Struktur Breakdown Kerja (WBS): Apa itu dan bagaimana menggunakannya
Ringkasan
Struktur breakdown kerja (WBS) secara visual mengatur hasil proyek ke tingkat yang berbeda berdasarkan dependensi. Ini pada dasarnya rencana proyek Anda dalam bentuk visual, dengan tujuan proyek Anda di bagian atas, kemudian dependensi dan sub-dependensi di bawah ini. Pada artikel ini, kami menggambarkan bagian yang berbeda dari struktur pemecahan kerja dan cara membuatnya untuk proyek Anda berikutnya - bersama dengan contoh terperinci untuk memulai.
Struktur pemecahan kerja adalah pemecahan visual dari suatu proyek yang diselenggarakan ke beberapa level. Dalam istilah dasar, ini adalah cara untuk memvisualisasikan hasil yang diperlukan dengan cara yang lebih mudah dicerna.
Karena struktur pemecahan kerja ditampilkan secara visual, dapat dibuat menggunakan kombinasiperangkat lunak manajemen alur kerjadan metodologi spesifik. Beberapa metode ini termasuk jadwal, papan kanban, dan kalender.
Kami akan membawa Anda melalui apa yang harus disertakan dalam struktur pemecahan kerja Anda dan memberikan contoh menggunakan beberapa metode paling populer.
Apa struktur pemecahan kerja dalam manajemen proyek?
Hal pertama yang pertama, mari kita hancurkan struktur pemecahan kerja (WBS).Manajer proyekGunakan struktur breakdown kerja untuk membantu timmemvisualisasikan proyek dan hasil terkait ketergantungan .
Ini alat yang hebat saat bekerja di komplekslingkup proyekAtau bekerja dengan anggota tim yang lebih suka menggunakan daftar visual atas. Sementara sebagian besar manajer proyek lebih suka satu jenis visual di atas yang lain, setiap struktur pemecahan kerja terdiri dari beberapa bagian utama.
Tidak peduli metode visual mana yang Anda pilih, struktur pemecahan Anda harus menggabungkan:
SEBUAHProject Baseline., yang mencakup arencana proyek, deskripsi, dan nama
Sebuah terorganisirJadwal proyek
Produktif Project.dan subtugas
Dari sana, Anda akan mengatur struktur Anda berdasarkan tingkat hirarki sub-kiriman. Seluruh proyek Anda kemungkinan terdiri dari beberapa tingkat tugas yang akan tergantung pada pekerjaan yang dibutuhkan dan secara keseluruhanTimeline Project. .
Tingkat struktur kerusakan kerja
Tingkat struktur breakdown kerja membantu memisahkan tugas oleh dependensi. Karena proyek dapat berbeda secara signifikan, tingkat struktur pemecahan kerja Anda juga akan. Sementara sebagian besar proyek memang memiliki beberapa bentuk dependensi, itu mungkin Anda akan menemukan proyek yang tidak memerlukan sub-dependensi.
Ada tiga tingkat ketergantungan utama, meskipun struktur Anda dapat membutuhkan lebih banyak atau kurang dari itu. Setiap level terhubung ke tugas induk, dengan pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas induk yang diselenggarakan ke dalam dependensi.
Mari kita lihat tiga dependensi tingkat tertinggi dalam struktur kerusakan kerja.
Tingkat 1
Tingkat pertama dari struktur pemecahan kerja adalah bentuk paling disederhanakan dari proyek karena mengandung tugas induk. Ini biasanya sama dengantujuan proyek .
Katakanlah, misalnya, bahwa tim proyek Anda bekerja untuk memperbaiki desain situs web Anda. Tingkat pertama WBS Anda mungkin terlihat seperti ini:
Luncurkan desain situs web baru
Seperti yang Anda lihat, itu sederhana dan mudah. Level satu adalah tujuan dasar dan langkah pertama dari banyak Andafase manajemen proyek. Pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tujuan ini akan datang di level dua dan tiga.
