Werkonderbrekingsstructuur (WBS): wat het is en hoe het te gebruiken

Overzicht

Een werkzame structuur (WBS) organiseert visueel projectafhandelingen in verschillende niveaus op basis van afhankelijkheden. Het is in wezen uw projectplan in een visuele vorm, met uw projectdoel aan de bovenkant, vervolgens afhankelijkheden en subafhaals hieronder. In dit artikel beschrijven we de verschillende delen van een werkstructuur van het werk en hoe u er een maakt voor uw volgende project - samen met een gedetailleerd voorbeeld om u op weg te helpen.

Een breakstructuur is een visuele uitsplitsing van een project dat is georganiseerd in meerdere niveaus. In basisvoorwaarden is het een manier om de vereiste deliverables op een meer verteerbare manier te visualiseren.

Omdat een werkstructuur visueel wordt weergegeven, kan deze worden gemaakt met behulp van een combinatie vanWorkflow Management-softwareen specifieke methodieken. Sommige van deze methoden omvatten timelines, kanbanborden en kalenders.

We nemen je mee door wat ze in je werkstructuur moeten opnemen en voorbeelden leveren met een aantal van de meest populaire methoden.

Wat is de werkstructuur van het werk in projectmanagement?

Eerste dingen eerst, laten we een werkstructuur (WBS) opbreken.Project managersGebruik werkverdelingstructuren om teams te helpenVisualiseer projecten en afhankelijkheidsgerelateerde deliverables .

Het is een geweldige tool bij het werken aan complexProject scopesof werken met teamleden die de voorkeur geven aan visuals over lijsten. Terwijl de meeste projectmanagers de voorkeur geven aan het ene type visuele boven de andere, bestaat elke werkstructuur uit een paar sleutels.

Het maakt niet uit welke visuele methode die u kiest, uw uitsplitsingsstructuur moet opnemen:

EENProject Baseline, inclusief eenproject Plan, beschrijving en naam

Project stakeholders

Een georganiseerdeproject planning

Projectresultatenen subtaken

Vanaf daar organiseert u uw structuur op basis van de hiërarchische niveaus van sublevering. Uw gehele project zal waarschijnlijk bestaan ​​uit meerdere takenniveaus die afhangen van het benodigde werk en de overallproject tijdlijn .

De niveaus van een werkstructuur

Niveaus van een breakstructuur van het werk helpen afzonderlijke taken bij afhankelijkheden. Omdat projecten zo significant kunnen verschillen, zullen de niveaus van uw werkstructuur ook. Hoewel de meeste projecten een vorm van afhankelijkheden hebben, is het mogelijk dat u projecten tegenkomt die geen subafhankelijkheden vereisen.

Er zijn drie hoofdniveaus van afhankelijkheden, hoewel uw structuur meer of minder dan dat zou kunnen vereisen. Elk niveau is verbonden met een bovenliggende taak, met het werk dat nodig is om de bovenliggende taak te voltooien die in afhankelijkheden is georganiseerd.

Laten we eens kijken naar de three hoogste afhankelijkheden van het hoogste niveau binnen een structuur voor werkverdeling.

Niveau 1

Het eerste niveau van een werkstructuur is de meest vereenvoudigde vorm van het project, omdat het de bovenliggende taak bevat. Dit is meestal hetzelfde als deProjectdoelstelling .

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat uw projectteam werkt aan het vernieuwen van uw website-ontwerp. Het eerste niveau van je WBS kan er zoiets uitzien:

Launch New Website Design

Zoals je kunt zien, is het eenvoudig en eenvoudig. Niveau is de basisdoelstelling en de eerste stap van uw veleProjectmanagementfasen. Het werk dat nodig is om dit doel te voltooien, komt later in niveaus twee en drie.

Level 2

Vanaf daar krijgt uw breakstructuur een beetje ingewikkelder, afhankelijk van de reikwijdte van het project. Niveau twee van uw WBS bevatten subtaken, anderszins bekend als afhankelijkheden, van de bovenliggende taak.

Laten we bijvoorbeeld kijken naar welke taken nodig zijn om een ​​nieuw website-ontwerp te starten.

Revamp merk-richtlijnen

Maak Messaging Framework

Herontwerp uw logo

Voeg nieuwe fotografie toe

Hoewel iets korrelig is dan niveau één, zijn niveau twee nog steeds een overzicht op hoog niveau van de afhankelijkheden die nodig zijn om het projectdoelstelling te voltooien.

Niveau 3

Het volgende niveau van uw WBS zal deze afhankelijkheden nog verder afbreken in sub-afhankelijkheden. Dit omvat het werk dat nodig is om het niveau twee taken te voltooien.

Hier is een voorbeeld van de bovenstaande taken die zijn opgesplitst in het derde niveau van uw inbraakstructuur.

