Uw gids om aan de slag te gaan met Resource Management
Zorg ervoor dat je team zich niet overwerkt of onderbenut voelt, is een uitdaging die de meeste leiders ervaring hebben. In een wereld waarin organisaties snel bewegen - en vaak virtuele soms werklast wordt een toezicht. Het ontwikkelen van een resourcebeheerplan geeft u een doorlopende zichtbaarheid in de workloads van uw individuele bijdragers, evenals uw team. Hiermee kunt u al uw middelen effectief in evenwicht brengen en de volledige afbeelding bekijken op hoe uw team zijn doelen zal bereiken.
Wat is resource management?
Resource Management is het proces van planning en het plannen van de middelen en activiteiten van uw team. EEN kan alles bevatten van apparatuur en financiële fondsen tot technische gereedschappen en werknemersbandbreedte - in principe, alles dat u helpt bij het voltooien van een project.
Wanneer u probeert te beslissen hoe u de middelen van uw team kunt beheren of toewijzen, overweeg dan een paar vragen:
Wat is de beschikbaarheid van elke bron?
Wat zijn de tijdlijnen voor elke activiteit?
Hoeveel bronnen zullen nodig zijn om elke activiteit te bereiken?
Wie is de beste persoon om de activiteit effectief te volbrengen?
OK, dus wat is een resource management plan?
Een bronbeheer wordt gebruikt om elk type bron te beheren en toe te wijzen dat u nodig hebt voor uw project. Een effectief plan schetst de specifieke bronnen (inclusief human resources, financiële middelen, technische middelen en fysieke hulpbronnen) en activiteiten die nodig zijn in de loop van een project of initiatief. Uw plan zal u begeleiden, de de-facto projectmanager ofProject Beheerder, door een holistische weergave van alle bewegende stukken van een project te geven: budget, personeels- en werklastvereisten, technische stapelbeperkingen - noem maar op. U kunt eenvoudig alle resource beheren, plannen en toewijzen, terwijl u de beschikbaarheid van het resources maximaliseert. Leren hoe je middelen kunt beheren, machtigt je (en je team) om projecten effectief uit te voeren.
Waarom uw team kan profiteren van een resourcebeheerplan
Vaak realiseren we ons niet dat onze teamleden in projecten verdrinken totdat het te laat is. Maar het hoeft niet op deze manier te zijn. Met Resource Management kunt u, de manager of het team leiden, om ervoor te zorgen dat uw teamleden vertrouwen hebben in de hoeveelheid werk op hun bord, evenals de tools die ze nodig hebben om elke taak te bereiken.
Een effectief resource management plan helpt u niet alleen de middelen correct toe te wijzen om uw projecten soepel te laten werken, maar ook voorkomt dat de burn-out van werknemers. Wanneer Resource Management goed is gedaan, bevindt u uw team om werk tegen een duurzaam tarief te produceren, met een hogere kwaliteit. Beter nog, door te weten dat ze het vermogen hebben om hun beste werk te doen, zal je team aan het einde van de dag tevreden zijn.
Veelgestelde vragen: moet ik een resource management plan voor mijn project maken?
Het korte antwoord: Ja. Resource Management inproject managementis niet alleen een leuke te hebben. Het is een must-have om je team te ondersteunen en burn-out te voorkomen. De voordelen van resourceplanning zullen verigh hoger opwegen tegen de tijd die nodig is. In feite kan het aantal projecten dat uw team aankan, samen met de kwaliteit van elk, afhankelijk van het. Als projectleider is Resource Management jouw kans omoptimaliseren de efficiëntie , overwerk voorkomen, eneffectief de werklast van uw team beheren .
