Votre guide pour commencer la gestion des ressources
Assurez-vous que votre équipe ne se sent pas surmenée ou sous-utilisée est un défi de la plupart des dirigeants. Dans un monde où les organisations se déplacent rapidement et souvent virtuelles - parfois, la charge de travail de l'employé devient une surveillance. L'élaboration d'un plan de gestion des ressources vous donne une visibilité continue sur les charges de travail de vos contributeurs individuels ainsi que votre équipe. Il vous permet d'équilibrer efficacement toutes vos ressources et de voir la pleine image sur la manière dont votre équipe atteindra ses objectifs.
Votre guide pour commencer la gestion des ressources
Assurez-vous que votre équipe ne se sent pas surmenée ou sous-utilisée est un défi de la plupart des dirigeants. Dans un monde où les organisations se déplacent rapidement et souvent virtuelles - parfois, la charge de travail de l'employé devient une surveillance. L'élaboration d'un plan de gestion des ressources vous donne une visibilité continue sur les charges de travail de vos contributeurs individuels ainsi que votre équipe. Il vous permet d'équilibrer efficacement toutes vos ressources et de voir la pleine image sur la manière dont votre équipe atteindra ses objectifs.
La gestion des ressources est le processus de planification et de planification des ressources et des activités de votre équipe. UNE
Peut inclure tout de l'équipement et des fonds financiers aux outils technologiques et à la bande passante des employés - essentiellement, tout ce qui vous aide à remplir un projet.
Lorsque vous essayez de décider comment gérer ou attribuer les ressources de votre équipe, envisagez quelques questions:
Quelle est la disponibilité de chaque ressource?
Quels sont les délais pour chaque activité?
Combien de ressources seront nécessaires pour accomplir chaque activité?
Qui est la meilleure personne pour accomplir l'activité efficacement?
OK, alors qu'est-ce qu'un plan de gestion des ressources?
Une gestion des ressources
Est utilisé pour gérer et affecter chaque type de ressource dont vous avez besoin pour votre projet. Un plan efficace décrit les ressources spécifiques (y compris les ressources humaines, les ressources financières, les ressources techniques et les ressources physiques) et les activités nécessaires au cours d'un projet ou d'une initiative. Votre plan vous guidera, le chef de projet de facto ou
administrateur de projet
En donnant une vision holistique de tous les éléments de déménagement d'un projet: budget, dotation en personnel et charges de travail, limitations de la pile technique - vous le nommez. Vous pouvez facilement gérer, planifier et attribuer toutes les ressources tout en maximisant la disponibilité des ressources. Apprendre à gérer les ressources vous habiliter (et votre équipe) d'exécuter des projets efficacement.
Pourquoi votre équipe peut bénéficier d'un plan de gestion des ressources
Souvent, nous ne réalisons pas que nos membres de l'équipe se noient dans des projets jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Mais ce n'est pas obligé d'être de cette façon. La gestion des ressources vous permet, le gestionnaire ou la tête de l'équipe, de vous assurer que les membres de votre équipe sont confiants avec la quantité de travail sur leur assiette, ainsi que les outils dont ils ont besoin pour accomplir chaque tâche.
Un plan de gestion des ressources efficace vous aide non seulement à attribuer correctement des ressources pour conserver vos projets en douceur, mais cela empêche également l'épuisement professionnel. Lorsque la gestion des ressources est bien terminée, vous responsabilisez votre équipe pour produire du travail à un taux durable, avec une qualité supérieure. Mieux encore, en sachant qu'ils ont la capacité de faire leur meilleur travail, votre équipe se sentira satisfaite à la fin de la journée.
FAQ: Devrais-je créer un plan de gestion des ressources pour mon projet?
