Çalışma Dağılımı Yapısı (WBS): Nedir ve Nasıl Kullanılır?
Özet
Bir iş arızası yapısı (WBS), proje teslimatlarını bağımlılıklara göre farklı seviyelere görsel olarak düzenler. Temel olarak proje planınız, proje hedefiniz, yukarıdaki proje hedefiniz, daha sonra aşağıdaki bağımlılıklar ve alt bağımlılıklar. Bu yazıda, bir iş arıza yapısının farklı bölümlerini ve bir sonraki projeniz için nasıl oluşturulacağını ve başlamanız için detaylı bir örnekle nasıl oluşturulur.
Bir iş arızası yapısı, birden fazla seviyeye giren bir projenin görsel bozulmasıdır. Temel terimlerle, gerekli teslimatları daha sindirilebilir bir şekilde görselleştirmenin bir yoludur.
Bir iş arıza yapısı görsel olarak görüntülendiğinden, bir kombinasyon kullanılarak oluşturulabilir.İş Akışı Yönetimi Yazılımıve belirli metodolojiler. Bu yöntemlerden bazıları zaman çizelgeleri, Kanban panoları ve takvimler içerir.
Çalışma arızası yapınıza ne dahil edilmeyeceğiz ve en popüler yöntemlerden bazılarını kullanarak örnekler sunacağız.
Proje Yönetimi'nde iş arızası yapısı nedir?
İlk önce ilk şeyler, bir iş arızası yapısını (WBS) parçalayalım.Proje yöneticileriTakımlara yardım etmek için iş arıza yapılarını kullanınProjeleri ve bağımlılıkla ilgili teslimatları görselleştirin .
Kompleks üzerinde çalışırken harika bir araçtır.Proje Kapsamlarıveya listeler üzerinden görselleri kullanmayı tercih eden ekip üyeleri ile çalışmak. Çoğu proje yöneticisi bir diğerinin bir türünü tercih ederken, her iş arızası yapısı birkaç anahtar parçadan oluşur.
Hangi görsel yöntemi seçerseniz seçin, arıza yapınız dahil edilmelidir:
A proje taban çizgisi, birproje planı, açıklama ve isim
OrganizeProje takvimi
Proje Teslimatlarıve alt koltuklar
Oradan, yapınızı alt teslimatların hiyerarşik seviyelerine dayanarak düzenleyeceksiniz. Tüm projeniz muhtemelen gereken işlere ve genel olarak bağlı olan birden fazla görev seviyesinden oluşacaktır.Proje Zaman Çizelgesi .
Bir iş arıza yapısının seviyeleri
Bir iş arıza yapısının seviyeleri, bağımlılıklar tarafından görevleri ayırmaya yardımcı olur. Projeler çok önemli ölçüde farklılık gösterdiğinden, iş arızası yapınızın seviyeleri de olacaktır. Çoğu projenin bir tür bağımlılık biçimine sahip olsa da, alt bağımlılıklar gerektirmeyen projelere ulaşmanız mümkündür.
Yapının bundan daha fazla veya daha az gerektirmesine rağmen, üç ana bağımlılık düzeyi vardır. Her seviye, bir ebeveyn görevine bağlıdır, ebeveyn görevini bağımlılıklar halinde düzenledi.
Bir iş arma yapısı içindeki en yüksek üç seviyeye bağımlılıklara bakalım.
Seviye 1
Bir iş arıza yapısının ilk seviyesi, ebeveyn görevini içerdiğinden, projenin en basitleştirilmiş şeklidir. Bu genellikle aynıdırProje Amaç .
Örneğin, proje ekibinizin web sitesi tasarımınızı yenileme konusunda çalıştığını söyleyelim. WB'lerinizin ilk seviyesi şöyle görünebilir:
Yeni Web Sitesi Tasarımı Başlat
Gördüğünüz gibi, basit ve basit. Seviye, temel amacı ve çoğunuzun ilk adımıProje Yönetimi Aşamaları. Bu hedefi tamamlamak için gereken işler daha sonra iki ve üç seviyelerde gelecektir.
Seviye 2
Oradan, arıza yapınız projenin kapsamına bağlı olarak biraz daha karmaşık hale gelecektir. WBS'inizden ikisinin iki seviyesi içerecektir, aksi takdirde ebeveyn görevinin bağımlılıkları olarak bilinir.
