Memahami teori kendala

Pernahkah Anda memimpin atau berkontribusi pada aproyekTim, hanya untuk mengakhiri bottlenecked dan tidak dapat memenuhi tenggat waktu atau tetap dalam anggaran proyek?

Ini membuat frustrasi, tanpa ragu - dan Anda ingin memperbaikinya. Tapi bagaimana caranya? Bagaimana Anda mengetahui bagian mana dari proses proyek Anda yang perlu ditambal? Dan bagaimana Anda dapat menggunakan informasi itu untuk meningkatkan proyek Anda yang lain bergerak maju?

Di situlah teorikendalaikut bermain.

Apa teori kendala?

Teori kendala adalah metode untuk mengidentifikasi apa yang menahan proyek Anda kembali dan meningkatkannya, jadi itu bukan lagi faktor pembatas.

Teori Kendala (TOC) adalah filosofi manajemen yang dikembangkan olehEliyahu M. GoldrattDalam publikasi 1984-nya, "Tujuannya: proses perbaikan yang berkelanjutan. "

Sederhananya, Goldratt menyarankan bahwa organisasi dapat mencapai tujuan mereka dengan mengidentifikasi dan memanfaatkan kendala sistem. Sebuah kendala adalah sesuatu yang membatasi kinerja Anda, dan teori ini mengasumsikan bahwa selalu ada setidaknya satu kendala, jika tidak lebih.

Daripada melihat komponen dan proses individu, idenya adalah itumemanfaatkan kendalalebih efektif. Ketika Anda berada di atas persis apa yang menahan Anda dan meningkatkan pada satu bagian itu, itu meningkatkan profitabilitas dan pada akhirnya memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuannya.

Perlu diingat bahwa organisasi adalah sistem departemen dan individu yang terhubung dengan banyak dependensi. Tindakan departemen dapat membuat efek riak untuk grup lain. Daripada menangani konflik satu kali atau jangka pendek di antara tim yang berbeda, teori kendala mengharuskan Anda mundur, mengidentifikasi satu titik leverage, dan memperbaikinya untuk meningkatkan seluruh sistem.

Bagaimana? Nah, teori kendala dibagi menjadi lima langkah utama:

Jangan khawatir - kita akan menggali masing-masing lebih detail nanti.

Tetapi untuk sekarang, mari kita jelaskan teori yang agak padat dan akademik dengan teori kendala super sederhana Contoh: Bayangkan tim Anda ingin mengirim kartu pos ke semua klien, vendor, dan kontak Anda untuk merayakan ulang tahun bisnis Anda.

Anda telah merancang dan mencetak kartu pos dan membuat milis Anda. Anda ingin mendapatkan semuanya dari pintu pada hari Jumat, tetapi sekarang Jumat ada di sini, dan Anda belum mengirimkan satu. Ketika Anda mengambil langkah mundur, Anda mengidentifikasi di mana hambatannya: Anda hanya memiliki satu meteran ongkos kirim, dan Anda perlu menjalankan kartu pos melalui satu per satu.

Dengan menggunakan teori kendala, Anda tahu Anda perlu mengubah sesuatu tentang bagian tertentu dari proses untuk meningkatkan seluruh sistem.

Apa tujuan dari teori kendala?

Ketika Anda membiasakan diri dengan teori kendala, tidak dapat disangkal bahwa ada banyak jargon dan istilah akademik yang dapat membuat Anda merasa kewalahan.

Tetapi untuk menjaga tingkat tinggi ini, inilah yang perlu Anda ketahui tentang teori utama tujuan kendala: untuk menghilangkan hambatan yang membatasi tim Anda atau throughput perusahaan.

Tunggu ... Apathroughput? Ini adalah tingkat di mana tim Anda memproduksi. Dalam arti paling tradisional, itu mewakili tingkat di mana bisnis Anda menghasilkan uang - dan itu sebabnya Anda akan sering mendengar istilah agen throughput yang disebutkan dalam napas yang sama.

Demi kesederhanaan, mari tetap dengan contoh kartu pos kami. Throughput Anda akan menjadi jumlah kartu pos yang Anda dapatkan dikirim - yang, saat ini, adalah nol.

