Suggerimenti per il coordinamento del progetto per sbloccare il miglior lavoro della tua squadra

Sommario

Il coordinamento del progetto è il lavoro quotidiano richiesto per mantenere un'iniziativa in pista. Quando è stato fatto a destra, può aiutare a semplificare i flussi di lavoro e velocizzare il progetto al traguardo. Scopri come padroneggiare sei abilità essenziali di coordinamento del progetto, come come rimanere in programma e il modo migliore per organizzare i risultati del progetto.

quandoApollo 11.Lanciato nel 1969, gli astronauti Neil Armstrong e Edwin "Buzz" Aldrin divenne i primi umani a camminare sulla luna. Ma questo successo epico era più di un piccolo passo per l'umanità, era il culmine di quasi otto anni di lavoro quotidiano di centinaia di scienziati della NASA, ingegneri e manager dei progetti. E con tutti i pezzi in movimento necessari per lanciare una missione spaziale, puoi scommettere che c'era qualcuno dietro le quinte che coordinarlo tutto.

Il coordinamento del progetto non è sexy come viaggi spaziali, ma è assolutamente essenziale portare un'iniziativa fino al traguardo. Con efficace coordinamento del progetto, è possibile rimanere in programma, semplificare i flussi di lavoro e velocizzare il progetto al traguardo.

Qual è il coordinamento del progetto?

Il coordinamento del progetto è il lavoro quotidiano aresponsabile del progettofa per mantenere un'iniziativa in pista. Ciò include i dettagli di organizzazione e comunicazione del progetto e dei compiti alle parti interessate, monitoraggio dei progressi del lavoro, monitorando il budget del progetto, la documentazioneFlussi di lavoro del progetto chiavee rimuovendo i bloccanti per il tuo team di progetto.

Coordinamento del progetto vs. Gestione dei progetti

Se non hai mai prestato servizio in un ruolo di coordinamento del progetto prima, questi due termini potrebbero sembrare simili, ma in realtà sono un po 'diversi. Il coordinamento del progetto è focalizzato sulle attività quotidiane necessarie per mantenere un progetto in modo scorrevole, mentre la gestione del progetto coinvolge una pianificazione più elevata, ad esempio la determinazioneobiettivi di progettoe deliverables.

I project manager sono spesso responsabili sia per la gestione del progetto che per il coordinamento del progetto. Tuttavia, alcuni team possono includere un ruolo di coordinatore del progetto separato per gestire compiti amministrativi quotidiani essenziali. Ad esempio, se un project manager crea un pienoschema del progetto, un coordinatore del progetto contribuirebbe a eseguire quel piano in una base quotidiana.

Perché la coordinazione del progetto è importante

Un piano di progetto è buono come la sua esecuzione. Indipendentemente da quanto è attentamente progettato un'iniziativa, è il lavoro di coordinamento quotidiano che mantiene il progetto in esecuzione e in pista. In quella vena, il coordinamento efficace del progetto può aiutarti:

Razionalizzare la comunicazione con gli stakeholder e i membri del team

Sbloccare rapidamente i membri del team di progetto e mantengono il lavoro in movimento

Monitorarecronologia del progettoe assicurati che il lavoro sia completato in programma

Traccia il budget del progetto e gestire i costi

Assicurarsi che le informazioni del progetto siano facilmente accessibili

6 Abilità essenziali di coordinamento del progetto, oltre a consigli per padroneggiarli

La maggior parte del coordinamento giornaliero del progetto è costituito da sei abilità fondamentali. Se pasterizzato, queste competenze possono aiutarti a spostare i progetti senza intoppi dalla pianificazione all'esecuzione e alla consegna.

1. Continua a lavorare in programma

I ritardi di programmazione sono uno dei motivi più comuni perfallimento del progetto. Infatti, secondo il2021 Anatomia dell'indice di lavoroLa conoscenza dei lavoratori manca il 26% delle scadenze ogni settimana. Come tale, la capacità di mantenere il lavoro sul programma è una componente critica del coordinamento del progetto di successo.