5 Voordelen van Resource Management
Als u er nog niet van overtuigd bent dat bronbeheer van cruciaal belang is voor het succes van uw team, laten we een beetje dieper graven. Bekijk deze voordelen die u niet wilt missen:
1. Zie de hele afbeelding
Wanneer u een puls hebt over waar uw team aan werkt, kunt u het beste middelen toewijzen voor nieuwe projecten die verschijnen. Het behoud van een resourcebeheerplan van een centrale bron van waarheid geeft u de look van een insider. U kunt wijzigingen aanbrengen in uw resourcebeheerplan omoverwerk voorkomenen maximaliseer de werkzaamheid van uw team. Dit overzicht op hoog niveau helpt u bij het aansluiten van de stippen van resource naar individuele taak naar project tijdlijnen beslis of iemands werkbelasting te zwaar of licht is. Dit is jouw kans om potentiële problemen op de voorkant te herkennen.
2. Distribueer werk op de juiste manier
U kent waarschijnlijk de sterke en zwakke punten van elk van uw teamleden. Terwijl u middelen toewijst, is het belangrijk om in gedachten te houden wie het meest succesvol zal zijn met elke taak of activiteit. Controleer regelmatig in met uw team en laat ze deel uitmaken van het besluitvormingsproces. Ze zullen zich vanaf het begin bevoegd voelen. Zorg ervoor dat u hun tijd effectief gebruikt door te monitoren wie is overbelast op andere projecten en die extra bandbreedte heeft.
3. Houd uw team op dezelfde pagina
Transparant zijn met je team zorgt ervoor dat niemand in het donker is. Dit is belangrijk omdat wanneer iedereen weet wie het doet waarmee verwarring afneemt en teamleden duidelijkheid hebben rond hun verantwoordelijkheden. Ze kunnen zien hoe hun deel van het project past in de algehele visie voor het team of het bedrijf. En wanneer een team goed samenwerkt, worden projecten automatisch beter uitgevoerd - plus zijn het leuk om aan te werken!
4. Stel realistische doelen in
Het is geen zin om doelen te stellen die u weet niet kan worden bereikt. In plaats daarvan geeft Project Resource Management u de mogelijkheid om uit te vouwen wat u kunt realistisch doen, en door wanneer. Als u alles heeft uitgewerkt, inclusief alle benodigde middelen, kunt u alle afhankelijkheden aanwijzen en aanpassingen maken indien nodig. Soms betekent datResource-nivelleringUw team: Herstel de verschuldigde data en prioriteiten aan een meer redelijke vervaldatum. Hoewel niemand de Due-datums leuk vindt, kan proactief resource-nivellering voorkomen dat uw team een deadline allemaal bij elkaar mist.
5. Verbeter de toekomstige planning
Als u een puls onderhoudt over wat elk van uw directe rapporten werkt en beschikbare middelen op basis van die kennis aan het toewijzen, wordt u in de loop van de tijd beter. Terwijl u meer bekend raakt met het Resource Management-proces, kunt u beter in staat zijn om aankomende bandbreedte te schatten en te voorkomen. Dit kan u ook helpen bij het maken van een zaak voor meer budget of mensen wanneer een soortgelijk project uw bureau raakt terwijl u geïnformeerde beslissingen neemt bij het plannen van headcount.
5 stappen om een resource management plan te maken
U kunt in elk gereedschap een resourcebeheerplan maken - in feite, u kunt zelfs een spreadsheet gebruiken om inzicht te behouden in het gebruik van hulpbronnen en beschikbaarheid. Maar de beste hulpmiddel voor resourcebeheer is er een die fungeert als de centrale bron van waarheid van uw team.
