je již hotová.

Jíst žábu v akci:Dokončete tuto velkou prezentaci, kterou budete dělat do manažerského týmu na konci týdne, než odpovíte na e-maily, práce na formuláři recenzi, zavolat klienty nebo železniční smlouvy. Potápění do velkého projektu předtím, než děláte něco jiného, ​​nebudeteztratit zaměřeníNebo se rozptýlit náhodné úkoly nebo otázky, a budete moci snadno srazit velký kus práce.

2. Eisenhower Rozhodnutí MATRIX

Další metoda,Eisenhower Rozhodnutí Matrix. nebo naléhavá důležitá matice, začíná organizováním úkolů do čtyř kvadrantů, na základě toho, zda jsou důležité, naléhavé, obojí nebo ani. Jako pětihvězdičkový generál během druhé světové války a pak prezident Spojených států, Dwight D. Eisenhower byl zběhlý na důležitých rozhodnutí rychle, a přišel s touto metodou, která mu pomohla.

Tento přístup vám pomůže rozhodnout, co dělat teď (důležité a naléhavé), co potřebujete naplánovat (důležité, ale ne naléhavé), co můžete být schopnidelegát(Není důležité, ale naléhavé), a to, co můžete smazat (není důležité a ne urgentní). Je to skvělý nástroj pro upřednostňování úkolů, rozhodování rychle a pořádaných organizovaných.

Eisenhower Rozhodnutí Matice v akci:Kolega vám právě poslal e-mail s žádostí o pomoc s prodejní prezentací. Tento požadavek je urgentní, protože musí být dnes provedeno, ale je to dost důležité (pro vás) odložit jinou práci? Měření každé z úkolů na vlastní denní seznam pro význam a naléhavost rozhodnout, zda můžete posunout úkoly, které můžete pomoci svému kolegu, nebo pokud je třeba odložit později. Znát své závazky také pomáhá říci "ne", když potřebujete.

3. Metoda ABCDE.

S. Metoda abcde., Vezmete si seznam úkolů, který jste vytvořili, přiřaďte každý úkol hodnotu dopisu podle své úrovně důležitosti, a pak řešit úkoly odpovídajícím způsobem. Je to způsob, jak rychle vážící úkol, který vám pomůže priorit a čas spravovat. To je srovnatelné s poskytováním tříd vašich úkolů, z (velmi důležité) až do e (Eliminovat kdykoliv je to možné). Ujistěte se, že nejprve vždy pracujete na svých úkolech a B, protože ty jsou ty, které budou dělat nebo porušit váš úspěch v práci.

Metoda ABCDE také funguje dobře, když je kombinován s jíst žábu. Pokud začnete svůj den vypnout s úkoly A a B, pak můžete strávit zbytek svého dne na úkoly s nižším významu, jako C, D a E.

Abcde v akci:Dnes máte osm pracovních hodin, ale patnáct hodin v hodnotě úkolů ve vašem seznamu. Když dáte každý úkol, ale pouze dva kvalifikaci jako úkoly a většina z nich jsou úkoly, které můžete delegovat nebo přeplánovat. Nyní víte, že se zaměřujete pouze na ty úkoly a zanecháte úkoly D až později nebo předejte do jiného spoluhráče. Právě jste odešli z toho, že jste ohromeni, abyste měli prioritní seznam úkolů, který se zaměřuje na položky MUSS-dělat položky dne.

4. Chunking.

ProMetoda Chunking., Kus je definován jako zaměřená pracovní činnost. Může být samostatný (Vyprázdnění své schránky), Plátek většího projektu (dokončení prvního návrhu dokumentu) nebo sbírka malých, nesouvisejících úkolů. Váš klíč je zde, aby se tyto kousky zaměřily, nepřerušenébloky času .

Vypnout mimo rozptýlení a signál ostatním, že jste nedostupní tím, že využíváte nástroje spolupráce s funkcemi jakonerušit. Alternativně můžete použít svůj kalendář k blokování času pro hluboké zaměření, také signalizuje lidem, že by neměli naplánovat tyto důležité bloky doby zaostření. Pokud zjistíte, že tuto metodu odměňují, zvažte tvorbuŽádná schůzka ve středupolitiky pro sebe a váš tým, pokud jste schopni. Bez ohledu na to, že se přestávky mezi kousky je také důležité relaxovat a osvěžit.

