نصائح تنسيق المشروع لإلغاء تأمين أفضل عمل فريقك
ملخص
تنسيق المشروع هو العمل اليومي المطلوب للحفاظ على مبادرة على المسار الصحيح. عند القيام به بشكل صحيح، يمكن أن يساعد في تبسيط سير العمل وتسريع مشروعك إلى خط النهاية. تعلم كيفية إتقان ستة مهارات أساسية لتنسيق المشروع، مثل كيفية البقاء في الجدول الزمني وأفضل طريقة لتنظيم نواتج المشروع.
متيأبولو 11تم إطلاق نيل أرمسترونغ في عام 1969، وأصبح ألدرين من رواد الفضاء في عام 1969 وإدوين ". لكن هذا الإنجاز الملحمي كان أكثر من مجرد خطوة صغيرة للبشرية - كان تتويجا ما يقرب من ثماني سنوات من العمل اليومي بمئات من علماء ناسا والمهندسين ومديرو المشاريع. ومع كل القطع المتحركة المطلوبة لإطلاق مهمة فضائية، يمكنك الرهان كان هناك شخص ما وراء الكواليس تنسيق كل شيء.
تنسيق المشروع ليس مثيرا مثل سفر الفضاء، لكن من الضروري للغاية حمل مبادرة من خلال خط النهاية. مع تنسيق مشروع فعال، يمكنك البقاء في الجدول الزمني وتبسيط سير العمل، وتسريع مشروعك إلى خط النهاية.
ما هو تنسيق المشروع؟
تنسيق المشروع هو العمل اليومي مدير المشروع لا للحفاظ على مبادرة على المسار الصحيح. ويشمل ذلك تنظيم وإبلاغ تفاصيل المشروع والتعيين على أصحاب المصلحة، ومراقبة تقدم العمل، وتتبع ميزانية المشروع، توثيقسير عمل المشروع الرئيسيوإزالة حاصرات فريق المشروع الخاص بك.
تنسيق المشروع مقابل إدارة المشاريع
إذا لم تكن قد خدمت أبدا في دور تنسيق المشروع من قبل، فقد يبدو أن هذه الشروتين مشابها، لكنها في الواقع مختلفة بعض الشيء. يركز تنسيق المشروع على المهام اليومية المطلوبة للحفاظ على مشروع يعمل بسلاسة، في حين أن إدارة المشروع تنطوي على تخطيط أكثر راقية - مثل تحديدأهداف المشروعوالتسليمات.
غالبا ما تكون مديري المشاريع مسؤولة عن كل من إدارة المشروع وتنسيق المشاريع. ومع ذلك، قد تشمل بعض الفرق دورا منفصلا لمنسق مشروع للتعامل مع المهام الإدارية الأساسية اليومية. على سبيل المثال، إذا قام مدير المشروع بإنشاء كامل خطة المشروع ، سيساعد أحد منسق المشروع في تنفيذ هذه الخطة على أساس يومي.
لماذا مسائل تنسيق المشروع
خطة المشروع هي جيدة فقط مثل إعدامها. بغض النظر عن كيفية تصميم المبادرة بعناية، فإن العمل التنسيقي اليوم الذي يحتفظ بالمشروع يعمل وعلى المسار الصحيح. في تلك الوريد، يمكن أن يساعدك تنسيق المشروع الفعال في:
تبسيط التواصل مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق
بسرعة إلغاء حظر أعضاء فريق المشروع والحفاظ على العمل تتحرك
مراقبةالجدول الزمني للمشروعوضمان اكتمال العمل في الموعد المحدد
تتبع ميزانية المشروع وإدارة التكاليف
تأكد من أن معلومات المشروع يمكن الوصول إليها بسهولة
6 مهارات تنسيق المشروع الأساسية، بالإضافة إلى نصائح لإتقانهم
يتكون الجزء الأكبر من تنسيق المشروع اليومي من ستة مهارات أساسية. عند إتقانه، يمكن أن تساعدك هذه المهارات في نقل المشاريع بسلاسة من التخطيط من خلال التنفيذ والتسليم.
1. الحفاظ على العمل في الجدول الزمني
تأخيرات الجدولة هي واحدة من أكثر الأسباب شيوعا لفشل المشروعوبعد في الواقع، وفقا ل2021 مؤشر التشريحيغيب عمال المعرفة 26٪ من المواعيد النهائية كل أسبوع. على هذا النحو، فإن القدرة على الحفاظ على العمل في الجدول الزمني هي عنصر حاسم من تنسيق المشروع الناجح.
