プロジェクト調整のヒントあなたのチームの最高の仕事のロックを解除する

概要

プロジェクト調整は、イニシアチブを追跡するのに必要な日々の仕事です。正しく行われると、ワークフローを合理化し、プロジェクトをフィニッシュラインにスピードアップするのに役立ちます。スケジュールを維持する方法とプロジェクトの成果物を整理するための最良の方法のように、6つの必須プロジェクト調整スキルを習得する方法を学びます。

いつ アポロ111969年に発売された、宇宙飛行士のニールアームストロングとエドウィン「バズ」Aldrinは月を歩く最初の人間になりました。しかし、この壮大な功績は、人類のための単なる小さなステップではありませんでした - それは何百ものNASA科学者、エンジニア、そしてプロジェクトマネージャによって毎日8年の毎日の労働の集大成でした。そして、宇宙の使命を立ち上げるのに必要なすべての動き片で、あなたはそれをすべて調整するシーンの後ろに誰かがあることを賭けることができます。

プロジェクト調整は宇宙旅行と同じくらいセクシーではありませんが、フィニッシュラインにイニシアチブを運ぶことは絶対に不可欠です。効果的なプロジェクト調整では、スケジュール、トークフローの合理化、およびプロジェクトをフィニッシュラインにスピードアップすることができます。

プロジェクト調整とは何ですか？

プロジェクトの調整は日々の仕事ですプロジェクトマネージャイニシアチブをトラックに保つために。これには、プロジェクトの整理とコミュニケーションとコミュニケーション、ステークホルダーへの割り当ての詳細、監視作業の進行状況、プロジェクト予算の追跡、文書化キープロジェクトワークフロープロジェクトチームのブロッカーを削除します。

プロジェクト調整対プロジェクト管理

以前にプロジェクトの調整ロールを務めたことがない場合、これら2つの用語は似たように聞こえるかもしれませんが、実際には少し異なります。プロジェクトの調整は、プロジェクトをスムーズに実行するために必要な日々のタスクに焦点を当てていますが、プロジェクト管理は、決定などの高レベルの計画を含みます。プロジェクトの目的そして成果物。

プロジェクトマネージャは、プロジェクト管理とプロジェクト調整の両方に責任があります。ただし、一部のチームには、本質的な日々の管理タスクを処理するための別のプロジェクトコーディネーターの役割が含まれている場合があります。たとえば、プロジェクトマネージャがフルを作成した場合プロジェクト計画、プロジェクトコーディネーターはその計画を日々の間で実行するのに役立ちます。

なぜプロジェクトの調整が重要なのか

プロジェクト計画はその実行と同じくらい良いものです。イニシアチブがどのように設計されているかにかかわらず、プロジェクトを実行する日々の調整作業であり、トラックを追跡します。その静脈では、効果的なプロジェクト調整はあなたを助けることができます：

ステークホルダーとチームメンバーとのコミュニケーションを合理化します

プロジェクトチームのメンバーをすばやくブロック解除し、仕事を維持します

監視するプロジェクトタイムラインそして、勤務先はスケジュールで完了していることを確認してください

プロジェクト予算を追跡し、費用を管理します

プロジェクト情報に簡単にアクセスできるようにすることを確認してください

6つの重要なプロジェクト調整スキル、プラスを習得するためのヒント

毎日のプロジェクト調整の大部分は6つのコアスキルで構成されています。マスターされたとき、これらのスキルは、プロジェクトをスムーズに計画して実行や配信までの推進を助けることができます。

1.スケジュールに取り組む

スケジューリング遅延は、最も一般的な理由の1つです。プロジェクトの失敗。実際には2021作業指数の解剖学ナレッジワーカーは毎週26％の期限を逃しています。そのため、スケジュールに作業を維持する能力は、プロジェクト調整が成功した重要な要素です。

Aを作成する プロジェクトスケジュール プロジェクトごとに消費期限を算出可能でサブ配信可能な場合は、（タスクを完了するのに必要なステップ）。これを行うには、期日を割り当てるときに最終期限から逆にしてください。そのため、各コンポーネントに十分な時間を割り当てることができます。ご納品のない各成果物と納入不能をチェックしても、時間差があるかを確認するのが簡単です。

2.成果物を整理して追跡します

プロジェクトには多くの可動部品が含まれています。個々のタスクには独自の予定日、所有者、および優先順位があり、プロジェクトが進行するため、タスクは完了の段階を変えます。それらの移動ピースを整理し追跡する方法を見つけることはプロジェクトの調整の重要な部分です。

視覚ツールを使用してトラックを追跡します プロジェクトの成果物 。たとえば、Aを使用できますカンバンボードさまざまな段階を通って動く仕事を表示するガントチャート水平タイムラインまたはAを見るにはプロジェクトカレンダー1ヶ月の作業を1つの中央ビューで視覚化する。静的プロジェクトのトラッカーやスプレッドシートを最新の状態に保つことを試みる代わりに、を使用することをお勧めします。プロジェクト管理ツール成果物を見て管理するには。これにより、チームがプロジェクトタスクをリアルタイムで簡単にアクセス、作業、および更新することができます。

3.プロジェクト費用を監視します

お金ができないかもしれませんあなたの愛を買うしかし、それは確かにフィニッシュラインを横切ってプロジェクトをプッシュするのに役立ちます。実際、プロジェクトの予算は、作業が完了できるかどうかを決定する制限要因です。これは、プロジェクトコストの追跡と管理を意味し、プロジェクトコーディネータのTO-DOリストの最も重要なタスクの1つです。

