Πώς να χρησιμοποιήσετε μια μελέτη σκοπιμότητας στη διαχείριση έργων

Μπορεί να είναι συναρπαστικό να τρέχετε ένα μεγάλο, πολύπλοκο έργο που έχει τεράστιο πιθανό αντίκτυπο στον οργανισμό σας. Από τη μία πλευρά, οδηγείτε πραγματικές αλλαγές. Από την άλλη, η αποτυχία είναι εκφοβιστική.

Εκεί εισέρχεται μια μελέτη σκοπιμότητας. Αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ μια μελέτη σκοπιμότητας γιαδιαχείριση έργουΠριν, αυτό το άρθρο θα σας οδηγήσει σε όλα όσα πρέπει να ξέρετε για να ξεκινήσετε.

Τι είναι μια μελέτη σκοπιμότητας;

Μια μελέτη σκοπιμότητας - που ονομάζεται μερικές φορές μια ανάλυση σκοπιμότητας ή μια έκθεση σκοπιμότητας - είναι ένας τρόπος να αξιολογηθεί κατά πόσον είναι ή όχισχέδιο έργουθα μπορούσε να είναι επιτυχής. Μια μελέτη σκοπιμότητας αξιολογεί την πρακτικότητα του σχεδίου του έργου σας προκειμένου να κρίνουμε εάν είστε σε θέση να προχωρήσετε ή όχι με το έργο.

Το κάνει αυτό απαντώντας σε δύο ερωτήσεις:

Η ομάδα μας διαθέτει τα απαιτούμενα εργαλεία ή πόρους για την ολοκλήρωση αυτού του έργου;

Θα υπάρξει μια αρκετά υψηλή επιστροφή στην επένδυση για να γίνει το έργο που αξίζει να επιδιώξει;

Οι μελέτες σκοπιμότητας είναι σημαντικές για έργα που αντιπροσωπεύουν σημαντικές επενδύσεις για την επιχείρησή σας. Τα έργα που έχουν επίσης μεγάλο δυνητικό αντίκτυπο στην παρουσία σας στην αγορά ενδέχεται επίσης να απαιτούν μελέτη σκοπιμότητας.

Ως Διευθυντής έργου, ενδέχεται να μην είστε άμεσα υπεύθυνοι για την οδήγηση της μελέτης σκοπιμότητας, αλλά είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι είναι αυτές οι μελέτες. Με την κατανόηση των διαφόρων στοιχείων που μεταβείτε σε μια μελέτη σκοπιμότητας, μπορείτε να υποστηρίξετε καλύτερα την ομάδα που οδηγεί τη μελέτη σκοπιμότητας και να εξασφαλίσετε το καλύτερο αποτέλεσμα για το έργο σας.

Πότε να διεξάγετε μια μελέτη σκοπιμότητας

Μια μελέτη σκοπιμότητας πρέπει να διεξαχθεί μετά την έναρξη του έργου, αλλά πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε εργασία. Η μελέτη αποτελεί μέρος της διαδικασίας σχεδιασμού του έργου. Στην πραγματικότητα, γίνεται συχνά σε συνδυασμό με έναΑνάλυση SWOT ή Αξιολόγηση κινδύνου έργου, ανάλογα με το συγκεκριμένο έργο.

Οι μελέτες σκοπιμότητας βοηθούν:

Επιβεβαιώστε τις ευκαιρίες της αγοράς πριν από τη δέσμευση σε ένα έργο

Περιορίστε τις επιχειρηματικές σας εναλλακτικές

Δημιουργία τεκμηρίωσης σχετικά με τα οφέλη και τις δυσχέρειες της προτεινόμενης πρωτοβουλίας

Παρέχετε περισσότερες πληροφορίες πριν κάνετε μια απόφαση Go / No Go

Πιθανότατα δεν χρειάζεστε μια μελέτη σκοπιμότητας εάν:

Γνωρίζετε ήδη ότι το έργο είναι εφικτό

Έχετε εκτελέσει ένα παρόμοιο έργο στο παρελθόν

Οι ανταγωνιστές σας επιτυγχάνουν μια παρόμοια πρωτοβουλία στην αγορά

Το έργο είναι μικρό, απλό και έχει ελάχιστες μακροπρόθεσμες επιχειρηματικές επιπτώσεις

