Apa itu dependensi dalam manajemen proyek?

Evan Gerdisch.

Ahli strategi konten

Jadi apa itu dependensi dalam manajemen proyek ?

Sebagai permulaan, mereka tak terhindarkan.

Agak seperti bagaimana Anda bergantung pada akuntan Anda untuk keuangan.

Atau bos Anda untuk persetujuan.

Untuk membuatnya lebih sederhana,manajemen proyektidak mungkin tanpa dependensi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas ketergantungan apa,berbagai jenis dependensi, dan bagaimana cara mengelolanya dengan mudah.

Apa itu dependensi dalam manajemen proyek?

Ketergantungan adalah tugas, terjadinya, atau kondisi:

Mereka membantu manajer proyek memahami hubungandi antaratugas, memberi mereka ide yang jelas tentangmemesandi mana mereka harus membawanya keluar.

Apakah Anda merasa dapat memahami ini dengan lebih baik jika Anda memiliki contoh?

Untungnya, ada banyak contoh dependensi proyek.

Ini yang sederhana:

Katakanlah Anda adalah manajer proyek dan harus membahas target bulan ini dengan tim proyek Anda dalam sebuah pertemuan.

Ini tergantung pada Anda pertama kali mengadakan pertemuan, bukan?

Dan itu tergantung pada persiapan pertemuan Anda.

Di sana ada ketergantungan.

4 istilah terkait ketergantungan utama

Kami mendapatkan dependensi proyek dapat tampak sedikit menakutkan pada awalnya.

Tapi jangan khawatir, inilah rincian dari beberapa istilah tertentu yang terkait dengan dependensi dalam manajemen proyek:

Yang paling umum adalah keterbatasan triple (waktu, biaya, dan ruang lingkup) tetapi ada faktor-faktor lain seperti peraturan, masalah lingkungan yang membentuk semua kendala.

Misalnya, tugas tertentu B seharusnya dimulai dalam lima hari, ketika tugas selesai. Namun, tugas pendahulunya yang dihapus, jadi tugas b dimulai dalam tujuh hari. Akibatnya, tugas B dianggap memiliki lag selama dua hari (5 + 2)

Misalnya, tugas B harus mulai ketika tugas selesai, dan itu dalam delapan hari. Namun, jika tugas pendahulunya selesai lebih awal, dan tugas B dimulai hanya dalam lima hari, maka Tugas B dianggap memiliki memimpin tiga hari (8-5).

Jenis Ketergantungan dalam Manajemen Proyek

Anda sekarang tahu ketergantungan apa yang ada ... tetapi berapa banyak jenis dependensi yang ada?

Catatan: Ini adalah tampilan terperinci pada berbagai jenis dependensi yang mungkin Anda temui saat mengelola proyek. Namun, jika Anda ingin melompat ke depan untuk mempelajari cara melakukannya mengelola dependensi Anda, klik disini.

Jenis dependensi berdasarkan kondisi

Berikut adalah beberapa dependensi utama umum yang mungkin Anda hadapi.

Ketergantungan logis, juga dikenal sebagai dependensi sebab akibat, adalah yang terjadi secara alami dalam alur kerja, dan Anda tidak dapat menghindarinya.

Anda tidak dapat melakukan tugas dengan dependensi logis secara bersamaan.

Misalnya, ketika Anda membuat gaun, desainnya lebih dulu, dan kemudian Anda bisa mulai menjahit. Atau, ketika Anda membuatvideo media sosial, skrip dan storyboard perlu direncanakan sebelum Anda memotret.

Ketergantungan berbasis sumber daya terlihat ketika dua tugas atau lebih membutuhkan sumber daya yang sama untuk penyelesaian. Mungkin hanya ada sejumlah sumber daya ini. Sumber daya dapat berupa anggota tim, komponen impor dari mesin, dana, profesional terampil dll.

Misalnya, Anda memerlukan hard drive yang berisi laporan bulan ini. Sayangnya, begitu pula tim keuangan. Jadi salah satu dari Anda harus menunggu!