Creare un programma del progetto Con scadenze chiare per ogni progetto consegnabile e sub-consegnabile (i passaggi più piccoli richiesti per completare un'attività). Per fare ciò, lavorare all'indietro dal termine finale quando si assegna le date dovute, in modo da poter essere sicuri di allocare abbastanza tempo per ogni componente. Quando si controlla ogni consegna e sub-deliverable, sarà facile vedere come funziona il lavoro in tutto il tempo-PLUS sarai molto meno probabile perdere un passo.

2. Organizzare e tenere traccia dei risultati

I progetti spesso contengono molte parti mobili. Ogni singolo compito ha la propria data di scadenza unica, il proprietario e la priorità - e come progredire un progetto, le attività si muovono attraverso fasi variabili di completamento. Trovare un modo per organizzare e tracciare quei pezzi in movimento è una parte essenziale del coordinamento del progetto.

Utilizzare gli strumenti visivi per tenere traccia di Project deliverables. . Ad esempio, potresti usare aKanban Board.mostrare il lavoro in movimento attraverso diverse fasi, adiagramma di Ganttper vedere una cronologia orizzontale o aCalendario del progettovisualizzare il lavoro di un mese intero in una vista centrale. Invece di provare a mantenere gli inseguitori di progetti statici o i fogli di calcolo aggiornati, si consiglia di utilizzare AStrumento di gestione del progettoper visualizzare e gestire i risultati. Ciò consente a te e al tuo team ad accedere facilmente, da lavorare e aggiornare i compiti di progetto in tempo reale.

3. Monitorare i costi del progetto

Il denaro potrebbe non essere in grado diCompra tu amore, ma sicuramente aiuta a spingere i progetti attraverso il traguardo. In effetti, il budget di un progetto è spesso il fattore limitante che determina se il lavoro può essere completato. Ciò significa che monitoraggio e gestione dei costi del progetto è uno dei compiti più importanti sull'elenco delle to-do del coordinatore del progetto.

Creare un dettaglio budget del progetto . Un chiaro piano di bilancio del progetto è il modo migliore per pianificare, monitorare e controllare i costi durante il corso del progetto. Proprio come il tuo programma di progetto, i budget del progetto in genere si abbattono ciascuno di ogni consegna in sub-realizzabili in modo da poter stimare efficacemente le risorse richieste e costi per ciascuna. Il tuo budget dovrebbe includere i costi di ogni risorsa e consegnabile, una cronologia di quando ti aspetti di spendere fondi, la persona responsabile per ogni attività e un luogo per tenere traccia dei costi effettivi.

4. Comunicare gli aggiornamenti alle parti interessate

È importante lasciare che la tua squadra sappia come il tuo progetto progredisca e li tenga informata di eventuali modifiche impreviste. Come tale, la segnalazione regolarmente relativa allo stato del progetto è una componente critica del coordinamento del progetto di successo. È il modo migliore per garantire che le parti interessate siano sulla stessa pagina, i rischi individuati in modo proattivo e continuare a lavorare in pista e sul budget.

Padroneggiare l'arte di Rapporti sullo stato del progetto . Un rapporto sullo stato del progetto dà le parti interessate informazioni a colpo d'occhio sui progressi del tuo progetto. Indicare in genere la salute del progetto (sulla traccia, a rischio, fuori traccia), include una panoramica di ciascuna area del progetto e riassumono eventuali punti salienti, bloccanti o rischi imprevisti. A seconda della lunghezza del progetto, potresti circolare un rapporto sullo stato del progetto ogni settimana (per progetti più brevi) o ogni mese (per progetti più lunghi).

Invece di avviare ciascun rapporto sullo stato del progetto da zero, creare un modello riutilizzabile. In questo modo, puoi evitareLavorare sul lavoroe assicurati di essere inclusa le informazioni chiave ogni volta.Software di gestione del progettopuò rendere questo processo ancora più facile. Quando si munga dei risultati in uno strumento centralizzato, è possibile creare un report in cui il tuo lavoro vive piuttosto che scavare manualmente tramite i dati del progetto su più strumenti. Con lo strumento di gestione del progetto giusto, un'attività che potrebbe richiedere ore è ridotta a pochi clic.