Level 2
Dari sana, struktur pemecahan Anda akan menjadi sedikit lebih rumit tergantung pada ruang lingkup proyek. Level dua WBS Anda akan menyertakan subtugas, atau dikenal sebagai dependensi, dari tugas induk.
Misalnya, mari kita lihat tugas apa yang mungkin diperlukan untuk meluncurkan desain situs web baru.
Pedoman Merevamp Merek
Buat Kerangka Pesan
Mendesain ulang Logo Anda
Tambahkan Fotografi Baru.
Sementara sedikit lebih granular daripada level satu, level dua masih merupakan ikhtisar tingkat tinggi dependensi yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan proyek.
Tingkat 3
Tingkat WBS Anda selanjutnya akan memecah dependensi ini bahkan lebih jauh ke dalam sub-dependensi. Ini akan mencakup pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dua tugas.
Berikut adalah contoh dari tugas-tugas di atas yang dipecah ke tingkat ketiga struktur pemecahan Anda.
Warna merek
Merek suasana merek
Desain UX.
Headline.
Pernyataan misi.
Pedoman Bahasa
Sketsa
Mockups.
Desain akhir.
Pemotretan
Suntingan foto.
Pilihan akhir.
Level Three adalah tempat Anda memecah setiap tugas menjadi sub-dependensi yang terpisah. Seperti yang Anda lihat, pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan proyek menjadi jauh lebih jelas. Anda bahkan dapat memilih untuk menambahkan level tambahan ke WBS Anda, tergantung pada seberapa spesifik Anda ingin visual Anda.
Apa yang termasuk dalam struktur pemecahan kerja?
Struktur pemecah kerja pada dasarnya adalah rencana proyek yang dikondensasi dalam hierarki visual. Itu berarti memuat semua yang suksesPiagam proyektelah, yang mencakup elemen-elemen WBS seperti tujuan, hasil, jadwal, dan pemangku kepentingan utama.
Untuk membuat struktur kerusakan Anda sendiri, pertama-tama Anda perlu tahu apa yang harus dimasukkan ke dalamnya. Untungnya, kami telah membahas Anda. Mari kita lihat beberapa potongan kunci untuk dimasukkan dalam struktur pemecahan kerja Anda.
Dictionary WBS.
Kamus struktur breakdown kerja adalah tempat yang tepat untuk memulai ketika mulai membangun struktur proyek baru. Meskipun bukan kamus tradisional, tujuan utama Kamus WBS adalah menjelaskan setiap tugas secara lebih rinci. Ini karena sifat visual WBS yang baik tidak memungkinkan ruang untuk penjelasan terperinci. Membuat kamus adalah bagian instrumental dari membantu anggota tim dengan mudah menemukan rincian yang diperlukan dari berbagai tugas.
Sementara dibuat oleh Anda, mungkin bermanfaat untuk meminta bantuan anggota tim dari berbagai departemen. Ini akan memastikan kamus sama bermanfaatnya dan semua item dijelaskan dengan benar.
Beberapa bidang yang harus Anda sertakan dalam kamus Anda adalah:
Nama tugas
Deskripsi
Kiriman
Anggaran
Tonggak sejarah
Persetujuan
Meskipun ada beberapa bidang yang dapat Anda sertakan, hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah membuat sumber daya di mana anggota tim dapat menemukan informasi tentang pekerjaan proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas.
Deskripsi Tugas
Deskripsi tugas mencakup nama tugas dan deskripsi singkat tentang tujuan. Karena WBS Anda tidak akan memiliki banyak ruang untuk deskripsi menyeluruh, Anda dapat menyertakan detail tambahan di Kamus WBS Anda.
Tujuan dari deskripsi tugas adalah untuk anggota tim untuk dengan mudah mengenali tugas apa yang mungkin dalam cara terpendek. Jadi jangan terlalu terperangkap dalam tingkat detail yang diperlukan.
Pemilik tugas
Pemilik tugas adalah bagian penting untuk memasukkan keduanya karena alasan pertanggungjawaban dan komunikasi. Semakin mudah untuk menemukan jawaban, semakin cepat tugas akan selesai. Sementara manajer proyek sering pemilik tugas, kepala dan manajer departemen juga mungkin menjadi pemilik tergantung pada jenis tugas.
