Su guía para comenzar con la gestión de recursos.
Asegurarse de que su equipo no se sienta con exceso de trabajo o la infrautilización es un desafío que la mayoría de los líderes experimentan. En un mundo donde las organizaciones se están moviendo rápido, y a menudo son virtuales, a veces, la carga de trabajo de los empleados se convierte en una supervisión. Desarrollar un plan de gestión de recursos le brinda una visibilidad continua en las cargas de trabajo de sus colaboradores individuales, así como a su equipo. Le permite equilibrar todos sus recursos de manera efectiva y ver la imagen completa sobre cómo su equipo logrará sus objetivos.
¿Qué es la gestión de recursos?
La gestión de recursos es el proceso de planificación y programación de los recursos y actividades de su equipo. A Puede incluir todo, desde equipos y fondos financieros hasta herramientas tecnológicas y ancho de banda de empleados, básicamente, cualquier cosa que lo ayude a completar un proyecto.
Cuando intenta decidir cómo administrar o asignar los recursos de su equipo, considere algunas preguntas:
¿Cuál es la disponibilidad de cada recurso?
¿Cuáles son las líneas de tiempo para cada actividad?
¿Cuántos recursos se requerirá para lograr cada actividad?
¿Quién es la mejor persona para lograr la actividad de manera efectiva?
Ok, entonces, ¿qué es un plan de gestión de recursos?
Una gestión de recursos Se utiliza para administrar y asignar cada tipo de recurso que necesita para su proyecto. Un plan efectivo describe los recursos específicos (incluidos los recursos humanos, los recursos financieros, los recursos técnicos y los recursos físicos) y las actividades necesarias durante el curso de un proyecto o iniciativa. Su plan lo guiará, el gerente de proyectos de facto oAdministrador de Proyectos, al dar una visión holística de todas las piezas en movimiento de un proyecto: presupuesto, personal y requisitos de carga de trabajo, limitaciones de la pila de tecnología: lo suplique. Puede administrar, programar y asignar fácilmente cada recurso, al tiempo que maximiza la disponibilidad de recursos. Aprender cómo administrar los recursos le permitirá (y su equipo) para ejecutar proyectos de manera efectiva.
¿Por qué su equipo puede beneficiarse de un plan de gestión de recursos?
A menudo, no nos damos cuenta de que los miembros de nuestro equipo se están ahogando en proyectos hasta que es demasiado tarde. Pero no tiene que ser así. La gestión de recursos le permite, el administrador o la ventaja del equipo, para asegurarse de que los miembros de su equipo tengan confianza en la cantidad de trabajo en su plato, así como las herramientas que necesitan para lograr cada tarea.
Un plan de gestión de recursos efectivo no solo lo ayuda a asignar adecuadamente los recursos para mantener sus proyectos que se ejecutan sin problemas, sino que también evita que el agotamiento de los empleados. Cuando la administración de recursos se realiza bien, está capacitando a su equipo para producir trabajo a una tasa sostenible, con mayor calidad. Mejor aún, al saber que tienen la capacidad de hacer su mejor trabajo, su equipo se sentirá satisfecho al final del día.
Preguntas frecuentes: ¿Debo crear un plan de gestión de recursos para mi proyecto?
La respuesta corta: Sí. Gestión de recursos engestión de proyectosno es solo un agradable para tener. Es una visita obligada para respaldar a su equipo y prevenir el agotamiento. Los beneficios de la programación de recursos superarán con creces el tiempo que lleva. De hecho, el número de proyectos que su equipo puede manejar, junto con la calidad de cada uno, depende de ella. Como líder del proyecto, la gestión de recursos es su oportunidad deoptimizar la eficiencia De evitar el exceso de trabajo, yAdministre efectivamente la carga de trabajo de su equipo .
5 Beneficios de la gestión de recursos.
Si aún no está convencido de que la gestión de recursos es crítica para el éxito de su equipo, cavamos un poco más profundo. Echa un vistazo a estas ventajas, no quieres perderse:
1. Ver toda la imagen.
Cuando tiene un pulso en lo que está trabajando su equipo, puede asignar recursos para nuevos proyectos que aparecen. Mantener un plan de gestión de recursos de una fuente central de la verdad le da una apariencia de INSIDER. Puede realizar cambios en su plan de gestión de recursos paraevitar el exceso de trabajoy maximiza la eficacia de tu equipo. Esta descripción general de alto nivel lo ayuda a conectar los puntos del recurso a la tarea individual a línea de tiempo del proyectoy decidir si la carga de trabajo de alguien es demasiado pesada o ligera. Esta es su oportunidad de detectar posibles problemas al frente.