La réponse courte: oui. Gestion des ressources dans
gestion de projet
n'est pas juste un gentil à avoir. C'est un incontournable à soutenir votre équipe et à prévenir l'épuisement professionnel. Les avantages de la planification des ressources l'emportent de loin le temps nécessaire. En fait, le nombre de projets que votre équipe peut gérer, ainsi que la qualité de chacun en dépendent. En tant que chef de projet, la gestion des ressources est votre opportunité de
Optimiser l'efficacité
,
prévenir le surmenage
, et
gérer efficacement la charge de travail de votre équipe
.
Si vous n'êtes pas déjà convaincu que la gestion des ressources est essentielle au succès de votre équipe, creusons un peu plus loin. Découvrez ces avantages que vous ne voulez pas manquer:
Lorsque vous avez une impulsion sur ce que votre équipe travaille, vous pouvez la mieux assigner des ressources pour de nouveaux projets qui apparaissent. Le maintien d'un plan de gestion des ressources d'une source de vérité centrale vous donne un regard d'initié. Vous pouvez modifier votre plan de gestion des ressources pour
prévenir le surmenage
et optimiser l'efficacité de votre équipe. Cet aperçu de haut niveau vous aide à connecter les points de la ressource à une tâche individuelle à
Chronologie du projet
et décidez si la charge de travail de quelqu'un est trop lourde ou légère. C'est votre opportunité de repérer des problèmes potentiels à l'avance.
Vous connaissez probablement les forces et les faiblesses de chacun de vos membres de votre équipe. Lorsque vous attribuez des ressources, il est important de garder à l'esprit qui sera le plus réussi avec chaque tâche ou chaque activité. Enregistrement régulièrement avec votre équipe et laissez-leur faire partie du processus de prise de décision. Ils se sentiront habilités à partir du début. Assurez-vous que vous utilisez efficacement leur temps en surveillant qui surchargée sur d'autres projets et qui a une bande passante supplémentaire.
Être transparent avec votre équipe garantit que personne n'est dans le noir. Ceci est important parce que lorsque tout le monde sait qui fait quelles quand, la confusion diminue et que les membres de l'équipe ont une clarté autour de leurs responsabilités. Ils peuvent voir comment leur partie du projet convient à la vision globale de l'équipe ou de la société. Et quand une équipe fonctionne bien ensemble, les projets fonctionnent automatiquement mieux-plus ils sont plus amusants à travailler!
Il ne sert à rien de créer des objectifs que vous savez ne peut pas être atteint. Au lieu de cela, la gestion des ressources du projet vous donne l'occasion de cartographier ce que vous pouvez accomplir de manière réaliste et quand. Avoir tout expliqué, y compris toutes les ressources nécessaires, vous aide à identifier les dépendances et à faire des ajustements si nécessaire. Parfois, cela signifie
Nivellement des ressources
Votre équipe: réajustement des dates et des priorités dus à une date d'échéance plus raisonnable. Bien que personne n'aime les dates d'échéance manquantes, le nivellement des ressources de manière proactive peut empêcher votre équipe de manquer une échéance ensemble.
Si vous maintenez une impulsion sur ce que chacun de vos rapports directs travaille sur et attribuant des ressources disponibles en fonction de ces connaissances, vous en aurez meilleur au fil du temps. Lorsque vous devenez plus familier avec le processus de gestion des ressources, vous serez mieux à même d'estimer et de prévoir une bande passante à venir. Cela peut également vous aider à faire un cas pour plus de budget ou de personnes lorsqu'un projet similaire frappe votre bureau tout en prenant des décisions éclairées lors de la planification des effectifs.
5 étapes pour créer un plan de gestion des ressources
Vous pouvez créer un plan de gestion des ressources dans n'importe quel outil, vous pouvez également utiliser théoriquement une feuille de calcul pour maintenir un aperçu de l'utilisation des ressources et de la disponibilité. Mais le meilleur outil de gestion des ressources est celui qui agit en tant que source de vérité centrale de votre équipe.
