Váš průvodce začít s řízením zdrojů

Ujistěte se, že váš tým se necítí přepracovaní nebo undercedized je výzvou většiny zkušeností vůdců. Ve světě, kde se organizace pohybují rychle - a jsou často virtuální - někdy pracovní zátěž zaměstnanců se stává dohledem. Rozvoj plánu řízení zdrojů vám poskytne průběžné viditelnosti do pracovní zátěže vašich individuálních přispěvatelů i vašeho týmu. To vám umožní efektivně vyvážit všechny své zdroje a zobrazit úplný obrázek o tom, jak váš tým dosáhne svých cílů.

Co je správa zdrojů?

Řízení zdrojů je proces plánování a plánování zdrojů a aktivit vašeho týmu. A Může zahrnovat vše od vybavení a finančních prostředků na technické nástroje a zaměstnance šířku pásma - v podstatě něco, co vám pomůže dokončit projekt.

Když se snažíte rozhodnout, jak spravovat nebo přiřadit zdroje svého týmu, zvažte několik otázek:

Jaká je dostupnost každého zdroje?

Jaké jsou časové lhůty pro každou činnost?

Kolik zdrojů bude vyžadováno k dosažení každé činnosti?

Kdo je nejlepší osoba, která by účinně dosáhla činnosti?

OK, tak co je plán pro správu zdrojů?

Správa zdrojů Používá se ke správě a přiřazení každého typu prostředků, který potřebujete pro váš projekt. Účinný plán nastiňuje specifické zdroje (včetně lidských zdrojů, finančních zdrojů, technických zdrojů a fyzických zdrojů) a činností nezbytných v průběhu projektu nebo iniciativy. Váš plán vás provede, De-Facto Project Manager neboAdministrátor projektu, tím, že poskytuje holistický pohled na všechny pohyblivé kousky projektu: rozpočtové, personální a pracovní zátěžové požadavky, omezení tech zásobníků - pojmenujete ji. Můžete snadno spravovat, plánovat a přiřadit každý zdroj při maximalizaci dostupnosti zdrojů. Naučit se správu zdrojů bude posílit (a váš tým) efektivně provozovat projekty.

Proč může váš tým těžit z plánu řízení zdrojů

Časně si neuvědomujeme, že se naši členové týmu utopí v projektech, dokud nebude příliš pozdě. Ale nemusí to být tímto způsobem. Řízení zdrojů umožňuje, správce nebo vedení týmu, aby se ujistil, že vaši členové týmu jsou jisti, že jsou jisti množství práce na jejich talíři, stejně jako nástroje, které potřebují k dosažení každého úkolu.

Účinný plán řízení zdrojů nejenže vám pomůže správně přiřadit zdroje, aby vaše projekty probíhaly hladce, ale také zabraňuje vyhoření zaměstnanců. Když se správa zdrojů provádí správně, posílíte svůj tým, abyste vyrobili práci při udržitelném sazbě s vyšší kvalitou. Ještě lepší tím, že vědí, že mají schopnost dělat svou nejlepší práci, váš tým se bude cítit spokojen na konci dne.

FAQ: Měl bych vytvořit plán pro správu zdrojů pro můj projekt?

Krátká odpověď: Ano. Správa zdrojů IN.projektový managementnení jen pěkné. Je to nutné podporovat váš tým a zabránit vyhoření. Výhody plánování zdrojů budou daleko převažovat čas, který trvá. Ve skutečnosti, počet projektů, které váš tým zvládne, spolu s kvalitou každého, závisí na tom. Jako vedoucí projekt, správa zdrojů je vaše příležitostoptimalizovat účinnost , zabránit přepracování, aefektivně spravovat pracovní zátěž vašeho týmu .