Anda akan menggunakan teori kendala untuk mengidentifikasi apa yang menahan Anda dari throughput yang lebih baik, sehingga Anda dapat merobohkan penghalang itu dan mendapatkan lebih banyak kartu pos yang dicap dan dikirim ke kontak Anda.

Apa kendala dalam manajemen proyek?

Anda mungkin akan mendengar teori kendala berbicara tentang paling sering dalam konteks manufaktur. Namun, itu dapat diterapkanmanajemen proyekdemikian juga.

Semua proyek memiliki risiko dan keterbatasan yang dapat menghambat kemampuan Anda untuk memberikan proyek top-notch. Mungkin Anda tidak memiliki alat yang tepat atau anggota tim yang cukup. Itu semua adalah kendala khusus.

Dalam manajemen proyek, ada yang dikenal sebagai asegitiga kendala . Anda mungkin mendengar ini disebut sebagai sejumlah nama yang berbeda, termasuk "Segitiga Besi," "Project Triangle," dan "Triggle Constraint Segitiga."

Semuanya mewakili hal yang sama:Keterbatasan Triple Manajemen Proyek. Kendala ini meliputi:

Dalam hal kartu pos kami yang tertunda, Anda dan tim Anda menghadapi kendala waktu - Anda tidak memiliki cukup waktu untuk mengirimkan kartu dengan batas waktu asli Anda.

Apa 5 langkah fokus dalam teori kendala?

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, ada lima langkah fokus dalam teori kendala. Ini adalah langkah-langkah yang akan Anda jalani secara berurutan untuk mengidentifikasi bottleneck Anda dan memperbaikinya.

Bertahan dengan skenario kartu pos sederhana kami, mari kita berjalan melalui masing-masing langkah-langkah fokus ini - dengan banyak teori centang kendala yang disertakan.

1. Identifikasi kendala

Untuk mencapai tujuan Anda, Anda harus meringankan hambatan saat ini. Tetapi Anda tidak dapat mengurangi kemacetan sampai Anda tahu persis apa itu.

Dalam beberapa kasus, menunjukkan hambatan Anda mungkin mudah. Dalam kasus lain, mungkin kurang jelas. Salah satu tempat termudah untuk memulai adalah mencari langkah dari proses Anda yang membutuhkan waktu lama - karena itu bisa menjadi tempat yang terjebak.

Penting juga untuk diingat bahwa, secara teknis, kendala adalah sesuatu yang sebagian besar dari kendali Anda. Misalnya, meteran ongkos kirim Anda dirancang hanya untuk mencap satu kartu pos sekaligus. Tidak ada yang jelas yang dapat Anda lakukan untuk mengubahnya.

CONTOH: Menempatkan ongkos kirim pada kartu pos.

2. Eksploitasi kendala

Sekarang Anda tahu apa kendala Anda, saatnya untuk mengeksploitasinya. Kedengarannya agak keras, tetapi langkah ini adalah tentang memastikan bahwa Anda menggunakan batasannya ke kapasitas penuh saat ini.

Tarik kendala Anda terpisah dan lihat apakah ada cara yang jelas bahwa Anda bisa membuatnya lebih baik.

CONTOH: Apakah Anda yakin bahwa meteran ongkos kirim Anda hanya dapat mencetak satu cap sekaligus? Atau apakah Anda kehilangan fitur yang dapat meningkatkan kapasitas?

3. Bawah segalanya untuk kendala

Langkah sebelumnya adalah tentang memahami seluk beluk kendala itu sendiri, dan langkah ini adalah tentang memahami segala sesuatu di sekitar kendala itu.

Anda ingin memastikan bahwa semua yang memberi makan bahwa kendala juga berjalan pada kapasitas penuh juga. Kendala Anda harus memiliki jumlah sumber daya yang diperlukan dari non-batasan untuk digunakan secara optimal mungkin.

Pada langkah ini, Anda mungkin mendengar tentang sesuatu yang disebutDrum-buffer-rope (DBR)sistem. Ini aspek lain dari teori ini yang bisa menjadi sangat teknis, dan kami tidak akan terlalu memantulnya sekarang. GIST adalah bahwa kendala Anda adalah drum, dan itu menetapkan irama untuk seluruh sistem Anda.

CONTOH: Apakah kartu pos ditumpuk di sebelah meteran ongkos kirim sehingga mereka dapat diumpankan melalui mesin secepat mungkin?