2. Distribuir el trabajo adecuadamente.
Probablemente conozcas las fortalezas y debilidades de cada uno de los miembros de su equipo. Al asignar recursos, es importante tener en cuenta quién será el más exitoso con cada tarea o actividad. Regularmente se registre con su equipo y permita que formen parte del proceso de toma de decisiones. Se sentirán facultados desde el principio. Asegúrese de que está usando su tiempo de manera efectiva al monitorear quién está sobrecargado en otros proyectos y que tiene un ancho de banda adicional.
3. Mantenga a su equipo en la misma página.
Ser transparente con tu equipo se asegura de que nadie está en la oscuridad. Esto es importante porque cuando todos saben quién está haciendo qué cuando, la confusión disminuye y los miembros del equipo tienen claridad en torno a sus responsabilidades. Pueden ver cómo su parte del proyecto encaja en la visión general para el equipo o la empresa. ¡Y cuando un equipo trabaja bien juntos, los proyectos se ejecutan automáticamente mejor, además, son más divertidos para trabajar!
4. Establecer metas realistas.
No tiene sentido establecer metas que conoces no se puede llegar. En su lugar, la administración de recursos del proyecto le brinda la oportunidad de mapear lo que puede hacer de manera realista, y cuando. Tener todo lo que explica, incluidos todos los recursos necesarios, lo ayuda a identificar cualquier dependencia y hacer ajustes si es necesario. A veces, eso significanivelación de recursosSu equipo: reajustar las fechas y prioridades de vencimiento a una fecha de vencimiento más razonable. Aunque a nadie le gustan las fechas de vencimiento faltantes, la nivelación de recursos proactivamente puede impedir que su equipo pierda una fecha límite, todos juntos.
5. Mejorar la planificación futura.
Si mantiene un pulso sobre lo que cada uno de sus informes directos está trabajando y asignando recursos disponibles en función de ese conocimiento, lo mejorará en el tiempo. A medida que se familiarice con el proceso de gestión de recursos, será mejor posible estimar y pronosticar el próximo ancho de banda. Esto también puede ayudarlo a hacer un caso para más presupuesto o personas cuando un proyecto similar llega a su escritorio mientras toma decisiones informadas al planificar el recuento.
5 pasos para crear un plan de gestión de recursos
Puede crear un plan de gestión de recursos en cualquier herramienta, de hecho, podría utilizar teóricamente una hoja de cálculo para mantener la información sobre la utilización y disponibilidad de los recursos. Pero la mejor herramienta de gestión de recursos es una que actúa como la fuente central de la verdad de su equipo.
Gestor de tareas UDN Es una herramienta de gestión de trabajo diseñada para ayudar a los equipos a mantenerse en sincronización, golpear plazos y alcanzar sus metas. ConGestor de tareas UDNPara la gestión de recursos, tiene una idea de lo que todos en su equipo están trabajando, qué recursos están disponibles, y cómo prevenir el agotamiento del equipo. ConPortafolios y Carga de trabajo, puede obtener claridad en el ancho de banda de su equipo y asignar recursos desde allí. Luego, una vez que un nuevo proyecto cruza su escritorio, así es como puede usar su comprensión preexistente de los recursos de su equipo para el mejor personal que proyecta:
1. Definir los objetivos del proyecto.
Para asignar mejor los recursos de su equipo, necesita saber elObjetivos y objetivos del proyecto.. Por ejemplo, ¿es este un blog o un artículo simple, o una campaña más involucrada? ¿Qué métricas se utilizarán para medir el éxito de su proyecto?
2. Alinearse en el alcance del proyecto
Cuál es elalcance del proyecto? Si es posible, cumplir conpartes interesadas del proyectoAlinearse en cuánto tiempo y recursos debe dedicarse a esta iniciativa. Eso te dará el mejor sentido de la plan de proyecto, y te ayude a decidir qué recursos son los más adecuados para el trabajo. En esta etapa en el proceso, puede ser útil practicar el alisado de recursos, lo que significa asegurarse de que no tendrá ninguna escasez de recursos durante el alcance del proyecto y la línea de tiempo.
3. Identifique los tipos de recursos que necesitará
Como mencionamos anteriormente, unrecursoEn su plan de gestión de recursos puede incluir un equipo de equipo, software, presupuesto o ancho de banda de empleados. Parte de crear un plan de gestión de recursos está identificando qué tipo de recursos necesitará, por lo que puede identificar qué recursos tiene disponible.
