Πώς να δώσετε προτεραιότητα στη σημαντικότερη δουλειά σας

Εάν είστε σαν τους περισσότερους ανθρώπους, συνήθως αρχίζετε να εργάζεστε με την πρόθεση να είστε όσο το δυνατόν πιο παραγωγικοί. Ωστόσο, καθώς η μέρα κυλά, βρίσκεστε στον εαυτό σας που διαδραματίζετε πολλαπλά επείγοντα αιτήματα και παρακολουθείτε τη λίστα εργασιών σας μεγαλώνουν. Αυτό που ξεκινάει αρχικά για να ολοκληρώσετε πάντα φαίνεται να πιέζεται στο πλάι.

Αν αυτό ακούγεται γνωστό, δεν είστε μόνοι. Πολλοί από εμάς δεν έχουμε μια διαδικασία για την ιεράρχηση των καθηκόντων στην εργασία και πάντα αισθάνονται σαν να παίζουμε patch-up. Κινδυνεύουμε ότι λείπουν βασικές προθεσμίες και ανησυχούμε συνεχώςΜείνετε στη ροήχωρίς να χάσουν την εστίαση. Αλλά αρκετό είναι αρκετό. Μπορείτε να προχωρήσετε στο παιχνίδι και να παραμείνετε στην κορυφή των προθεσμιών με μερικές απλές μεθόδους για να ορίσετε προτεραιότητες και να διαχειριστείτε το φόρτο εργασίας σας.

Όταν λάβετε μέτρα για να δώσετε προτεραιότητα στην εργασία σας, μπορείτε να είστε προληπτικοί και όχι αντιδραστικοί - και τελικά θαΑυξήστε την παραγωγικότητά σας, να συναντήσετε τις προθεσμίες σας και να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας στη δουλειά. Ρίξτε μια ματιά στις παρακάτω συμβουλές και βρείτε μια διαδικασία που θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας στην εργασία:

Ξεκινήστε συλλέγοντας το TO-DOS και δημιουργήστε μια λίστα εργασιών

Δεν μπορείτε να αποφασίσετε πώς ναΠροτεραιότητα στις εργασίεςΕάν δεν έχετε μια ενιαία εικόνα ό, τι χρειάζεστε για να κάνετε στην πρώτη θέση. Αυτό μπορεί να φαίνεται στοιχειώδες, αλλά είναι κάτι που συχνά παραλείπεται στη βιασύνη για να βουτήξει σε έργα. Αντ 'αυτού, πάρτε το χρόνο ναΚαταχωρίστε τι πρέπει να εργαστείτεσε όλα τα έργα σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταρρεύσει μεγαλύτερες εργασίες σε υποταίξεις για να αισθανθείτε λιγότερο συγκλονισμένοι.

Μόλις συγκεντρωθούν τα καθήκοντά σας και απαριθμούνται σε ένα μέρος, προσθέστε πρόσθετες πληροφορίες, όπως το χρονικό διάστημα που θα λάβει για να ολοκληρωθεί, επίπεδο σπουδαιότητας ή επείγουσας ανάγκης και ημερομηνία λήξης. Με όλα τα καθήκοντά σας σε ένα μέρος, θα είστε σε θέση να δείτε μια συνολική άποψη για το τι πρέπει να γίνει, να πάρει μια αίσθηση πόση δουλειά που ασχολείσαι για λόγους διαχείρισης χρόνου, και τι πιθανότατα χρειάζεται την προσοχή σας τώρα.

Μην ανησυχείτε για την οργάνωση των καθηκόντων σας ακόμα. απλά να τα πάρετε όλα στο ίδιο σημείο για να ξεκινήσετε. Η συλλογή τα πάντα μαζί είναι ένα κρίσιμο πρώτο βήμα, διότι, αν μπορείτε να οργανώσετε τον εαυτό σας στην αρχή ενός έργου ή το τρίμηνο, είναι πολύ πιο εύκολο να παραμείνετε οργανωμένοι για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα.

