Wanneer te zeggen 'nee' en andere tips om uw marketingteam gezond te houden

Ondanks je beste bedoelingen om je in te stellenmarketing team'S prioriteiten en taken, je team wordt altijd gevraagd om meer te doen.

De verkoop heeft een nieuw één-vel nodig. HR verzoekt een opknapbeurt van hun inhuurmaterialen. Een executive vereist grafische afbeeldingen voor een grote presentatie.

En al deze verzoeken zijn ook dringend.

Je team wordt snel begraven onder een lawine van het werk en probeert erachter te komen wat een prioriteit is en wat niet. Ze zijn niet zeker of ze beginnen met wat al op de Docket stond of die inkomende verzoeken aanpakken. Het is een spel van Whack-A-mol die je je voelt dat je nooit echt wint.

Enkele van de meest effectieve marketingleiders gebruiken systematische manieren om de werklast van hun team te beheren en zijn nog steeds geschikt voor een redelijk aantal onvoorziene verzoeken.

Denk dat dat onmogelijk klinkt? We beloven dat het dat niet is. Laten we in alles duiken wat je moet weten.

Overweldigd en overwerkt: de gevaren van te veel te doen

Voortdurend het overweldigen van uw team met een schijnbaar eindeloze stapel taken doet meer dan alleen een lager moraal en draagt ​​bij aan het hectische stress-eten van die muffe breekkamer bagels.

Voor voorgerechten kan te veel stress gevaarlijk zijn voor de gezondheid van uw werknemers. Die stress kan talloze effecten op het lichaam hebben - van hoofdpijn en vermoeidheid tot meer ernstige omstandigheden zoals hoge bloeddruk en hartziekten.

Hoge niveaus van stress Stuur de productiviteitsniveaus van uw team in een nosedive. , stress resulteert in maximaal $ 300 miljard in verloren productiviteit. Dus overweldigend en overwerkend Uw marketingteam is iets dat u en uw bedrijf zich niet kunnen veroorloven.

Wanneer , 52% van de werknemers zei dat "ontbrekende informatie" de belangrijkste oorzaak van stress op het werk was. De tweede toonaangevende oorzaak: problemen met het prioriteren van taken.

Prestaties en werkkwaliteitzal lijden wanneer je team te veel op hun platen heeft. Ze zullen dingen met sneller doorgeven (en als gevolg daarvan minder voorzichtig). En dat verhoogt de kansen op fouten en subpar-werk.

5 tips om de werklast van uw marketingteam te beheren

Gelukkig, als leider, kunt u stappen ondernemen om een ​​realistische werklast voor uw werknemers te garanderen met die last-minute verzoeken van andere afdelingen.

Hier zijn vijf verschillende tips om vandaag in de praktijk te brengen.

Je kunt geen realistische werklast behouden als je niet definieert wat realistisch betekent in de eerste plaats. Het berekenen van de bandbreedte van uw team is een belangrijke eerste stap om ervoor te zorgen dat niemand te dun is.

"Schat uren voor repetitieve taken zoals het maken van een flyer of het ontwerpen van een afbeelding", legt Charu Babbar, mede-oprichter van .

Vergeet niet om uw team in uw berekeningen te betrekken. Ze zullen veel meer inzicht hebben in hoe lang die routine naar DOS daadwerkelijk duurt.

Eén ding dat u kunt doen: maak een cheat-vel gemeenschappelijke taken en de tijd die het duurde om ze te voltooien. Hiermee kunt u schatten hoeveel tijd een inkomend verzoek nodig heeft. Je kunt snel weten of het iets is dat je team realistisch kan herstellen binnen een specifiek tijdsbestek.

Buiten dat, het berekenen van de bandbreedte van uw team betreft een eenvoudig getal Crunching om te bevestigen dat u niet probeert om 60 uur aan het werk in een week van 40 uur te proppen.

Zorg ervoor dat u opmerkttaakLijsten en andere achterstanden voor individuele teamleden. "Als er een montagelijst, wachtrij of projecten lijkt die nooit lijken te bewegen, is er een teken dat werkt Prioritering en verduidelijking nodig is", legt Josh Braaten, CEO en mede-oprichter uit van .

Je hebt al een overkoepelende strategie of plan dat dicteert waar je je tijd, energie en aandacht moet richten. Echter, die grotere doelstellingen en uw uitgebreideMarketing Manager-ervaringKan gemakkelijk langs de kant vallen wanneer u begraven wordt in de dagelijkse taken en de behoeften van andere afdelingen.

Houd de strategie in de gaten, zodat je team niet te ver wegstuurt. Gebruik het als uw benchmark om te beslissen of een verzoek eigenlijk de onmiddellijke toewijding van uw team verdient.

"Wanneer een nieuw dringend verzoek binnenkomt, is het zo simpel als uitleg waar het team momenteel aan werkt en waarom deze projecten voorrang moeten hebben over eventuele urgente verzoeken van het laatste minuut," adviseert Jodie Shaw, Chief Marketing Officer van .

