Hoe een haalbaarheidsstudie te gebruiken in projectmanagement

Het kan spannend zijn om een ​​groot, complex project te runnen dat een enorme potentiële impact heeft op uw organisatie. Aan de ene kant rij je echte verandering. Anderzijds is falen intimiderend.

Dat is waar een haalbaarheidsstudie binnenkomt. Als je nog nooit een haalbaarheidsstudie hebt gebruiktproject managementVroeger loopt dit artikel je door alles wat je moet weten om te beginnen.

Wat is een haalbaarheidsstudie?

Een haalbaarheidsstudie - soms genoemd een haalbaarheidsanalyse of haalbaarheidsrapport - is een manier om te evalueren of eenproject Plankan succesvol zijn. Een haalbaarheidsstudie evalueert de bruikbaarheid van uw projectplan om te beoordelen of u al dan niet in staat bent om verder te gaan met het project.

Het doet dit door twee vragen te beantwoorden:

Heeft ons team de vereiste hulpmiddelen of middelen om dit project te voltooien?

Zal er een hoog genoeg rendement op investering zijn om het project de moeite waard te maken?

Haalbaarheidsstudies zijn belangrijk voor projecten die belangrijke investeringen voor uw bedrijf vertegenwoordigen. Projecten die ook een grote potentiële impact hebben op uw aanwezigheid op de markt kunnen ook een haalbaarheidsstudie vereisen.

Als deprojectleider, Mogelijk bent u mogelijk niet rechtstreeks verantwoordelijk voor het besturen van de haalbaarheidsstudie, maar het is belangrijk om te weten wat deze studies zijn. Door de verschillende elementen die in een haalbaarheidsstudie in te begrijpen, kunt u het team beter ondersteunen die de haalbaarheidsstudie besturen en de beste uitkomst voor uw project garanderen.

Wanneer een haalbaarheidsstudie uitvoeren

Er moet nadat het project een haalbaarheidsstudie moet worden uitgevoerd, maar voordat een werk daadwerkelijk is gestart. De studie maakt deel uit van het projectplanningsproces. In feite wordt het vaak gedaan in combinatie met eenSWOT-analyse of Projectrisicobeoordeling, afhankelijk van het specifieke project.

Haalbaarheidsstudies helpen:

Bevestig marktkansen voordat u aan een project begaat

Verf uw bedrijfsalternatieven

Maak documentatie over de voordelen en nadelen van uw voorgestelde initiatief

Zorg voor meer informatie voordat u een GO / NO GO-beslissing neemt

Je hebt waarschijnlijk geen haalbaarheidsstudie nodig als:

Je weet al dat het project haalbaar is

Je hebt in het verleden een vergelijkbaar project uitgevoerd

Uw concurrenten slagen op met een vergelijkbaar initiatief in de markt

Het project is klein, eenvoudig en heeft een minimale bedrijfsimpact op de lange termijn

Je team liep in de afgelopen drie jaar een vergelijkbare haalbaarheidsstudie

Eén ding om in gedachten te houden is dat een haalbaarheidsstudie geen projecthoogte is. Tijdens een projecthoogte evalueert u of het project een goed idee is voor uw bedrijf, en of de doelen van het project in overeenstemming zijn met uw algehele strategische plan. Typisch, nadat u hebt vastgesteld dat het project een goed idee is, zou u dan een haalbaarheidsstudie uitvoeren om te bevestigen dat het project mogelijk is met de tools en middelen die u tot uw beschikking hebt.

Haalbaarheidsstudie versus projectcharter

EENprojectcharteris een relatief informeel document om uw project op stakeholders te pitchen. Denk aan het handvest zoals een lifthoogte van uw projectdoelstellingen, reikwijdte en verantwoordelijkheden. Typisch, jouwproject sponsorof Executive Stakeholders Beoordelingen het charter voordat u het project ratificeert.

Een haalbaarheidsstudie moet worden geïmplementeerd nadat het projectcharter is geratificeerd. Dit is geen document om te pitchen of het project in overeenstemming is met de doelstellingen van uw team - in plaats daarvan is het een manier om ervoor te zorgen dat het project iets is dat u en uw team kunnen bereiken.

Haalbaarheidsstudie versus Business Case

EENbusinesscaseis een meer geformaliseerde versie van het projectcharter. Terwijl u typisch een projectcharter voor kleine of rechtlijnige initiatieven maakt, moet u een businesscase creëren als u een groot, complex initiatief geeft dat een grote impact op het bedrijf zal doen. Dit langer, meer formeel document zal ook financiële informatie bevatten en wordt meestal gepaard gaat met meer senior stakeholders.

