Struktura awarii pracy (WBS): Co to jest i jak go używać

Streszczenie

Struktura awarii pracy (WBS) wizualnie organizuje projekty rezultaty na różne poziomy oparte na zależnościach. Jest to zasadniczo plan projektu w formie wizualnej, z obiektywem projektu na górze, a następnie zależnościach i poniżej zależności poniżej. W tym artykule opisujemy różne części struktury awarii pracy i jak utworzyć jeden dla następnego projektu - wraz ze szczegółowym przykładem, aby rozpocząć.

Struktura rozpadu pracy jest wizualnym podziałem projektu, który jest zorganizowany na wiele poziomów. W podstawowych warunkach to sposób na wizualizację wymaganych produktów w bardziej strawny sposób.

Ponieważ struktura awaryjnej jest wyświetlana wizualnie, można go utworzyć za pomocą kombinacjiOprogramowanie do zarządzania przepływem pracyi specyficzne metodologie. Niektóre z tych metod obejmują osi czasu, płyty Kanban i kalendarze.

Zabierzemy Cię przez to, co należy dołączyć w swojej strukturze awarii pracy i podać przykłady za pomocą niektórych najpopularniejszych metod.

Jaka jest struktura awarii pracy w zarządzaniu projektami?

Najpierw najpierw załamajmy strukturę awarii pracy (WBS).Menadżerowie projektuUżyj struktur awniorów w pracy, aby pomóc zespołomWizualizuj projekty i rezultaty zależne od osób zależnych .

To świetne narzędzie podczas pracy na kompleksieSCOPESLub pracujący z członkami zespołu, które wolą korzystać z wizualizujących list. Podczas gdy większość menedżerów projektowych preferuje jeden typ wizualny nad inną, każda struktura awaryjna w pracy składa się z kilku kluczowych części.

Bez względu na wybraną metodę wizualną, struktura awaryjna powinna włączyć:

A Projekt bazowy, który obejmujePlan projektu, opis i imię

Interesariusze projektu

ZorganizowanyHarmonogram projektu

Wyniki projektu.i podtask

Stamtąd zorganizujesz swoją strukturę na podstawie hierarchicznych poziomów podniebniowych. Cały projekt prawdopodobnie składa się z wielu poziomów zadań, które będzie zależało od potrzebnych prac i ogólnieOś czasu projektu .

Poziomy struktury awarii pracy

Poziomy struktury awarii pracy pomagają oddzielić zadania przez zależności. Ponieważ projekty mogą się tak znacząco różnić, poziomy twoich struktury awarii pracy też. Podczas gdy większość projektów ma jakąś formę zależności, możliwe, że natkniesz się na projekty, które nie wymagają zależności.

Istnieją trzy główne poziomy zależności, choć twoja struktura może wymagać więcej lub mniej niż. Każdy poziom jest podłączony do zadania dominującego, z pracą potrzebną do ukończenia zadań dominujących zorganizowany w zależności.

Spójrzmy na trzy najwyższe zależności w strukturze awarii pracy.

Poziom 1

Pierwszy poziom struktury awarii pracy jest najbardziej uproszczoną formą projektu, ponieważ zawiera zadanie nadrzędne. Jest to zazwyczaj takie samo jakCel projektu .

Powiedzmy na przykład, że twój zespół projektu pracuje nad renowacją konstrukcji witryny. Pierwszy poziom twoich WBS może wyglądać w ten sposób:

Uruchom nowy projekt strony internetowej

Jak widać, to proste i proste. Poziom jeden jest podstawowym celem i pierwszym krokiem wieluFazy ​​zarządzania projektami. Praca potrzebna do ukończenia tego celu przyjdzie później na poziomie dwa i trzy.

Poziom 2

Stamtąd struktura awarii będzie nieco bardziej skomplikowana w zależności od zakresu projektu. Poziom dwa z Twoich WBS będzie obejmować podtaski, inaczej znane jako zależności, zadania dominującego.

Na przykład spójrzmy na jakie zadania mogą być potrzebne do uruchomienia nowej konstrukcji stron internetowych.

Wytyczne marki Revamp.

Utwórz ramy wiadomości

Przeprojektuj swoje logo

Dodaj nową fotografię

Chociaż nieco bardziej granulowany niż poziom jeden, poziom dwa jest nadal wysokim poziomem przeglądu zależności potrzebnych do wypełnienia celu projektu.

Poziom 3

Następny poziom twoich WBS rozpadnie te zależności nawet w zależności od zależności. Będzie to obejmować pracę potrzebną do uzupełnienia dwóch zadań.

Oto przykład powyższych zadań w podziale na trzeci poziom struktury awarii.

Kolory marki.

Marka Dead.

Projekt UX.

Nagłówek

Misja

Wytyczne językowe.

Naszkicować

Makiety

Ostateczne projekty

Sesja zdjęciowa

Edytowanie zdjęć

Ostateczne wybory

Poziom trzy to miejsce, w którym przerywasz każde zadanie w oddzielnych zależności. Jak widać, praca potrzebna do wypełnienia celu projektu staje się coraz bardziej jasna. Możesz nawet zdecydować się dodać dodatkowe poziomy do WBS, w zależności od tego, jak konkretne chcesz być.