Merkkleuren

Brand Mood Board

Ontwerp ux

Kop

Zending

Taalrichtlijnen

Schetsen

Mockups

Eindige ontwerpen

Fotoshoot

Fotobewerkingen

Laatste selecties

Niveau drie is waar u elke taak in de afzonderlijke subafhankelijkheden breekt. Zoals je kunt zien, is het werk dat nodig is om het projectdoelstelling te voltooien, wordt veel duidelijker. Mogelijk kiest u ervoor om extra niveaus aan uw WBS toe te voegen, afhankelijk van hoe specifiek u wilt dat uw visueel is.

Wat is inbegrepen in een breakstructuur?

Een werkstructuur is in wezen een gecondenseerd projectplan georganiseerd in een visuele hiërarchie. Dat betekent dat het alles bevat wat een succesvol isprojectcharterheeft, die WBS-elementen omvat, zoals doelstellingen, deliverables, timelines en belangrijke belanghebbenden.

Om uw eigen breakdown-structuur te maken, moet u eerst weten wat u erin moet plaatsen. Gelukkig hebben we je gedekt. Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste stukken om in de structuur van je werkverdeling op te nemen.

WBS Woordenboek

Een Work Breakdown Structure Dictionary is een geweldige plek om te beginnen bij het begin om een ​​nieuwe projectstructuur te bouwen. Hoewel niet een traditioneel woordenboek, is het hoofddoel van het WBS-woordenboek om elke taak in meer detail uit te leggen. Dit komt omdat de visuele aard van een goede WBS geen ruimte toestaat voor gedetailleerde uitleg. Een woordenboek maken is een instrumentaal onderdeel van het helpen van teamleden gemakkelijk de nodige details van verschillende taken te vinden.

Hoewel het door u is aangemaakt, kan het gunstig zijn om de hulp van teamleden van verschillende afdelingen aan te melden. Dit zorgt ervoor dat het woordenboek even nuttig mogelijk is en alle items correct worden uitgelegd.

Sommige velden die u in uw woordenboek moet opnemen, zijn:

Taaknamen

Beschrijvingen

Verkrijgbaar

Begroting

Mijlpalen

Goedkeuringen

Hoewel er meerdere velden zijn die u kunt opnemen, is het belangrijkste ding om te overwegen een bron te maken waarin teamleden informatie over het projectwerk kunnen vinden dat nodig is om verschillende taken te voltooien.

Taakomschrijving

De taakbeschrijvingen omvatten zowel een taaknaam als een korte beschrijving van de doelstellingen. Omdat je WBS niet veel ruimte heeft voor een grondige beschrijving, kunt u extra details opnemen in uw WBS-woordenboek.

Het doel van de taakbeschrijving is voor teamleden om gemakkelijk te herkennen wat de taak op de kortste manier mogelijk is. Dus word niet te verstrikt in het detailniveau dat nodig is.

Eigenaar

De eigenaar van de taak is een belangrijk stuk om zowel voor verantwoordelijke redenen als voor communicatie op te nemen. Hoe gemakkelijker het is om antwoorden te vinden, hoe sneller de taken zullen worden voltooid. Hoewel projectmanagers vaak taakbezitters zijn, kunnen afdelingshoofden en managers ook eigenaren zijn, afhankelijk van het type taak.

Er is niets slechter dan het verspillen van tijd op zoek naar projectinformatie. Taakbezitters toewijzen kan verbeterenTeam ProductiviteitAangezien Project Stakeholders in staat zijn om snel vragen te stellen aan de juiste persoon.

Taakbudget

Hoewel niet altijd nodig, moeten projecten die grote budgetten vereisen zorgvuldig worden gevolgd. Het is handig om specifieke taakbudget caps toe te wijzen om gemakkelijk te volgen hoe dichtbij u bent op uw toegewezen budget.

Niet bijhouden van uw budget kan ertoe leiden dat meer dan verwacht, wat in uw winstmarge kan graven. Zorg er dus voor dat u uw totale budget niet alleen bijhoudt, maar ook individuele taakkosten.

Einddatum

Het zou geen schok moeten zijn om te horen dat het volgen van uw doel-voltooiingsdatum een ​​vrij belangrijk detail is. Dat gezegd hebbende, het is belangrijk om voorbereid te zijn op wijzigingen in uw voltooiingsdatum.

Hoewel het moeilijk kan zijnMeerdere projecten beherenDat gaat over hun toegewezen tijdlijn, soms is het onvermijdelijk. Om de voortgang goed te volgen, moet u elke taak in een tijdlijn of andere afbrekenProject Management Tool. Op deze manier kunt u tijdlijnvertragingen in realtime vangen en werken om te voorkomen dat deadline-problemen worden gestapeld en waardoor u uw oorspronkelijke voltooiingsdatum wilt missen.

Taakstatus

Samen met tijdlijntracking, documenterenTaakstatusis belangrijk voor snelle voortgangscontroles. Dit kan op een paar verschillende manieren worden ingelogd, maar veel teams gebruiken termen zoals open, in uitvoering en voltooien.

Dit helpt niet alleen de voortgang te volgen, maar geef een overzicht op hoog niveau van teamproductiviteit. Als er bijvoorbeeld een patroon van SELECT-teams niet in staat is om taken in te vullen, kunnen er een onderliggende probleem zijn. Op die manier kun je werken om op te lossenTeam Workloadof communicatieproblemen voordat ze enorme problemen worden.