5. Informazioni del progetto del documento

Siamo stati tutti lì, hai iniziato un nuovo progetto che sembra stranamente familiare, e ti rendi conto che hai fatto qualcosa di simile un anno prima. Ma quando provi a individuare quello che hai fatto e come è andata il vecchio progetto, la tua memoria disegna uno spazio vuoto.

Ecco perché documentare le informazioni del progetto è una parte chiave del coordinamento del progetto. È molto più facile (e veloce) registrare processi e note mentre sei nel folto del lavoro, piuttosto che cercare di richiamare i dettagli critici in seguito.

Creare Documentazione del processo -An Documento interno che delinea le attività e i passaggi necessari per avviare un nuovo progetto o processo. Ad esempio, è possibile creare documentazione di processo che detagli dettagli di tutti i passaggi necessari per integrare nuovi assunti, requisiti per testare una nuova funzione Web o il flusso di lavoro per aggiornare e pubblicare articoli di blog. Tieni presente che la documentazione del processo è pensata per essere un record vivente che si aggiorna come necessario, quindi assicurati che sia facilmente modificabile e accessibile al tuo team.

6. Pianificare e pianificare riunioni

Il coordinamento del progetto spesso comporta la pianificazione e l'organizzazione di riunioni con il team e gli stakeholder esterni. Ma per fare il miglior uso del tempo di tutti, è importante garantire che ogni riunione abbia uno scopo strategico e un piano di riunione concreto. Più efficienti sono i tuoi incontri, più tempo e BrainPower il tuo team deve affrontare gli obiettivi del progetto.

Correre incontri con l'intenzione.Invece di programmare automaticamente le riunioni, considerare se ne hai bisogno. Ad esempio, potresti inviare arapporto sullo statoo AN.Aggiornamento asincronoinvece?

Se decidi una riunione è necessaria, assicurati che sia efficiente e prezioso per tutti i soggetti coinvolti. Puoi farlo creando un ordine del giorno e identificando in anticipo elementi pre-letti,Prendendo note di riunionee circolarli dopo che l'incontro è finito e determinareElementi di azione chiarada seguire con.

4 qualità di un coordinatore del progetto di successo

Sia che tu stia cercando di migliorare le tue abilità di coordinamento o assumere un coordinatore del progetto per il tuo team, ecco quattro qualità essenziali per tenere d'occhio.

Abilità comunicative . Il lavoro di coordinamento richiede di parlare con le parti interessate e i membri del team in base al giorno. Ciò include attività di assegnazione, fornendo aggiornamenti del progetto, coordinamento delle riunioni ed essere il punto di contatto per le approvazioni e le richieste di risorse.

Gestione del tempo . La gestione del buon tempo è critica, specialmente quando stai giocando tutti i pezzi in movimento di un intero progetto. Questo vale sia per la gestione del tempo personale che per la capacità di gestire il programma di un progetto e garantire che i risultati siano completati in tempo.

Problem-solving. . Quando sorgono inevitabilmente sviluppi inaspettati, è importante prendere problemi nel passo e risolverli strategicamente. In quanto tali, le capacità efficaci di problem solving vengono spesso utili per un coordinatore del progetto.

Attenzione ai dettagli. I dettagli sono importanti per un coordinatore del progetto, in particolare quando si impostano le date dovute per le attività, la pianificazione delle riunioni e la creazione di documentazione dettagliata dei processi. Quando prendi le piccole cose, la tua squadra può riposare facilmente sapendo che non devono ricontrollare il tuo lavoro.

Il coordinamento è fondamentale

Il coordinamento del progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto, durante il ciclo di vita. Gestione del progetto ad alto livello e un piano di progetto accuratamente realizzato, obiettivi,pietre miliari, eCampione del progettoPuoi solo portarti così lontano, è il coordinamento quotidiano che aiuta a utilizzare queste metodologie di pianificazione e spostare la tua iniziativa dalla pianificazione del completamento.