Tidak ada yang lebih buruk dari membuang-buang waktu mencari informasi proyek. Menugaskan pemilik tugas dapat meningkatProduktivitas timKetika pemangku kepentingan proyek dapat dengan cepat mengarahkan pertanyaan kepada orang yang tepat.
Anggaran Tugas
Meskipun tidak selalu diperlukan, proyek yang membutuhkan anggaran besar harus dilacak dengan hati-hati. Sangat membantu untuk menetapkan tutup anggaran tugas tertentu untuk dengan mudah melacak seberapa dekat Anda dengan anggaran yang dialokasikan.
Tidak melacak anggaran Anda dapat mengakibatkan pengeluaran lebih dari yang diantisipasi, yang dapat menggali margin keuntungan Anda. Jadi pastikan untuk tidak hanya melacak total anggaran Anda tetapi juga biaya tugas individu.
Tanggal penyelesaian
Seharusnya tidak mengejutkan untuk mendengar bahwa melacak tanggal penyelesaian target Anda adalah detail yang agak penting. Yang mengatakan, penting untuk dipersiapkan untuk perubahan pada tanggal penyelesaian Anda.
Meskipun bisa sulitKelola beberapa proyekItu melampaui timeline yang diberikan, kadang-kadang tidak bisa dihindari. Untuk melacak kemajuan dengan benar, Anda harus memecah setiap tugas dalam timeline atau lainnyaAlat Manajemen Proyek.. Dengan cara ini Anda dapat menangkap keterlambatan timeline secara real time dan bekerja untuk mencegah tenggat waktu menumpuk dan menyebabkan Anda kehilangan tanggal penyelesaian asli Anda.
Status Tugas
Bersama dengan pelacakan timeline, mendokumentasikanStatus TugasPenting untuk pemeriksaan kemajuan cepat. Ini dapat dicatat dengan beberapa cara yang berbeda, tetapi banyak tim menggunakan istilah seperti terbuka, sedang berlangsung, dan lengkap.
Ini tidak hanya akan membantu melacak kemajuan tetapi memberikan ikhtistif timtivitas tingkat tinggi. Misalnya, jika ada pola tim tertentu yang tidak dapat menyelesaikan tugas mungkin ada masalah yang mendasarinya. Dengan begitu Anda dapat bekerja untuk menyelesaikannyakerja timatau masalah komunikasi sebelum mereka menjadi masalah besar.
Cara Membuat Struktur Kerusakan Kerja
Sekarang tiba bagian menyenangkan. Karena struktur pemecahan kerja adalah dalam bentuk hierarki visual, ada sejumlah cara untuk membuat milik Anda. Bagian terbaiknya adalah Anda bisa memilih metode mana yang tepat untuk Anda dan tim Anda.
Metode visual umum yang digunakan tim termasuk jadwal,Papan Kanban, dan kalender. Tergantung pada perangkat lunak yang Anda gunakan, beberapa fitur mungkin terlihat sedikit berbeda di masing-masing. Mari selami ketiga metode ini untuk memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang bagaimana Anda dapat membuat struktur pemecahan kerja di masing-masing.
Jadwal (atau grafik Gantt)
Jadwal adalah alat yang bagus untuk memvisualisasikan pekerjaan dengan cara yang menyenangkan dan penuh warna. Mereka juga hebat dalam menyediakan fungsionalitas yang diperlukan untuk WBS. Berikut adalah beberapa fungsi yang Anda dapatkan menggunakan timeline, juga dikenal sebagai adiagram aliratauGantt Chart. :
Imporspreadsheet tradisional
Melacak kemajuan
Sesuaikan tugas
Hubungkan tugas dengan dependensi
Sesuaikan tenggat waktu shift.
