Khi nào nên nói 'Không' và các mẹo khác để giữ cho đội tiếp thị của bạn lành mạnh

Bất chấp ý định tốt nhất của bạn để thiết lậpđội ngũ tiếp thịƯu tiên và nhiệm vụ của các nhiệm vụ, nhóm của bạn luôn được yêu cầu làm nhiều hơn.

Doanh số cần một tờ mới. Hr yêu cầu một cuộc cải tạo của tài liệu thuê của họ. Một giám đốc điều hành yêu cầu đồ họa cho một bài thuyết trình lớn.

Và tất cả các yêu cầu này cũng là khẩn cấp.

Đội của bạn đã sớm bị chôn vùi dưới một trận tuyết lở, cố gắng tìm hiểu ưu tiên và những gì không. Họ không chắc chắn có nên bắt đầu những gì đã có trên sổ ghi chép hoặc giải quyết những yêu cầu đến đó không. Đó là một trò chơi của Whack-A-Mole bạn cảm thấy như bạn sẽ không bao giờ thực sự chiến thắng.

Một số nhà lãnh đạo tiếp thị hiệu quả nhất sử dụng các cách có hệ thống để quản lý khối lượng công việc của nhóm và vẫn đáp ứng một số yêu cầu bất hợp lực.

Nghĩ rằng âm thanh là không thể? Chúng tôi hứa đó là không. Hãy đi sâu vào tất cả mọi thứ bạn cần biết.

Choáng ngợp và làm việc quá sức: những nguy hiểm của quá nhiều để làm

Liên tục áp đảo đội của bạn với một đống nhiệm vụ dường như vô tận làm việc nhiều hơn là tinh thần thấp hơn và góp phần vào việc ăn căng thẳng điên cuồng của những chiếc bánh bùng phát cũ.

Đối với người mới bắt đầu, quá nhiều căng thẳng có thể gây nguy hiểm cho sức khỏe của nhân viên của bạn. Căng thẳng đó có thể có nhiều tác động lên cơ thể, từ đau đầu và mệt mỏi đến các điều kiện nghiêm trọng hơn như huyết áp cao và bệnh tim.

Mức độ căng thẳng cao gửi mức năng suất của nhóm bạn vào một mũi. , căng thẳng dẫn đến tới 300 tỷ đô la trong năng suất bị mất. Vì vậy, áp đảo và làm việc quá sức cho nhóm tiếp thị của bạn là thứ bạn và công ty của bạn không đủ khả năng.

Khi nào , 52% công nhân nói rằng "Thông tin còn thiếu" là nguyên nhân hàng đầu gây căng thẳng trong công việc. Nguyên nhân hàng đầu thứ hai: rắc rối ưu tiên nhiệm vụ.

Hiệu suất và công việcphẩm chấtsẽ đau khổ khi đội của bạn có quá nhiều trên đĩa của họ. Họ sẽ cung cấp năng lượng cho mọi thứ vào một tỷ lệ nhanh hơn (và, kết quả là ít thận trọng hơn). Và điều đó làm tăng cơ hội sai lầm và công việc phụ.

5 mẹo để quản lý khối lượng công việc của nhóm tiếp thị của bạn

May mắn thay, với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn có thể thực hiện các bước để đảm bảo khối lượng công việc thực tế cho nhân viên của mình với những yêu cầu vào phút cuối từ các bộ phận khác.

Dưới đây là năm mẹo khác nhau để đưa vào thực tế ngày hôm nay.

Bạn không thể duy trì khối lượng công việc thực tế nếu bạn không xác định phương tiện thực tế ở nơi đầu tiên. Tính toán băng thông của nhóm của bạn là một bước đầu tiên quan trọng trong việc đảm bảo rằng không ai bị lây lan quá mỏng.

"Ước tính giờ cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như tạo một tờ rơi hoặc thiết kế một hình ảnh", Charu Babbar, đồng sáng lập của .

Đừng quên liên quan đến nhóm của bạn trong tính toán của bạn. Họ sẽ có cái nhìn sâu sắc lớn hơn nhiều về việc các thói quen này thực sự mất bao lâu.