Ini adalah ketika anggota atau departemen tim fungsional yang berbeda saling bergantung pada satu sama lain untuk menyelesaikan proyek atau kegiatan proyek yang kompleks.

Misalnya, tim pemasaran dan teknik saling bergantung pada pekerjaan pada kampanye peluncuran produk.

Selalu ada beberapa hal yang tidak dapat diperhitungkan oleh manajer proyek dalamrencana proyekkarena mereka keluar dari kendali mereka. Itu adalah dependensi eksternal.

Ketergantungan eksternal dapat melakukan outsourcing untuk mengharapkan pengiriman persediaan, menunggu persetujuan klien ... pada dasarnya apa pun yang Anda tidak punya katakan.

Ketergantungan internal adalah kebalikan dari ketergantungan eksternal. Kontrol ada di tangan tim proyek tanpa ketergantungan pada pihak eksternal.

Sederhananya, dependensi preferensial adalah yang AndaLebih suka T.o miliki.

Ketergantungan preferensial tidak wajib untuk menyelesaikan proyek. Namun, Anda menginginkannya karena meningkatkan kualitas hasil proyek.

Mari kita ambil contoh yang baik.

Seorang blogger dapat mengedit pekerjaan mereka setelah menyelesaikan penulisan. Tetapi mereka mungkin lebih suka celah beberapa jam sebelum mengedit untuk menemukan lebih banyak kesalahan. Ini adalah ketergantungan preferensial yang meningkatkan kualitas blog.

Tapi kami belum selesai!

Beberapa dependensi umum lainnya meliputi:

Jenis dependensi berdasarkan hubungan tugas

Berdasarkan klasifikasi ini, ada empat jenis hubungan logis.

Ketergantungan logis paling sederhana dan paling umum di dunia nyata adalah finish untuk memulai ketergantungan (FS). Ini membantu Anda memvisualisasikan tugas proyek berurutan.

Di sini tugas B (tugas kedua) tidak dapat memulai kecuali tugas A (tugas pertama) selesai.

Misalnya, jika Anda melayani pernikahan, Anda tidak dapat memulai persiapan makanan (tugas b) kecuali Anda telah memutuskan menu (tugas a).

Hubungan logis ini tidak begitu sederhana.

Pada awalnya untuk menyelesaikan (SF) dependensi, Anda tidak dapat menyelesaikan tugas penerus kecuali tugas sebelumnya telah dimulai.

Misalnya, staf katering tidak dapat mengisi ulang nampan makanan kecuali orang-orang sudah mulai makan.

Selesai untuk menyelesaikan (FF) jenis ketergantungan dalam manajemen proyek, tugas penerus tidak dapat menyelesaikan kecuali tugas pendahulunya juga selesai.

Misalnya, Anda tidak dapat membayar staf katering kecuali jika acara pernikahan selesai.

Dan akhirnya, kami memiliki ketergantungan awal untuk memulai (SS). Di sini, tugas penerus hanya dapat dimulai setelah aktivitas pendahulu sudah dimulai. Setelah itu, kedua tugas dapat berjalan secara simultan juga.

Misalnya, Anda dapat mulai melapisi hidangan penutup segera setelah listrik sudah mulai keluar. Tim yang menunggu dapat melayani induk sementara tim dapur melapisi makanan penutup.

Bagaimana mengelola dependensi dalam manajemen proyek?

Oke, sekarang kita punya pertanyaan "Apa itu dependensi proyek" keluar dari jalan, mari cari tahu bagaimana mengelola dependensi tugas.

Ketergantungan penanganan bukanlah lelucon.

Apakah itu sumber daya, waktu, kualitas, atau biaya, manajer proyek harus menangani semuanya untuk memastikan bahwa kegiatan proyek tetap di jalurnya.

Jika tidak, proyek akan macet.

