プロジェクト管理ソフトウェア

プロジェクト管理ソフトウェアの概要

あなたのチームを統合し、それらをユニットとして働く準備はあなたのプロジェクトの成功に不可欠です。しかし、適切なプロジェクト管理ソフトウェアがなければ、あなたはそれらを最適化する代わりにあなたの努力を倍増させるかもしれません。スプレッドシートをジャグリングし、溢れた受信トレイを管理した常に考えてください。正しいツールを使用すると、あなたはあなたのリソースとより戦略的になることができます。

作業をより効率的に管理するために設計された2つのツールグループがあります。作業管理/コラボレーションツールおよび個人生産性のツール。

プロジェクト管理ツールはチームからチームまで様々なものですが、ほとんどの場合、ユーザーが1つの集中型仮想位置でプロジェクトを計画、実行、および管理するのに役立つコンピュータプログラムです。

次のいずれかのためにプロジェクト管理ソフトウェアを使用できます。

誰がプロジェクト管理ツールを使うべきですか？

プロジェクトを管理する人は誰でもプロジェクト管理ソフトウェアから恩恵を受けることができます。正式なプロジェクトを実行したり、「Project Manager」のタイトルを持っていなくても、プロジェクト管理ソフトウェアはまだ役に立ちます。

正式なプロジェクトを運営していない多くの企業は、作業を計画、整理、追跡、監視、および実行するために使用します。

これらのツールは、プロジェクト自体と同じように、さまざまな形式でやってくる。例えば、あなたの計画のいくつかはあなたと他の人だけを含む単純なプロセスかもしれませんが、他の人は完了するために複数のチーム数ヶ月（さらに）を取ることができます。タスクとチームワークの管理に役立つ3種類のツールです。

リアルタイムでリモート同僚と話すことやビデオチャットを可能にするツールは、どのビジネスにも不可欠です。あなたは会議であなたの同僚を聞く必要があります、そしてあなたがそれらを見ることができればそれはもっと良いです（私たちが知っているように、非言語的なコミュニケーションは、これらの状況では重要なのと同じくらい重要です）。

インスタントメッセージング市場では激しい競争があります。スラック、ズーム、Googleハングアウト、Skype、Chatter、およびFacebook Messengerは、拡大された数のモバイル最初のアプリケーションと並んでフィールドを支配します。

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検索可能なデータベースを介してすべてのメンバーからアクセスできるように、チームの組み合わせの知恵を保存する場所を想像してみてください。あなたは内部ブログやウィキのようなナレッジベースツールを使ってこれを達成することができます（何か UDNタスクマネージャーとてもうまくやることができます）。これらのツールでは、チームと共有するためのプロセスと専門知識やベストプラクティスを文書化したり、専門知識を記録することができますので、情報はすべてにアクセスできます。

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協力的に働くためには、ファイルを簡単に共有する方法が必要になります。

ファイルを電子メールに添付することができますが、非常に落胆したそれはしばしば問題と無駄な時間をもたらすので。ファイル共有ツールを使用すると、ファイルを簡単に保存、同期、およびチームと共有できます。ボックス、ドロップボックス、OneDrive、およびGoogleドライブなど、多くのオプションがあります。直接統合するUDNタスクマネージャー 。あなたが使うならばUDNタスクマネージャー、これらのサービスからタスクにファイルを簡単に添付できます。

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個人生生産性ツール

平均的な労働者は11分ごとに気を取られた。それは中断や焦点を述べるのに挑戦することは困難であり、それが役に立つ生産性ツールへの多くのターンがある理由です。生産性アプリは警告と通知を殺すことができ、一度に1つのブラウザタブに集中するように強制し、あなたの周りのオフィス（またはホームオフィス）のノイズを溺れて、あなたの仕事を整理します。ここに10の便利なツールをリストしました。 物事を成し遂げるための10の無料生産性アプリ 。

しかし、多くの組織は、これらのツールがすべての種類のプロジェクトに合うのに十分柔軟ではないことがわかります。プロジェクト管理のために電子メールとグループメッセージングを使用するだけで、情報を失った、ドキュメントのバージョン管理の問題、および優先順位付けとタスクの依存関係に対する明確さの欠如につながります。これがプロジェクト管理ソフトウェアが入ってくるところです。

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プロジェクト管理ソフトウェアを使用する理由

適切なソフトウェアなしでプロジェクトを管理することは可能ですが、プロセス内のエラーや非効率性のリスクが高まります。プロジェクト管理ソフトウェアは、可視性とコラボレーションを容易にすることを可能にします。

プロジェクト追跡にスプレッドシートを使用することは可能ですが、それは多くの時間と努力を必要としています。スプレッドシートを手動で更新すると、エラーのリスクが高まり、残りのチームがアップデートを見るためにスプレッドシートを再保存して中央の場所に再アップロードする必要があります。