إنشاء الجدول الزمنى للمشروع مع مواعيد نهائية واضحة لكل مشروع قابل للتسليم ويمكن تسليم الفرعية (الخطوات الأصغر المطلوبة لإكمال المهمة). للقيام بذلك، اعمل للخلف من الموعد النهائي الخاص بك عند تعيين تواريخ استحقاق، لذلك يمكنك التأكد من تخصيص وقت كاف لكل مكون. أثناء تسجيل الوصول إلى كل تسليم قابل للتسليم وشبه، سيكون من السهل معرفة كيفية تقدير العمل عبر الزمن الزائد، ستكون من المرجح أن تفوت خطوة.
2. تنظيم وتتبع التسليم
غالبا ما تحتوي المشروعات على العديد من الأجزاء المتحركة. تتمتع كل مهمة فردية بالتاريخ الاستحقاق الفريد الخاص بها، والمالك والأولوية - وكما تقدم المشروع، تتحرك المهام من خلال مراحل متفاوتة من الانتهاء. العثور على وسيلة لتنظيم وتتبع تلك القطع المتحركة هي جزء أساسي من تنسيق المشروع.
استخدام الأدوات المرئية لتتبع النواتج المشروع وبعدعلى سبيل المثال، يمكنك استخداممجلس كانانبلإظهار العمل يتحرك من خلال مراحل مختلفة،مخطط جانتلرؤية الجدول الزمني الأفقي، أوجدول المشاريعلتصور عمل شهر كامل في وجهة نظر مركزية واحدة. بدلا من محاولة الاحتفاظ بمتتبع المشروع الثابت أو جدول البيانات محدثا، نوصي باستخدام أداة إدارة المشاريع لعرض وإدارة النواتج. يتيح لك ذلك وفريقك الوصول بسهولة، والعمل، وتحديث مهام المشروع في الوقت الفعلي.
3. مراقبة تكاليف المشروع
المال قد لا تكون قادرة علىشراء أنت الحب، ولكن من المؤكد أن يساعد في دفع المشاريع عبر خط النهاية. في الواقع، غالبا ما تكون ميزانية المشروع عامل الحد الذي يحدد ما إذا كان يمكن إكمال العمل. وهذا يعني تعد تتبع تكاليف المشروع وإدارتها واحدة من أهم المهام في قائمة مهام منسق المشروع.
إنشاء مفصل ميزانية المشروع وبعدتعد خطة ميزانية المشروع واضحة هي أفضل طريقة للتخطيط والمراقبة والتحكم في تكاليف المشروع الخاص بك. يشبه إلى حد كبير جدول المشروع الخاص بك، وميزانيات المشروع عادة تقسيم كل تسليم إلى النواتج الفرعية حتى تتمكن من تقدير الموارد المطلوبة بشكل فعال وتكلفة لكل منها. يجب أن تتضمن ميزانيتك تكاليف كل مورد وتسليم، جدول زمني عندما تتوقع إنفاق الأموال، الشخص المسؤول عن كل مهمة، ومكان لتتبع التكاليف الفعلية للميزانية.
4. توصيل التحديثات لأصحاب المصلحة
من المهم أن تدع فريقك يعرف كيف يتقدم مشروعك وإطلاعهم على أي تغييرات غير متوقعة. على هذا النحو، فإن الإبلاغ بانتظام عن حالة مشروعك هو عنصر حاسم من تنسيق المشروع الناجح. إنها أفضل طريقة لضمان أن تكون أصحاب المصلحة في نفس الصفحة، ومخاطر استثناءة، والحفاظ على العمل على المسار الصحيح والميزانية.
ماجستير فن تقارير حالة المشروع وبعد يقدم تقرير حالة المشروع من أصحاب المصلحة معلومات عن تقدم مشروعك حول تقدم مشروعك. وتشير عادة إلى صحة المشروع (على المسار الصحيح، في المخاطر، خارج المسار)، تشمل نظرة عامة على كل منطقة مشروع، وتلخيص أي أبرز أو حاصرات أو مخاطر غير متوقعة. اعتمادا على طول مشروعك، يمكنك تعميم تقرير حالة المشروع كل أسبوع (لأقصر المشروعات) أو كل شهر (لمشاريع أطول).
بدلا من بدء كل تقرير حالة المشروع من نقطة الصفر، قم بإنشاء قالب قابل لإعادة الاستخدام. بهذه الطريقة، يمكنك تجنبالعمل عن العملوالتأكد من أنك تشمل المعلومات الرئيسية في كل مرة. برنامج إدارة المشاريع يمكن أن تجعل هذه العملية أسهل. عند تتبع التسليمات في أداة مركزية واحدة، يمكنك إنشاء تقرير حيث حياتك تعيش بدلا من الحفر يدويا من خلال بيانات المشروع عبر أدوات متعددة. مع أداة إدارة المشروع المناسبة، يتم تقليل المهمة التي قد تستغرق ساعات إلى عدد قليل من النقرات.