Örneğin, yeni bir web sitesi tasarımı başlatmak için hangi görevlere ihtiyaç duyulacağına bakalım.
Revamp Marka Kılavuzları
Mesajlaşma Çerçevesi Oluştur
Logonuzu yeniden tasarlayın
Yeni Fotoğraf Ekle
Birinci seviyeden biraz daha granüler iken, iki seviye, proje hedefini tamamlamak için gereken bağımlılıklara hala yüksek düzeyde genel bir bakış.
3. seviye
WBS'nizin bir sonraki seviyesi bu bağımlılıkları daha da alt bağımlılıklara daha fazla parçalayacaktır. Bu, iki görevi tamamlamak için gereken işi içerecektir.
İşte, ayrılma yapınızın üçüncü seviyesine kadar olan yukarıdaki görevlerin bir örneğidir.
Marka renkleri
Marka ruh kurulu
Tasarım ux
Başlık
Görev beyanı
Dil kuralları
Taslak
Mockups
Son tasarımlar
Fotoğraf çekimi
Fotoğraf düzenlemeleri
Son seçimler
Üç Seviye, her görevi ayrı alt bağımlılıklara indirdiğiniz yerdir. Gördüğünüz gibi, proje hedefini tamamlamak için gereken işler çok daha netleşiyor. Görselinizin ne kadar özel olmasını istediğinize bağlı olarak, WB'lerinize ek seviyeler eklemeyi seçebilirsiniz.
Bir iş arıza yapısına neler dahil?
Bir iş arıza yapısı, esasen görsel bir hiyerarşide düzenlenen yoğunlaştırılmış bir proje planıdır. Bu, başarılı olan her şeyi içerdiği anlamına gelirproje kiralamaHedefler, teslimatlar, zaman çizelgeleri ve kilit paydaşlar gibi WBS unsurlarını içeren.
Kendi arıza yapınızı oluşturmak için, önce ne koyacağınızı bilmeniz gerekir. Neyse ki, seni ele aldık. Çalışma arızası yapınıza dahil etmek için bazı kilit parçaların bir kısmına bakalım.
Sözlük
Bir iş arası yapı sözlüğü, yeni bir proje yapısı kurmaya başladığında başlamak için harika bir yerdir. Geleneksel bir sözlük olmasa da, WBS sözlüğünün temel amacı her görevi daha ayrıntılı olarak açıklamaktır. Bunun nedeni, iyi bir WB'lerin görsel doğası, ayrıntılı açıklamalar için yerlere izin vermemesidir. Bir sözlük oluşturmak, ekip üyelerinin çeşitli görevlerin gerekli ayrıntılarını kolayca bulmalarının enstrümantal bir parçasıdır.
Sizin tarafınızdan oluşturulurken, çeşitli bölümlerden ekip üyelerinin yardımını almak faydalı olabilir. Bu, sözlüğün mümkün olduğunca yararlı olmasını sağlayacaktır ve tüm ürünler doğru açıklanır.
Sözlüğünüze dahil etmeniz gereken bazı alanlar:
Görev isimleri
Açıklamalar
Teslimat
Bütçe
Kilometre taşları
Onaylar
Dahil edebileceğiniz birden fazla alan varken, dikkate alınması gereken ana şey, ekip üyelerinin çeşitli görevleri tamamlamak için gereken proje çalışması hakkında bilgi bulabileceği bir kaynak oluşturmaktır.
Görev tanımı
Görev açıklamaları hem bir görev adı hem de hedeflerin kısa bir açıklamasını içerir. WB'lerinizin kapsamlı bir açıklama için fazla bir alanı olmayacağından, WBS sözlüğünüzde ek ayrıntıları ekleyebilirsiniz.
Görev açıklamasının amacı, ekip üyelerinin görevin en kısa sürede ne olduğunu kolayca tanıyabilmesidir. Öyleyse, henüz ihtiyaç duyulan ayrıntı düzeyinde çok yakalanma.
Görev sahibi
Görev sahibi, hem hesap verebilirlik nedenlerini hem de iletişim için içerecek önemli bir eserdir. Cevapları bulmak daha kolay, görevler ne kadar hızlı bitecek. Proje yöneticileri genellikle görev sahipleridir, departman başkanları ve yöneticileri de görevin türüne bağlı olarak sahip olabilir.