5 Výhody správy zdrojů

Pokud ještě nejste přesvědčeni, že správa zdrojů je důležité pro úspěch vašeho týmu, vykopejme trochu hlouběji. Podívejte se na tyto výhody, které nechcete nechat ujít:

1. Podívejte se na celý obrázek

Když máte puls na tom, na čem funguje váš tým, můžete nejlépe přiřadit zdroje pro nové projekty, které se vyskočí. Udržování plánu řízení zdrojů z centrálního zdroje pravdy vám dává podhled zasvědu. Můžete provádět změny v plánu správy zdrojůzabránit přepracovánía maximalizovat účinnost svého týmu. Tento přehled na vysoké úrovni vám pomůže připojit tečky z prostředku k individuálnímu úkolu Časová osa projektua rozhodnout, zda je něčí pracovní zátěž příliš těžké nebo lehké. To je vaše příležitost spalovat potenciální problémy dopředu.

2. Distribuujte práci vhodně

Pravděpodobně znáte silné a slabé stránky každého z vašich členů týmu. Jak přidělujete prostředky, je důležité mít na paměti, kdo bude nejúspěšnější s každým úkolem nebo činností. Pravidelně se přihlásíte se svým týmem a nechte je být součástí rozhodovacího procesu. Z začátku se budou cítit zmocnit. Ujistěte se, že používáte svůj čas efektivně sledováním, který je přetížený na jiných projektech a kdo má mimořádnou šířku pásma.

3. Udržujte svůj tým na stejné stránce

Být transparentní s vaším týmem zajišťuje, že nikdo není ve tmě. To je důležité, protože když každý ví, kdo dělá to, co tím, kdy, zmatek klesá a členové týmu mají jasnost kolem svých povinností. Vidí, jak jejich součást projektu zapadá do celkové vize týmu nebo společnosti. A když se tým spolupracuje spolu, projekty automaticky běží lépe - plus jsou více zábavy pracovat!

4. Nastavte realistické cíle

Neexistuje žádný bod v nastavení cílů, které víte, nelze dosáhnout. Místo toho, správa projektových zdrojů vám dává možnost mapovat to, co můžete realisticky udělat, a kdy. Mít vše, co je napsáno, včetně všech potřebných zdrojů, vám pomůže určit jakékoli závislosti a provádět úpravy, pokud je to nutné. Někdy to znamenáVyrovnávání zdrojůVáš tým: Upravte splatné termíny a priority na rozumnější datum splatnosti. Ačkoli nikdo nemá rád chybějící datum splatnosti, proaktivně vyrovnání zdrojů může zabránit tomu, aby váš tým chybělo v termínu dohromady.

5. Zlepšete budoucí plánování

Pokud zachováte puls na to, co každá z vašich přímých zpráv pracuje a přiřazuje dostupné zdroje na základě těchto znalostí, budete se na něm v průběhu času lépe. Jak jste se seznámeni s procesem řízení zdrojů, budete lépe schopni odhadnout a předpovídat nadcházející šířku pásma. To vám může také pomoci udělat případ pro více rozpočtu nebo lidí, když podobný projekt zasáhne váš stůl při vytváření informací při plánování počtu zaměstnanců.

5 kroků k vytvoření plánu správy zdrojů

Plán správy zdrojů můžete vytvořit v libovolném nástroji-ve skutečnosti, můžete teoreticky dokonce použít tabulku pro udržení pohledu na využití zdrojů a dostupnosti. Ale nejlepší nástroj pro správu zdrojů je ten, který působí jako centrální zdroj vašeho týmu pravdy.

Správce úloh UDN Je nástroj pro správu práce, který pomáhá týmům zůstat v synchronizaci, zasáhni termíny a dosáhnout svých cílů. SSprávce úloh UDNPro správu zdrojů máte snadný pohled na to, na čem pracuje všichni ve vašem týmu, na které jsou k dispozici zdroje a jak zabránit vypání týmu. SPortfolia a Pracovní zátěž, Můžete získat jasnost do šířky pásma vašeho týmu a přidělit zdroje odtud. Poté, jakmile nový projekt překročí váš stůl, je to, jak můžete použít své již existující porozumění prostředkům vašeho týmu na nejlepší pracovníky, který projekt:

1. Definujte cíle projektu

Aby bylo možné nejlépe přiřadit zdroje svého týmu, musíte znátCíle a cíle projektu. Například je to jednoduchý blog nebo článek nebo více zapojenými kampaně? Jaké metriky budou použity k měření úspěchu vašeho projektu?