Một điều bạn có thể làm: Tạo một tờ cheat của các nhiệm vụ chung và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Điều này cho phép bạn ước tính bao nhiêu thời gian yêu cầu đến. Bạn sẽ có thể nhanh chóng biết liệu đó là điều mà nhóm của bạn có thể thực sự phù hợp trong một khung thời gian cụ thể.

Ngoài ra, tính toán băng thông của nhóm của bạn liên quan đến một số số đơn giản sẽ crunching để xác nhận bạn không cố gắng nhồi nhét 60 giờ làm việc vào một tuần 40 giờ.

Hãy chắc chắn để lưu ýbài tậpDanh sách và bất kỳ tồn đọng cho các thành viên trong nhóm cá nhân. "Nếu có một danh sách gắn kết, hàng đợi hoặc các dự án dường như không bao giờ di chuyển, có một dấu hiệu mà sự ưu tiên công việc và làm rõ," giải thích Josh Braaten, CEO và đồng sáng lập của .

Bạn đã có một chiến lược hoặc kế hoạch bao trùm ra lệnh mà bạn nên tập trung vào thời gian, năng lượng và sự chú ý của bạn. Tuy nhiên, những mục tiêu lớn hơn và rộng rãi của bạnKinh nghiệm quản lý tiếp thịcó thể dễ dàng rơi bên đường khi bạn bị chôn vùi vào các nhiệm vụ hàng ngày và nhu cầu của các bộ phận khác.

Giữ một mắt về chiến lược để nhóm của bạn không đi lạc quá xa. Sử dụng nó làm điểm chuẩn của bạn để quyết định xem một yêu cầu thực sự có công nhận cam kết ngay lập tức của nhóm bạn hay không.

"Khi một yêu cầu khẩn cấp mới xuất hiện, nó đơn giản như giải thích những gì mà đội hiện đang làm việc và tại sao các dự án này phải được ưu tiên hơn bất kỳ yêu cầu khẩn cấp vào phút nào", Jodie Shaw, giám đốc tiếp thị của .

Thật dễ dàng để đánh mất những gì quan trọng và những gì không phải là khi có một nhiệm vụ. Tập trung vào chiến lược sẽ giúp bạn chống lại điều đó và đảm bảo nhóm của bạn hoạt động trên những gì quan trọng nhất.

Tạo quy trình công việc riêng biệt cho công việc chiến lược theo kế hoạch và yêu cầu sản xuất AD-hoc là một thủ thuật khác mà bạn có thể sử dụng.

"Cái sau luôn có xu hướng ngăn bạn giải quyết vấn đề trước đây," Brauten nói. "Giữ cho các công việc riêng biệt là một cách đơn giản để đảm bảo những thứ lớn nhất cần thiết để di chuyển kim tiếp thị thực sự được thực hiện trong khi giữ các bên liên quan khác hạnh phúc và hài lòng với đầu ra của bạn theo yêu cầu hàng ngày."

Sử dụng các nhãn hoặc thư mục khác nhau trong phạm vi của bạnquản lý dự ánPhần mềm cho phép các nhà tiếp thị của bạn biết các nhiệm vụ cụ thể thuộc loại nào rơi vào. Một số công cụ, , Cho phép bạn tạo các quy trình công việc tùy chỉnh của riêng bạn.

Hoặc bạn có thể tạo một quy trình yêu cầu cụ thể cho các dự án ad hoc, chẳng hạn như một bản tóm tắt tiếp thị templated mà các bộ phận cần hoàn thành để yêu cầu công việc từ nhóm của bạn.

Chúng tôi sẽ không để bạn treo trên điểm cuối cùng đó. Tạo một bản tóm tắt tiếp thị một tài liệu hoặc hình thức bất cứ ai thực hiện yêu cầu phải điền vào trước - là một cách tuyệt vời để giữ khối lượng công việc được sắp xếp hợp lý trong khi cũng tiết kiệm thời gian.