Proje bilgisi arayan zaman kaybıdan daha kötü bir şey yok. Görev Sahiplerini Atama GeliştirebilirTakım VerimliliğiProje paydaşları olarak soruları uygun kişiye hızlı bir şekilde yönlendirebilecekler.
Görev bütçesi
Her zaman gerekmezken, büyük bütçeler gerektiren projeler dikkatlice izlenmelidir. Tahsis edilen bütçenize ne kadar yakın olduğunuzu kolayca izlemek için belirli bir görev bütçe kapakları atamak yardımcı olur.
Bütçenizi izlemek, Beklentilerden daha fazla harcamaya neden olabilir, bu da kar marjınıza kazılabilir. Bu yüzden sadece toplam bütçenizi ancak bireysel görev maliyetlerinizi de izlememediğinizden emin olun.
Tamamlama tarihi
Hedef tamamlama tarihinizi izlemenin oldukça önemli bir detay olduğunu duymak bir şok olmamalıdır. Bununla birlikte, tamamlama tarihinizdeki değişiklikler için hazırlıklı olması önemlidir.
Zor olsa daBirden fazla projeyi yönetBu, ayrılan zaman çizelgelerinin üzerinden geçer, bazen kaçınılmazdır. İlerlemeyi doğru şekilde izlemek için, her görevi bir zaman çizelgesinde veya başka bir şekilde parçalamalısınız.Proje Yönetimi Aracı. Bu şekilde, zaman çizelgesi gecikmelerini gerçek zamanlı olarak yakalayabilir ve son başvuru tarihlerini istiflenmesini önlemek ve orijinal tamamlama tarihinizi kaçırmanıza olanak sağlar.
Görev durumu
Zaman çizelgesi takibi ile birlikte, belgelendirmegörev durumuHızlı ilerleme kontrolleri için önemlidir. Bu birkaç farklı şekilde kaydedilebilir, ancak birçok takım açık, devam eden ve tamamlanmış gibi terimleri kullanır.
Bu, sadece ilerlemeyi izlemeye yardımcı olmaz, ancak ekibin verimliliğine yüksek düzeyde genel bir bakış sunacaktır. Örneğin, bir seçim takımının bir deseni varsa, görevleri tamamlayamıyorsa, temel bir sorun olabilir. Bu şekilde çözmek için çalışabilirsinizTakım iş yüküveya büyük problemler olmadan önce iletişim sorunları.
Bir iş arıza yapısı nasıl oluşturulur
Şimdi eğlenceli kısım geliyor. Bir çalışma arızası yapısı görsel bir hiyerarşi biçiminde olduğundan, sizinkini oluşturmanın birkaç yolu vardır. En iyi bölüm, hangi yöntemi sizin ve ekibiniz için uygun olduğunu seçmenizdir.
Takımların kullandığı ortak görsel yöntemler zaman çizelgeleri,Kanban panolarıve takvimler. Kullandığınız yazılıma bağlı olarak, bazı özellikler her birinde biraz farklı görünebilir. Her birinde bir iş arma yapısı oluşturabileceğinizi daha derin bir anlayış sağlamak için bu üç yönteme dalalım.
Zaman çizelgeleri (veya Gantt çizelgeleri)
Zaman çizelgeleri, işi eğlenceli ve renkli bir şekilde görselleştirmek için harika araçlardır. Ayrıca bir WBS için gerekli işlevselliği sağlamak için de harika. İşte bir zaman çizelgesi kullandığınız işlevlerden bazıları, bir zaman çizelgesi olarak da bilinir.akış şemasıveyaGantt şeması :
İçe aktarmakgeleneksel elektronik tablolar
İlerlemeyi takip etmek
Görevleri ayarlamak
Görevleri Bağımlılıklar Tarafından Bağlayın
Son tarih kaymalarını ayarlamak
Görev Sahiplerini Atama
Planlanmamış görevleri saklayın
Renk takibini ayarlayın
Bölümlerle bölüm
Görevleri filtreleyin ve sırala
WB'lerinizi de dahil olmak üzere çeşitli şekillerde başlatabilirsiniz.Mevcut bir elektronik tabloyu içe aktarmaveya doğrudan inşa etmekZaman çizelgesi yazılımı. Zaman çizelgeleri, görsel düzen ve ayarlanabilir işlevsellik nedeniyle Kanban panoları ve takvimlerden farklıdır. Takımınız için hangi görselin doğru olduğunu belirlemek için gerçekten tercihinize bağlıdır.