詳細を作成します プロジェクト予算 。クリアプロジェクト予算計画は、プロジェクトのコースを通じて、コストを計画、監視、および管理するための最良の方法です。あなたのプロジェクトスケジュールのように、プロジェクト予算は通常各成果物をサブ成果物に分解するので、必要とされるリソースとそれぞれのコストを効果的に推定することができます。あなたの予算には、各資源と成果物の費用、あなたが資金を費やすことを期待している時期、各タスクの責任者、そして予算と実際の費用を追跡する場所のタイムラインを含めるべきです。

4.ステークホルダーへの更新を伝えます

あなたのチームがあなたのプロジェクトがどのように進行しているかを知らせて、彼らに予期しない変更について知らされることが重要です。そのため、プロジェクトの状況を定期的に報告することは、プロジェクト調整が成功した重要な要素です。利害関係者が同じページにあることを確実にするための最良の方法であり、リスクを積極的に見つけ、トラックと予算に取り組んでいます。

芸術を習得しました プロジェクトステータスレポート 。プロジェクトの状況報告書は、プロジェクトの進捗状況についての利害関係者を一目で知らせます。それらは通常、プロジェクトの健康（トラック上のリスクで、トラックのオフトラック）を示しており、各プロジェクト領域の概要を含み、メジャーのハイライト、ブロッパー、または予期しないリスクを要約してください。プロジェクトの長さに応じて、毎週（プロジェクト短いプロジェクトの場合）、または毎月（より長いプロジェクトのために）プロジェクトステータスレポートを回覧することがあります。

各プロジェクトステータスレポートをスクラッチから起動する代わりに、再利用可能なテンプレートを作成します。そのように、あなたは避けることができます仕事についてそして毎回鍵情報を含めていることを確認してください。プロジェクト管理ソフトウェアこのプロセスをさらに簡単にすることができます。 1つの集中化されたツールで成果物を追跡するときは、複数のツール間でプロジェクトデータを手動で掘り下げるのではなく、作業内のレポートを作成できます。適切なプロジェクト管理ツールを使用すると、数時間かかる可能性があるタスクはほんの数回クリックするだけです。

5.文書プロジェクト情報

私たち全員がそこにいました - あなたは奇妙になじみのあるように思える新しいプロジェクトを始めました、そしてあなたは前年同期の何かをしたことを理解しています。しかし、あなたが何をしたものと古いプロジェクトがどのように行ったのかを特定しようとすると、あなたのメモリは空白を描きます。

そのため、プロジェクト情報を文書化するのは、プロジェクト調整の重要な部分です。後で重要な詳細を思い出すことを試みるのではなく、仕事の厚さやメモを記録するのは、はるかに簡単です（そしてより速い）。

作成 プロセスドキュメント - 新しいプロジェクトまたはプロセスを起動するために必要なタスクとステップを概説する内部文書。たとえば、新しいWeb機能をテストするための新しい採用の要件、またはブログの記事を更新して公開するためのワークフローを作成するために必要なすべての手順、またはワークフローを詳しく説明するプロセス文書を作成することができます。プロセスのドキュメンテーションは必要に応じてアップデートした生活記録であることを意味しています。

6.会議を計画し予定しています

プロジェクトの調整には、チームや外部のステークホルダーとの会合を計画および整理することが多い。しかし、みんなの時間の最良の利用をするために、すべての会議に戦略的な目的と具体的な会議計画があることを確実にすることが重要です。あなたの会議がより効率的であるほど、あなたのチームがプロジェクトの目的に取り組む必要がある時間とブレインパワーは、より多くの時間とブレインパワーです。

意図を持つ会議を実行します。ミーティングを自動的にスケジュールする代わりに、まったく必要なのかを検討してください。たとえば、Aを送ることができますかステータスレポートまたはAN非同期更新代わりは？

会議が必要な場合は、皆が効率的で貴重なものであることを確認してください。これを行うには、議題を作成し、事前に読み取り前のアイテムを識別することで行うことができます。会議のメモを取るそして会議が終わった後、それらを循環させ、そして決定するクリア行動項目フォローアップする。

4成功したプロジェクトコーディネーターの品質

あなたがあなたの調整スキルを向上させること、またはあなたのチームのプロジェクトコーディネーターを雇うことを目指しているのかどうかは、ここで目をそらすための4つの重要な資質です。

コミュニケーションスキル 。調整作業には、日常的にステークホルダーやチームメンバーと話す必要があります。これには、タスクの割り当て、プロジェクトアップデート、会議の調整、および承認およびリソース要求のための接触点が含まれます。

時間管理 。特にプロジェクト全体のすべての動きをジャグリングしているとき、良い時間管理は重要です。これは、個人的な時間管理とプロジェクトのスケジュールを管理し、成果物が時間通りに完了していることを確認する機能の両方に適用されます。

問題解決 。予期せぬ発展が必然的に起こるときは、ストライドに問題を抱えて戦略的にそれらを解決することが重要です。そのため、効果的な問題解決のスキルは、プロジェクトコーディネーターにとって有用であることがよくあります。

細部への注意。詳細は、プロジェクトコーディネーターにとって、特にタスク、会議のスケジューリング、および詳細なプロセス文書の作成に期限が期限切れになっている場合に重要です。あなたが小さなものを手に入れるとき、あなたのチームはあなたの仕事を二重チェックする必要がないことを知っていることを簡単に解決することができます。

コーディネートは鍵です

プロジェクト調整は、そのライフサイクル全体を通じて、プロジェクトの成功にとって重要です。高水準のプロジェクト管理と慎重に細工されたプロジェクト計画、目的、マイルストーン、とプロジェクト範囲これまでに連れて行くことができます - それはこれらの計画方法論を利用するのに役立つ日々の調整であり、そしてあなたのイニシアチブを計画から完成まで動かします。