4. Identificar los recursos disponibles.
Este es la carne y las papas de gestión de recursos. Idealmente, si su equipo administra proyectos en unHerramienta de gestión de trabajome gustaGestor de tareas UDN, tiene un claro sentido de lo que hay en el plato de todos, y puede identificar fácilmente quién debe estar con el personal en este proyecto. Dependiendo del alcance del proyecto, es posible que tenga que el nivel de recursos y su depuración de otros trabajos para evitar poner demasiado en la placa de su equipo.
5. Registrarse en el progreso del proyecto
Para ser un gran administrador de recursos, compruebe con su equipo con frecuencia durante el ciclo de vida del proyecto. ¿Como están? ¿Se sienten con exceso de trabajo, o, a la inversa, es el proyecto sobre personalidad? Aclarar que los apoya y, lo que es más importante, comprenda lo que está en su plato es una excelente manera de apoyar continuamente a su equipo.
Gestión de recursos mejores prácticas
Está en su camino para crear un plan de gestión de recursos. ¿Pero quieres convertirte en un maestro de gestión de recursos? Si eres unAdministrador de programas o gerente de proyecto, prueba estos 11 consejos para empezar.
Mida los plazos realistas.Sepa cuánto tiempo se tarda en que cada empleado se haga las cosas. Planificando por el camino será más fácil.
Establecer las fechas de inicio y fin.Tener un conjunto de duración para cada tarea ofrece un marco de tiempo realista por cuánto tiempo le toma a cada miembro del equipo completar una tarea. Al asegurarse de que configure las fechas de inicio y finalización correctas, podrá proporcionar una línea de tiempo precisa para todo el proyecto.
Conozca los conjuntos de habilidades de sus empleados.Entendiendo quién es genial en lo que ayuda a determinar el mejor recurso para cada tarea.
Priorizar el trabajo.Decidir por adelantado lo que tiene prioridad cuando se trata de la carga de trabajo de su equipo. Construye tu línea de tiempo alrededor de tuTareas de Prioridad Topy determinar qué recursos lo llevarán allí.
Ayude a su equipo a aumentar su tasa de utilización. Tasa de uso Es la cantidad de tiempo que su equipo de proyecto gasta en trabajos procesables, estratégicos o "facturables". En promedio, los empleados pasan.60% de su tiempoEn el trabajo sobre el trabajo como perseguir las aprobaciones o la búsqueda de documentos.Reduciendo el trabajo sobre el trabajo.Es la mejor manera de empoderar a su equipo para hacer su mejor trabajo y aumentar su tasa de utilización.
Ajuste por la eficiencia a medida que avanza.La gestión de proyectos, en general, es un esfuerzo continuo. Las tareas y las líneas de tiempo pueden cambiar a medida que surjan desafíos. No tenga miedo de mover los recursos como sea necesario paraser lo más eficiente posible .
Mantenga unas ranuras de tiempo abiertas.Si bien la planificación de la gestión de recursos es fundamental para hacer desde el principio, no puede planificar para todo. Mantenga las ranuras de tiempo disponibles para un nuevo trabajo que pueda surgir y ser flexible.
Elija el estilo de gestión de recursos que se ajuste a su equipo.Conoces a tu equipo mejor que nadie. Use su conocimiento para determinar la mejor metodología de gestión de recursos, como la carga de trabajo por horas, puntos o conteo de tareas.
Regístrese en su equipo.Asegúrese de tener un pulso en tiempo real de la carga de trabajo de su equipo y que cada miembro del equipo siente su volumen de trabajo es justo y alcanzable. Esto puede ayudarlo con la planificación futura y mejorar la forma en que asigna recursos.
Conecte su plan de administración de recursos a su plan operativo. Planificación operativaEs el proceso de creación de un mapa detallado de qué acción tomará su equipo a un semanario, o, a veces, a veces, a diario. Construya el plan de Managemetn de los recursos de Yoru en su plan operativo para administrar efectivamente el tiempo de su equipo.
Obtenga la herramienta de gestión de trabajo correcta.El uso de una hoja de cálculo es una forma segura de hacer que la administración de recursos se confundiera rápidamente. En su lugar, intente usar una herramienta de gestión de trabajo que incluyaGestión del portafolio de proyectosCaracterísticas como la carga de trabajo de equipo fácilmente medir. Obtendrá una vista de alto nivel del proyecto de su equipo y podrá profundizar para ver más tareas granulares, todas en un solo lugar. En Gestor de tareas UDN Incluso puede ver tareas individuales, y arrastrarlas y soltarlas según sea necesario.