Gestionnaire de tâches UDN
Un outil de gestion de travail est-il conçu pour aider les équipes à rester synchronisées, à toucher les délais et à atteindre leurs objectifs. Avec
Gestionnaire de tâches UDN
Pour la gestion des ressources, vous avez une idée facile de ce que tout le monde sur votre équipe travaille, quelles ressources sont disponibles et comment empêcher l'épuisement professionnel de l'équipe. Avec
Portefeuilles
et
Charge de travail
Vous pouvez gagner une clarté dans la bande passante de votre équipe et attribuer des ressources à partir de là. Ensuite, une fois qu'un nouveau projet traverse votre bureau, voici comment vous pouvez utiliser votre compréhension préexistante des ressources de votre équipe au meilleur personnel que projet:
Afin de bien attribuer les ressources de votre équipe, vous devez connaître le
Objectifs et objectifs du projet
. Par exemple, est-ce un simple blog ou article, ou une campagne plus impliquée? Quelles mesures seront utilisées pour mesurer le succès de votre projet?
Quel est le
portée du projet
? Si possible, rencontrez-vous avec
Parties prenantes du projet
Aligner sur le temps et les ressources que vous devriez vous consacrer à cette initiative. Cela vous donnera le meilleur sens du
plan de projet
et vous aidez à décider des ressources les mieux adaptées au travail. À ce stade du processus, il peut être utile de pratiquer le lissage des ressources - ce qui signifie que vous n'aurez aucune pénurie de ressources pendant la portée et la chronologie du projet.
3. Identifiez les types de ressources dont vous aurez besoin
Comme nous l'avons mentionné précédemment, un
Ressource
Dans votre plan de gestion des ressources, vous pouvez inclure des équipements d'équipe, des logiciels, un budget ou une bande passante des employés. Une partie de la création d'un plan de gestion des ressources identifie les types de ressources dont vous aurez besoin. Vous pouvez donc identifier les ressources disponibles.
C'est la viande et les pommes de terre de la gestion des ressources. Idéalement, si votre équipe gère des projets dans un
Outil de gestion de travail
aimer
Gestionnaire de tâches UDN
, vous avez un sens clair de ce qui se trouve sur la plaque de tous, et vous pouvez facilement identifier qui devrait être doté de ce projet. En fonction de la portée du projet, vous devrez peut-être avoir au niveau des ressources et remédier à d'autres travaux afin d'éviter de mettre trop trop sur la plaque de votre équipe.
Pour être un excellent gestionnaire de ressources, enregistrez-vous avec votre équipe fréquemment pendant le cycle de vie du projet. Comment vont-ils? Est-ce qu'ils se sentent surmenés ou, à l'inverse, est le projet surpeuplé? Clarifiant que vous les souteniez et le plus important - comprendre ce qui est sur leur assiette est un excellent moyen de soutenir continuellement votre équipe.
Vous êtes sur votre façon de créer un plan de gestion des ressources. Mais voulez-vous devenir un maître de gestion des ressources? Que vous soyez un
Gestionnaire de programme ou un chef de projet
, essayez ces 11 astuces pour commencer.
Mesurer les délais réalistes.
Sachez combien de temps il faut pour chaque employé pour faire avancer les choses. La planification sur la route sera plus facile.
Définissez les dates de début et de fin.
Avoir une durée définie pour chaque tâche offre une période réaliste pour la durée de la durée de chaque équipe pour terminer une tâche. En veillant à définir les bonnes dates de début et de fin, vous serez en mesure de fournir une chronologie précise pour l'ensemble du projet.
Connaissez les ensembles de compétences de vos employés.
Comprendre qui est excellent sur ce qui aide à déterminer la meilleure ressource pour chaque tâche.
Prioriser le travail.
Décidez d'avancer ce qui prend la priorité quand il s'agit de la charge de travail de votre équipe. Construisez votre chronologie autour de votre
Tâches prioritaires
et déterminer quelles ressources vous mèneront là-bas.
Aidez votre équipe à augmenter leur taux d'utilisation.