4. Tinggikan kendala

Sekarang saatnya untuk mengatasi kendala itu sendiri. Bagaimana Anda dapat meningkatkan kapasitas bottleneck yang Anda identifikasi?

Dalam banyak kasus, ini akan melibatkan peningkatan dengan sumber daya tambahan. Itu bisa mencakup lebih banyak orang, uang, atau peralatan, untuk hanya menyebutkan beberapa.

CONTOH: Anda menentukan Anda perlu membeli dua meter ongkos kirim untuk mempercepat proyek ini dan semua proyek surat di masa mendatang.

5. Hindari inersia dan ulangi prosesnya

Anda melakukannya - Anda menangani kendala, dan sekarang tim Anda melesat melalui kartu pos itu. Kerja keras Anda selesai, bukan?

Bahkan tidak dekat. Teori kendala adalah tentang peningkatan proses konstan. Itu berarti bahwa begitu Anda memperbaiki satu kendala, Anda pasti akan mengungkap yang baru. Anda harus memulai proses lagi untuk mengidentifikasi kendala berikutnya dan menghindari inersia (artinya Anda ingin menghindari puas diri).

Teori kendala bukanlah sesuatu yang Anda lalui atau selesaikan. Sebaliknya, ini adalah pendekatan yang berkelanjutan untuk memastikan tim Anda terus-menerus mengisyarat dan membaik.

CONTOH: Dengan peningkatan kapasitas meter ongkos kirim Anda, Anda menyadari bahwa Anda tidak memiliki cukup anggota tim untuk memberi makan mesin.

Bagaimana teori kendala mengikat ke dalam manufaktur lean

Baik teori kendala danLean Manufacturing.Bagikan tujuan yang sama: meningkatkan laba melalui peningkatan berkelanjutan. Mereka melayani tujuan yang sama, tetapi bagaimana mereka sampai di sana berbeda.

Seperti yang telah kita bahas, teori kendala berfokus pada bekerja dengan faktor pembatas dan memanfaatkannya sebagai peluang untuk mendorong produksi dan, pada gilirannya, meningkatkan pendapatan.

Sebaliknya,Prinsip-prinsip manufaktur leansemua tentang meminimalkan limbah dalam suatu sistem tanpa mengorbankan produktivitas. Penghapusan limbah itu meningkatkan waktu produksi dan mengarah pada penghematan biaya. Jadi, Anda dapat mencetak empat kartu pos pada selembar, sehingga tidak ada kertas berlebih yang perlu Anda potong.

Yakinlah bahwa Anda tidak harus memilih dan menempel pada hanya satu dari metode ini. Teori kendala dan manufaktur lean berjalan berdandan dan dapat bekerja secara efektif bersama.

Anda dapat menerapkan teknik lean ke kendala dan non-batasan untuk meningkatkan area lain dari sistem atau proyek. Faktanya,menggabungkan metode iniDalam pendekatan hybrid dapat membantu meningkatkan teknik manajemen proyek Anda secara keseluruhan dan memperkuat proses Anda lebih.

MengapaUDN Task Manager.dapat membantu Anda mendapatkan kendala atas

Salah satu bagian paling sulit dari teori kendala adalah mencari tahu hambatan Anda. Terkadang itu terang-terangan jelas, dan kali lain menemukan rasanya seperti perburuan harta karun.

Di situlah platform manajemen kerja kolaboratif sepertiUDN Task Manager.berguna. UDN Task Manager. Memberi Anda dan tim Anda pemahaman menyeluruh tentang proses dan alur kerja Anda.

Dengan informasi itu di ujung jari Anda, jauh lebih mudah untuk menemukan di mana semuanya terjebak. Setelah Anda mengidentifikasi hambatan Anda,UDN Task Manager.Juga memberdayakan Anda untuk memastikan semua aspek lain dari proses atau sistem Anda berjalan pada efisiensi dan kapasitas puncak.

Untuk membuatnya lebih sederhana,UDN Task Manager.Memberi Anda visibilitas yang Anda butuhkan untuk menarik semua tuas yang tepat dan meningkatkan tidak hanya proyek Anda saat ini tetapi juga yang akan datang.

Siap menggunakan teori kendala untuk meningkatkan produktivitas tim Anda? Mulailah dengan mendaftar untuk auji coba gratis dari.UDN Task Manager. .