프로젝트 조정은 궤도에 대한 이니셔티브를 유지하는 데 필요한 일상적인 작업입니다. 오른쪽으로 완료되면 워크 플로를 간소화하고 프로젝트를 완료 라인으로 빠르게하는 데 도움이 될 수 있습니다. 스케줄을 유지하는 방법과 프로젝트 산출물을 구성하는 가장 좋은 방법과 같은 6 가지 필수 프로젝트 조정 기술을 습득하는 방법을 배우십시오.

언제 아폴로 11. 1969 년, 우주 비행사의 Neil Armstrong과 Edwin "Buzz"Aldrin은 달을 걷는 첫 번째 인간이되었습니다. 그러나이 서사시 성취는 인류를위한 작은 단계보다 더 많았습니다. 그것은 수백 개의 NASA 과학자, 엔지니어 및 프로젝트 관리자가 거의 8 년간의 일일 업무의 절정였습니다. 그리고 공간 임무를 시작하는 데 필요한 모든 움직이는 조각들과 함께, 당신은 그것을 모두 조정하는 장면 뒤에 누군가가있었습니다.

프로젝트 조정은 우주 여행만큼 섹시하지만 결승선으로 이니셔티브를 운반하는 것이 절대적으로 필수적입니다. 효과적인 프로젝트 조정을 통해 일정을 유지하고 워크 플로를 간소화하며 프로젝트를 결승선으로 빠르게 할 수 있습니다.

프로젝트 조정은 무엇입니까?

프로젝트 조정은 일상적인 일입니다. 프로젝트 매니저 트랙에 대한 이니셔티브를 유지하는 것입니다. 여기에는 프로젝트 및 과제 세부 정보 조직 및 통신 세부 정보가 이해 관계자에게 모니터링, 프로젝트 예산 추적, 문서화 주요 프로젝트 워크 플로 프로젝트 팀의 차단제를 제거합니다.

프로젝트 조정 대 프로젝트 관리

이전에 프로젝트 조정 역할을 해본 적이없는 경우이 두 용어는 비슷하게 사운었지만 실제로 약간 다를 수 있습니다. 프로젝트 관리는 원활하게 실행하는 데 필요한 일일 작업에 초점을 맞추고 있으며 프로젝트 관리는 결정과 같은보다 높은 수준의 계획을 포함합니다. 프로젝트 목적 및 산출물.

프로젝트 관리자는 종종 프로젝트 관리 및 프로젝트 조정을 모두 책임이 있습니다. 그러나 일부 팀에는 필수 일상적인 관리 작업을 처리하는 데 별도의 프로젝트 코디네이터 역할이 포함될 수 있습니다. 예를 들어 프로젝트 관리자가 전체를 생성하는 경우 프로젝트 계획 또한 프로젝트 코디네이터는 그 계획을 일상적으로 실행하는 데 도움이됩니다.

프로젝트 조정이 중요한 이유입니다

프로젝트 계획은 실행만큼 좋습니다. 이니셔티브가 얼마나 조심스럽게 설계되었는지에 관계없이 프로젝트를 실행하고 트랙에 유지하는 일상적인 조정 작업입니다. 그 정맥에서 효과적인 프로젝트 조정이 당신을 도울 수 있습니다 :

이해 관계자와 팀원과의 통신을 간소화합니다

프로젝트 팀 구성원을 빠르게 차단 해제하고 작업을 계속하십시오

모니터링 프로젝트 타임 라인 일정에 따라 작업이 완료되었는지 확인하십시오

프로젝트 예산을 추적하고 비용 관리

프로젝트 정보가 쉽게 액세스 할 수 있도록하십시오

6 필수 프로젝트 조정 기술, 플러스 팁을 마스터하는 팁

일일 프로젝트 조정의 대부분은 6 개의 핵심 기술로 구성됩니다. 마스터리었을 때 이러한 기술은 계획과 배달을 통한 프로젝트가 원활하게 프로젝트를 원활하게 옮길 수 있도록 도와줍니다.

스케줄링 지연은 가장 일반적인 이유 중 하나입니다. 프로젝트 실패 ...에 사실, 그에 따르면, 2021 작업 지수의 해부학 지식 근로자는 매주 마감일의 26 %를 놓치고 있습니다. 따라서 일정에 대한 작업을 유지할 수있는 능력은 성공적인 프로젝트 조정의 중요한 구성 요소입니다.