2. Zarovnat rozsah projektu

Co je toRozsah projektu? Pokud je to možné, setkejte se sZúčastněné strany projektuPro vyrovnání o tom, kolik času a zdrojů byste měli věnovat této iniciativě. To vám dá nejlepší smysl pro plán projektua pomůže vám rozhodnout, jaké zdroje jsou pro tuto práci nejvhodnější. V této fázi v tomto procesu může být užitečné praktikovat vyhlazování zdrojů - což znamená, že během rozsahu projektu a časové osy nebudete mít žádné nedostatky zdrojů.

3. Identifikujte typy zdrojů, které budete potřebovat

Jak jsme zmínili dříve, azdrojVe vašem plánu správy zdrojů může zahrnovat týmové vybavení, software, rozpočet nebo šířku pásma zaměstnanců. Část vytvoření plánu správy zdrojů identifikuje, jaké typy zdrojů budete potřebovat, takže pak můžete identifikovat, jaké zdroje máte k dispozici.

4. Identifikujte dostupné zdroje

Toto je masové a brambory správy zdrojů. V ideálním případě, pokud váš tým spravuje projekty vnástroj pro správu prácejakoSprávce úloh UDN, Máte jasný smysl pro to, co je na talíři každého, a můžete snadno identifikovat, kdo by měl být obsazen na tomto projektu. V závislosti na rozsahu projektu byste mohli mít úroveň zdrojů a zneškodnit jinou práci, aby se zabránilo příliš mnoho na teslate talíř.

5. Přihlaste se na projektu projektu

Být velkým zdrojem zdrojů, v průběhu životního cyklu projektu naleznete v týmu. Jak to dělají? Cítí se přepracovaní, nebo naopak, je projekt ererstaffed? Vyjasnění, že je podporujete a nejdůležitější pochopit, co je na jejich talíři je skvělý způsob, jak neustále podporovat váš tým.

Osvědčené postupy správy zdrojů

Jste na cestě k vytvoření plánu správy zdrojů. Ale chcete se stát mistrem pro správu zdrojů? Ať už jste A.Správce programů nebo projektový manažer, zkuste tyto 11 tipů, abyste mohli začít.

Změřte realistické časové rámce.Vědět, kolik času to vyžaduje, aby každý zaměstnanec dostal věci. Plánování silnice bude snazší.

Nastavte data start a konce.S nastavením trvání pro každý úkol nabízí realistický časový rámec, jak dlouho to vyžaduje každý člen týmu k dokončení úkolu. Ujistěte se, že nastavíte správné datum start a koncových dat, budete moci poskytnout přesnou časovou osu pro celý projekt.

Znát dovednost svých zaměstnanců.Porozumění, kdo je skvělý v tom, co pomáhá určit nejlepší zdroj pro každý úkol.

Prioritujte práci.Rozhodněte se předem, co má prioritu, pokud jde o pracovní zátěž vašeho týmu. Sestavte si časovou osu kolem svéhoTop Priority Tasks.a určit, které zdroje vás tam dostanou.

Pomozte vašemu týmu zvýšit jejich míru využití. Míra využití Je množství času, kdy váš projektový tým tráví na akcijící, strategické nebo "fakturulé" práce. V průměru tráví zaměstnanci60% svého časuv práci o práci, jako je honit schvalování nebo vyhledávání dokumentů.Snížení práce o prácije nejlepší způsob, jak posílit váš tým, aby získal svou nejlepší práci, a zvýšit jejich využití.

Upravit efektivitu, jak jdete.Projektový management, obecně, je pokračující úsilí. Úkoly a časové lhůty se mohou změnit jako výzvy. Nebojte se přestěhovat zdroje podle potřebybýt co nejúčinnější .

Udržujte několik časových slotů.Zatímco plánování správy zdrojů je rozhodující od začátku, nemůžete naplánovat všechno. Udržujte časové sloty pro novou práci, která by mohla přijít a být flexibilní.

Vyberte styl řízení zdrojů, který vyhovuje vašemu týmu.Znáte svůj tým lepší než kdokoliv jiný. Použijte své znalosti, abyste určili metodiku pro správu zdrojů, například pracovní zátěž podle hodin, bodů nebo počtu úkolů.