Nadat uw businesscase is goedgekeurd door relevante belanghebbenden, zou u dan een haalbaarheidsstudie uitvoeren om te controleren of het werk uitvoerbaar is. Als u het niet vindt, kunt u terugkeren naar uw uitvoerende belanghebbenden en meer bronnen, hulpmiddelen of tijd willen aanvragen om ervoor te zorgen dat uw businesscase haalbaar is.

Haalbaarheidsstudie versus businessplan

Een businessplan is een formeel document van de doelen van uw organisatie. U schrijft typisch een bedrijfsplan bij het oprichten van uw bedrijf, of wanneer uw bedrijf een aanzienlijke verschuiving doorloopt. Uw bedrijfsplan informeert veel andere zakelijke beslissingen, inclusief uw drie tot vijf jaarstrategisch plan .

Terwijl u uw bedrijf en strategisch plan implementeert, belt u in individuele projecten. Een haalbaarheidsstudie is een manier om de bruikbaarheid van een bepaald individueel project of initiatief te evalueren.

De 4 elementen van een haalbaarheidsanalyse

Er zijn vier hoofdelementen die in een haalbaarheidsstudie gaan: technische haalbaarheid, financiële haalbaarheid, markthaak (of marktvorm) en operationele haalbaarheid. Mogelijk ziet u deze ook de vier soorten haalbaarheidsstudies, hoewel de meeste haalbaarheidsstudies daadwerkelijk een herziening van alle vier de elementen omvatten.

Technische haalbaarheid

Een technische haalbaarheidsstudie Beoordelingen de technische bronnen die beschikbaar zijn voor uw project. Deze studie bepaalt of u de juiste uitrusting, voldoende uitrusting en de juiste technische kennis hebt om uw te voltooienprojectdoelen. Als uw projectplan bijvoorbeeld voorstelt om 50.000 producten per maand te creëren, maar u kunt slechts 30.000 producten per maand in uw fabrieken produceren, dit project is niet technisch haalbaar.

Financiële haalbaarheid

Financiële haalbaarheid beschrijft of uw project al dan niet fiscaal haalbaar is. Een financieel haalbaarheidsrapport bevat een kosten / uitkeringsanalyse van het project. Het voorspelt ook een verwacht rendement op de investering (ROI), evenals contouren van eventuele financiële risico's. Het doel aan het einde van de financiële haalbaarheidsstudie is om de economische voordelen te begrijpen die het project zal rijden.

Markthaak

De haalbaarheidsstudie van de markt is een evaluatie van hoe uw team verwacht dat de deliverables van het project in de markt presteert. Dit deel van het rapport bevat een marktanalyse, defect van de marktconcurrentie en verkoopprojecties.

Operationele haalbaarheid

Een operationele haalbaarheidsstudie evalueert of uw organisatie dit project al dan niet kan voltooien. Dit omvat personeelsvereisten, organisatiestructuur en eventuele toepasselijke wettelijke vereisten. Aan het einde van de operationele haalbaarheidsstudie heeft uw team een ​​gevoel van of u al dan niet de middelen, vaardigheden en competenties hebt om dit werk te voltooien.

Haalbaarheidsstudiconchecklist

De meeste haalbaarheidsstudies zijn op dezelfde manier gestructureerd. Deze documenten dienen als een beoordeling van de bruikbaarheid van een voorgesteld bedrijfsidee. Het creëren van een duidelijke haalbaarheidsstudie helpt bij het projecteren van belanghebbenden tijdens het besluitvormingsproces.

Een haalbaarheidsstudie bevat:

Een managementsamenvatting De algehele levensvatbaarheid van het project beschrijven

EENBeschrijving van het product of de serviceWordt ontwikkeld tijdens dit project

ElkTechnische overwegingen, inclusief technologie, uitrusting of personeel

De marktonderzoek, inclusief een studie van de huidige markt en de marketingstrategie

De Operationele haalbaarheidsstudie, Evaluatie of de huidige organisatiestructuur van uw team dit initiatief kan ondersteunen

De project tijdlijn

Financiele projectiesGebaseerd op uw financiële haalbaarheidsrapport

6 stappen voor het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie

Je zult waarschijnlijk niet zelf de haalbaarheidsstudie uitvoeren, maar je zult waarschijnlijk worden opgeroepen om inzicht en informatie te verstrekken. Om een ​​haalbaarheidsstudie uit te voeren, huur een getrainde consultant in of, als je een eigen huis hebtProject Management Office (PMO), vraag of ze dit soort werk aannemen. In het algemeen zijn hier de stappen die ze zullen nemen om dit werk te voltooien:

1. Voer een voorlopige analyse uit

Het creëren van een haalbaarheidsstudie is een tijdintensief proces. Voordat u in de haalbaarheidsstudie gaat duiken, is het belangrijk om het project te evalueren voor duidelijke en onoverkomelijke wegversperringen. Als het project bijvoorbeeld aanzienlijk meer budget vereist dan uw organisatie beschikbaar is, kunt u het waarschijnlijk niet invullen. Evenzo, als deprojectresultatenMoet op een bepaalde datum wonen en in de markt zijn, maar ze zullen niet meerdere maanden na het feit beschikbaar zijn, het project is waarschijnlijk ook niet haalbaar. Dit soort grootschalige obstakels maken een haalbaarheidsstudie onnodig, omdat het duidelijk is dat het project niet levensvatbaar is.

