Cara menggunakan studi kelayakan dalam manajemen proyek

Dapat mengasyikkan untuk menjalankan proyek besar dan kompleks yang memiliki dampak potensial besar pada organisasi Anda. Di satu sisi, Anda mengemudi perubahan nyata. Di sisi lain, kegagalan mengintimidasi.

Di situlah studi kelayakan masuk. Jika Anda belum pernah menggunakan studi kelayakan untukmanajemen proyekSebelumnya, artikel ini akan memandu Anda melalui semua yang perlu Anda ketahui untuk memulai.

Apa itu studi kelayakan?

Studi kelayakan - kadang-kadang disebut analisis kelayakan atau laporan kelayakan - adalah cara untuk mengevaluasi apakah atau tidak arencana proyekbisa sukses. Sebuah studi kelayakan mengevaluasi kepraktisan rencana proyek Anda untuk menilai apakah Anda dapat maju atau tidak dengan proyek tersebut atau tidak.

Itu melakukannya dengan menjawab dua pertanyaan:

Apakah tim kami memiliki alat atau sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek ini?

Apakah akan ada pengembalian investasi yang cukup tinggi untuk membuat proyek layak dikejar?

Studi kelayakan penting untuk proyek yang mewakili investasi penting untuk bisnis Anda. Proyek-proyek yang juga memiliki dampak potensial besar pada kehadiran Anda di pasar mungkin juga memerlukan studi kelayakan.

Sebagaimanajer proyek, Anda mungkin tidak bertanggung jawab langsung untuk mengendarai studi kelayakan, tetapi penting untuk mengetahui apa penelitian ini. Dengan memahami berbagai elemen yang masuk ke studi kelayakan, Anda dapat lebih mendukung tim yang mendorong studi kelayakan dan memastikan hasil terbaik untuk proyek Anda.

Kapan Melakukan Studi Kelayakan

Sebuah studi kelayakan harus dilakukan setelah proyek telah bernada tetapi sebelum pekerjaan apa pun sebenarnya dimulai. Studi ini adalah bagian dari proses perencanaan proyek. Bahkan, itu sering dilakukan bersamaan dengan aAnalisis SWOT.atauPenilaian Risiko Proyek, Tergantung pada proyek spesifik.

Studi kelayakan membantu:

Konfirmasikan peluang pasar sebelum berkomitmen pada suatu proyek

Persempit alternatif bisnis Anda

Buat dokumentasi tentang manfaat dan merugikan inisiatif yang Anda usulkan

Memberikan informasi lebih lanjut sebelum melakukan keputusan go / no go

Anda mungkin tidak perlu studi kelayakan jika:

Anda sudah tahu proyeknya layak

Anda telah menjalankan proyek serupa di masa lalu

Pesaing Anda berhasil dengan inisiatif serupa di pasar

Proyek ini kecil, langsung, dan memiliki dampak bisnis jangka panjang minimal

Tim Anda menjalankan studi kelayakan serupa dalam tiga tahun terakhir

Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa studi kelayakan bukanlah pitch proyek. Selama proyek, Anda sedang mengevaluasi apakah proyek itu merupakan ide yang baik untuk perusahaan Anda, dan apakah tujuan proyek sejalan dengan rencana strategis keseluruhan Anda. Biasanya, setelah Anda menetapkan bahwa proyek ini adalah ide yang baik, Anda akan menjalankan studi kelayakan untuk mengkonfirmasi proyek dimungkinkan dengan alat dan sumber daya yang Anda miliki.

Studi Kelayakan Vs Piagam Proyek

SEBUAHPiagam proyekadalah dokumen yang relatif informal untuk meluncurkan proyek Anda kepada para pemangku kepentingan. Pikirkan Piagam seperti nada lift dari tujuan proyek Anda, ruang lingkup, dan tanggung jawab. Biasanya, AndaSponsor Proyekatau pemangku kepentingan eksekutif meninjau piagam sebelum meratifikasi proyek.

Sebuah studi kelayakan harus diimplementasikan setelah piagam proyek telah diratifikasi. Ini bukan dokumen untuk pitch apakah proyek ini sejalan dengan tujuan tim Anda - lebih tepatnya, ini adalah cara untuk memastikan proyek adalah sesuatu yang Anda dan tim Anda dapat mencapai.

Studi kelayakan vs kasus bisnis

SEBUAHkasus bisnisadalah versi yang lebih formal dari piagam proyek. Meskipun Anda biasanya membuat piagam proyek untuk inisiatif kecil atau langsung, Anda harus membuat kasus bisnis jika Anda melempar inisiatif besar dan kompleks yang akan membuat dampak besar pada bisnis. Dokumen yang lebih panjang dan lebih formal ini juga akan mencakup informasi keuangan, dan biasanya melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan senior.