Přihlaste se do svého týmu.Ujistěte se, že máte v reálném čase pulsu pracovní zátěže vašeho týmu a že každý člen týmu cítí jejich objem práce je spravedlivý a dosažitelný. To vám může pomoci s budoucím plánováním a zlepšit způsob přiřazení zdrojů.

Připojte plán správy zdrojů do provozního plánu. Provozní plánováníJe proces vytváření podrobné mapy přesně jaké akce váš tým bude trvat týdně nebo někdy i denně, bázi. Sestavte plán Yoru Resource Managemetn do provozního plánu, abyste mohli efektivně spravovat čas vašeho týmu.

Získejte správný nástroj pro správu práce.Použití tabulky je způsob, jak rychle způsobit matoucí správu zdrojů. Místo toho zkuste použít nástroj pro správu práce, který obsahujeSpráva portfolia projektuFunkce, jako je snadno měřicí týmová pracovní zátěž. Získáte vysoký pohled na projekt vašeho týmu a být schopen vrtat dolů, abyste viděli více granulovaných úkolů - vše na jednom místě. v Správce úloh UDN , Můžete dokonce vidět jednotlivé úkoly a přetáhnout je podle potřeby.

Poradenství pro správu zdrojů ze čtyř týmových vede

Co je lepší než čtení průvodce, jak přiřadit prostředky v oblasti řízení projektů? Co takhle slyšení ze čtyř týmových vede-s různými pozadím a výzvami - kdo je v praxi ponořen každý den? Přečtěte si, jak váží, jak řešit plán řízení zdrojů a dát skutečné příklady. Seznamte se s Jenny, Arielem, Ericem a Reaganem.

Jaká je největší výzva, kterou čelíte, pokud jde o správu zdrojů a jaké je vaše řešení?

Velká výzva, kterým čelím, pokud jde o správu zdrojů, zahrnuje získání vysoké úrovni pohledu na pracovní zátěž mého týmu. Musím mít přesný pohled na každý projekt, který má potrubí.

Řeším to nejprve při pohledu na plán nadcházejícího výrobku a kampaně a pak zjistit personální potřeby na úrovni projektu versus individuální výstupy. Spravuji všechno vnástroj pro správu prácekde mámPortfolioZe všech projektů můj tým pracuje na každém čtvrtletí. Pro menší kopírování projektů nebo ad hoc práci jsem nastavil proces ve stejném nástroji pro správu práce pro lidi, kteří požádají podporu kopírování. Teď můžu snadno spravovat nové požadavky, které přicházejí a identifikovat, jaké potřeby, termíny a priority jsou.

Pokud jde o personální projekty nebo přidělující zdroje, je to umění, tak věda. Snažím se ujistit, že něčí dostupná šířka pásma odpovídá rozsahu práce a také přemýšlím o přidělování projektů, které se srovnávají s individuálními dovednostmi a kariérovými cíli.

Jaké jsou vaše tři tipy pro budování a správu plánu řízení zdrojů?

Buďte aktivní o zjištění, jaké projekty jsou v potrubí. Většina projektů mého týmu je vyhozena jinými týmy, takže je důležité oslovit cross-funkční partnery a získat holistický pohled na to, co přichází.

Ujistěte se, že každý člen týmu má alespoň jeden velký projekt (např. Marketingová kampaň) na talíři a zaokrouhlete svou pracovní zátěž týdně a každodenní úkoly. To minimalizuje kontextové přepínání při dávání určité odrůdy.

Zkontrolujte často se svým týmem, abyste znáte šířku pásma každého člověka a provádět úpravy, jak jdete. Pokud něco neočekávaného přijde,Otevřete komunikaci komunikaceZajistit, aby vaše zdroje plány zůstaly na trati.

Jaká je největší výzva, kterou čelíte, pokud jde o správu zdrojů a jaké je vaše řešení?

Největší výzvou, kterým čelím, když jde o správu zdrojů, má přesný pohled na to, co můj tým pracuje, jaká je naše šířka pásma, a jaký je stav projektů. Je tu spousta nuance, která přichází, protože každý individuální přispěvatel má své vlastní tempo a silné stránky. Musím identifikovat, kdo je nejlepší člověk přiřadit každému projektu.