Co jest zawarte w strukturze awaryjnej?

Struktura rozpadu pracy jest zasadniczo skondensowany plan projektu zorganizowany w wizualnej hierarchii. Oznacza to, że zawiera wszystko, co udało sięCzarter projektuma, który obejmuje elementy WBS, takie jak cele, rezultaty, osi czasu i kluczowych interesariuszy.

Aby utworzyć własną strukturę podziału, najpierw musisz wiedzieć, co umieścić w jednym. Na szczęście mamy cię zakryty. Spójrzmy na niektóre z kluczowych elementów, aby uwzględnić w strukturze awarii pracy.

Słownik WBS.

Słownik struktury awarii pracy jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia, gdy zaczynają zbudować nową strukturę projektu. Chociaż nie jest to tradycyjny słownik, głównym celem słownika WBS ma bardziej szczegółowo wyjaśnić każde zadanie. Dzieje się tak, ponieważ wizualny charakter dobrych WBS nie pozwala na miejsce na szczegółowe wyjaśnienia. Tworzenie słownika to instrumentalna część pomocniczego członków zespołu łatwo znaleźć niezbędne szczegóły różnych zadań.

Podczas tworzenia przez Ciebie może być korzystne dla zaciągnięcia pomocy członków zespołu z różnych działów. Zapewni to, że słownik jest jak najbardziej przydatny, a wszystkie elementy są wyjaśnione poprawnie.

Niektóre pola, które powinieneś dołączyć w słowniku:

Nazwy zadań

Opisy

Wyniki

Budżet

Kamienie milowe

Aprobaty

Chociaż istnieje wiele pól, które możesz dołączyć, główną rzeczą do rozważenia jest tworzenie zasobu, w którym członkowie zespołu mogą znaleźć informacje na temat prac projektowych potrzebnych do ukończenia różnych zadań.

Opis zadania

Opisy zadań obejmują zarówno nazwę zadania, jak i krótki opis celów. Ponieważ twoje WBS nie będzie miało dużo miejsca na dokładny opis, możesz dołączyć dodatkowe szczegóły w słowniku WBS.

Celem opisu zadania jest dla członków zespołu, aby łatwo rozpoznać, co zadanie jest w możliwie najkrótszym sposobie. Więc nie ruszaj się zbytnio na poziomie potrzebnej jeszcze raz.

Właściciel zadania.

Właściciel zadania jest ważnym elementem dołączenia zarówno ze względów odpowiedzialności, jak i do komunikacji. Łatwiejsze jest, aby znaleźć odpowiedzi, szybsze zadania zostaną zakończone. Podczas gdy menedżerowie projektów są często właścicielami zadaniami, główki i menedżerowie działów mogą być właścicielami w zależności od rodzaju zadania.

Nie ma nic gorszego niż marnowanie czasu szuka informacji o projekcie. Przypisywanie właścicieli zadań może poprawićproduktywność zespołuPonieważ interesariusze projektu będą mogli szybko bezpośrednie pytania do odpowiedniej osoby.

Budżet zadania

Chociaż nie zawsze potrzebny, projekty wymagające dużych budżetów powinny być ostrożnie śledzone. Pomocny jest przypisanie konkretnych zadań Budżetowych Caps, aby łatwo śledzić, jak blisko jesteś do przydzielonego budżetu.

Nie śledzenie budżetu może spowodować wydatki więcej niż przewidywano, co może wykopać w marżę zysku. Więc pamiętaj, aby nie tylko śledzić całkowity budżet, ale także indywidualne koszty zadania.

Data zakończenia

Nie powinno być szokiem, aby usłyszeć, że śledzenie docelowego terminu zakończenia jest raczej ważnym szczegółem. Mówi się, że ważne jest, aby być przygotowanym na zmiany w dniu zakończenia.

Chociaż może być trudnyZarządzaj wieloma projektamito przechodzi nad ich przydzieloną oś czasu, czasami jest nieuniknione. Aby prawidłowo śledzić postęp, należy załamać każde zadanie w osi czasu lub innychNarzędzie do zarządzania projektami. W ten sposób możesz złapać opóźnienia na osi czasu w czasie rzeczywistym i pracować, aby zapobiec ustanowieniom upływu terminu i powodować, że przegapisz oryginalną datę zakończenia.

Status zadania

Wraz z śledzeniem osi czasu, dokumentowanieStatus zadaniajest ważny dla szybkich kontroli postępów. Może to być rejestrowane na kilka różnych sposobów, ale wiele zespołów używa terminów, takich jak otwarte, w toku i kompletne.

To nie tylko pomoże śledzić postępy, ale podać wysokiego poziomu przeglądu wydajności zespołu. Na przykład, jeśli jest wzór wybranych zespołów Nie można wykonać zadań, może być problem. W ten sposób możesz pracować, aby rozwiązaćObciążenie zespołulub problemy komunikacyjne, zanim stają się ogromnymi problemami.