Η ομάδα σας έτρεξε μια παρόμοια μελέτη σκοπιμότητας κατά τα τελευταία τρία χρόνια

Ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι μια μελέτη σκοπιμότητας δεν είναι ένα γήπεδο έργου. Κατά τη διάρκεια ενός βήματος έργου, αξιολογείτε αν το έργο είναι μια καλή ιδέα για την εταιρεία σας και αν οι στόχοι του έργου είναι σύμφωνες με το γενικό στρατηγικό σας σχέδιο. Συνήθως, μόλις διαπιστώσετε ότι το έργο είναι μια καλή ιδέα, τότε θα εκτελέσετε μια μελέτη σκοπιμότητας για να επιβεβαιώσετε ότι το έργο είναι δυνατό με τα εργαλεία και τους πόρους που έχετε στη διάθεσή σας.

Μελέτη σκοπιμότητας έναντι του Χάρτη Έργου

ΕΝΑΧάρτης έργουείναι ένα σχετικά άτυπο έγγραφο για να βγει το έργο σας στους ενδιαφερόμενους. Σκεφτείτε τον Χάρτη σαν ένα ύψος ανελκυστήρα των στόχων του έργου σας, το πεδίο και τις ευθύνες του έργου σας. Συνήθως, το δικό σαςχορηγός προγράμματοςή οι εκτελεστικοί φορείς εξετάζουν τον Χάρτη πριν από την επικύρωση του έργου.

Πρέπει να εφαρμοστεί μελέτη σκοπιμότητας μετά την επικύρωση του Χάρτη του Έργου. Αυτό δεν είναι ένα έγγραφο για να βγει αν το έργο είναι σύμφωνο με τους στόχους της ομάδας σας - μάλλον, είναι ένας τρόπος να διασφαλιστεί ότι το έργο είναι κάτι που εσείς και η ομάδα σας μπορεί να ολοκληρώσει.

Μελέτη σκοπιμότητας εναντίον επιχειρηματικών υπόθεσης

ΕΝΑεπαγγελματική υπόθεσηείναι μια πιο επίσημη έκδοση του Χάρτη του Έργου. Ενώ συνήθως δημιουργήσατε έναν χάρτη έργου για μικρές ή απλές πρωτοβουλίες, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια επιχειρησιακή περίπτωση εάν τοποθετήσετε μια μεγάλη, πολύπλοκη πρωτοβουλία που θα επηρεάσει σημαντικό αντίκτυπο στην επιχείρηση. Αυτό μακρύτερο, πιο επίσημο έγγραφο θα περιλαμβάνει επίσης οικονομικές πληροφορίες και συνήθως συνεπάγεται περισσότερους ανώτερους ενδιαφερόμενους.

Μετά την έγκριση της επιχειρησιακής σας υπόθεσης από τους ενδιαφερόμενους φορείς, τότε θα εκτελέσετε μια μελέτη σκοπιμότητας για να βεβαιωθείτε ότι η εργασία είναι εφικτή. Αν δεν το βρείτε, μπορείτε να επιστρέψετε στους εκτελεστικούς φορείς σας και να ζητήσετε περισσότερους πόρους, εργαλεία ή χρόνο για να διασφαλίσετε ότι η επιχειρησιακή σας περίπτωση είναι εφικτή.

Μελέτη σκοπιμότητας έναντι επιχειρηματικού σχεδίου

Ένα επιχειρηματικό σχέδιο είναι ένα επίσημο έγγραφο των στόχων του οργανισμού σας. Συνήθως γράψτε ένα επιχειρηματικό σχέδιο κατά την ίδρυση της εταιρείας σας, ή όταν η επιχείρησή σας περνάει μια σημαντική μετατόπιση. Το επιχειρηματικό σας σχέδιο ενημερώνει πολλές άλλες επιχειρηματικές αποφάσεις, συμπεριλαμβανομένων των τριών έως πέντε ετώνστρατηγικό σχέδιο .

Καθώς εφαρμόζετε το επιχειρηματικό και το στρατηγικό σας σχέδιο, θα επενδύσετε σε μεμονωμένα έργα. Μια μελέτη σκοπιμότητας είναι ένας τρόπος αξιολόγησης της πρακτικότητας οποιουδήποτε συγκεκριμένου ατομικού έργου ή πρωτοβουλίας.