Asesoramiento de gestión de recursos de cuatro líderes de equipo.
¿Qué es mejor que leer una guía sobre cómo asignar recursos en la gestión de proyectos? ¿Qué hay de escuchar de cuatro cables de equipo, con diferentes fondos y desafíos, que están inmersos en la práctica todos los días? Siga leyendo a medida que pesen sobre cómo abordar un plan de gestión de recursos y dar ejemplos reales. Conoce a Jenny, Ariel, Eric y Reigan.
¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta cuando se trata de la gestión de recursos y cuál es su solución?
Un gran desafío que enfrento cuando se trata de la gestión de recursos implica obtener una visión de alto nivel de la carga de trabajo de mi equipo. Necesito tener una mirada precisa a cada proyecto que viene por la tubería.
Entro a esto mirando por primera vez la hoja de ruta de los próximos lanzamientos y campañas de productos y luego averiguar las necesidades de personal a nivel de proyecto versus entregas individuales. Yo manejo todo en unHerramienta de gestión de trabajodonde tengo unportafolioDe todos los proyectos, mi equipo está trabajando en cada trimestre. Para proyectos de copia más pequeños o trabajo ad hoc, he establecido un proceso en la misma herramienta de gestión de trabajo para que las personas soliciten soporte de copia. Ahora, puedo administrar fácilmente las nuevas solicitudes que entran e identifican cuáles son las necesidades, los plazos y las prioridades.
Cuando se trata de proyectos de personal o asignación de recursos, hay un arte y una ciencia. Intento asegurarme de que el ancho de banda disponible de alguien coincida con el alcance del trabajo asignado y también pienso en asignar proyectos que se alinean con las habilidades individuales y los objetivos profesionales.
¿Cuáles son sus tres mejores consejos para construir y administrar un plan de gestión de recursos?
Sea proactivo sobre cómo descubrir qué proyectos están en la tubería. La mayoría de los proyectos de mi equipo son expulsados por otros equipos, por lo que es importante llegar a los socios transversales y obtener una visión holística de lo que se está acercando.
Asegúrese de que cada miembro del equipo tenga al menos un proyecto grande (por ejemplo, una campaña de marketing) en su plato y redondee su carga de trabajo con tareas de semana a semana y día a día. Esto minimiza la conmutación de contexto mientras da alguna variedad.
Compruebe con frecuencia con su equipo para que conozca el ancho de banda de cada persona y haga ajustes a medida que avanza. Si algo inesperado aparece,Mantenga abiertas las líneas de comunicaciónPara asegurarse de que sus planes de recursos se mantengan en el camino.
¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta cuando se trata de la gestión de recursos y cuál es su solución?
El mayor desafío que enfrento cuando se trata de la gestión de recursos es tener una visión precisa de cómo está trabajando mi equipo, cuál es nuestro ancho de banda y cuál es el estado de los proyectos. Hay mucho matiz que viene con esto porque cada colaborador individual tiene su propio ritmo y fortalezas. Necesito identificar quién es la mejor persona para asignar a cada proyecto.
Es clave para mejorar constantemente la comunicación con los miembros del equipo. Me aseguro de que todos estén en la misma página al tener registros regulares, reuniones de pie y discusiones cara a cara. También trato de obtener una visión general de alto nivel de las tareas de todos, por lo que puedo acercarme mejor las conversaciones. ConstruyendoTimelines del proyectoPara el proceso de producción del equipo, tengo una visión clara de quién está a cargo y cuáles son sus próximos pasos.
¿Cuáles son sus tres mejores consejos para construir y administrar un plan de gestión de recursos?
Obtenga la entrada de los interesados multifuncionales en su horario de trabajo. Al hacerlo, puede asegurarse de que su equipo esté alineado y establezca expectativas realistas y sincronización por adelantado.
Siga el progreso en su herramienta de gestión de trabajo (en particular, suLínea de tiempo). Vea qué trabajo se delege a los miembros de su equipo y use su línea de tiempo para determinar si puede ayudar con cualquier obstáculo.
Entiende cómo su equipo usa tu Herramienta de gestión de trabajo. Algunos miembros del equipo pueden ver la imagen más grande, mientras que otros se centrarán en la visualización de una tarea. Adapte su estilo de trabajo para adaptarse a cómo funciona su equipo.
¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta cuando se trata de la gestión de recursos y cuál es su solución?