Jak utworzyć strukturę podziału pracy

Teraz zaczyna się zabawa. Ponieważ struktura rozpadu pracy jest w formie hierarchii wizualnej, istnieje wiele sposobów na tworzenie. Najlepszą częścią jest wybranie którego metody jest odpowiednie dla Ciebie i Twojego zespołu.

Wspólne metody wizualne, które wykorzystują zespoły, obejmują osi czasu,Płyty Kanban.i kalendarze. W zależności od używanego oprogramowania niektóre funkcje mogą wyglądać nieco inaczej w każdym. Zanurzmy się w tych trzech metodach, aby zapewnić głębsze zrozumienie, w jaki sposób możesz utworzyć strukturę awarii pracy w każdym.

Terminy (lub wykresy Gantt)

Terminy są świetnymi narzędziami do wizualizacji pracy w zabawny i kolorowy sposób. Są też świetnie, zapewniając niezbędną funkcjonalność WBS. Oto niektóre z funkcji, które otrzymujesz za pomocą osi czasu, znany również jakoflowchart.lubWykres Gantta :

ImportTradycyjne arkusze kalkulacyjne.

Track Progress.

Dostosuj zadania

Podłącz zadania przez zależności

Dostosuj terminy zmiany

Przypisz właścicieli zadań

Przechowuj nieplanowane zadania

Dostosuj śledzenie kolorów.

Sekcja według poziomów

Filtruj i sortuj zadania

Możesz rozpocząć WBS na wiele sposobów, w tym przezImportowanie istniejącego arkusza kalkulacyjnegolub budowanie go bezpośrednioOprogramowanie na osi czasu. Terminy różnią się od płyt Kanban i kalendarzy ze względu na układ wizualny i regulowaną funkcjonalność. To zależy od twoich preferencji, aby określić, który wizualny jest odpowiedni dla twojego zespołu.

Płyty Kanban.

Deski Kanban są podobne do linii terminów, ale różnią się sposobem, w jaki są wizualnie zorganizowane. Zamiast organizować się w linii poziomej, są zaprojektowane tak, aby wyglądały jak deski, w przeciwieństwie do podłączenia zadań na osi czasu.Oprogramowanie Kanban.może pomóc w następujących projektach na torze:

Importuj tradycyjne arkusze kalkulacyjne

Track Progress.

Dostosuj zadania

Podłącz zadania przez zależności

Dostosuj terminy zmiany

Wykres pracy

Komunikować się w jednym miejscu

PlanRoadMaps produktów.

Rada Kanban jest kolejną świetną opcją do wykańczenia WBS i jest jednym z najczęściej używanych narzędzi na codziennezarządzanie zasobami wymagania. Jedną z najlepszych rzeczy na temat tego narzędzia jest to, że można zobaczyć szczegóły zadania do góry. To sprawia, że ​​jest to świetna opcja, jeśli nie możesz utworzyć słownika WBS.

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie rozpoczęcia tej metody jest rozpoczęcie budowania hierarchii w tablicy Kanban.

Kalendarze

Trzecia opcja tworzenia własnych WBS jest używanaOprogramowanie do kalendarza zespołu.. Nie tak powszechnie używany do struktur podziału jako poprzednie opcje, są doskonałym narzędziem do wizualizacji projektów. Są również szczególnie pomocne do przełączenia między dniem, tygodnia i miesiąca widoki na duże projekty.

Kalendarz może pomóc w następujących projektach na torze:

Importuj tradycyjne arkusze kalkulacyjne.

Track Progress.

Dostosuj zadania

Podłącz zadania przez zależności

Dostosuj terminy zmiany

Komunikować się w jednym miejscu

Zintegruj z innymi kalendarzami

Kalendarze są świetnymi narzędziami do tworzenia WBS i dają różne doświadczenia wizualne z powyższych opcji. Aby rozpocząć strukturę za pomocą kalendarza, możesz zaimportować istniejący arkusz kalkulacyjny lub rozpocząć budowę nowego projektu w ramach oprogramowania kalendarza.

Przykład struktury awaryjnej pracy

Teraz, gdy wiesz, co idzie w WBS i jak zbudować jedną przy użyciu różnych narzędzi oprogramowania, spójrzmy na materialny przykład. Podczas gdy twój szablon będzie wyglądał nieco inny w zależności od sposobu, którego używasz, aby go utworzyć, WBS powinno zawierać podobne hierarchie zadań i poziomy.

Oto przykładowa struktura awarii pracy z powyższych szczegółów, aby rozpocząć sam.

1.

2.

3.

4.

Edytowanie zdjęć

Pamiętaj, że twoje WBS będzie wyglądać inaczej na podstawie wielkości projektu, jego złożoności, osi czasu i wybranego oprogramowania. Każdy z tych szczegółów kształtuje zależności i wizualną hierarchię projektu.

Złamanie struktury awarii pracy

Kiedy dochodzi do niego, struktura awarii pracy nie jest tak trudna do tworzenia. W rzeczywistości, gdy dostaniesz go, ty i twój zespół mogą korzystać tylko z dodania wizualnej hierarchii lub zadań projektu. Czy jesteś wizualnym czy słownym uczniem, jestNarzędzie do zarządzania pracątam dla wszystkich.