Setelah kasus bisnis Anda disetujui oleh para pemangku kepentingan yang relevan, Anda akan menjalankan studi kelayakan untuk memastikan pekerjaan itu bisa dilakukan. Jika Anda merasa tidak, Anda mungkin kembali ke pemangku kepentingan eksekutif Anda dan meminta lebih banyak sumber daya, alat, atau waktu untuk memastikan kasus bisnis Anda layak.

Studi Kelayakan Vs. Rencana Bisnis

Rencana bisnis adalah dokumen formal dari tujuan organisasi Anda. Anda biasanya menulis rencana bisnis ketika mendirikan perusahaan Anda, atau ketika bisnis Anda mengalami pergeseran yang signifikan. Rencana bisnis Anda menginformasikan banyak keputusan bisnis lainnya, termasuk tiga hingga lima tahun Andarencana Strategis .

Saat Anda menerapkan bisnis dan rencana strategis Anda, Anda akan berinvestasi dalam proyek-proyek individu. Sebuah studi kelayakan adalah cara untuk mengevaluasi kepraktisan setiap proyek atau inisiatif individu tertentu.

4 elemen analisis kelayakan

Ada empat elemen utama yang masuk ke studi kelayakan: kelayakan teknis, kelayakan finansial, kelayakan pasar (atau pas pasar), dan kelayakan operasional. Anda juga dapat melihat ini disebut sebagai empat jenis studi kelayakan, meskipun sebagian besar studi kelayakan sebenarnya mencakup tinjauan keempat elemen.

Kelayakan teknis.

Sebuah studi kelayakan teknis meninjau sumber daya teknis yang tersedia untuk proyek Anda. Penelitian ini menentukan apakah Anda memiliki peralatan yang tepat, peralatan yang cukup, dan pengetahuan teknis yang tepat untuk menyelesaikantujuan proyek. Misalnya, jika rencana proyek Anda mengusulkan untuk menciptakan 50.000 produk per bulan, tetapi Anda hanya dapat menghasilkan 30.000 produk per bulan di pabrik Anda, proyek ini tidak layak secara teknis.

Kelayakan finansial

Kelayakan finansial menggambarkan apakah proyek Anda layak secara fiskal. Laporan kelayakan finansial mencakup analisis biaya / manfaat dari proyek. Ini juga memperkirakan pengembalian investasi yang diharapkan (ROI), serta menguraikan risiko keuangan. Tujuan pada akhir studi kelayakan finansial adalah untuk memahami manfaat ekonomi proyek akan mendorong.

Kelayakan pasar

Studi kelayakan pasar adalah evaluasi tentang bagaimana tim Anda mengharapkan hasil proyek untuk tampil di pasar. Bagian dari laporan ini mencakup analisis pasar, kerusakan persaingan pasar, dan proyeksi penjualan.

Kelayakan operasional

Studi kelayakan operasional mengevaluasi apakah organisasi Anda dapat menyelesaikan proyek ini. Ini termasuk persyaratan staf, struktur organisasi, dan setiap persyaratan hukum yang berlaku. Pada akhir studi kelayakan operasional, tim Anda akan memiliki perasaan apakah Anda memiliki sumber daya, keterampilan, dan kompetensi untuk menyelesaikan pekerjaan ini.

Daftar Periksa Studi Kelayakan

Sebagian besar studi kelayakan disusun dengan cara yang sama. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai penilaian kepraktisan ide bisnis yang diusulkan. Menciptakan studi kelayakan yang jelas membantu pemangku kepentingan proyek selama proses pengambilan keputusan.

Studi kelayakan berisi:

Sebuah Ringkasan bisnis plan menggambarkan kelangsungan hidup keseluruhan proyek

SEBUAHDeskripsi produk atau layanansedang dikembangkan selama proyek ini

SetiapPertimbangan Teknis., termasuk teknologi, peralatan, atau staf

Itusurvei pasar, termasuk studi tentang pasar saat ini dan strategi pemasaran

Itustudi kelayakan operasional, mengevaluasi apakah struktur organisasi tim saat ini dapat mendukung inisiatif ini

Itu Timeline Project.

Proyeksi keuanganBerdasarkan Laporan Keuangan Keuangan Anda

6 langkah untuk melakukan studi kelayakan

Anda kemungkinan tidak akan melakukan studi kelayakan sendiri, tetapi Anda mungkin akan dipanggil untuk memberikan wawasan dan informasi. Untuk melakukan studi kelayakan, pekerjakan konsultan terlatih atau, jika Anda memiliki in-houseKantor Manajemen Proyek (PMO), tanyakan apakah mereka mengambil jenis pekerjaan ini. Secara umum, berikut adalah langkah-langkah yang akan mereka ambil untuk menyelesaikan pekerjaan ini:

1. Jalankan analisis pendahuluan

Menciptakan studi kelayakan adalah proses intensif waktu. Sebelum menyelam ke dalam studi kelayakan, penting untuk mengevaluasi proyek untuk hambatan yang jelas dan tidak dapat diatasi. Misalnya, jika proyek memerlukan anggaran yang secara signifikan lebih banyak daripada organisasi Anda yang tersedia, kemungkinan besar Anda tidak akan dapat menyelesaikannya. Demikian pula, jikaProduktif Project.Perlu hidup dan di pasar dengan tanggal tertentu, tetapi mereka tidak akan tersedia selama beberapa bulan setelah fakta, proyek itu kemungkinan tidak layak. Jenis hambatan skala besar ini membuat studi kelayakan yang tidak perlu, karena jelas proyek ini tidak layak.