Taux d'utilisation
La durée de votre équipe de projet consiste-t-elle au travail opérationnel, stratégique ou «facturable» active, stratégique ou «facturable». En moyenne, les employés dépensent
60% de leur temps
sur le travail sur le travail comme la poursuite des approbations ou la recherche de documents.
Réduire les travaux sur le travail
est le meilleur moyen de donner à votre équipe à faire votre meilleur travail et à accroître leur taux d'utilisation.
Ajustez pour l'efficacité que vous allez.
La gestion de projet, en général, est un effort continu. Les tâches et les délais peuvent changer à mesure que des défis se posent. N'ayez pas peur de déplacer des ressources aussi nécessaires pour
être aussi efficace que possible
.
Gardez des emplacements de temps ouverts.
Bien que la planification de la gestion des ressources soit essentielle à faire depuis le début, vous ne pouvez pas planifier pour tout. Gardez les créneaux horaires disponibles pour de nouveaux travaux pouvant être souples et flexibles.
Choisissez le style de gestion des ressources qui correspond à votre équipe.
Vous connaissez votre équipe mieux que quiconque. Utilisez vos connaissances pour déterminer la meilleure méthodologie de gestion des ressources, telle que la charge de travail d'heures, de points ou de compte de tâches.
Enregistrez-vous dans votre équipe.
Assurez-vous d'avoir un impulsion en temps réel de la charge de travail de votre équipe et que chaque membre de l'équipe estime que leur volume de travail est juste et réalisable. Cela peut vous aider avec la planification future et améliorer la manière dont vous attribuez des ressources.
Connectez votre plan de gestion des ressources à votre plan opérationnel.
Planification opérationnelle
est le processus de création d'une carte détaillée de quelle action utilisera votre équipe sur une base hebdomadaire ou parfois même quotidienne. Construisez votre plan de gestion de ressources Yoru dans votre plan opérationnel afin de gérer efficacement le temps de votre équipe.
Obtenez le bon outil de gestion de travail.
L'utilisation d'une feuille de calcul est un moyen sûr de rendre la gestion des ressources déroutant. Au lieu de cela, essayez d'utiliser un outil de gestion de travail qui inclut
Gestion du portefeuille de projets
Caractéristiques telles que la charge de travail d'équipe de mesure facilement. Vous obtiendrez une vision de haut niveau du projet de votre équipe, et pour être en mesure d'explorer plus de tâches granulaires - tout en un seul endroit. Dans
Gestionnaire de tâches UDN
, vous pouvez même voir des tâches individuelles et les faire glisser et les déposer au besoin.
Conseils de gestion des ressources de quatre chefs d'équipe
Quoi qu'il vaut mieux que de lire un guide sur la manière d'attribuer des ressources dans la gestion de projet? Que diriez-vous de l'audition de quatre chefs d'équipe - avec différents horizons et défis - qui sont immergés dans la pratique tous les jours? Lisez sur la manière de s'attaquer à la lutte contre un plan de gestion des ressources et de donner des exemples réels. Rencontrez Jenny, Ariel, Eric et Reigan.
Quel est le plus grand défi que vous rencontrez lorsqu'il s'agit de la gestion des ressources et de votre solution?
Un grand défi que je suis confronté en matière de gestion des ressources implique d'obtenir une vue de haut niveau de la charge de travail de ma équipe. J'ai besoin d'un regard précis à chaque projet descendant le pipeline.
Je m'attaquis à cela en examinant d'abord la feuille de route des lancements et des campagnes de produits à venir, puis de déterminer les besoins en personnel au niveau du projet par rapport aux produits livrables individuels. Je gère tout dans un
Outil de gestion de travail
où j'ai un
Portefeuille
Parmi tous les projets, mon équipe travaille sur chaque trimestre. Pour des projets de copie plus petits ou des travaux ad hoc, j'ai mis en place un processus dans le même outil de gestion de travail pour que les personnes puissent demander une prise en charge de la copie. Maintenant, je peux facilement gérer de nouvelles demandes qui entrent et identifient les besoins, les délais et les priorités.