A.를 만드십시오 프로젝트 일정 각 프로젝트 및 하위 전달 가능 (작업을 완료하는 데 필요한 더 작은 단계)에 대한 명확한 마감일을 사용하십시오. 이렇게하려면 날짜를 지정할 때 최종 기한에서 거꾸로 작업하므로 각 구성 요소에 충분한 시간을 할당 할 수 있습니다. 각 배달 가능하고 하위 인도 할 수있는 각각을 확인하면서 시간이 지남에 따라 작업이 어떻게 진행되고 있는지 쉽게 볼 수있을 것입니다.

프로젝트에는 종종 많은 움직이는 부분이 포함되어 있습니다. 각 개별 작업에는 고유 한 기한, 소유자 및 우선 순위가 있으며 프로젝트가 진행됨에 따라 작업은 다양한 완료 단계를 통해 이동합니다. 움직이는 조각을 구성하고 추적하는 방법을 찾는 것은 프로젝트 조정의 필수적인 부분입니다.

시각적 도구를 사용하여 추적하십시오 프로젝트 산출물 ...에 예를 들어, 당신은 A를 사용할 수 있습니다 Kanban 이사회 다른 단계를 통해 움직이는 일을 보여주기 위해 A. Gantt Charts 수평 타임 라인을 보거나 A. 프로젝트 캘린더 하나의 중앙보기에서 전체 월의 작업을 시각화하는 방법. 정적 프로젝트 트래커 또는 스프레드 시트를 최신 상태로 유지하려고하는 대신에 우리는 프로젝트 관리 도구 산출물을보고 관리합니다. 이를 통해 귀하와 귀하의 팀이 실시간으로 프로젝트 작업을 쉽게 액세스, 작업 및 업데이트 할 수 있습니다.

돈이 될 수 없을 수도 있습니다 사랑해 그러나 확실하지만 결승선을 통해 프로젝트를 푸시하는 데 도움이됩니다. 사실 프로젝트의 예산은 종종 작업이 완료 될 수 있는지 여부를 결정하는 제한 요소입니다. 이는 프로젝트 비용을 추적하고 관리하는 것은 프로젝트 코디네이터의 할 일 목록에서 가장 중요한 작업 중 하나입니다.

자세하게 만들어라 프로젝트 예산 ...에 명확한 프로젝트 예산 계획은 프로젝트 과정에서 비용을 계획하고 모니터링하고 통제하는 가장 좋은 방법입니다. 프로젝트 일정과 마찬가지로 프로젝트 예산은 일반적으로 각 전달 가능을 하위 산출물로 분해하므로 필요한 자원을 효과적으로 추정 할 수 있습니다. 귀하의 예산에는 각 자원의 비용, 기금을 지출 할 때, 각 과제를 책임지는 사람, 예산이 담긴 대 실제 비용을 추적 할 수있는 장소를 포함해야합니다.

팀이 프로젝트가 진행되고있는 방식을 알리고 예기치 않은 변경 사항을 알리는 방법을 알려주는 것이 중요합니다. 따라서 프로젝트의 상태에 정기적으로보고하는 것은 성공적인 프로젝트 조정의 중요한 구성 요소입니다. 이해 관계자가 동일한 페이지에 있으며 위험을 사전에 능동적으로 발견하며 트랙 및 예산에 대한 작업을 유지하는 것이 가장 좋은 방법입니다.

예술의 마스터 프로젝트 상태 보고서 ...에 프로젝트 상태 보고서는 이해 관계자가 귀하의 프로젝트의 진행 상황에 대한 정보를 한눈에 정보를 제공합니다. 일반적으로 프로젝트의 건강 (트랙, 위험에서 트랙에서 트랙, 트랙에서)을 나타내며 각 프로젝트 영역의 개요를 포함하고 주요 하이라이트, 차단제 또는 예기치 않은 위험을 요약합니다. 프로젝트의 길이에 따라 매주 프로젝트 상태 보고서 (더 짧은 프로젝트의 경우) 또는 매월 (더 긴 프로젝트의 경우).

각 프로젝트 상태 보고서를 처음부터 시작하는 대신 재사용 가능한 템플릿을 만듭니다. 그런 식으로, 당신은 피할 수 있습니다 작업에 대해 일하십시오 매번 주요 정보를 포함하는지 확인하십시오. 프로젝트 관리 소프트웨어 이 과정을 더 쉽게 할 수 있습니다. 하나의 중앙 집중식 도구로 인해 제품을 추적하면 작업이 여러 도구에서 프로젝트 데이터를 통해 수동으로 파는 대신 삶을 살고있는 보고서를 만들 수 있습니다. 올바른 프로젝트 관리 도구를 사용하면 몇 시간이 걸릴 수있는 작업이 단 몇 번의 클릭으로 축소됩니다.