Het is gemakkelijk om uit het oog te verliezen wat belangrijk is en wat er niet is wanneer er een stortvloed is van taken. Een focus op strategie helpt u om dat te bestrijden en ervoor te zorgen dat uw team werkt op wat het meest belangrijk is.

Het creëren van afzonderlijke workflows voor geplande strategische werk- en ad-hoc productieverzoeken is een andere truc die u kunt gebruiken.

"De laatste heeft de neiging om te voorkomen dat u de eerste aanpak", zegt Braaten. "Het scheiden van de Workstreams is een eenvoudige manier om ervoor te zorgen dat de grootste dingen die nodig zijn om de marketingnaald te verplaatsen die daadwerkelijk worden gedaan terwijl u andere belanghebbenden gelukkig en tevreden bent met uw uitvoer op dagelijkse verzoeken."

Gebruikmakend van verschillende labels of mappen in uwproject managementSoftware stelt uw marketeers toe om te weten welke categorie specifieke taken in vallen. Sommige gereedschappen, , laat u uw eigen aangepaste workflows maken.

Of u kunt een specifiek aanvraagproces maken voor ad-hocprojecten, zoals een gesorteerde marketingopbrengst dat afdelingen moeten voltooien om het werk van uw team aan te vragen.

We zullen je niet laten hangen op dat laatste punt. Het creëren van een marketingopname-een document of formulier iemand die een verzoek doet, moet van tevoren invullen - is een geweldige manier om de werklast gestroomlijnd te houden terwijl hij ook tijd bespaart.

"De marketingopdracht moet uitgebreide details bevatten van hun verzoek, waaronder wat het is, waarom het belangrijk is, wie de gewenste doelgroep is, hoe succes zal worden gemeten, budget en tijdlijn", zegt Shaw.

Volgens Shaw bereik je een paar cruciale dingen voor je team met een creatieve brief:

Het creëren van die sjabloonmarketingopmaak vereist alleen maar vooraf een beetje tijd. Maar het zal genoeg uren en hoofdpijn besparen voor uw team, evenals alle anderen binnen uw organisatie.

Als onderdeel van uw rol als marketingleider moet u bereid zijn om verzoeken van externe afdelingen tegemoet te komen. Dat betekent echter niet dat je nooit nee kunt zeggen of dingen naar de backburner kunt duwen.

"Nee zeggen is een onvermijdelijkheid omdat we alleen een eindige hoeveelheid tijd hebben," legt Braaten uit.

Als en wanneer u een verzoek draait of de tijdlijn aanpast, zegt Braaten het belangrijk is om context te geven over wat een hogere prioriteit is, zodat u de echte prioriteit is, zodat u het echte prioriteit is, zodat u het echte prioriteit isbeperkingengeplaatst op het bedrijf.

"Burringsbeschermingen en proactief omarmenplanningVoor hen kan ongemakkelijk zijn, maar het is veel beter dan het verbranden van mensen of het verminderen van uw vermogen om te plannen voor projecten, omdat u niet eerlijk bent over de beschikbaarheid van hulpbronnen, "voegt Braaten toe.

Met dat allemaal zei, wil je geen reputatie ontwikkelen voor het continu omdraaien van verzoeken. Dus, als outsourcing sommige marketingtaken een haalbare optie voor uw bedrijf is, is dat een Avenue de moeite waard om te verkennen.

"Vraag de aanvrager als het uitbesteden van het project een optie is en als ze het budget hebben," adviseert Shaw, "als ze geen budget hebben voor outsourcing, kunnen ze zich berusten en een realistischere tijdsbestrijding voor projectlevering bevorderen en geven."

Vooruit gaan

Zoveel als een realistische werklast is belangrijk voor de geestelijke en productiviteit van uw marketingteam, BabBar biedt een herinnering dat marketing in gelijke delen wetenschap en kunst is.

"Het is misschien gemakkelijker om ongeveer uren te denken voor veel marketingtaken, maar tegelijkertijd zou er voldoende flexibiliteit moeten zijn voor creativiteit en innovatie," legt Babbar uit.

Dit betekent dat u uw team niet bij elke taak of initiatief naar het uur hoeft te volgen. Het is goed om jezelf een kleine ademruimte te verlaten. En dat zal je team in staat stellen innovatieve ideeën aan te pakken wanneer ze naar boven komen - of ze nu uit je eigen team of een andere afdeling zijn.

"U wilt niet dat uw collega's het gevoel hebben dat de marketingafdeling niet open is voor nieuwe verzoeken, omdat - wie kent, het volgende idee kan een revolutie teweegbrengen," Shaw concludeert: "Ik denk dat iedereen in uw organisatie kan waarderen met het hebben van tijd en budget beperkingen in het kunnen leveren van elk afzonderlijk verzoek dat ze ontvangen. Het is gewoon een kwestie van onderhandeling met uw collega's. "

Gebruik de bovenstaande tips om precies dat te doen, en je zult een passend saldo slaan voor je marketingteam - evenals je hele organisatie.