Τα 4 στοιχεία μιας ανάλυσης σκοπιμότητας

Υπάρχουν τέσσερα βασικά στοιχεία που πηγαίνουν σε μελέτη σκοπιμότητας: τεχνική σκοπιμότητα, οικονομική σκοπιμότητα, σκοπιμότητα αγοράς (ή κατάλληλη αγορά) και λειτουργική σκοπιμότητα. Μπορεί επίσης να δείτε τα σχετικά προϊόντα που αναφέρονται ως οι τέσσερις τύποι μελετών σκοπιμότητας, αν και οι περισσότερες μελέτες σκοπιμότητας περιλαμβάνουν την επανεξέταση και των τεσσάρων στοιχείων.

Τεχνική σκοπιμότητα

Μια τεχνική μελέτη σκοπιμότητας εξετάζει τους τεχνικούς πόρους που διαθέτουν το έργο σας. Αυτή η μελέτη καθορίζει εάν έχετε το σωστό εξοπλισμό, αρκετό εξοπλισμό και τις σωστές τεχνικές γνώσεις για να ολοκληρώσετε το δικό σαςστόχοι του έργου. Για παράδειγμα, εάν το σχέδιο του έργου σας προτείνει τη δημιουργία 50.000 προϊόντων ανά μήνα, αλλά μπορείτε να παράγετε μόνο 30.000 προϊόντα ανά μήνα στα εργοστάσιά σας, αυτό το έργο δεν είναι τεχνικά εφικτό.

Οικονομική σκοπιμότητα

Η οικονομική σκοπιμότητα περιγράφει αν το έργο σας είναι δημοσιονομικά βιώσιμο. Μια έκθεση οικονομικής σκοπιμότητας περιλαμβάνει ανάλυση κόστους / οφέλους του έργου. Προβλέπει επίσης μια αναμενόμενη απόδοση της επένδυσης (ROI), καθώς και περιγράψει τους οικονομικούς κινδύνους. Ο στόχος στο τέλος της μελέτης οικονομικής σκοπιμότητας είναι να κατανοήσουμε τα οικονομικά οφέλη που θα οδηγήσει το έργο.

Σκοπιμότητα της αγοράς

Η μελέτη σκοπιμότητας της αγοράς είναι μια αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο η ομάδα σας αναμένει τα παραδοτέα του έργου να εκτελέσουν στην αγορά. Αυτό το τμήμα της έκθεσης περιλαμβάνει ανάλυση αγοράς, κατανομή ανταγωνισμού αγοράς και προβλέψεις πωλήσεων.

Λειτουργική σκοπιμότητα

Μια επιχειρησιακή μελέτη σκοπιμότητας αξιολογεί αν ο οργανισμός σας είναι σε θέση να ολοκληρώσει αυτό το έργο. Αυτό περιλαμβάνει τις απαιτήσεις στελέχωσης, την οργανωτική δομή και τις ισχύουσες νομικές απαιτήσεις. Στο τέλος της μελέτης λειτουργίας της σκοπιμότητας, η ομάδα σας θα έχει μια αίσθηση αν έχετε ή όχι τους πόρους, τις δεξιότητες και τις ικανότητες για να ολοκληρώσετε αυτό το έργο.

Λίστα ελέγχου μελέτης σκοπιμότητας

Οι περισσότερες μελέτες σκοπιμότητας είναι δομημένες με παρόμοιο τρόπο. Αυτά τα έγγραφα χρησιμεύουν ως εκτίμηση της πρακτικότητας μιας προτεινόμενης επιχειρηματικής ιδέας. Η δημιουργία μιας σαφής μελέτης σκοπιμότητας βοηθά τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου κατά τη διάρκεια της διαδικασίας λήψης αποφάσεων.