"Bản tóm tắt tiếp thị nên chứa các chi tiết toàn diện về yêu cầu của họ bao gồm cả những gì nó là, tại sao điều quan trọng là đối tượng mục tiêu mong muốn là, làm thế nào thành công sẽ được đo lường, ngân sách và thời gian," Shaw nói.

Theo Shaw, bạn sẽ hoàn thành một vài điều quan trọng cho đội của mình với một bản tóm tắt sáng tạo:

Tạo bản tóm tắt tiếp thị mẫu đó sẽ chỉ cần một chút thời gian trả trước. Nhưng nó sẽ tiết kiệm nhiều giờ và đau đầu cho nhóm của bạn cũng như những người khác trong tổ chức của bạn.

Là một phần của vai trò của bạn như một nhà lãnh đạo tiếp thị, bạn cần sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu từ các bộ phận bên ngoài. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không bao giờ có thể nói không hoặc đẩy mọi thứ vào backburner.

"Nói không là một sự không thể tránh khỏi vì chúng tôi chỉ có một khoảng thời gian hữu hạn", Brauten giải thích.

Nếu và khi bạn bật yêu cầu hoặc điều chỉnh dòng thời gian, Braaten nói rằng điều quan trọng là cung cấp bối cảnh về mức độ ưu tiên cao hơn để bạn có thể làm rõ sự thậthạn chếđặt trên doanh nghiệp.

"Nắm lấy những hạn chế về tài nguyên và chủ độnglập kế hoạchĐối với họ có thể không thoải mái, nhưng nó tốt hơn nhiều so với việc đốt người hoặc làm giảm khả năng lập kế hoạch cho các dự án vì bạn không trung thực về tính khả dụng của tài nguyên, "Brauten nói thêm.

Với tất cả những điều đó đã nói, bạn không muốn phát triển danh tiếng trong các yêu cầu từ chối liên tục. Vì vậy, nếu thuê ngoài một số nhiệm vụ tiếp thị là một lựa chọn khả thi cho doanh nghiệp của bạn, đó là một đại lộ đáng để khám phá.

"Hỏi người yêu cầu nếu thuê ngoài dự án là một tùy chọn và nếu họ có ngân sách," khuyên Shaw ", nếu họ không có ngân sách gia công, họ có thể chấp nhận và cung cấp cho khung thời gian thực tế hơn để giao hàng dự án."

Tiến về phía trước

Nhiều như một khối lượng công việc thực tế là rất quan trọng đối với sự tỉnh táo và năng suất của nhóm tiếp thị của bạn, Babbar cung cấp một lời nhắc nhở rằng tiếp thị là khoa học và nghệ thuật trong các phần bằng nhau.

"Có thể dễ nghĩ hơn về nhiều giờ cho nhiều nhiệm vụ tiếp thị, nhưng đồng thời nên có đủ sự linh hoạt cho sự sáng tạo và đổi mới," Babbar giải thích.

Điều này có nghĩa là bạn không cần theo dõi nhóm của bạn mọi nhiệm vụ hoặc sáng kiến ​​xuống giờ. Thật là để lại cho mình một chút phòng thở. Và điều đó sẽ cho phép nhóm của bạn giải quyết những ý tưởng sáng tạo khi họ đến, dù họ đến từ đội của bạn hay bộ phận khác.

"Bạn không muốn các đồng nghiệp của mình cảm thấy rằng bộ phận tiếp thị không cởi mở với các yêu cầu mới, bởi vì những người biết, ý tưởng tiếp theo có thể cách mạng hóa việc kinh doanh", Shaw kết luận, "Tôi nghĩ rằng tất cả mọi người trong tổ chức của bạn có thể đánh giá cao việc có thời gian và ngân sách hạn chế trong việc có thể cung cấp mọi yêu cầu họ nhận được. Đó chỉ là vấn đề đàm phán với các đồng nghiệp của bạn.

Sử dụng các mẹo trên để làm điều đó, và bạn sẽ đạt được số dư thích hợp cho nhóm tiếp thị của mình, cũng như toàn bộ tổ chức của bạn.