Udn taakmanager Is een werkmanagementtool ontworpen om teams te helpen in synchroniseren, deadlines te raken en hun doelen te bereiken. MetUdn taakmanagerVoor Resource Management heb je gemakkelijk inzicht in wat iedereen in je team werkt, welke middelen beschikbaar zijn, en hoe je te voorkomen teamburning. MetPortefeuilles en Werkdruk, je kunt duidelijkheid krijgen in de bandbreedte van je team en middelen van daar toewijzen. Nadat een nieuw project uw bureau passeert, is hier hoe u uw reeds bestaande inzicht in de middelen van uw team kunt gebruiken voor de beste medewerkers die projecteren:
1. Definieer de projectdoelen
Om de middelen van uw team het beste te wekken, moet u het wetenprojecten en doelstellingen van het project. Is dit bijvoorbeeld een eenvoudige blog of artikel of een meer betrokken campagne? Welke metrics zullen worden gebruikt om het succes van uw project te meten?
2. Lijn op projectbereik op
Wat is dedoel van het project? Indien mogelijk, ontmoetProject stakeholdersom aan te passen hoeveel tijd en middelen u aan dit initiatief moet wijden. Dat geeft je het beste gevoel van de project Planen help je te beslissen welke bronnen het meest geschikt zijn voor de baan. In dit stadium in het proces kan het nuttig zijn om het smelten van hulpbronnen te beoefenen - wat betekent dat u ervoor zorgt dat u geen resourcetekorten heeft tijdens de projectcope en tijdlijn.
3. Identificeer de soorten middelen die u nodig heeft
Zoals we eerder noemden, eenbronIn het beheer van uw resource management kan u teamapparatuur, software, budget of werknemersbandbreedte omvatten. Een deel van het maken van een resourcebeheerplan is het identificeren van welke soorten middelen die u nodig heeft, zodat u vervolgens kunt identificeren welke middelen u beschikbaar hebt.
4. Identificeer beschikbare middelen
Dit is het vlees-en-aardappelen van hulpbronnenbeheer. Idealiter, als uw team projecten in a beheertWerkbeheersingstoolLeuk vindenUdn taakmanager, je hebt een duidelijk gevoel van wat er op ieders bord zit, en je kunt gemakkelijk identificeren wie op dit project bemand moet worden. Afhankelijk van het project Scope, zou u mogelijk moeten meenemen en ander werk depioritiseren om te voorkomen dat u te veel op de bord van uw team wordt geplaatst.
5. Inchecken op projectvoortgang
Om een geweldige bronbeheerder te zijn, check je vaak in met je team tijdens de levenscyclus van het project. Hoe gaat het met hen? Zijn ze overwerkt, of, omgekeerd, is het project overschot? Verduidelijken dat je ze ondersteunt en het meest belangrijke - begrijp wat er op hun bord staat, is een geweldige manier om je team continu te ondersteunen.
Resource Management Best Practices
Je bent op weg naar het maken van een resourcebeheerplan. Maar wil je een master voor resourcemanagement worden? Of je nu bentProgrammamanager of een projectmanager, probeer deze 11 tips om aan de slag te gaan.
Meet realistische tijdschema's.Weet hoeveel tijd nodig is voor elke medewerker om dingen gedaan te krijgen. Het plannen van de weg is eenvoudiger.
Start- en einddatums instellen.Het hebben van een duur ingesteld voor elke taak biedt een realistisch tijdsbestek voor hoe lang het al elk teamlid kost om een taak te voltooien. Door ervoor te zorgen dat u de juiste start- en einddatums instelt, kunt u een nauwkeurige tijdlijn bieden voor het hele project.
Ken de vaardigheden van uw werknemers.Begrijp wie geweldig is in wat helpt de beste bron voor elke taak te bepalen.
Prioriteit geven aan het werk.Bepaal Upfront Wat betekent prioriteit als het gaat om de werklast van uw team. Bouw je tijdlijn rond jeTopprioritaire takenen bepalen welke bronnen je daar zullen krijgen.
Help uw team hun bezettingsgraad te verhogen. Gebruikspercentage is de hoeveelheid tijd die uw projectteam brengt aan actief, strategisch of "factureerbaar" werk. Gemiddeld besteden medewerkers60% van hun tijdop het werk over werk zoals het achtervolgen van goedkeuringen of het zoeken naar documenten.Het reduceren van werk over werkis de beste manier om je team in staat te stellen hun beste werk te krijgen en hun bezettingsgraad te vergroten.