Μια μελέτη σκοπιμότητας περιέχει:

Ενα περίληψη των κυριότερων σημείων Περιγράφοντας τη συνολική βιωσιμότητα του έργου

ΕΝΑΠεριγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίαςπου αναπτύσσεται κατά τη διάρκεια αυτού του έργου

ΟποιοςΤεχνικές εκτιμήσεις, συμπεριλαμβανομένης της τεχνολογίας, του εξοπλισμού ή του προσωπικού

ο έρευνα αγοράς, συμπεριλαμβανομένης μιας μελέτης της τρέχουσας αγοράς και της στρατηγικής μάρκετινγκ

ο Λειτουργική μελέτη σκοπιμότητας, αξιολογώντας αν η τρέχουσα οργανωτική δομή της ομάδας σας μπορεί να υποστηρίξει αυτή την πρωτοβουλία

ο Χρονοδιάγραμμα έργου

Οικονομικές προβλέψειςΜε βάση την έκθεση οικονομικής σας σκοπιμότητας

6 βήματα για τη διεξαγωγή μιας μελέτης σκοπιμότητας

Πιθανότατα δεν θα πραγματοποιήσετε τη μελέτη της σκοπιμότητας μόνοι σας, αλλά πιθανότατα θα κληθείτε να παρέχετε διορατικότητα και πληροφορίες. Να διεξάγει μια μελέτη σκοπιμότητας, να προσλάβει έναν εκπαιδευμένο σύμβουλο ή, αν έχετε ένα εσωτερικόΓραφείο Διαχείρισης Έργων (PMO), ρωτήστε αν πάρουν αυτό το είδος εργασίας. Γενικά, εδώ είναι τα βήματα που θα λάβουν για να ολοκληρώσουν αυτό το έργο:

1. Εκτελέστε μια προκαταρκτική ανάλυση

Η δημιουργία μιας μελέτης σκοπιμότητας είναι μια χρονική επεξεργασία. Πριν από την κατάδυση στη μελέτη σκοπιμότητας, είναι σημαντικό να αξιολογήσετε το έργο για τυχόν προφανείς και ανυπέρβλητες οδικές καμπίνες. Για παράδειγμα, εάν το έργο απαιτεί σημαντικά μεγαλύτερο προϋπολογισμό από ό, τι διαθέτετε ο οργανισμός σας, πιθανόν να μην μπορείτε να το ολοκληρώσετε. Ομοίως, αν τοΠαραδοτέα έργουΠρέπει να είναι ζωντανή και στην αγορά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία, αλλά δεν θα είναι διαθέσιμα για αρκετούς μήνες μετά το γεγονός, το έργο πιθανόν να μην είναι εφικτό. Αυτοί οι τύποι εμποδίων μεγάλης κλίμακας καθιστούν περιττή μελέτη σκοπιμότητας, διότι είναι σαφές ότι το έργο δεν είναι βιώσιμο.

2. Αξιολογήστε οικονομική σκοπιμότητα

Σκεφτείτε τη μελέτη οικονομικής σκοπιμότητας ως προβλεπόμενη κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων για το έργο. Αυτό το μέρος της μελέτης σκοπιμότητας αποσαφηνίζει το αναμενόμενο εισόδημα των έργων και περιγράφει τι πρέπει να επενδύσει ο οργανισμός σας όσον αφορά το χρόνο και τα χρήματα - για να χτυπήσει τους στόχους του έργου.

Κατά τη διάρκεια της μελέτης οικονομικής σκοπιμότητας, λαμβάνοντας υπόψη το αν το έργο θα επηρεάσει το έργο της ταμειακής ροής της επιχείρησής σας. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα της πρωτοβουλίας, το εσωτερικό PMO ή ο εξωτερικός σύμβουλος μπορεί να θέλετε να συνεργαστεί με την οικονομική σας ομάδα για να εκτελέσετε μια ανάλυση κόστους-οφέλους του έργου.

3. Εκτελέστε αξιολόγηση αγοράς

Η αξιολόγηση της αγοράς ή η μελέτη σκοπιμότητας της αγοράς, είναι η ευκαιρία να προσδιοριστεί η ζήτηση στην αγορά. Η μελέτη αυτή προσφέρει μια αίσθηση αναμενόμενων εσόδων για το έργο και τυχόν πιθανούς κινδύνους αγοράς που θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε.

Η αξιολόγηση της αγοράς, περισσότερο από οποιοδήποτε άλλο μέρος της μελέτης σκοπιμότητας, είναι η ευκαιρία να αξιολογήσει αν υπάρχει ή όχι μια ευκαιρία στην αγορά. Κατά τη διάρκεια αυτής της μελέτης, είναι κρίσιμο να αξιολογήσετε τις θέσεις του ανταγωνιστή σας και να αναλύσετε τα δημογραφικά στοιχεία για να πάρετε μια αίσθηση του τρόπου με τον οποίο θα κάνει το έργο.