En ce qui concerne les projets de dotation ou l'attribution de ressources, il y a à la fois un art et une science. J'essaie de veiller à ce que la bande passante disponible de quelqu'un correspond à la portée des travaux assignés et je pense également à l'attribution de projets qui s'alignent sur des compétences individuelles et des objectifs de carrière.
Quels sont vos trois meilleurs conseils pour la construction et la gestion d'un plan de gestion des ressources?
Soyez proactif sur la découverte des projets dans le pipeline. La plupart des projets de ma équipe sont lancés par d'autres équipes, il est donc important de contacter des partenaires intersecteurs et d'obtenir une vision holistique de ce qui se passe.
Assurez-vous que chaque membre de l'équipe dispose d'au moins un grand projet (par exemple, une campagne de marketing) dans leur assiette et complète leur charge de travail avec des tâches de semaine et de jour. Cela minimise la commutation de contexte tout en donnant une certaine variété.
Vérifiez fréquemment avec votre équipe afin que vous connaissiez la bande passante de chaque personne et effectuez des ajustements à votre guise. Si quelque chose d'inattendu vient,
garder les lignes de communication ouverte
Pour vous assurer que vos plans de ressources restent sur la bonne voie.
Quel est le plus grand défi que vous rencontrez lorsqu'il s'agit de la gestion des ressources et de votre solution?
Le plus grand défi que je suis confronté en matière de gestion des ressources a une vision précise de ce que mon équipe travaille sur ce que notre bande passante est et quel est le statut de projets. Il y a beaucoup de nuance qui vient avec cela, car chaque contributeur a son propre rythme et ses forces. J'ai besoin d'identifier qui est la meilleure personne à attribuer à chaque projet.
Il est essentiel d'améliorer constamment la communication avec les membres de l'équipe. Je m'assure que tout le monde est sur la même page en ayant des contrôles réguliers, des réunions de stand-up et des discussions en face à face. J'essaie également d'obtenir un aperçu de haut niveau des tâches de chacun afin que je puisse mieux approcher des conversations. En construisant
Timelines de projet
Pour le processus de production de l'équipe, je reçois une vision claire de l'OMS responsable et de leurs prochaines étapes.
Quels sont vos trois meilleurs conseils pour la construction et la gestion d'un plan de gestion des ressources?
Obtenez une entrée des parties prenantes croisées sur votre calendrier de travail. Ce faisant, vous pouvez vous assurer que votre équipe est alignée sur votre équipe et définir des attentes réalistes et une timing à l'avance.
Suivez les progrès de votre outil de gestion de travail (en particulier votre
Chronologie
). Voyez dans quel travail est délégué aux membres de votre équipe et utilisez votre chronologie pour déterminer si vous pouvez vous aider avec des barrages routiers.
Comprendre comment votre équipe utilise votre
Outil de gestion de travail
. Certains membres de l'équipe pourraient examiner la plus grande image, tandis que d'autres se concentreront sur la visualisation d'une tâche. Adaptez votre style de travail pour accueillir comment votre équipe fonctionne.
Quel est le plus grand défi que vous rencontrez lorsqu'il s'agit de la gestion des ressources et de votre solution?
Un défi est que mon équipe fonctionne en parallèle. J'ai besoin de me demander: "Comment puis-je
Maximiser la valeur avec mon équipe d'ingénierie
? " Je dois me concentrer sur la réalisation d'un équilibre basé sur nos objectifs et le risque de travail.
J'ai des réunions d'équipe et j'utilise le temps nécessaire pour établir collectivement le travail de chacun dans une liste. La liste nous aide à voir ce que nous faisons dans les prochaines semaines et comprenons comment les membres de l'équipe ressentent du travail. Ensuite, nous prenons ce que nous avons appris et nous l'appliquons dans notre outil de gestion de travail. Nous en avons une priorité de tout documenter clairement dans un endroit.