Hoe een werkstructuur te maken

Nu komt het leuke deel. Aangezien een breakstructuur van het werk in de vorm van een visuele hiërarchie is, zijn er een aantal manieren om de uwe te maken. Het beste deel is dat je krijgt om te kiezen welke methode geschikt is voor jou en je team.

Gemeenschappelijke visuele methoden die teams gebruiken, omvatten tijdlijnen,Kanban Boardsen kalenders. Afhankelijk van de software die u gebruikt, kunnen sommige functies er in elk een beetje anders uitzien. Laten we in deze drie methoden duiken om een ​​dieper inzicht te geven over hoe u in elk een werkstructuur kunt maken.

Tijdlijnen (of Gantt-grafieken)

Tijdlijnen zijn geweldige tools om werk op een leuke en kleurrijke manier te visualiseren. Ze zijn ook geweldig in het leveren van de nodige functionaliteit voor een WBS. Hier zijn enkele van de functies die u krijgt met een tijdlijn, ook bekend als eenstroomschema of Gantt-diagram :

ImporterenTraditionele spreadsheets

Voortgang

Pas taken aan

Verbind taken door afhankelijkheden

Pas de deadline-verschuivingen aan

Taakeigenaren toewijzen

Bewaar ongeplande taken

Pas de tracking van de kleuren aan

Sectie door niveaus

Filter en sorteer taken

U kunt uw WBS op verschillende manieren beginnen, inclusiefimporteren van een bestaande spreadsheetof het rechtstreeks in bouwenTijdlijn-software. Tijdlijnen zijn verschillend van Kanban-borden en kalenders vanwege de visuele lay-out en instelbare functionaliteit. Het is echt aan uw voorkeur om te bepalen welke visueel geschikt is voor uw team.

Kanban Boards

Kanban-borden zijn vergelijkbaar met tijdlijnen, maar verschillen in de manier waarop ze visueel georganiseerd zijn. In plaats van georganiseerd te worden in een horizontale lijn, zijn ze ontworpen om te lijken op boards in tegenstelling tot aansluiten van taken op tijdlijnen.Kanban-softwarekan helpen met het volgende om uw projecten op het goede spoor te houden:

Importeer traditionele spreadsheets

Voortgang

Pas taken aan

Verbind taken door afhankelijkheden

Pas de deadline-verschuivingen aan

Plot workflows

Communiceren op één plaats

PlanProduct RoadMaps

Een Kanban-bord is een andere grote optie om je WBS uit te bouwen, en het is een van de meest gebruikte hulpmiddelen voor dag tot dagResource Management behoeften. Een van de beste dingen over deze tool is dat je taakgegevens vooraan kunt zien. Dit maakt het een geweldige optie als je geen WBS-woordenboek kunt maken.

De beste manier om aan de slag te gaan met deze methode is om te beginnen met het bouwen van uw hiërarchie binnen uw KANBAN-bord.

Kalenders

De derde optie voor het maken van een eigen WBS is door te gebruikenTeam Calendar-software. Hoewel niet zoals gewoonlijk wordt gebruikt voor pechstructuren als de vorige opties, zijn ze een geweldige tool om projecten te visualiseren. Ze zijn ook bijzonder behulpzaam om te schakelen tussen dag, week en maandweergaven voor grote projecten.

Een kalender kan helpen met het volgende om uw projecten op het goede spoor te houden:

Importeer traditionele spreadsheets

Voortgang

Pas taken aan

Verbind taken door afhankelijkheden

Pas de deadline-verschuivingen aan

Communiceren op één plaats

Integreer met andere kalenders

Kalenders zijn geweldige tools voor het maken van een WBS en ze geven u een andere visuele ervaring van de bovenstaande opties. Om uw structuur te starten met behulp van een kalender, kunt u een bestaand spreadsheet importeren of een nieuw project binnen uw agenda-software bouwen.

Werkonderbrekingsstructuur Voorbeeld

Nu je weet wat er in een WBS gaat en hoe je een gebruikt met behulp van een verscheidenheid aan softwaretools, laten we kijken naar een tastbaar voorbeeld. Hoewel uw sjabloon iets anders zal uitzien, afhankelijk van de methode die u gebruikt om het te maken, moeten uw WBS vergelijkbare taakhiërarchieën en niveaus bevatten.

Hier is een voorbeeldstructuur van de bovenstaande details om u alleen te laten beginnen.

1.

2.

3.

4.

Fotobewerkingen

Vergeet niet dat uw WBS er anders uitziet op basis van de grootte van het project, de complexiteit, de tijdlijn en de door u gekozen software. Elk van deze details vormt de afhankelijkheden en visuele hiërarchie van uw project.

Een werkstructuur afbreken

Als het erop komt, is een structuur van het werk niet zo moeilijk om te creëren. Sterker nog, zodra u het hangt, kunnen u en uw team alleen profiteren van het toevoegen van een visuele hiërarchie- of projecttaken. Of je een visuele of verbale leerling bent, er is eenWerkbeheersingstooldaar voor iedereen.