Pas voor efficiëntie aan terwijl je gaat.Projectbeheer, in het algemeen is een voortdurende inspanning. Taken en tijdlijnen kunnen veranderen als uitdagingen. Wees niet bang om middelen zo nodig te verplaatsenzo efficiënt mogelijk zijn .
Houd wat tijdslots open.Terwijl de planning van resourcebeheer van cruciaal belang is om vanaf het begin te doen, kunt u niet alles plannen. Houd tijdslots beschikbaar voor nieuw werk dat opkomt en flexibel zijn.
Kies de stijl van het resourcemanagement dat bij uw team past.Je kent je team beter dan wie dan ook. Gebruik uw kennis om de bestemmingsmethodologie te bepalen, zoals werklast met uren, punten of taaktelling.
Inchecken in je team.Zorg ervoor dat je een real-time puls hebt van de werklast van je team en dat elk teamlid voelt dat hun werkvolume eerlijk en haalbaar is. Dit kan u helpen met de toekomstige planning en te verbeteren hoe u middelen toewijst.
Sluit uw resourcebeheerplan aan op uw operationele plan. Operationele planningIs het proces van het maken van een gedetailleerde kaart van precies welke actie uw team zal wekelijks duren, of soms zelfs dagelijks, basis. Bouw Yoru Resource Managemetn Plan in uw operationele plan om de tijd van uw team effectief te beheren.
Ontvang de juiste werkmanagementtool.Het gebruik van een spreadsheet is een trefzekere manier om snel inbreuk te maken op resourcesbeheer. Probeer in plaats daarvan een werkmanagementtool met die omvatProjectportfoliobeheerFuncties zoals gemakkelijk teamwerkbelasting. U krijgt een opzicht van een hoog niveau van het project van uw team en kan u naar beneden kunnen boren om meer korrelige taken te zien - allemaal op één plek. In Udn taakmanager , u kunt zelfs individuele taken zien en deze indien nodig slepen en neerzetten.
Resource Management Advies van vier team Leads
Wat is beter dan het lezen van een gids over het toewijzen van middelen in projectmanagement? Wat dacht je van het horen van vier teamlads - met verschillende achtergronden en uitdagingen - die elke dag in de praktijk worden ondergedompeld? Lees verder terwijl ze wegen op het aanpakken van een resource management plan en echte voorbeelden te geven. Ontmoet Jenny, Ariel, Eric en Reigan.
Wat is de grootste uitdaging die je onder ogen ziet als het gaat om Resource Management en wat is jouw oplossing?
Een grote uitdaging die ik geconfronteerd wordt als het gaat om Resource Management omvat het krijgen van een opzicht op hoog niveau van de werklast van mijn team. Ik moet een nauwkeurige blik hebben op elk project dat de pijplijn komt.
Ik packle dit door eerst naar de routekaart van aankomende productlanceringen en campagnes te kijken en vervolgens het uitzoeken van personeelsbehoeften op het projectniveau versus individuele deliverables. Ik beheer alles in eenWerkbeheersingstoolwaar ik een hebPortefeuilleVan alle projecten werkt mijn team aan elk kwartaal. Voor kleinere kopieerprojecten of ad hoc-werk, heb ik een proces opgezet in dezelfde werkmanagementtool voor mensen om kopieerondersteuning aan te vragen. Nu kan ik eenvoudig nieuwe verzoeken beheren die binnenkomen en identificeren wat de behoeften, deadlines en prioriteiten zijn.
Als het gaat om personeelsprojecten of het toewijzen van bronnen, is er zowel een kunst als een wetenschap. Ik probeer ervoor te zorgen dat de beschikbare bandbreedte van iemand overeenkomt met de reikwijdte van de toegewezen werk en ik denk ook aan het toewijzen van projecten die afstemmen op individuele vaardigheden en loopbaandoelen.