Tout est suivi dans notre outil de gestion de travail, y compris des notifications hors bureau. Nous pouvons toujours voir quelles ressources seront disponibles. Cela me donne la possibilité d'être stratégique sur le timing. Nous éviterons de commencer un grand projet avant le week-end ou lorsque plusieurs personnes sont hors du bureau.
Quels sont vos trois meilleurs conseils pour la construction et la gestion d'un plan de gestion des ressources?
Si vous avez un projet ou une tâche risquée, écrivez-le immédiatement. En gardant ce type de notes, vous vous protégeez et évitez tout pire des scénarios ou des risques.
Être flexible. Ne pensez pas à votre plan comme une tâche unique que vous pouvez simplement vérifier votre liste. Toujours apprendre, replanning et recalibrer; Optimisez votre plan de gestion des ressources au fur et à mesure.
Rendre l'équipe à penser à une activité collaborative. Chaque personne de votre équipe devrait être encouragée à partager leurs opinions, à faire des recommandations et à informer les autres quand ils sont la bande passante. La gestion des ressources n'est pas une personne d'une personne; C'est un effort de groupe.
Quel est le plus grand défi que vous rencontrez lorsqu'il s'agit de la gestion des ressources et de votre solution?
Un grand défi que je suis confronté en ce qui concerne la gestion des ressources suscite une compréhension claire d'une demande et de savoir qui sur mon équipe est la plus adaptée à l'œuvre, compte tenu de leur bande passante actuelle. Je me demande souvent: "Qui est le plus équipé et bien informé de prendre cette demande spécifique?"
J'ai mon équipe cartographier ses cinq premières priorités chaque mois afin que je puisse évaluer leur bande passante. Il s'agit de l'identification desquels les projets ont le plus de sens pour chaque personne. Par exemple, un projet impliquant une initiative existante pourrait être mieux adapté à une nouvelle location. ATTENDU QUE, un projet plus complexe pourrait avoir plus de sens pour un employé occupé plus long.
Récemment, j'ai créé un projet dans mon outil de gestion de travail qui me donne un
calendrier éditorial
voir. Je peux voir toutes les campagnes de messagerie que mon équipe travaille et obtient un coup d'œil rapide de quand on sort et qui en est responsable.
Quels sont vos trois meilleurs conseils pour la construction et / ou la gestion d'un plan de gestion des ressources?
Rationaliser votre processus de travail. Il peut être accablant lorsque plusieurs demandes sont lancées dans votre assiette. Essayez de simplifier votre processus en utilisant numérique
Formes
, surtout s'ils s'intégrent à votre système de gestion de travail.
Avoir une réunion avec votre équipe sur une base hebdomadaire. Comprenez comment vos membres de votre équipe ressentent de leur bande passante actuelle et comprennent clairement la charge de travail avec laquelle ils se sentent à l'aise.
Gérer les priorités. Regardez les cinq premières priorités mensuelles de votre équipe pour voir quel type de travail axé sur chaque personne. Surveillez les priorités de votre équipe sur une base hebdomadaire pour voir si quelque chose a changé et reportez-vous si nécessaire.
Prêt à construire un plan de gestion des ressources?
La gestion des ressources doit toujours faire partie de votre global
Plan de travail de projet
. Bien que cela puisse sembler écrasant au début, l'attribution des bonnes ressources au bon moment facilitera beaucoup le travail lorsque vous avancez. Prenez étape par étape et engagez-vous à utiliser un outil de gestion de travail. Votre équipe vous remerciera!
Une fois que votre plan de gestion de ressources est en place et que vous avez attribué des ressources, rappelez-vous toujours d'identifier et de mettre en évidence les victoires des employés. Célébrer le succès de votre équipe aide à garder vos employés engagés et productifs. Pour utiliser le même outil Jenny, Ariel, Eric et Reigan utilisent, jetez un coup d'œil à
Gestionnaire de tâches UDN
et faire travailler plus vite.
[dix]
Gestionnaire de tâches UDN
Transforme votre travail avec des fonctionnalités de pointe
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
[dix]