우리 모두가 거기에 왔습니다. 당신은 이상하게 익숙한 것처럼 보이는 새로운 프로젝트를 시작했으며, 당신이 1 년 전에 비슷한 것을 해결하는 것을 깨닫습니다. 그러나 이전 프로젝트가 어떻게되었는지 정확하게 지적하려고 할 때 메모리가 공백을 그립니다.

그래서 프로젝트 정보를 문서화하는 이유는 프로젝트 조정의 핵심 부분입니다. 나중에 중요한 세부 정보를 회수하려는 것이 아니라 두꺼운 작업 중에 프로세스와 메모를 기록하는 것이 훨씬 쉬워졌습니다.

만들다 프로세스 설명서 - 새 프로젝트 또는 프로세스를 시작하는 데 필요한 작업과 단계를 설명하는 내부 문서입니다. 예를 들어 onboard 새로운 고용에 필요한 모든 단계, 새로운 웹 기능 테스트 요구 사항 또는 블로그 기사를 업데이트하고 게시하는 워크 플로우에 필요한 모든 단계를 자세히 설명하는 프로세스 설명서를 만들 수 있습니다. 프로세스 문서는 필요에 따라 업데이트하는 생계 레코드가되어 팀에 쉽게 편집 가능하고 액세스 할 수 있는지 확인합니다.

프로젝트 조정은 종종 팀과 외부 이해 관계자와의 회의를 계획하고 조직하는 것을 포함합니다. 그러나 모든 사람의 시간을 최대한 활용하기 위해서는 모든 회의가 전략적 목적과 구체적인 회의 계획을 갖추는 것이 중요합니다. 회의가 더 효율적 이수록 팀이 프로젝트 목표를 해결해야합니다.

의도로 회의를 실행하십시오. 회의를 자동으로 스케줄링하는 대신 전혀 필요 여부를 고려하십시오. 예를 들어, 당신은 당신을 보낼 수 있습니까? 상태 보고서 또는 an. 비동기 업데이트 대신에?

회의를 결정하는 경우 모든 사람에게 효율적이고 가치 있는지 확인하십시오. Agenda를 만들고 미리 읽는 항목을 확인 하여이 작업을 수행 할 수 있습니다. 모임 노트를 찍는 것 회의가 끝난 후에 순환하고 조치 항목을 지우십시오 후속 조치.

4 성공적인 프로젝트 코디네이터의 자질

조정 기술을 향상 시키거나 팀의 프로젝트 코디네이터를 고용하고자하는 경우에는 눈을 보관할 수있는 네 가지 필수적인 자질이 있습니다.

의사 소통 능력 ...에 조정 작업은 일상적으로 이해 관계자와 팀원과 이야기해야합니다. 여기에는 작업 할당, 프로젝트 업데이트, 회의 조정 및 승인 및 자원 요청에 대한 접촉 지점이 포함됩니다.

시간 관리 ...에 좋은 시간 관리는 특히 전체 프로젝트의 모든 움직이는 조각을 저글링 할 때 중요합니다. 이는 개인적인 시간 관리와 프로젝트의 일정을 관리하는 기능 모두에 적용되며 일류가 제 시간에 완료 될 수 있도록 보장합니다.

문제 해결 ...에 예기치 않은 발전이 필연적으로 발생하면 보폭에서 문제를 해결하고 전략적으로 해결하는 것이 중요합니다. 따라서 효과적인 문제 해결 기술은 종종 프로젝트 코디네이터에게 유용합니다.

세부 사항에 대한주의 ...에 특히 작업을위한 날짜, 회의 일정 및 자세한 프로세스 설명서 작성을위한 날짜를 설정할 때 프로젝트 코디네이터에 대한 세부 정보가 중요합니다. 당신이 작은 일을 바로 얻을 때, 당신의 팀은 당신의 일을 두 번 확인할 필요가 없다는 것을 쉽게 알 수 있습니다.

조정이 핵심입니다

프로젝트 조정은 라이프 사이클 전체에 걸쳐 모든 프로젝트의 성공에 중요합니다. 고급 프로젝트 관리 및 신중하게 제작 된 프로젝트 계획, 목표, 이정표 , 그리고 프로젝트 범위 이 계획 방법론을 활용하는 데 도움이되는 일상적인 조정이 가능 하면서만 당신을 지금까지 사용할 수 있습니다.