UDN Task Managerυπόδειξη: Τα καθήκοντά μουείναι ένα χαρακτηριστικό τουUDN Task ManagerΑυτό συσσωρεύει αυτόματα όλες τις εργασίες που σας έχουν ανατεθεί σε μία μόνο προβολή. Χρησιμεύει ως ο κύριος κατάλογος ελέγχου που σας ενημερώνει επικεντρωμένα στα σωστά κομμάτια εργασίας και σας επιτρέπει να οργανώσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες βάσει της ημερομηνίας λήξης.

Υιοθετήστε μια μέθοδο προτεραιότητας εργασιών για να οργανώσετε τη λίστα εργασιών σας

Πώς τελικά προτεραιότητα στις εργασίες σας θα εξαρτηθεί από τη φύση της δουλειάς σας και το προσωπικό σας στυλ εργασίας, αλλά υπάρχουν μερικές κοινές μεθόδους προτεραιότητας εργασίας που θα μπορούσαν να λειτουργήσουν για εσάς. Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικές μεθόδους για την ιεράρχηση των εργασιών:

1. Τρώτε το βάτραχο

ο Τρώτε το βάτραχοΗ μέθοδος δεν είναι μια κυριολεκτική πρόταση, αλλά μάλλον ένα σύστημα βασισμένο σε ένα απόσπασμα από το πάντα-σοφό σήμα Twain. Είπε: "Αν είναι η δουλειά σου να φάτε ένα βάτραχο, είναι καλύτερο να το κάνετε το πρώτο πράγμα το πρωί." Στον κόσμο τουδιαχείριση εργασίας, που μεταφράζεται στην αντιμετώπιση μεγάλων ή πολύπλοκων καθηκόντων πρώτα προτού προχωρήσουμε σε λιγότερο σημαντικές ή ευαίσθητες στο χρόνο καθήκοντα.

Σημαντικά καθήκοντα που εξυπηρετούν τον υψηλότερο σκοπό και συνδέονται με στόχους ανώτατου επιπέδου ήOkrsθα πρέπει να είναι πρώτα στη λίστα προτεραιότητας όταν ξεκινάτε την ημέρα σας. Μόλις φάτε τον βάτραχο σας για την ημέρα, μπορείτε να υποδοχή σε άλλα καθήκοντα βασισμένα σε παράγοντες όπως προθεσμίες και αισθανθείτε λιγότερο άγχος, καθώς το πιο σημαντικό έργο σας έχει ήδη γίνει.

Φάτε το βάτραχο στη δράση:Τελειώστε ότι η μεγάλη παρουσίαση θα πραγματοποιήσετε στην ομάδα διαχείρισης στο τέλος της εβδομάδας πριν απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργάζεστε στη φόρμα αναθεώρησης, καλέστε τους πελάτες ή τις αναθεωρήσεις συμβάσεων σιδήρου. Με καταδύσεις σε ένα μεγάλο έργο πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο, δεν θα το κάνετεχάνω εστίασηΉ να αποσυνδεθείτε από τυχαίες εργασίες ή ερωτήσεις και θα μπορείτε να χτυπήσετε ένα μεγάλο κομμάτι εργασίας έξω πιο εύκολα.

2. Matrix απόφασης του Eisenhower

Μια άλλη μέθοδος, τοEisenhower απόφαση Matrix Ή επείγουσα σημαντική μήτρα, ξεκινά με την οργάνωση των καθηκόντων σε τέσσερα τεταρτημόρια, με βάση το αν είναι σημαντικά, επείγοντα, και τα δύο ή ούτε. Ως ένα γενικό αστέρι κατά τη διάρκεια του Β 'Παγκοσμίου Πολέμου και στη συνέχεια πρόεδρος των Ηνωμένων Πολιτειών, ο Dwight D. Eisenhower ήταν έμπειρος να κάνει σημαντικές αποφάσεις γρήγορα και ήρθε με αυτή τη μέθοδο για να τον βοηθήσει.