Kanban panoları
Kanban panoları, zaman çizelgelerine benzer ancak görsel olarak düzenledikleri şekilde farklılık gösterir. Yatay bir çizgide düzenlenmek yerine, görevleri zaman çizelgelerine bağlamanın aksine panoları gibi görünmek için tasarlanmıştır.KANBAN YAZILIMIProjelerinizi yolda tutmak için aşağıdakilere yardımcı olabilir:
Geleneksel elektronik tabloları ithal edin
İlerlemeyi takip etmek
Görevleri ayarlamak
Görevleri Bağımlılıklar Tarafından Bağlayın
Son tarih kaymalarını ayarlamak
Arsa iş akışları
Tek bir yerde iletişim kurmak
PlanÜrün yol haritaları
Bir Kanban kurulu, WB'lerinizi oluşturmak için başka bir büyük seçenektir ve günden güne en sık kullanılan araçlardan biridir.kaynak yönetimi ihtiyacı var. Bu araçla ilgili en iyi şeylerden biri, görev detaylarını önden görebilmenizdir. Bu, bir WBS sözlüğü oluşturamıyorsanız, harika bir seçenek yapar.
Bu yönteme başlamanın en iyi yolu, Kanban tahtası içindeki hiyerarşinizi oluşturmaya başlamaktır.
Takvimler
Kendinize ait bir WBS oluşturmak için üçüncü seçenek kullanmaktır.Takım Takvimi Yazılımı. Önceki seçenekler olarak ayrılma yapılarında yaygın olarak kullanılmazken, projeleri görselleştirmek için harika bir araçtır. Ayrıca, büyük projeler için gün, hafta ve ay görünümleri arasında geçiş yapmak için özellikle yardımcı olurlar.
Bir takvim, projelerinizi yolda tutmak için aşağıdakilere yardımcı olabilir:
Geleneksel elektronik tabloları ithal edin
İlerlemeyi takip etmek
Görevleri ayarlamak
Görevleri Bağımlılıklar Tarafından Bağlayın
Son tarih kaymalarını ayarlamak
Tek bir yerde iletişim kurmak
Diğer takvimler ile entegre
Takvimler, WBS oluşturmak için harika bir araçlardır ve size yukarıdaki seçeneklerden farklı bir görsel deneyim veriyorlar. Yapılarınızı bir takvim kullanarak başlatmak için, mevcut bir elektronik tabloyu içe aktarabilir veya takvim yazılımınız içinde yeni bir proje oluşturmaya başlayabilirsiniz.
İş Çıkışı Yapısı Örneği
Artık bir WBS'ye ne yaptığını ve çeşitli yazılım araçlarını kullanarak birinin nasıl yapıldığını bildiğiniz için, maddi bir örneğe bakalım. Şablonunuz, yaratmak için kullandığınız yönteme bağlı olarak biraz farklı görünürken, WB'leriniz benzer görev hiyerarşileri ve seviyelerini içermelidir.
İşte kendi başınıza başlamak için yukarıdaki ayrıntılardan bir örnek işleme yapısı.
1.
2.
3.
4.
Fotoğraf düzenlemeleri
WBS'nizin projenin boyutuna, karmaşıklığını, zaman çizelgesinin ve seçtiğiniz yazılımın boyutuna göre farklı görüneceğini unutmayın. Bu ayrıntıların her biri, projenizin bağımlılıklarını ve görsel hiyerarşisini şekillendirecektir.
Bir iş arıza yapısının yıkılması
Buna gelince, bir iş arızası yapısı oluşturmak için çok zor değil. Aslında, takıldığında, siz ve ekibiniz sadece bir görsel hiyerarşi veya proje görevi eklemekten yararlanabilir. Görsel veya sözlü bir öğrenciyseniz,İş Yönetimi Aracıorada herkes için.