Wat zijn je top drie tips voor het bouwen en beheren van een resourcebeheerplan?
Wees proactief over het vinden van welke projecten zich in de pijplijn bevinden. De meeste projecten van mijn team worden uitgetrapt door andere teams, dus het is belangrijk om uit te reiken naar cross-functionele partners en een holistische kijk op wat er komt.
Zorg ervoor dat elk teamlid ten minste één groot project (bijvoorbeeld een marketingcampagne) op hun bord heeft en hun werklast afrond met week-tot-week en dagelijkse taken. Dit minimaliseert contextschakelen terwijl u een aantal afwisseling geeft.
Neem regelmatig in contact met uw team, zodat u de bandbreedte van elke persoon kent en aanpassingen maakt terwijl u gaat. Als er iets onverwachts opkomt,Houd de communicatielijnen openOm ervoor te zorgen dat uw bronplannen op het goede spoor blijven.
Wat is de grootste uitdaging die je onder ogen ziet als het gaat om Resource Management en wat is jouw oplossing?
De grootste uitdaging waar ik aan ga zitten als het gaat om Resource Management is een nauwkeurig beeld van waar mijn team aan werkt, wat onze bandbreedte is, en wat de status van projecten zijn. Er is veel nuance die hiermee gepaard gaat, omdat elke individuele bijdrager hun eigen tempo en sterke punten heeft. Ik moet identificeren wie de beste persoon is om aan elk project toe te wijzen.
Het is de sleutel tot het voortdurend verbeteren van de communicatie met teamleden. Ik zorg ervoor dat iedereen op dezelfde pagina staat door regelmatig check-ins, stand-up-vergaderingen en face-to-face discussies te hebben. Ik probeer ook een overzicht op hoog niveau van ieders taken te krijgen, zodat ik beter gesprekken kan benaderen. Door te bouwenProject tijdlijnenVoor het productieproces van het team krijg ik een duidelijk beeld van wie de baas is en wat hun volgende stappen zijn.
Wat zijn je top drie tips voor het bouwen en beheren van een resourcebeheerplan?
Krijg cross-functionele stakeholder-ingang op uw werkschema. Door dit te doen, kunt u ervoor zorgen dat uw team is uitgelijnd en realistische verwachtingen en timing upfront instellen.
Volg de voortgang in uw werkbeheerstool (in het bijzonder, uwTijdlijn). Zie welk werk wordt gedelegeerd aan uw teamleden en gebruik uw tijdlijn om te bepalen of u kunt helpen bij alle wegversperringen.
Begrijp hoe je team je gebruikt Werkbeheersingstool. Sommige teamleden kijken misschien naar het grotere geheel, terwijl anderen zich richten op het bekijken van één taak. Pas uw werkstijl aan om tegemoet te komen aan hoe uw team opereert.
Wat is de grootste uitdaging die je onder ogen ziet als het gaat om Resource Management en wat is jouw oplossing?
Eén uitdaging is dat mijn team parallel werkt. Ik moet mezelf afvragen: "Hoe kan ikMaximaliseer waarde met mijn engineeringteam? " Ik moet me concentreren op het bereiken van een balans op basis van onze doelen en het risico van het werk.
Ik heb teambijeenkomsten en gebruik de tijd om collectief ieders werk in een lijst te leggen. De lijst helpt ons om te zien wat we in de komende weken doen en begrijpen hoe teamleden zich voelen over het werk. Dan nemen we wat we hebben geleerd en toepassen in ons werkmanagementtool. We maken het een prioriteit om duidelijk alles op één plek te documenteren.