5. معلومات مشروع الوثائق
لقد كنا جميعا هناك - لقد بدأت مشروعا جديدا يبدو مألوفا بشكل غريب، وأنت تدرك أنك فعلت شيئا مشابها قبل عام. ولكن عند محاولة تحديد ما قمت به وكيف ذهب المشروع القديم، تعتمد ذاكرتك فارغة.
هذا هو السبب في أن توثيق معلومات المشروع هو جزء أساسي من تنسيق المشروع. من الأسهل بكثير (وأسرع) لتسجيل العمليات والملاحظات أثناء وجودك في العمل السميك، بدلا من محاولة تذكر التفاصيل الهامة لاحقا.
خلق وثائق العملية - وثيقة الداخلية التي تحدد المهام والخطوات اللازمة لإطلاق مشروع أو عملية جديدة. على سبيل المثال، قد تقوم بإنشاء وثائق عملية تفصل كل الخطوات اللازمة لتوظيف جديدة على متن الطائرة، ومتطلبات اختبار ميزة ويب جديدة، أو سير العمل لتحديث ونشر مقالات المدونة. ضع في اعتبارك أن وثائق العملية تهدف إلى أن تكون سجل معيشة تقوم بتحديثه حسب الحاجة، لذلك تأكد من قابلية سهلة الاستخدام ويمكن الوصول إليها على فريقك.
6. خطة وجدولة الاجتماعات
غالبا ما ينطوي تنسيق المشروع على تخطيط وتنظيم اجتماعات مع فريقك وأصحاب المصلحة الخارجيين. ولكن الاستفادة القصوى من الوقت للجميع، من المهم التأكد من أن كل اجتماع له خطة استراتيجية ولقاء ملموسة. إن اجتماعاتك أكثر كفاءة هي، كلما زاد الوقت وقوتك الدماغ يتعين على فريقك معالجة أهداف المشروع.
تشغيل الاجتماعات مع النية.بدلا من جدولة الاجتماعات تلقائيا، فكر في ما إذا كنت في حاجة إليها على الإطلاق. على سبيل المثال، هل يمكن أن ترسلتقرير حالة أو تحديث غير متزامنفي حين أن؟
إذا قررت عقد اجتماع ضروري، فتأكد من أنها فعالة وقيمة لكل من المعنيين. يمكنك القيام بذلك عن طريق إنشاء جدول أعمال وتحديد البنود مسبقا مقدما، اتخاذ اجتماعات الاجتماع وتعميمها بعد انتهاء الاجتماع، وتحديد عناصر العمل واضحة لمتابعة مع.
4 صفات منسق مشروع ناجح
سواء كنت تتطلع إلى تحسين مهارات التنسيق الخاصة بك أو استئجار منسق مشروع لفريقك، فيما يلي أربعة صفات أساسية لمواكبة.
مهارات التواصل وبعديتطلب منك العمل التنسيقي التحدث إلى أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق في أساس يومي. ويشمل ذلك تعيين المهام، وتوفير تحديثات المشروع، وتنسيق الاجتماعات، وكوني نقطة اتصال الموافقات وطلبات الموارد.
إدارة الوقت وبعد إدارة الوقت الجيد أمر بالغ الأهمية، خاصة عند تعجيم جميع القطع المتحركة من مشروع كامل. ينطبق هذا على إدارة الوقت الشخصية والقدرة على إدارة جدول مشروع وضمان إكمال النواتج في الوقت المحدد.
حل المشاكل وبعد عندما تنشأ تطورات غير متوقعة حتما، من المهم أن تأخذ مشاكل في خطوة وحلها بشكل استراتيجي. على هذا النحو، غالبا ما تأتي مهارات حل المشكلات الفعالة مفيدة لمنسق المشروع.
انتبه للتفاصيلوبعد التفاصيل مهمة من منسق المشروع، خاصة عندما تقوم بإعداد التواريخ المستحقة للمهام، ووضع الاجتماعات، وخلق وثائق عملية مفصلة. عندما تحصل على الأشياء الصغيرة بشكل صحيح، يمكن لفريقك أن يستريح سهلا لمعرفة أنهم لا يلزمون التحقق من عملك.
التنسيق هو مفتاح
تنسيق المشروع أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع، طوال دورة حياته. إدارة المشاريع الرفيعة المستوى وخطة مشروع صمم بعناية، والأهداف،معالم، ونطاق المشروعلا يمكن إلا أن يأخذك حتى الآن - إنه التنسيق اليومي الذي يساعد على الاستفادة من منهجيات التخطيط هذه ونقل مبادرتك من التخطيط إلى الانتهاء.