Uno desafío es que mi equipo trabaja en paralelo. Necesito preguntarme: "¿Cómo puedoMaximizar el valor con mi equipo de ingeniería." Tengo que centrarme en lograr un equilibrio basado en nuestros objetivos y el riesgo de trabajo.
Tengo reuniones de equipo y uso el tiempo para establecer colectivamente el trabajo de todos en una lista. La lista nos ayuda a ver lo que estamos haciendo en las próximas semanas y entender cómo se sienten los miembros del equipo sobre el trabajo. Luego tomamos lo que hemos aprendido y lo aplicamos en nuestra herramienta de gestión de trabajo. Hacemos una prioridad para documentar claramente todo en un solo lugar.
Todo se rastrean en nuestra herramienta de gestión de trabajo, incluidas las notificaciones fuera de la oficina. Siempre podemos ver qué recursos estarán disponibles. Esto me da la oportunidad de ser estratégico sobre el tiempo. Evitaremos comenzar un gran proyecto justo antes del fin de semana o cuando varias personas salgan de la oficina.
¿Cuáles son sus tres mejores consejos para construir y administrar un plan de gestión de recursos?
Si tiene un proyecto o tarea que es arriesgada, inmediatamente lo escriba. Al mantener este tipo de notas, se está protegiendo y evitando los peores escenarios o riesgos.
Se Flexible. No piense en su plan como una tarea única que puede simplemente marque su lista. Siempre esté aprendiendo, replanando y recalibrando; Optimice su plan de gestión de recursos a medida que avanza.
Haz que el equipo pensara una actividad de colaboración. Se debe alentar a todas las personas de su equipo a compartir sus opiniones, hacer recomendaciones y dejar que otros sepan cuándo son ajustados a un ancho de banda. La gestión de recursos no es el trabajo de una persona; Es un esfuerzo grupal.
¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta cuando se trata de la gestión de recursos y cuál es su solución?
Un gran desafío que enfrento cuando se trata de la gestión de recursos es obtener una comprensión clara de una solicitud y saber quién en mi equipo es el más adecuado para asumir el trabajo, dado su ancho de banda actual. A menudo me pregunto, "¿Quién es el más equipado y bien informado para asumir esta solicitud específica?"
Tengo mi equipo, mapa sus cinco principales prioridades cada mes, así que puedo evaluar su ancho de banda. Se trata de identificar qué proyectos tienen más sentido para cada persona. Por ejemplo, un proyecto que involucra una iniciativa existente podría ser un mejor ajuste para una nueva contratación. Mientras que, un proyecto más complejo podría tener más sentido para un empleado pertenecido más largo.
Recientemente, creé un proyecto en mi herramienta de gestión de trabajo que me da unacalendario editorialvista. Puedo ver todas las campañas de correo electrónico, mi equipo está trabajando y consigue una mirada rápida cuando se va a salir y quién es responsable de ello.
¿Cuáles son sus tres mejores consejos para construir y / o administrar un plan de gestión de recursos?
Agiliza su proceso de trabajo. Puede ser abrumador cuando se lanzan múltiples solicitudes en su plato. Intente simplificar su proceso usando DigitalFormas, especialmente si se integran con su sistema de gestión de trabajo.
Tener una reunión con su equipo semanalmente. Comprenda cómo se sienten los miembros de su equipo acerca de su ancho de banda actual y obtener una comprensión clara de la cantidad de carga de trabajo con los que se sienten cómodos.
Gestionar las prioridades. Mire las cinco principales prioridades mensuales de su equipo para ver qué tipo de trabajo se enfoca en cada persona. Monitoree las prioridades de su equipo semanalmente para ver si algo ha cambiado y se reprueve si es necesario.
¿Listo para construir un plan de gestión de recursos?
La gestión de recursos siempre debe ser parte de su totalPlan de trabajo del proyecto. Si bien puede parecer abrumador al principio, asignar los recursos correctos en el momento adecuado hará que el trabajo sea mucho más fácil al avanzar. Tómelo paso a paso y compromete a usar una herramienta de gestión de trabajo. ¡Tu equipo te lo agradecerá!
Una vez que su plan de administración de recursos está en su lugar y ha asignado recursos, recuerde siempre identificar y resaltar las victorias de los empleados. Celebrando el éxito de su equipo ayuda a mantener a sus empleados comprometidos y productivos. Para usar la misma herramienta, Jenny, Ariel, Eric, y Reigan están usando, eche un vistazo a Gestor de tareas UDN y obtener trabajo hecho más rápido.
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