Namun, manajer proyek selalu dapat membuat segalanya lebih mudah dengan perencanaan yang tepat dan alat yang tepat.

Jadi mari kita kelola!

1. Identifikasi Ketergantungan dan Kendala

Hal pertama yang harus dilakukan adalah memahami ketergantungan tugas dan kendala yang dapat berdampak pada proyek Anda.

Anda harus melakukan brainstorming satu ton untuk mengetahui di mana semua dependensi ada.

Jadi yang terbaik adalah jika Anda mencatat setiap kendala proyek dan ketergantungan yang Anda identifikasi.

Anda akan melihat beberapa tugas:

Tapi apa gunanyahanyamencatat ketergantungan manajemen proyek ini?

Menempatkan mereka untuk bekerja dengan perangkat lunak manajemen proyek sepertiUDN Task Manager. .

Di sini, manajer proyek dapat menetapkan tiga jenisKetergantungan tugas :

Yang harus Anda lakukan adalah mengklik menu '...' untuk membuka menu Tindakan untuk tugas dan kemudian menambahkan satu atau lebih tugas sebagai jenis ketergantungan pilihan Anda.

Atau, Anda dapat membuathubungan ketergantunganantara tugas yang digunakanUDN Task Manager. 'S Hubungan .

Selain itu, mungkin hanya membuat pengelolaan dependensi proyek lebih mudah jika Anda dapat membuat timeline dari tugas proyek Anda.

Bagaimana?

Nah, Anda selalu dapat menekan papan penanda lama untuk membuat diagram jaringan Anda. Atau gunakan alat repositori perangkat lunak yang kompleks seperti Python untuk membuat grafik ketergantungan.

Atau ... kamu bisa UDN Task Manager.Timeline.atau pandang Gantt untuk mengidentifikasi dependensi.

Anda dapat dengan mudahBuat dan visualisasikan tugas Andadi sini. Cukup tambahkan tanggal mulai,Batas tanggal terakhir, dan detail lainnya untuk masing-masing, dan kemudian mulai memvisualisasikan timeline Anda!

Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi tugas mana yang saling bergantung pada:

Ingin mempelajari perbedaan antara dua tampilan? Lihat kami Gantt Chart. vs Timeline. perbandingan .

2. Tambahkan dependensi ke Piagam Proyek Anda

Hal berikutnya yang harus dilakukan adalah menambahkan semua dependensi ke AndaPiagam proyek .

Jika daftar dependensi pendek, itu baik dan bagus.

Namun, jika sudah lama, hanya tambahkan ketergantungan penting untuk rencana proyek Anda.

Menggunakan UDN Task Manager.DokumenUntuk menyusun piagam proyek dan mendokumentasikan dependensi Anda.

ItuEditing Teks KayaKemungkinan dalam dokumen tidak terbatas.

Tambahkan judul, spanduk, daftar numerik, font, tabel, dll.

Anda bahkan bisaTemplatGaris besar draft Anda di dokumen untuk menghemat waktu saat membuat charter untuk proyek masa depan.

Sayangnya, menciptakan piagam proyek yang baik dapat menjadi proses yang memakan waktu.

Inilah solusinya. UDN Task Manager.Grafik Ganttdirancang untuk mengatur dependensi dengan cepat.

Seberapa cepat?

Anda hanya menggambar garis di antara tugas, dan secara otomatis menetapkan dependensi.

Ingin menjadwal ulang?

Aktifkan 'dependensi penjadwalan ulang,' lalu seret dan jatuhkan tugas dengan dependensi.

Jangan khawatir tentang rantai tugas lainnya.

Mereka tidak akan kacau. Sebaliknya, tugas akan secara otomatis menjadwal ulang.

Jangan lupa untuk menambahkanTonggak sejarahuntuk melacak pencapaian luar biasa Anda.

Dan yang paling penting, untuk minum dan merayakannya dengan kolega Anda setelah bekerja!

3. Hitung jalur kritis

Apakah Anda mengidentifikasi terlalu banyak dependensi?