4. Εξετάστε την τεχνική και επιχειρησιακή σκοπιμότητα

Ακόμη και αν τα οικονομικά φαίνονται καλά και η αγορά είναι έτοιμη, αυτή η πρωτοβουλία μπορεί να μην είναι κάτι που ο οργανισμός σας μπορεί να υποστηρίξει. Για να αξιολογηθεί η λειτουργική σκοπιμότητα, εξετάστε τυχόν απαιτήσεις στελέχωσης ή εξοπλισμού, αυτό το έργο χρειάζεται. Ποιοι οργανωτικοί πόροι - συμπεριλαμβανομένου του χρόνου, των χρημάτων και των δεξιοτήτων - είναι απαραίτητες για να πετύχει αυτό το έργο;

Ανάλογα με το έργο, μπορεί επίσης να χρειαστεί να εξεταστεί ο νομικός αντίκτυπος της πρωτοβουλίας. Για παράδειγμα, εάν το έργο περιλαμβάνει την ανάπτυξη ενός νέου διπλώματος ευρεσιτεχνίας για το προϊόν σας, θα πρέπει να εμπλέξετε τη νομική σας ομάδα και να ενσωματώσετε αυτή την απαίτηση στο σχέδιο του έργου.

5. Επανεξέταση σημείων ευπάθειας για το έργο

Σε αυτό το στάδιο, η εσωτερική ομάδα PMO ή ο εξωτερικός σύμβουλος σας εξέτασαν και τα τέσσερα στοιχεία των οικονομικών σπουδών της σκοπιμότητας, της ανάλυσης της αγοράς, της τεχνικής σκοπιμότητας και της λειτουργικής σκοπιμότητας. Πριν εκτελούν τις συστάσεις τους από εσάς και τα ενδιαφερόμενα μέρη σας, θα επανεξετάσουν και θα αναλύσουν τα δεδομένα για τυχόν ασυνέπειες. Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων είναι σύμφωνη με την ανάλυση της αγοράς σας. Ομοίως, τώρα που έχουν εκτελέσει μια τεχνική μελέτη σκοπιμότητας, είναι οποιεσδήποτε υποχρεώσεις είναι πολύ μεγάλες από μια κόκκινη σημαία; (Εάν ναι, δημιουργήστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης !

Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου σας, δεν θα υπάρχει πάντα μια σαφής απάντηση. Μια ανάλυση σκοπιμότητας δεν παρέχει ασπρόμαυρη απόφαση για ένα πολύπλοκο πρόβλημα. Αντίθετα, σας βοηθά να έρθετε στο τραπέζι με τις σωστές ερωτήσεις - και απαντήσεις - ώστε να μπορείτε να κάνετε την καλύτερη απόφαση για το έργο σας και για την ομάδα σας.

6. Προτείνετε μια απόφαση

Το τελευταίο βήμα της μελέτης σκοπιμότητας είναι έναπερίληψη των κυριότερων σημείωναγγίζοντας τα κύρια σημεία και προτείνουμε μια λύση.

Ανάλογα με την πολυπλοκότητα και το πεδίο εφαρμογής του έργου, το εσωτερικό PMO ή ο εξωτερικός σύμβουλος ενδέχεται να μοιράζονται τη μελέτη σκοπιμότητας με τα ενδιαφερόμενα μέρη ή να το παρουσιάσει στον Όμιλο για να πετάξει τις ερωτήσεις. Είτε έτσι είτε αλλιώς, με τη μελέτη στο χέρι, η ομάδα σας έχει τώρα τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε μια ενημερωμένη απόφαση.

Επιτύχετε την επιτυχία του έργου μεUDN Task Manager

Έγινε με τη μελέτη σκοπιμότητας; Είστε έτοιμοι να εκτελέσετε ένα έργο! Ορίστε το έργο σας για την επιτυχία παρακολουθώντας την πρόοδό σας σε έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίας, σανUDN Task Manager. Από τα μικρά πράγματα έως τη μεγάλη εικόνα, UDN Task Manager Οργανώνει εργασία Έτσι ομάδες γνωρίζουν τι να κάνουν, γιατί έχει σημασία και πώς να το κάνει.