Cara membuat kolaborasi kolaborasi lintas fungsi untuk perusahaan Anda

BesarproyekSeringkali menuntut semua tangan di dek dari berbagai tim. Pemimpin bisnis danManajer proyekHarus mahir dalam mengoordinasikan kolaborasi lintas fungsi dalam organisasi mereka untuk mendapatkan perspektif baru, mendorong rencana ambisius, dan menjaga departemen selaras menuju tujuan bersama.

Namun, kolaborasi lintas tim dapatmenantang untuk dikelola. Kolaborasi di berbagai fungsi sering gagal untuk tetap dalam anggaran atau sesuai jadwal, memenuhi kebutuhan pelanggan, atau selaras dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Dibutuhkan kuatmanajemen proyekketerampilan,kualitasAlat, dan strategi bijaksana untuk melewati kemungkinan jebakan ini.

Untuk kolaborasi lintas fungsi untuk berhasil, tim harus menyelaraskan tujuan, tugas, dan harapan Grup.ProyekManajer harus mengkomunikasikan jadwal dan jernih tonggak yang menunjukkan kemajuan menuju penyelesaian tujuan proyek.

Apa kolaborasi lintas fungsi?

Kolaborasi lintas fungsi adalah ketika sekelompok orang dengan keahlian fungsional yang berbeda berkumpul untuk bekerja pada tujuan atau proyek, mis., SDM, logistik, dan departemen pemasaran yang berkolaborasi untuk menarik bakat profesional yang akan datang di pameran karir yang akan datang.

Seperti dengan proyek lain, kolaborasi lintas fungsi adalah yang terbaik ketika tim berkomunikasi, memahami peran masing-masing, dan berkontribusi pada rencana proyek.

Mengapa kolaborasi lintas tim menantang?

Sekarang kita memahami kolaborasi lintas tim membawa beragam bakat bersama, mengapa ini harus dikelola lebih sulit daripada tim tipikal?

Tantangan paling umum dari kolaborasi lintas fungsi adalah perbedaan dalam prioritas atau metrik kinerja utama antara tim. Misalnya, seorang insinyur mungkin lebih tertarik untuk mengoptimalkan efisiensi aplikasi yang menjalankan produk baru. Padahal, seorang manajer penjualan mungkin tertarik dengan manfaat keren yang dimilikinya.

Ketika tim yang biasanya tidak bekerja bersama dikelompokkan untuk bekerja dalam kolaborasi lintas organisasi, sangat penting untuk memulai proyek dengan menyelaraskan nilai-nilai dan mengidentifikasi metrik paling kritis untuk sukses sebagai suatu kelompok.

Di bawah ini adalah beberapa tantangan lagi dalam kolaborasi lintas fungsional.

1. Bekerja di Tim Remote

Dengan pandemi Coronavirus dan berbagai mandat tempat berlindung pada dasarnya, kolaborasi lintas fungsional memiliki tantangan besar yang besar. Banyak manajer proyek sekarang harus mengandalkan sarana komunikasi digital untuk memantau kemajuan kelompok, tahanlatihan membangun tim untuk tim jarak jauh, dan bagikan pembaruan.

Namun,manajemen proyekdan alat kolaborasi sepertiUDN Task Manager.Mudahnya bagi kelompok lintas fungsi untuk menjaga visibilitas ke dalam proyek, berkolaborasi, berkomunikasi, dan bahkan mendistribusikan file yang relevan pada satu portal.

2. Masalah Loafing Sosial

Ingat kembali di perguruan tinggi ketika tim Anda yang ditugaskan harus memberikan proyek, tetapi ada satu anggota tim yang tidak pernah berkontribusi banyak? Itu disebutLoafing Sosial, Dan itu terjadi dalam kolaborasi lintas organisasi juga. Untuk menghilangkan perilaku ini, seorang manajer proyek harus membuat metrik yang mempengaruhi kelompok, dan juga tim di dalamnya.

3. Kesalahpahaman tanggung jawab tim lain

Ini sering terjadi karena tim yang berbeda begitu dalam dalam pekerjaan mereka, mereka mungkin tidak menghargai tugas dan tanggung jawab tim lain. Tim yang berbeda berbicara jargon khas mereka, yang dapat mempersulit hal-hal di audiens lintas organisasi. Kesadaran akan perbedaan antara tim dalam kolaborasi lintas fungsi dapat diubah menjadi kekuatan organisasi jika dikelola dengan baik.

Apa itu beberapa manfaat dari kolaborasi lintas tim?

Sekarang, kami beralih ke manfaat kolaborasi lintas tim.

Cara dengan ahli mengelola kolaborasi lintas fungsi dalam organisasi Anda

1. Klarifikasi setiap saham tim dalam rencana

Pada awalnya -perencanaanPanggung - proyek Anda, dorong tim Anda untuk berbicara dan menegosiasikan tanggung jawab dengan Anda. Biarkan mereka menantang pendapat, menyarankan ide-ide, mematikan pekerjaan yang tidak perlu, dan berbagi kekhasan kontribusi mereka terhadap proyek sehingga semua tim dan anggota dalam kolaborasi lintas fungsi masing-masing memahami pekerjaan masing-masing.

Strategi ini memberi ruang bagi tim kolaborasi untuk didengar, koneksi baru dibuat, dan arah yang jelas untuk bergerak maju. Tim-tim yang terlibat merasakan kendali atas pekerjaan mereka ketika mereka adalah bagian dariperencanaandari awal. Ini membangkitkan tanggung jawab pada semua orang yang terlibat dalam kolaborasi lintas tim.