Chunking v akci:Můžete začít svůj den s jednou hodinou návrhu díla následovanou přestávkou kávy. Pak dvě hodiny plánovaných setkání, oběd a třicet minut odezvy e-mailu. Dále se přesunete na jednu hodinu výzkumu nového klienta. Všimněte si všech vašich aktivit ve vašem kalendáři, abyste se mohli odpovědět a zajistit žádné plány nad vaším plánem. Ukončete svůj den tím, že jste si krátkou sociální mediální přestávku, vedl do schůzky aktualizace týmu a pak skončete s konečnou hodinu návrhu práce.

Správce úloh UDNspropitné:Pokud používáteSprávce úloh UDNChcete-li spravovat úkoly, můžete vytvořit vlastní pole přidat další informace, jako je například stupeň dopisu (pokud používáte metodu ABCDE), naléhavost a důležitost (pokud používáte matici Eisenhower rozhodnout), úroveň priority (pokud Jdete s jíst žábu) nebo odhaduje, jak dlouho to bude trvat.

Pro naplánování úkolů použijte kalendář

Zda úkol trvá minuty nebo týdny, aby dokončilo, má vždy začátek a konec. Jakmile budete mít svůj seznam, přidejte každému úkolu začátek a datum ukončení. Tím se ujistil, že nic nespadá přes trhliny, protože nové věci přicházejí a priority musí posunout.

Pokud je úkol přiřazen vám bez vymazání start nebo koncových dat, nezapomeňte požádat o tyto informace, abyste na něm mohli naplánovat čas a nastavit očekávání. Jakmile znáte tato data, můžete dokonce nastavit datum své osobní konce dříve než skutečná lhůta pro účtování neočekávaných problémů nebo zapnout v práci brzy. Přemýšlejte o své práci jako puzzle: musíte vědět, že kusy budou vhodné dohromady a začít a konec termíny jsou hranami těchto dílků.

Chcete-li pokračovat v metaforu, pokud jsou úkoly dílky, se startem a koncovými daty, které si všimnou jejich hrany, pak váš kalendář je puzzle deska, kde sestavíte větší obrázek. Použijte jej k naplánování práce, vyvážit vysoké snahy a vysoce prioritní úkoly způsobem, který vás nepřeplňuje, a ujistěte se, že splňujete termíny. Pokud přijmete jeden z metod priorit výše, nebo kombinaci svého oblíbeného použití tohoto rámce, který vám pomůže naplnit svůj plán a spravovat čas.

Správce úloh UDNspropitné:Použití zobrazení kalendáře vSprávce úloh UDN, budete moci spovovat dny, kdy budete možná přetíženi a také vidíte otevřené bloky času. Využijte tohoto pohledu na posun úkoly a rozložte vaši práci rovnoměrněji. Když budete aktivně spravovat svůj kalendář, můžete zůstat organizován a začít každý den vědět přesně, co důležité úkoly musí být dosaženo.

Komunikujte průběh úkolů se svými spoluhráči

Nakonec nezapomeňte smyčku v spoluhráčích, kteří nemusí čekat na vás, abyste dokončili úkol, nebo vítejte pro některé z vašeho času. Proaktivně dávat spoluhráčiaktualizace stavuPři pokroku úkolu, když plánujete dokončit, nebo jakékoli zpoždění nebo blokátory, které přicházejí, můžete snížit množství požadavků na aktualizaci. Namísto neustálého reakce na tyto požadavky můžete pokračovat v práci produktivně a efektivně.

Správce úloh UDNspropitné: Správce úloh UDNFunkce komentářů úkolů umožňuje sdílet aktualizace a požádat o následné otázky přímo na úkol, aby komunikace připojená se skutečnou prací, kterou děláte. Nebo můžete použítaktualizace stavuV rámci projektu informovat každému zúčastněným stranám vašeho pokroku v konkrétním projektu, ne jen úkol.

Prioritizovaná práce je produktivní práce

Když jasně upřednostňujete svou práci, můžete zvýšit produktivitu, lépe spravovat svůj čas a cítit se jisti, že budete zasáhnout své termíny - pokaždé. Zvyšte produktivitu ještě více pomocí nástroje pro správu práce, jako je Správce úloh UDN Uspořádat a spravovat všechny své úkoly - bez ohledu na to, jak velké nebo malé na jednom místě.