Maka saat yang tepat untuk menemukan jalur kritis.

Menemukan jalur kritis membantu Anda memprioritaskan tugas dan dependensi Anda untuk memastikan seluruh proyek Anda tidak gagal.

Sekarang, kami tidak akan menghentikan Anda untuk kembali ke papan penanda Anda untuk menentukan jalur kritis Anda.

Tapi ini ide.

Kamu bisa memakaiUDN Task Manager.Pandangan Gantt keHitung jalur kritisjuga!

Dan yang harus Anda lakukan adalah mengklik asedikitwaktu.

Dan booming! Ada jalur kritis Anda.

4. Bagikan dengan Stakeholder

Anda harus selaluSimpan pemangku kepentingan Anda di loop .

Ketika mereka mengetahui ketergantungan dan kendala proyek, mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang fungsi Anda.

Piagam proyek dapat mengkomunikasikan detail ini kepada pemegang saham Anda.

Namun, jika Anda menggunakanUDN Task Manager., Anda tidak perlu mengirim pemangku kepentingan Anda semua dokumen.

Gunakan sajaBerbagi publikopsi untuk berbagiDaftar, jadwal, peta pikiran, grafik Gantt, dan banyak lagi.

Anda mungkin khawatir tentang privasi, bukan?

MenggunakanIzin lanjutanuntuk membuatPeran khususdan bahkan mengatur pengaturan izin khusus untukTamu., anggota tim, dan admin.

5. Lacak Ketergantungan

Terakhir, sebagai manajer proyek yang baik, Anda harus terus-menerus melacak dan memvisualisasikan dependensi Anda untuk memberikan penyelesaian yang berhasil.

Untuk melakukannya, Anda harus melacak tugas dan kemajuan yang telah selesai dilakukan oleh tim yang berbeda.

Jadi pada dasarnya jam dan jam email, rapat, dan panggilan? Tidak.

Anda memerlukan alat manajemen proyek untuk melacak dependensi proyek dengan mudah dan akurat.

Ingat ketergantungan yang berbedaUDN Task Manager. penawaran?

Nah, melacaknya juga sangat nyaman karena pemberitahuan ketergantungan tugas dan peringatan.

Jadi jika Anda mencoba untuk menutup tugas dengan dependensi, tidak akan ada berantakan.

ItuPeringatan yang tidak lengkapakan memberi tahu Anda apakah itu tugas dependen dan belum selesai. Jadi seluruh jadwal proyek dan tugas tidak terganggu.

Dan Anda akan selalu menerimaPemberitahuanKapan:

Dengan cara ini, tidak ada yang menyelinap melalui celah!

Ketika saatnya untuk melacak dependensi ini, cukup gunakan grafik Gantt, tampilan garis waktu, atau bahkanPapan LihatJika Anda menikmatiKanban.mendekati.

Semua pandangan ini menjaga alur kerja danStatus TugasBersihkan sebagai hari, jadi Anda tidak perlu berkeliling meminta pembaruan.

Bergantung padaUDN Task Manager.untuk dependensi

Lihat, dependensi ada di sini untuk tinggal.

Tidak ada proyek tanpa mereka.

Berita baiknya adalah dependensi tidak semuanya buruk.

Anda hanya perlu mengelolanya dengan cara yang benar untuk manajemen proyek yang sukses.

Dan cara termudah untuk melakukan itu adalah melaluiUDN Task Manager. .

Lupakan dokumen dan perangkat lunak seperti indeks paket python karenaUDN Task Manager.adalahhanyaalat yang Anda butuhkan.

Dari manajemen tugas dan grafik Gantt kePerkiraan waktudan manajemen ketergantungan,UDN Task Manager.dapat melakukan semuanya.

Ini adalah paket pamungkas dan ahli dalam menangani beberapa proyek sekaligus.

JadiDapatkanUDN Task Manager.gratisdan mengelola dependensi yang diharapkan (dan tidak terduga) seperti pro.