Αυτή η προσέγγιση σας βοηθά να αποφασίσετε τι να κάνετε τώρα (σημαντική και επείγουσα), τι πρέπει να σχεδιάσετε (σημαντικό αλλά όχι επείγον), τι μπορεί να είστε σε θέση να μπορείτεαντιπρόσωπος(όχι σημαντική αλλά επείγουσα) και τι μπορείτε να διαγράψετε ενδεχομένως (όχι σημαντική και όχι επείγουσα). Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την ιεράρχηση των καθηκόντων, κάνοντας ταχεία αποφάσεις γρήγορα και να παραμείνει οργανωμένη.

Eisenhower απόφαση Matrix σε δράση:Ένας συνάδελφος μόλις σας έστειλε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζητώντας βοήθεια με μια παρουσίαση πωλήσεων. Αυτό το αίτημα είναι επείγον επειδή πρέπει να γίνει σήμερα, αλλά είναι αρκετά σημαντικό (σε εσάς) για να αναβάλλετε άλλη εργασία; Μετρήστε κάθε μία από τις εργασίες για την καθημερινή σας κατάλογο για τη σημασία και την επείγουσα ανάγκη να αποφασίσετε αν μπορείτε να μετατοπίσετε τις εργασίες για να βοηθήσετε τον συνάδελφό σας ή εάν πρέπει να αναβληθεί αργότερα. Η γνώση των δεσμεύσεών σας βοηθά επίσης να πείτε "όχι" όταν πρέπει.

3. Μέθοδος ABCDE

Με τηνΜέθοδος ABCDE, Παίρνετε αυτή τη λίστα εργασιών που έχετε δημιουργήσει, αναθέστε κάθε εργασία μια τιμή επιστολής ανάλογα με το επίπεδο σπουδαιότητάς του και στη συνέχεια να αντιμετωπίσετε τις εργασίες ανάλογα. Είναι ένας τρόπος να ζυγίζοντας γρήγορα τη σημασία που θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα και να διαχειριστείτε το χρόνο. Αυτό είναι συγκρίσιμο με τη χορήγηση βαθμών στα καθήκοντά σας, από ένα (πολύ σημαντικό) έως το Ε (εξαλείψτε όποτε είναι δυνατόν). Βεβαιωθείτε ότι εργάζεστε πάντα στις εργασίες A και B πρώτα, επειδή αυτά είναι αυτά που θα κάνουν ή θα σπάσουν την επιτυχία σας στην εργασία.

Η μέθοδος ABCDE λειτουργεί επίσης καλά όταν συνδυάζεται με την κατανάλωση του βάτραχου. Εάν ξεκινήσετε την ημέρα σας με τις εργασίες σας A και B, τότε μπορείτε να περάσετε το υπόλοιπο της ημέρας σας σε καθήκοντα με χαμηλότερη σημασία, όπως C, D, και Ε.

ABCDE σε δράση:Έχετε οκτώ ώρες εργασίας σήμερα σήμερα, αλλά δεκαπέντε ώρες αξίας καθηκόντων στη λίστα σας. Όταν δίνετε σε κάθε εργασία μια επιστολή, όμως, μόνο δύο χαρακτηρίζονται ως καθήκοντα και οι περισσότεροι εργάζονται για να αναθέσετε ή να αναπρογραμματίσετε. Τώρα ξέρετε να εστιάσετε μόνο σε αυτά τα καθήκοντα και αφήστε τα καθήκοντα D μέχρι αργότερα ή να περάσετε σε έναν άλλο συμπαίκτη. Έχετε μόλις περάσει από το να είστε συγκλονισμένοι να έχετε μια προτεραιότητα κατάλογο εργασιών που επικεντρώνεται στα στοιχεία της ημέρας.

4. Chunking

Για τοΜέθοδος χτύπησης, ένα κομμάτι ορίζεται ως μια εστιασμένη εργασία. Μπορεί να είναι αυτόνομη (Αδειάστε τα εισερχόμενά σας), μια φέτα ενός μεγαλύτερου έργου (ολοκλήρωση του πρώτου σχεδίου εγγράφου) ή μια συλλογή μικρών, μη σχετιζόμενων καθηκόντων. Το κλειδί σας εδώ είναι να κάνετε αυτά τα κομμάτια εστιασμένα, αδιάκοπαμπλοκ χρόνου .