2. Evalueer financiële haalbaarheid

Denk aan de financiële haalbaarheidsstudie als de geprojecteerde winst- en verliesrekening voor het project. Dit deel van de haalbaarheidsstudie verduidelijkt het verwachte projectinkomen en schetst wat uw organisatie moet investeren - in termen van tijd en geld - om de projectdoelstellingen te raken.

Tijdens de financiële haalbaarheidsstudie houdt u rekening met het al dan niet van invloed op de cashflow van uw bedrijf. Afhankelijk van de complexiteit van het initiatief, wil uw interne PMO of externe consultant mogelijk met uw financiële team werken om een ​​kosten-batenanalyse van het project uit te voeren.

3. Voer een marktbeoordeling uit

De marktbeoordeling of markthaakstudie is een kans om de vraag op de markt te identificeren. Deze studie biedt een gevoel van verwachte inkomsten voor het project en eventuele potentiële marktrisico's waarmee u kunt tegenkomen.

De marktbeoordeling, meer dan enig ander deel van de haalbaarheidsstudie, is een kans om te evalueren of er al dan niet in de markt is. Tijdens deze studie is het van cruciaal belang om de posities van uw concurrent te evalueren en de demografische gegevens te analyseren om een ​​idee te krijgen van hoe het project zal doen.

4. Overweeg technische en operationele haalbaarheid

Zelfs als de financiële gegevens er goed uitzien en de markt klaar is, is dit initiatief mogelijk niet iets dat uw organisatie kan ondersteunen. Om de operationele haalbaarheid te evalueren, overweeg dan personeel of apparatuurvereisten deze projectbehoeften. Welke organisatie-bronnen - inclusief tijd, geld en vaardigheden - zijn nodig om dit project te slagen?

Afhankelijk van het project kan het ook nodig zijn om de juridische impact van het initiatief te overwegen. Als het project bijvoorbeeld met het ontwikkelen van een nieuw octrooi voor uw product, moet u uw juridische team betrekken en die eis in het projectplan opnemen.

5. Beoordeel punten van kwetsbaarheid voor het project

In dit stadium hebben uw interne PMO-team of externe consultant aan alle vier de elementen van uw haalbaarheidsstudiefinancieringen, marktanalyse, technische haalbaarheid en operationele haalbaarheid en operationele haalbaarheid bekeken. Alvorens hun aanbevelingen door u en uw stakeholders uit te voeren, zullen zij de gegevens voor eventuele inconsistenties beoordelen en analyseren. Dit omvat het waarborgen van de winst- en verliesrekening in overeenstemming met uw marktanalyse. Op dezelfde manier, nu ze een technische haalbaarheidsstudie hebben, zijn alle verplichtingen te groot van een rode vlag? (Zo ja, maak een contingentieplan !)

Afhankelijk van de complexiteit van uw project, zal er niet altijd een duidelijk antwoord zijn. Een haalbaarheidsanalyse biedt geen zwart-witbesluit voor een complex probleem. Integendeel, het helpt u bij de tafel te komen met de juiste vragen - en antwoorden - zodat u de beste beslissing voor uw project en voor uw team kunt maken.

6. Stel een beslissing voor

De laatste stap van de haalbaarheidsstudie is eenmanagementsamenvattingaanraken op de hoofdpunten en een oplossing voorstellen.

Afhankelijk van de complexiteit en reikwijdte van het project, kan uw interne PMO- of externe consultant de haalbaarheidsstudie delen met belanghebbenden of deze aan de groep presenteren om eventuele vragen in te voeren. Hoe dan ook, met het in de hand, uw team heeft nu de informatie die u nodig hebt om een ​​geïnformeerde beslissing te nemen.

Projectsucces bereiken metUdn taakmanager

Gedaan met je haalbaarheidsstudie? Je bent klaar om een ​​project uit te voeren! Stel uw project in voor succes door het volgen van uw voortgang in eenWerkbeheersingstool, Leuk vindenUdn taakmanager. Van de kleine dingen naar de grote foto, Udn taakmanager Organiseert werk, zodat teams weten wat te doen, waarom het ertoe doet, en hoe het te krijgen.