Alles wordt bijgehouden in ons werkmanagementtool, inclusief uit Office-meldingen. We kunnen altijd zien welke middelen beschikbaar zijn. Dit geeft me de mogelijkheid om strategisch te zijn over timing. We zullen voorkomen dat we een groot project voor het weekend beginnen te starten of wanneer meerdere mensen niet op kantoor zijn.
Wat zijn je top drie tips voor het bouwen en beheren van een resourcebeheerplan?
Als u een project of taak hebt dat riskant is, schrijf het dan onmiddellijk. Door dit type notities te behouden, beschermt u uzelf en vermijdt u enigszins scenario's of risico's.
Flexibel zijn. Denk niet aan uw plan als een eenmalige taak die u eenvoudigweg uw lijst kunt controleren. Altijd leren, replannen en recalibreren; Optimaliseer uw resourcebeheerplan terwijl u gaat.
Maak team met een samenwerkingsactiviteit. Elke persoon in je team moet worden aangemoedigd om hun mening te delen, aanbevelingen te doen en anderen te laten weten wanneer ze de bandbreedte krap zijn. Resource Management is niet iemands baan; Het is een groepsinspanning.
Wat is de grootste uitdaging die je onder ogen ziet als het gaat om Resource Management en wat is jouw oplossing?
Een grote uitdaging waar ik aan ga zitten als het gaat om resource management krijgt een duidelijk begrip van een verzoek en wetende wie in mijn team het meest geschikt is om het werk op te nemen, gezien hun huidige bandbreedte. Ik vraag mezelf vaak: "Wie is het meest uitgerust en deskundig om dit specifieke verzoek aan te nemen?"
Ik laat mijn team elke maand hun top vijf prioriteiten in kaart brengen, zodat ik hun bandbreedte kan evalueren. Het draait allemaal om het identificeren van welke projecten het meest logisch zijn voor elke persoon. Een project met een bestaand initiatief kan bijvoorbeeld een betere pasvorm zijn voor een nieuwe huur. Overwegende dat een complexer project meer zin heeft voor een langer vastgestelde werknemer.
Onlangs heb ik een project gemaakt in mijn werkmanagementtool dat me een geeftredactionele kalendervisie. Ik kan alle e-mailcampagnes zien die mijn team aan werkt en een korte blik werpt wanneer men uit gaat en wie er verantwoordelijk voor is.
Wat zijn uw top drie tips voor het bouwen en / of beheren van een resource management plan?
Stroomlijn uw werkproces. Het kan overweldigend zijn wanneer meerdere verzoeken op uw bord worden gegooid. Probeer uw proces te vereenvoudigen met behulp van DigitalVormen, vooral als ze integreren met uw werkmanagementsysteem.
Een ontmoeting hebben met je team wekelijks. Begrijp hoe je teamleden zich over hun huidige bandbreedte voelen en een duidelijk begrip krijgen van hoeveel werklast waarmee ze zich op je gemak voelen.
Beheer prioriteiten. Kijk naar de top vijf maandelijkse prioriteiten van je team om te zien welk type werk elke persoon is gericht op. Bewaak de prioriteiten van uw team wekelijks om te zien of er indien nodig iets is gewijzigd en opnieuw is gewijzigd.
Klaar om een resource management plan te bouwen?
Resource Management moet altijd een deel van uw overall zijnprojectwerkplan. Hoewel het in het begin overweldigd kan lijken, zullen het toewijzen van de juiste middelen op het juiste moment veel gemakkelijker maken terwijl u verder gaat. Neem het stap voor stap en verbind tot het gebruik van een werkmanagementtool. Je team zal je bedanken!
Zodra uw resourcebeheerplan op zijn plaats is en u middelen hebt toegewezen, vergeet dan altijd om de wint van medewerker te identificeren en te markeren. Het vieren van het succes van je team helpt je werknemers en productief te houden. Om dezelfde tool Jenny, Ariel, Eric en Reigan te gebruiken, gebruiken Reigan, kijk eens naar Udn taakmanager en werk sneller gedaan.
project