Απενεργοποιήστε τις εξωτερικές περισπασμούς και σήματα σε άλλους που δεν είστε διαθέσιμοι, εκμεταλλευόμενοι τα εργαλεία συνεργασίας με χαρακτηριστικά όπωςμην ενοχλείτε. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ημερολόγιό σας για να αποκλείσετε το χρόνο για βαθιά εστίαση, σηματοδοτώντας επίσης τους ανθρώπους ότι δεν πρέπει να προγραμματίζουν τα σημαντικά μπλοκ εστίασης χρόνου εστίασης. Εάν βρείτε αυτή τη μέθοδο ανταμείβοντας, σκεφτείτε να κάνετε έναΚαμία συνάντηση την ΤετάρτηΠολιτική για τον εαυτό σας και την ομάδα σας αν είστε σε θέση να. Ανεξάρτητα, η λήψη διακοπών μεταξύ των κομματιών είναι επίσης σημαντικό να χαλαρώσετε και να ανανεώσετε.

Χτυπάει σε δράση:Μπορεί να ξεκινήσετε την ημέρα σας με μια ώρα εργασίας που ακολουθείται από ένα διάλειμμα για καφέ. Στη συνέχεια, δύο ώρες προγραμματισμένων συναντήσεων, μεσημεριανού γεύματος και τριάντα λεπτών χρόνου απόκρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, προχωράτε σε μια ώρα έρευνας σε έναν νέο πελάτη. Σημειώνετε όλες τις δραστηριότητές σας στο ημερολόγιό σας για να κρατήσετε τον εαυτό σας υπεύθυνο και να εξασφαλίσετε κανένα χρονοδιάγραμμα στο σχέδιό σας. Τερνίζετε τη μέρα σας, λαμβάνοντας ένα σύντομο κοινωνικό διάλειμμα, κατευθυνθείτε προς την ενημέρωση της ομάδας, και στη συνέχεια τελειώστε με μια τελική ώρα σχεδιασμού.

UDN Task Managerυπόδειξη:Εάν χρησιμοποιείτεUDN Task ManagerΓια να διαχειριστείτε τα καθήκοντά σας, μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία για να προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες, όπως μια βαθμίδα επιστολής (εάν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο ABCDE), επείγουσα ανάγκη και σημασία (εάν χρησιμοποιείτε το Matrib The Eisenhower Cutrix), Πάμε να φάτε το βάτραχο) ή να υπολογίσετε πόσο καιρό θα χρειαστεί να ολοκληρωθεί.

Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιό σας για να προγραμματίσετε τις εργασίες σας

Το αν μια εργασία σας παίρνει λεπτά ή εβδομάδες για να ολοκληρωθεί, έχει πάντα μια αρχή και ένα τέλος. Έτσι, μόλις έχετε τη λίστα σας, προσθέστε μια αρχή και μια ημερομηνία λήξης σε κάθε εργασία. Κάνοντας αυτό θα σιγουρευτεί ότι τίποτα δεν πέφτει μέσα από τις ρωγμές καθώς τα νέα πράγματα εμφανίζονται και οι προτεραιότητες πρέπει να μετατοπιστούν.

Εάν μια εργασία σας έχει αντιστοιχιστεί χωρίς σαφείς ημερομηνίες έναρξης ή τερματισμού, βεβαιωθείτε ότι ζητάτε αυτές τις πληροφορίες, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε χρόνο για να εργαστείτε σε αυτό και να ορίσετε τις προσδοκίες. Μόλις γνωρίζετε αυτές τις ημερομηνίες, ίσως να ορίσετε ακόμη και την προσωπική σας ημερομηνία λήξης νωρίτερα από την πραγματική προθεσμία για να λάβετε υπόψη τα απροσδόκητα ζητήματα ή να ενεργοποιήσετε την εργασία νωρίς. Σκεφτείτε τη δουλειά σας ως παζλ: Πρέπει να γνωρίζετε τα κομμάτια θα ταιριάζουν μαζί και θα ξεκινήσουν και οι τελικές ημερομηνίες είναι οι άκρες αυτών των τεμαχίων παζλ.