その他の問題Project Managerは、スプレッドシートを持つことができます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、これらすべての問題を克服するのに役立ちます。

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プロジェクト管理ソフトウェアの利点は何ですか？

プロジェクト管理ソフトウェアすべての会社にとって有益です組織のサイズや業界に関係なく、プロジェクトを管理します。このソフトウェアは、正式なプロジェクトを実行しない企業を含め、誰でも使用できるプロジェクト計画とリソース管理機能を提供します。

彼らのサービスのための推定、計画、追跡、配達、および請求のための効果的な方法を必要とする会社は、プロジェクト管理ソフトウェアの採用による恩恵を受けることができます。チームやビジネスに効率的で最適化されたプロセスを作成、実装、および管理することができます。

これは、プロジェクト管理ソフトウェアを実装するという主な利点の3つです。

プロジェクト管理ソフトウェアは、チームの中央ワークスペースとナレッジベースを作成します。集中化により、タスクやプロジェクトを追跡し、混乱や不正確さを軽減しやすくなります。

この可視性将来のプロジェクトの計画と見積もりを改善します。タイムログを使用すると、過去のプロジェクトを確認し、特定のタスクの時間がかかるのかを予測し、請求時間を計算するのに役立ちます。この情報を使用して、潜在的なプロジェクトが収益性があるかどうかを判断することもできます。

プロジェクトソフトウェアは、データを手動で追跡およびコンパイルするのに必要な労力と時間も短縮されます。スプレッドシートなどの手動メソッドを使用すると、人間のエラー、更新の遅延、および同じファイルの複数のバージョンがあるリスクが遅れています。ソフトウェアでは、真実の単一の源を簡単に維持できます。

プロジェクト管理ソフトウェアは、チームがタスクを調整してワークフローを自動化するのに役立ちます。それは彼らが仕事を始める必要があるときにチームメンバーに遅れやgo-betweensの必要性を減らす必要があるときに通知します。

プロジェクト管理ソフトウェアはまた、進行状況、障害、そして成功への洞察を提供します。ナンバーワン小企業向けプロジェクトソフトウェアの利益タイムトラッキングです。毎分がどこにあるのかを見て、小さな企業所有者がボトルネックを識別して削除するのに役立ちます。この機能はまた、遅延と問題の早期識別を可能にします。

調整と知識の共有のための集中ベースがなければ、あなたとあなたのチームは責任と責任と進歩を誤解させた文書の誤った伝票、推測を犠牲にすることができます。プロジェクト管理ソフトウェアは、品質が苦しんでいないことを保証し、タスクは必要以上になりません。

合理化された通信は、プロジェクト管理ソフトウェアの最も重要な利点の1つです。ビジネスリモートチームでこれまで以上に頼っています、契約労働者、そしてフリーランサー。企業ができることはますます重要になっています効果的にコミュニケーションをとるオフィスのチームメンバーとそれ以上。

クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアでは、仮想チームや利害関係者はいつでもどこからでもあなたの中央ワークスペースにログインできます。この24時間7回の接続を使用すると、各国とタイムゾーン間で簡単に通信できます。

Project Management Softwareは、それらがどこにあるかに関係なく、アップデート、進捗レポート、およびプロジェクト通知への即時アクセスですべての主要締約国を提供します。ステークホルダーは、誰かが彼らに古い報告書を電子メールで電子メールで送るのを待つ必要はありません。 1つの集中ハブを使用すると、誰もがタスクに関するフィードバックを残すことができ、長い間、従来の電子メールスレッドを排除します。

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最良のプロジェクト管理ソフトウェアを選択する方法

市場には多くの種類のプロジェクト管理ソフトウェアがありますが、あなたとあなたのチームのための正しいものを選ぶことが重要です。ここにいます質問する質問プロジェクト管理ソフトウェアオプションを評価するとき

あなたのソフトウェアを選択するときに考えるべき最も重要なことの1つはあなたの長期戦略です。プロジェクト管理ソフトウェアによく知らせて快適にあなたのチームを取得する時間とリソースが必要です。あなたがあなたがあなたのチームに適応し、それを制限することはできないものを選択していることを確認したいと思うでしょう。

Project Management Softwareに投資する必要がありますか？

あなたが逃した期限が見逃されて、誤解が発生し、誤解が発生したときにプロジェクト管理ソフトウェアに投資することは理にかなっています - しかしその時点ではすでに遅すぎるかもしれません。結局のところ、あなたがその段階に入った時までに、あなたはすでに悪影響を受けています。

最良の結果を得るためには、重要になる前にソフトウェアに投資する必要があります。それはあなたがより多くの初歩的な道具を造らうとしているときに予測するのが難しいかもしれませんが、スプレッドシートのように、これが投資する時が来たという3つの兆候です。

プロジェクトソフトウェアに投資する決定の重要な要素は成長率あなたのビジネスは現在実行中です。プロジェクトやチームがサイズや数字で成長している場合は、プロジェクト管理ソフトウェアが必要です。チームが地理的に成長し、分散するにつれて、コミュニケーションはより困難になります。あなたはまた、次のような新しいコラボレーション方法を採用する必要があるかもしれません。非同期通信これは適切な道具なしではより困難です。

プロジェクト管理ソフトウェアはまた、あなたのビジネスの拡大を計画するときに有益です。もっと大きく複雑なプロジェクトを取っている場合は、より堅牢なプロジェクト管理ツールを採用する必要があります。あなたのビジネスの成長には、繰り返し管理タスクの自動化が必要です。あなたが成長するにつれて効率的に働くことを意味することなく、あなたは無駄にお金と努力を無駄にするでしょう。

プロセスも成長するにつれてより複雑になるので、すべての部分を管理するためのツールとステークホルダーが不可欠です。重要なプロジェクトタスクを見逃したり、問題を見落としたりしたくない - これはプロジェクトの成功と失敗の違いになる可能性があります。

あなたの会社が進化するにつれて、敏捷性も不可欠です。プロセスや方法論を変更する必要があり、プロジェクト管理ソフトウェアは最小限のリワークで、履歴データの損失を返すことを通してあなたをサポートすることができます。

中小企業では、従業員は個別にまたは小さな場所にあるグループで働くことができます。企業が大きくて多様化され、そして複雑さが向上するにつれて、これは変化します。

組織が成長していない場合でも、機能構造や物理的位置の変更は、プロジェクト管理ソフトウェアの必要性を知らせる可能性があります。あなたが請負業者やリモートワーカーを雇用し始めるならば、コミュニケーションと統合はより困難になります。

ベンダー、サプライヤー、顧客などのステークホルダーとの外部パートナーシップの増加もまたあなたのプロジェクトに複雑さを追加する可能性があります。たとえば、1つの下請け業者が1つの下請け業者に35％を完了する必要があるプロジェクトを開始した場合、管理と監督は適切なソフトウェアやプロセスが適所に困難になる可能性があります。

プロジェクト管理ソフトウェアがなければ、従業員はスプレッドシートにデータを入力するように手動タスクを実行してもらえます。これにはより多くの時間がかかるだけでなく、エラーや誤ったデータが原因でリワークの可能性も増します。

Project Management Softwareは、手動および繰り返しのタスクの必要性を減らし、より多くの分析とビッグピクチャープランニングのためにチームを解放します。この機能はまた、過負荷ではなく、人々が従事して幸せであることを確認するのに役立ちます。

結局のところ、人々は彼らの仕事でより満たされる傾向があります彼らが価値のあるものをしているとき小さく、繰り返しのタスクを終わらせるのではなく、オーバー。彼らのスプレッドシートがクラッシュしたとき、誰も幸せであり、彼らは最後の3時間を費やした報告を失います。

あなたのチームメンバーが、大規模および複雑なファイルの重さの下で崩壊したワークロードとシンプルなツールをより多くてもっと苦労している場合、プロジェクト管理ソフトウェアに投資する時が来ました。

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作業管理ソフトウェアのコストはいくらですか。

Project Management Softwareの価格、またはそれが呼ばれることがあるように職務管理ソフトウェアの価格は異なります。要因は次のとおりです。

ほとんどのプロジェクト管理ソフトウェアベンダは、ビジネスサイズまたはアドオン機能によって区切られたいくつかの異なるパッケージオプションを提供します。チェックアウトトップソフトウェアプロバイダーそしてどのパッケージがあなたのニーズを満たすかを見るために彼らの価格を見直します。

市場に無料のプロジェクト管理ソフトウェアのオプションがたくさんありますが、これらはしばしば一緒に来ます隠された費用。多くの空きオプションはトレーニングとサポートを提供していません。つまり、支払われたソリューションとの方がシステムの実装と維持にもっと費やす必要があります。

プロジェクト管理ソフトウェアを持たないコストもあります。プロジェクト管理ソフトウェアなしで最後のセクションで話したので、タスクの完了とエラーの可能性の両方を増やすと、お金が費用がかかります。

プロジェクト管理ソフトウェアは、コミュニケーションとコラボレーションを楽しみにしています。そして、あなたがその不十分なコラボレーションとコミュニケーションを考えるときあなたの会社を62.4百万ドルまで費用がかかります年間、最も高価なプロジェクト管理ソフトウェアでさえ、非常に手頃な価格の見方を始めます。

無料プロジェクト管理ソフトウェアの隠されたコスト

間違った作業管理技術を持つ費用

仕事の管理を改善するために何もしないことはあなたにお金を犠牲にしています