Tetapkan Pemilik Tugas
Toko tugas yang tidak terjadwal
Sesuaikan pelacakan warna
Bagian berdasarkan level
Filter dan Urutkan Tugas
Anda dapat memulai WBS Anda dalam beberapa cara, termasuk olehmengimpor spreadsheet yang adaatau membangunnya secara langsungPerangkat Lunak Garis Waktu. Timeles berbeda dari papan kanban dan kalender karena tata letak visual dan fungsionalitas yang dapat disesuaikan. Ini benar-benar sesuai dengan preferensi Anda untuk menentukan visual mana yang tepat untuk tim Anda.
Papan Kanban
Papan kanban mirip dengan garis waktu tetapi berbeda dengan cara yang terorganisir secara visual. Alih-alih diselenggarakan dalam garis horizontal, mereka dirancang untuk terlihat seperti papan yang bertentangan dengan menghubungkan tugas menjadi jadwal.Perangkat lunak Kanbandapat membantu dengan yang berikut untuk menjaga proyek Anda di jalur:
Impor spreadsheet tradisional
Melacak kemajuan
Sesuaikan tugas
Hubungkan tugas dengan dependensi
Sesuaikan tenggat waktu shift.
Alur kerja plot
Berkomunikasi di satu tempat
RencanaRoadmaps Produk
Papan Kanban adalah pilihan bagus lainnya untuk membangun WBS Anda, dan itu adalah salah satu alat yang paling sering digunakan untuk sehari-haripengelolaan sumber daya kebutuhan. Salah satu hal terbaik tentang alat ini adalah Anda dapat melihat detail tugas di muka. Ini menjadikannya pilihan yang bagus jika Anda tidak dapat membuat kamus WBS.
Cara terbaik untuk memulai dengan metode ini adalah mulai membangun hierarki Anda di dalam papan Kanban Anda.
Kalender.
Opsi ketiga untuk membuat WBS Anda sendiri adalah dengan menggunakanperangkat lunak kalender tim. Meskipun tidak biasa digunakan untuk struktur kerusakan sebagai opsi sebelumnya, mereka adalah alat yang hebat untuk memvisualisasikan proyek. Mereka juga sangat membantu untuk beralih antara tampilan hari, minggu, dan bulan untuk proyek-proyek besar.
Kalender dapat membantu dengan yang berikut untuk menjaga proyek Anda di jalur:
Impor spreadsheet tradisional
Melacak kemajuan
Sesuaikan tugas
Hubungkan tugas dengan dependensi
Sesuaikan tenggat waktu shift.
Berkomunikasi di satu tempat
Integrasikan dengan kalender lain
Kalender adalah alat yang bagus untuk membuat WBS dan mereka memberi Anda pengalaman visual yang berbeda dari opsi di atas. Untuk memulai struktur Anda menggunakan kalender, Anda dapat mengimpor spreadsheet yang ada atau mulai membangun proyek baru dalam perangkat lunak kalender Anda.
Contoh struktur breakdown kerja
Sekarang Anda tahu apa yang masuk ke WBS dan cara membangun satu menggunakan berbagai alat perangkat lunak, mari kita lihat contoh nyata. Sementara templat Anda akan terlihat sedikit berbeda tergantung pada metode yang Anda gunakan untuk membuatnya, WBS Anda harus mencakup hierarki dan level tugas serupa.
Berikut ini adalah contoh struktur pemecahan kerja dari detail di atas untuk membuat Anda memulai sendiri.
1.
2.
3.
4.
Suntingan foto.
Ingat bahwa WBS Anda akan terlihat berbeda berdasarkan ukuran proyek, kompleksitasnya, timeline, dan perangkat lunak yang Anda pilih. Masing-masing detail ini akan membentuk dependensi dan hierarki visual proyek Anda.
Memecah struktur pemecahan kerja
Ketika datang ke sana, struktur pemecahan kerja tidak begitu sulit untuk dibuat. Bahkan, begitu Anda memahami itu, Anda dan tim Anda hanya dapat memperoleh manfaat dari menambahkan hierarki visual atau tugas proyek. Apakah Anda pelajar visual atau verbal, adaAlat Manajemen Kerjadi luar sana untuk semua orang.