Airo Zamorano, Direktur Pelaksana untukBecker telinga, hidung, dan pusat tenggorokan, menantang timnya untuk menegosiasikan tanggung jawab dengannya di kickoff: "Pada tahap perencanaan, orang-orang didorong untuk menantang segala aspek rencana dengan tujuan mencoba menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu, atau menyesuaikan rencana itu. Saya memberi tahu mereka. Saya memberi tahu mereka , 'Berdebat dengan saya sebanyak yang Anda suka pada hari pertama, tetapi setelah itu, saya berharap bahwa kita semua berpegang pada rencana!' "

2. Tahan ulasan konsep sejak dini

Dalam kolaborasi lintas organisasi, bijaksana untuk mendapatkan pembelian pemangku kepentingan proyek sebelum menghabiskan sumber daya atau membuat komitmen besar. Anda dapat mencapai ini dengan memegang ulasan konsep informal yang membawa pemangku kepentingan yang berbeda sejak dini.

Dengan cara ini, Anda mendapatkan perspektif yang lebih luas tentang apa yang dibutuhkan proyek dari masing-masing tim, rasa anggaran yang baik, dan kelayakan proyek. Berbagi hal-hal seperti sketsa dan garis besar mendorong input kreatif dan praktis dari tim yang terlibat.

Brad palmer, co-founder ofJostle Corporation., menyarankan untuk memegang ulasan konsep sebelum produk minimum yang layak dibuat: "mengimplementasikan ulasan konsep informal yang membuat para pemangku kepentingan bersama-sama di awal sebuah proyek. Ini mengklarifikasi persyaratan, menemukan perangkap, dan memperluas pemikiran langsung dari gerbang. Orang-orang ragu untuk mengkritik Mereka menjadi lengkap dan dipoles. "

3. Tahan keinginan untuk mengelola mikro

Sebagai manajer proyek terkemuka kolaborasi lintas fungsi, Anda harus memberikan ruang bagi tim untuk menjalankan diri dan menangani hal-hal. Anda dapat membuat sistem yang memungkinkan tim dan anggotanya untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka alih-alih mendorong mandat dari atas-ke bawah.

Tyler Benediktus, pendiri dan editorBikerumor.com., memiliki peretasan unik untuk berurusan dengan banjir rilis produk harian dan tiang penulis (baik in-house maupun freelance) untuk tugas baru. Alih-alih memiliki satu orang membagikan pekerjaan, ia mendirikan kotak masuk email "untuk melakukan" umum dan memberikan semua orang akses. Dia berkata: "Dengan cara ini, beberapa editor hanya dapat meneruskan berita kepadanya, dan semua penulis memiliki akses pertama, disajikan pertama kali ke ide-ide cerita baru. Mereka hanya meneruskannya pada diri mereka sendiri ketika mereka siap untuk memulainya. , dan hapus dari kotak masuk bersama. "

4. Buat PlayBooks.

Buku Putar berisi informasi yang berguna tentang berbagai bagian proyek Anda. Playbook Proyek Anda akan mencakup alur kerja proses, prosedur operasi standar, jadwal,tugasKetergantungan, dan informasi yang relevan untuk tim yang terlibat. Buku Putar Sumber Terbuka adalah cara terbaik untuk memungkinkan semua orang yang terlibat dalam proyek untuk mengajar dan belajar satu sama lain.

Kolaborasi lintas fungsi seringkali merupakan peluang yang sangat baik bagi departemen untuk belajar dari orang lain di organisasi. Membuat dan berbagi buku PLAY untuk tim kereta kolaborasi lintas organisasi untuk mengadopsi keterampilan baru yang melengkapi mereka tetapi mungkin tidak pernah diperlukan dalam aLingkungan Mentalitas Silo .

Steven Benson, pendiri dan CEOPeta Badger., percaya bahwa kunci untuk membina kolaborasi adalah untuk memberi orang-orang Anda platform untuk mengajar satu sama lain. "Strategi ini bekerja dengan sangat baik ketika ada banyak orang di tim yang melakukan pekerjaan serupa dan melakukan tugas serupa - misalnya, tim penjualan. Kami telah berbagi presentasi Google yang dapat kami edit dan diatur dengan topik. Ketika seseorang berjalan ke dalam pertanyaan atau angka-angka bagaimana melakukan sesuatu, mereka dapat membuat slide pada topik, dan kemudian siapa pun dapat mengambil manfaat darinya. Karena kami mengaturnya dengan peran pekerjaan, sumber daya ini telah terbukti sangat efektif untuk dengan cepat memesona karyawan baru untuk tim juga. "

MengapaUDN Task Manager.sangat bagus untuk kolaborasi lintas tim

UDN Task Manager. Membuat kolaborasi lintas tim mudah, halus, dan aman. Peningkatan visibilitas, komunikasi tim, alat kolaborasi, dan pengingat otomatis adalah beberapaUDN Task Manager.Manfaat untuk manajer proyek tim lintas fungsional dengan ukuran berapa pun.UDN Task Manager. 'S perangkat lunak kolaborasi timMembantu tim menyelaraskan, bekerja sama, dan melaksanakan dengan mudah dan efisiensi.

Kolaborasi lintas fungsi adalah tugas yang menantang bagi organisasi mana pun, tidak peduli seberapa besar atau kecil. Namun, itu adalah langkah utama untuk pertumbuhan, profitabilitas, dan inovasi. Dengan sistem, alat, dan pendekatan yang tepat, organisasi Anda dapat mengelola kolaborasi lintas fungsional tanpa kekurangan berulang. MencobaUDN Task Manager. 'S perangkat lunak untuk timUntuk mengelola kolaborasi lintas fungsi Anda berikutnya dengan mudah dan efisiensi.