2. Mengevaluasi kelayakan finansial

Pikirkan studi kelayakan finansial sebagai laporan laba rugi yang diproyeksikan untuk proyek tersebut. Bagian dari studi kelayakan ini mengklarifikasi pendapatan proyek yang diharapkan dan menguraikan apa yang dibutuhkan organisasi Anda untuk berinvestasi - dalam hal waktu dan uang - untuk mencapai tujuan proyek.

Selama studi kelayakan finansial, perhitungkan apakah proyek akan memengaruhi arus kas bisnis Anda. Tergantung pada kompleksitas inisiatif, PMO internal atau konsultan eksternal Anda mungkin ingin bekerja dengan tim keuangan Anda untuk menjalankan analisis biaya-manfaat dari proyek.

3. Jalankan penilaian pasar

Penilaian pasar, atau studi kelayakan pasar, adalah kesempatan untuk mengidentifikasi permintaan di pasar. Studi ini menawarkan rasa pendapatan yang diharapkan untuk proyek, dan risiko pasar potensial yang dapat Anda jalani.

Penilaian pasar, lebih dari bagian lain dari studi kelayakan, adalah kesempatan untuk mengevaluasi apakah ada peluang di pasar atau tidak. Selama penelitian ini, sangat penting untuk mengevaluasi posisi pesaing Anda dan menganalisis demografi untuk memahami bagaimana proyek akan dilakukan.

4. Pertimbangkan kelayakan teknis dan operasional

Bahkan jika keuangan terlihat baik dan pasar sudah siap, inisiatif ini mungkin bukan sesuatu yang dapat didukung organisasi Anda. Untuk mengevaluasi kelayakan operasional, pertimbangkan persyaratan kepegawaian atau peralatan yang dibutuhkan proyek ini. Apa sumber daya organisasi - termasuk waktu, uang, dan keterampilan - diperlukan agar proyek ini berhasil?

Tergantung pada proyek, mungkin juga perlu mempertimbangkan dampak hukum dari inisiatif tersebut. Misalnya, jika proyek melibatkan pengembangan paten baru untuk produk Anda, Anda harus melibatkan tim hukum Anda dan menggabungkan persyaratan itu ke dalam rencana proyek.

5. Tinjau Poin Kerentanan untuk Proyek

Pada tahap ini, tim PMO internal Anda atau konsultan eksternal telah melihat keempat elemen studi kelayakan Anda, analisis pasar, kelayakan teknis, dan kelayakan operasional. Sebelum menjalankan rekomendasi mereka dan pemangku kepentingan Anda, mereka akan meninjau dan menganalisis data untuk setiap inkonsistensi. Ini termasuk memastikan laporan laba rugi sejalan dengan analisis pasar Anda. Demikian pula, sekarang setelah mereka menjalankan studi kelayakan teknis, apakah ada kewajiban yang terlalu besar dari bendera merah? (Jika demikian, buat a rencana cadangan !)

Tergantung pada kompleksitas proyek Anda, tidak akan selalu ada jawaban yang jelas. Analisis kelayakan tidak memberikan keputusan hitam dan putih untuk masalah yang kompleks. Sebaliknya, itu membantu Anda datang ke meja dengan pertanyaan yang tepat - dan jawaban - sehingga Anda dapat membuat keputusan terbaik untuk proyek Anda dan untuk tim Anda.

6. Usulkan keputusan

Langkah terakhir dari studi kelayakan adalahRingkasan bisnis planmenyentuh poin utama dan mengusulkan solusi.

Bergantung pada kompleksitas dan ruang lingkup proyek, PMO internal Anda atau konsultan eksternal dapat berbagi studi kelayakan dengan para pemangku kepentingan atau menyajikannya kepada kelompok untuk menampung setiap pertanyaan. Either way, dengan penelitian di tangan, tim Anda sekarang memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi.

Mencapai kesuksesan proyek denganUDN Task Manager.

Dilakukan dengan studi kelayakan Anda? Anda siap menjalankan proyek! Tetapkan proyek Anda untuk sukses dengan melacak kemajuan Anda dalam aAlat Manajemen Kerja, menyukaiUDN Task Manager.. Dari hal-hal kecil ke gambaran besar, UDN Task Manager. Mengorganisir pekerjaan jadi tim tahu apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya.