Projectcoördinatie tips om het beste werk van uw team te ontgrendelen

Overzicht

Projectcoördinatie is de dag-tot-dag werk dat nodig is om een initiatief op het juiste spoor te houden. Als je klaar bent rechts, kan het helpen bij het stroomlijnen workflows en de snelheid van uw project naar de finish. Leer hoe de knie te krijgen zes essentiële projectcoördinatie vaardigheden, zoals hoe om te verblijven op schema en de beste manier om projectresultaten te organiseren.

WanneerApollo 11in 1969 gelanceerd, de astronauten Neil Armstrong en Edwin “Buzz” Aldrin werd de eerste mensen te lopen op de maan. Maar dit epische prestatie was meer dan alleen maar een kleine stap voor de mensheid, het was het hoogtepunt van bijna acht jaar van het dagelijks werk van honderden NASA-wetenschappers, ingenieurs en project managers. En met alle bewegende stukken die nodig is om een ruimtemissie lanceren, kunt u wedden dat er iemand achter de schermen de coördinatie van dit alles.

Projectcoördinatie is niet zo sexy als de ruimtevaart, maar het is absoluut noodzakelijk om een initiatief door te voeren naar de finish. Met effectieve coördinatie project, kunt u verblijven op schema, workflows te stroomlijnen, en de snelheid van uw project naar de finish.

Wat is projectcoördinatie?

Projectcoördinatie is de dag-tot-dag het werk van eenprojectleiderdoet een initiatief op het juiste spoor te houden. Dit geldt ook voor het organiseren en communiceren project opdracht details naar stakeholders, het bewaken van voortgang van de werkzaamheden, het bijhouden van het projectbudget, documenterenkey project workflowsEn het verwijderen van blockers voor uw project team.

Project coördinatie vs. projectmanagement

Als je nog nooit in een projectcoördinatie rol eerder hebt gediend, kunnen deze twee termen hetzelfde klinken, maar ze zijn eigenlijk een beetje anders. Project coördinatie is gericht op de dagelijkse taken die nodig zijn om een project soepel te houden, terwijl projectmanagement gaat het om meer high-level planning-zoals het bepalenprojectdoelenen deliverables.

Projectmanagers zijn vaak verantwoordelijk voor zowel project management en projectcoördinatie. Echter, sommige teams een apart project coördinator rol bevatten essentiële dag-tot-dag administratieve taken uit te voeren. Bijvoorbeeld, als een project manager creëert een fullproject Plan, Een project coördinator zou helpen uitvoeren dat plan op een dag-tot-dag basis.

Waarom projectcoördinatie belangrijk

Een projectplan is slechts zo goed als de uitvoering ervan. Ongeacht hoe zorgvuldig een initiatief is bedoeld, het is de dag-tot-dag coördinatie werk dat het project lopen en op het juiste spoor blijft. In die geest, kan een effectieve coördinatie project u helpen:

Streamline communicatie met belanghebbenden en teamleden

Snel deblokkeren leden projectteam en keep werk bewegende

Controleer deproject tijdlijnen zorgen voor werk is voltooid op schema

Volg het projectbudget en de kosten beheersen

Zorg ervoor dat project informatie gemakkelijk toegankelijk

6 essentiële projectcoördinatie vaardigheden, plus tips om ze te beheersen

Het grootste deel van de dagelijkse coördinatie project bestaat uit zes belangrijkste vaardigheden. Wanneer de knie, kan deze vaardigheden u helpen projecten vlot van de planning bewegen tot en met uitvoering en oplevering.

1. Houd het werk op schema

vertragingen plannen zijn een van de meest voorkomende redenen voorProject Failure. In feite, volgens de2021 Anatomie van Work Indexkenniswerkers missen 26% van de deadlines per week. Als zodanig is de mogelijkheid om te werken op schema te houden is een essentieel onderdeel van de succesvolle projectcoördinatie.

Maak een project planning Met duidelijke deadlines voor elk project leverbaar en subleverable (de kleinere stappen die nodig zijn om een ​​taak te voltooien). Om dit te doen, werk dan achteruit vanaf uw uiteindelijke deadline wanneer u Due dates toewijst, zodat u zeker genoeg tijd voor elke component kunt toewijzen. Terwijl u elke leverbare en sublevering afcheikt, zal het gemakkelijk zijn om te zien hoe werk over de tijd vordert - plus u zult veel minder geneigd zijn om een ​​stap te missen.

2. Organiseer en volg de deliverables

Projecten bevatten vaak veel bewegende delen. Elke individuele taak heeft zijn eigen unieke vervaldatum, eigenaar en prioriteit - en als een project vordert taken door verschillende fasen van voltooiing. Het vinden van een manier om die bewegende stukken te organiseren en te volgen, is een essentieel onderdeel van projectcoördinatie.

Gebruik visuele hulpmiddelen om bij te houden projectresultaten . U kunt bijvoorbeeld eenKanban-bordom werk te laten zien in verschillende stadia, eenGantt-diagramom een ​​horizontale tijdlijn of een te zienProjectkalenderom een ​​hele maand werk in één centraal beeld te visualiseren. In plaats van te proberen statische projecttrackers of spreadsheets up-to-date te houden, raden we aan eenProject Management ToolOm deliverables te bekijken en te beheren. Hierdoor kunt u en uw team gemakkelijk toegang krijgen tot, werken en projectietaken in realtime updaten.

3. Monitor de projectkosten

Geld kan misschien nietKoop je liefde, maar het is het zeker om projecten over de finishlijn te pushen. In feite is het budget van een project vaak de beperkende factor die bepaalt of werk kan worden voltooid. Dat betekent het volgen en beheren van projectkosten is een van de belangrijkste taken op de takenlijst van een projectcoördinator.

Maak een gedetailleerde project budget . Een duidelijk projectbudgetplan is de beste manier om kosten in de loop van uw project te plannen, te monitoren en te beheersen. Net als uw projectschema, breken projectbudgetten meestal elk leverbaar in sub-deliverables, zodat u de vereiste middelen en kosten voor elk effectief kunt schatten. Uw budget moet de kosten van elke bron en leverbaar, een tijdlijn van wanneer u verwacht geld uit te geven, de persoon die verantwoordelijk is voor elke taak en een plaats om budgetted versus daadwerkelijke kosten te volgen.

4. Communiceer updates voor stakeholders

Het is belangrijk om uw team te laten weten hoe uw project vordert en behoudt ze op de hoogte van onverwachte wijzigingen. Als zodanig is het regelmatig rapporteren over de status van uw project een cruciaal onderdeel van de succesvolle projectcoördinatie. Het is de beste manier om ervoor te zorgen dat belanghebbenden op dezelfde pagina staan, proactief ontstaat risico's en het werk op het goede spoor en budget houden.

Beheerst de kunst van Projectstatusrapporten . Een projectstatusrapport geeft belanghebbenden op een oogwenk informatie over de voortgang van uw project. Ze geven meestal aan dat de gezondheid van het project (op het spoor, op risico, off-circuit), een overzicht van elk projectgebied omvatten en eventuele grote hoogtepunten, blokkers of onverwachte risico's samenvatten. Afhankelijk van de lengte van uw project, kunt u elke week een projectstatusrapport in circuleren (voor kortere projecten) of elke maand (voor langere projecten).

In plaats van elk projectstatusrapport helemaal opnieuw te starten, maakt u een herbruikbare sjabloon. Op die manier kunt u vermijdenWerk over het werken zorg ervoor dat u elke keer sleutelgegevens opnemen.Projectbeheersoftwarekan dit proces nog eenvoudiger maken. Wanneer u de deliverables in één gecentraliseerde tool bijspoort, kunt u een rapport maken waar uw werk leeft in plaats van handmatig door projectgegevens in meerdere gereedschappen te graven. Met de juiste projectmanagementtool wordt een taak die uren duurt, wordt gereduceerd tot slechts een paar klikken.

5. Document-projectinformatie

We zijn er allemaal geweest - je bent een nieuw project begonnen dat vreemd vertrouwd lijkt, en je realiseert je dat je een jaar eerder iets vergelijkbaar hebt gedaan. Maar wanneer je probeert te lokaliseren wat je deed en hoe het oude project ging, trekt je geheugen een blanco.

Daarom is het documenteren van projectinformatie zo'n belangrijk onderdeel van projectcoördinatie. Het is veel gemakkelijker (en sneller) om processen en aantekeningen op te nemen, terwijl je in het dikke werk bent, in plaats van te proberen kritieke details later te herinneren.

Creëren procesdocumentatie -Neus intern document dat de taken en stappen schetst die nodig is om een ​​nieuw project of proces te starten. U kunt bijvoorbeeld procesdocumentatie maken die alle stappen die nodig zijn om nieuwe huurders, vereisten om een ​​nieuwe webfunctie of de workflow te testen om blogartikelen bij te werken en te publiceren. Houd er rekening mee dat procesdocumentatie bedoeld is om een ​​levend record te zijn dat u indien nodig bijwerkt, dus zorg ervoor dat het gemakkelijk is bewerkbaar en toegankelijk voor uw team.

6. Plan en plan vergaderingen

Projectcoördinatie omvat vaak plannen en organiseren van vergaderingen met uw team en externe belanghebbenden. Maar om het beste gebruik van ieders tijd te maken, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat elke vergadering een strategisch doel en een betonvergaderplan heeft. Hoe efficiënter uw vergaderingen zijn, hoe meer tijd en brainpower uw team moet projectiedoelen aanpakken.

Voer vergaderingen met intentie uit.In plaats van automatisch vergaderingen te plannen, overweeg dan of u ze überhaupt nodig hebt. Zou je bijvoorbeeld een a kunnen sturenstatus Rapportof eenAsynchrone updatein plaats van?

Als u beslist dat een vergadering nodig is, moet u ervoor zorgen dat het efficiënt en waardevol is voor alle betrokkenen. U kunt dit doen door een agenda te maken en vooraf leeslepende items te identificeren,Meeting Notes nemenen circuleert ze nadat de vergadering voorbij is en bepaaltDuidelijke actie-itemsom mee te volgen.

4 kwaliteiten van een succesvolle projectcoördinator

Of u nu op zoek bent om uw coördinatievaardigheden te verbeteren of een projectcoördinator voor uw team in te huren, hier zijn vier essentiële kwaliteiten om in de gaten te houden.

Communicatie vaardigheden . Het coördineren van werk vereist dat u op dagelijkse basis met belanghebbenden en teamleden praat. Dit omvat het toewijzen van taken, het verstrekken van projectupdates, het coördineren van vergaderingen en het aanspreekpunt voor goedkeuringen en hulpbronnenverzoeken.

Tijdsbeheer . Good Time Management is van cruciaal belang, vooral als je alle bewegende stukjes van een heel project jongleert. Dit geldt voor zowel het persoonlijke tijdmanagement als de mogelijkheid om het schema van een project te beheren en ervoor te zorgen dat de deliverables op tijd zijn voltooid.

Probleemoplossing . Wanneer onverwachte ontwikkelingen onvermijdelijk voordoen, is het belangrijk om problemen in de pas te nemen en ze strategisch op te lossen. Als zodanig komen effectieve probleemoplossende vaardigheden vaak nuttig voor een projectcoördinator.

Aandacht voor detail. Details zijn belangrijk voor een projectcoördinator, vooral wanneer u de verschuldigde data voor taken, planningsbijeenkomsten vaststelt en het maken van gedetailleerde procesdocumentatie. Wanneer je de kleine dingen goed haalt, kan je team gemakkelijk rusten, wetende dat ze je werk niet kunnen controleren.

Coördinatie is de sleutel

Projectcoördinatie is van cruciaal belang voor het succes van elk project, gedurende de hele levenscyclus. Projectbeheer op hoog niveau en een zorgvuldig vervaardigde projectplan, doelstellingen,mijlpalen, enprojectbereikkan je alleen tot nu toe nemen - het is de dagelijkse coördinatie die helpt bij het gebruik van deze planningsmethodologieën en verplaats je initiatief van planning tot voltooiing.