Για να συνεχίσετε τη μεταφορά, αν τα καθήκοντα είναι κομμάτια παζλ, με την έναρξη και το τέλος ημερομηνίες που σημειώνουν τις άκρες τους, τότε το ημερολόγιό σας είναι η πλακέτα παζλ όπου συναρμολογείτε τη μεγαλύτερη εικόνα. Χρησιμοποιήστε το για να προγραμματίσετε τις εργασίες, να ζήσετε εργασίες υψηλής προσπάθειας και υψηλής προτεραιότητας κατά τρόπο που δεν θα σας υπερφορτώσει και να βεβαιωθείτε ότι θα συναντήσετε προθεσμίες. Εάν υιοθετείτε μία από τις μεθόδους προτεραιότητας πάνω από - ή ένας συνδυασμός των αγαπημένων σας - χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αυτό για να γεμίσετε το πρόγραμμά σας και να διαχειριστείτε το χρόνο.

UDN Task Managerυπόδειξη:Χρησιμοποιώντας την προβολή του ημερολογίου στοUDN Task Manager, θα είστε σε θέση να εντοπίσετε μέρες όταν μπορεί να υπερφορτωθείτε και να δείτε επίσης ανοιχτά τετράχρονα χρόνου. Επωφεληθείτε από αυτήν την άποψη για να μετακινήσετε τις εργασίες και να διαδώσετε την εργασία σας πιο ομοιόμορφα. Όταν διαχειρίζεστε προληπτικά το ημερολόγιό σας, μπορείτε να μείνετε οργανωμένοι και να ξεκινήσετε κάθε μέρα γνωρίζοντας ακριβώς ποια σημαντικά καθήκοντα πρέπει να επιτευχθούν.

Επικοινωνήστε με την πρόοδο των εργασιών με τους συμπαίκτες σας

Τέλος, μην ξεχάσετε να βρωις τους συμπαίκτες που μπορεί να σας περιμένουν να ολοκληρώσετε μια εργασία, ή να αγωνιστεί για κάποιο χρόνο. Με προληπτικά δίνοντας τους συμπαίκτεςΕνημερώσεις κατάστασηςΚατά την πρόοδο της εργασίας, όταν σκοπεύετε να το ολοκληρώσετε, ή οποιεσδήποτε καθυστερήσεις ή αναστολείς που εμφανίζονται, μπορείτε να μειώσετε το ποσό των αιτημάτων ενημέρωσης που λαμβάνετε. Αντί να ανταποκρίνεται συνεχώς στα αιτήματα αυτά, μπορείτε να συνεχίσετε να κάνετε την εργασία σας παραγωγικά και αποτελεσματικά.

UDN Task Managerυπόδειξη: UDN Task ManagerΗ λειτουργία σχολίων Ή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετεΕνημερώσεις κατάστασηςΜέσα σε ένα έργο για να ειδοποιήσετε κάθε ενδιαφερόμενο μέρος της προόδου σας σε ένα συγκεκριμένο έργο, όχι μόνο ένα καθήκον.

Η προτεραιότητα στην εργασία είναι παραγωγική εργασία

Όταν προτεραιτένετε σαφώς την εργασία σας, μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητα, να διαχειριστείτε καλύτερα το χρόνο σας και να αισθανθείτε σίγουροι ότι θα χτυπήσετε τις προθεσμίες σας - κάθε φορά. Ενισχύστε την παραγωγικότητά σας ακόμα περισσότερο χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας, όπως UDN Task Manager , να οργανώσει και να διαχειριστεί όλα τα καθήκοντά σας - ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο ή μικρό-σε ένα μέρος.