Klíčem je neustále zlepšovat komunikaci s členy týmu. Ujistěte se, že každý je na stejné stránce, že mají pravidelné kontrolní ins, stand-up setkání a tváří v tvář diskuse. Také se snažím získat přehled o vysoké úrovni úkolů každého, abych mohl lépe přimět rozhovory. BudovánímČasové lhůty projektuPro výrobní proces týmu dostanu jasný výhled na to, kdo je na starosti a co jejich další kroky jsou.

Jaké jsou vaše tři tipy pro budování a správu plánu řízení zdrojů?

Získejte cross-funkční vstup zúčastněných stran na vašem pracovním plánu. Tímto způsobem můžete zajistit, aby váš tým byl zarovnán a nastavit realistické očekávání a načasování předem.

Sledujte pokrok ve vašem nástroji pro správu práce (zejména vašeČasová osa). Podívejte se, jaká práce je delegována do členů týmu a použijte časovou osu, abyste zjistili, zda můžete pomoci s jakýmkoliv překážkami.

Pochopit, jak váš tým používá vaše nástroj pro správu práce. Někteří členové týmu by se mohli podívat na větší obrázek, zatímco jiní se zaměří na zobrazení jednoho úkolu. Přizpůsobte svůj pracovní styl tak, aby vyhověl tomu, jak váš tým pracuje.

Jaká je největší výzva, kterou čelíte, pokud jde o správu zdrojů a jaké je vaše řešení?

Jednou z výzev je, že můj tým pracuje paralelně. Musím se zeptat sám sebe, "jak mohuMaximalizovat hodnotu s mým inženýrským týmem? " Musím se zaměřit na dosažení rovnováhy na základě našich cílů a riziku práce.

Mám setkání týmu a používám čas na kolektivně vyložit každého díla v seznamu. Seznam nám pomáhá vidět, co děláme v příštích několika týdnech a chápeme, jak se členové týmu cítí o práci. Pak bereme to, co jsme se naučili a aplikujeme v našem nástroji pro řízení práce. Děláme to prioritou jasně dokumentovat všechno na jednom místě.

Vše je sledováno v našem nástroji pro správu práce, včetně oznámení o úřadu. Můžeme vždy vidět, jaké zdroje budou k dispozici. To mi dává možnost být strategický o načasování. Budeme se vyhnout zahájení velkého projektu přímo před víkendem nebo když je více lidí mimo kancelář.

Jaké jsou vaše tři tipy pro budování a správu plánu řízení zdrojů?

Pokud máte projekt nebo úkol, který je riskantní, okamžitě jej zapište. Udržováním těchto typů poznámek se chráníte a vyhnout se nejhorším scénářům nebo rizikům.

Být flexibilní. Nemysli na váš plán jako jednorázový úkol, který můžete jednoduše zkontrolovat seznam. Vždy se učí, replanning a rekalibrovat; Optimalizujte plán řízení zdrojů, jak jdete.

Make tým přemýšlet o spolupráci. Každý člověk ve vašem týmu by měl být povzbuzován k sdílení svých názorů, učinit doporučení a umožnit ostatním vědět, kdy jsou šířka pásma těsná. Řízení zdrojů není zaměstnáním jedné osoby; Je to úsilí skupiny.

Jaká je největší výzva, kterou čelíte, pokud jde o správu zdrojů a jaké je vaše řešení?

Velkou výzvou, kterým čelím, pokud jde o řízení zdrojů, je dostat jasné pochopení žádosti a vědět, kdo je v mém týmu nejvhodnější, aby se práce, vzhledem k jejich současné šířce pásma. Často se ptám sám sebe, "kdo je nejvíce vybavený a znalý, aby tento specifický požadavek přijal?"

Mám můj tým mapovat své pětičlenné priority každý měsíc, takže mohu vyhodnotit jejich šířku pásma. Je to vše o identifikaci, které projekty mají největší smysl pro každou osobu. Například projekt zahrnující stávající iniciativu může být lepší pro nový pronájem. Vzhledem k tomu, že složitější projekt může mít větší smysl pro delší pracovní zaměstnance.

V poslední době jsem vytvořil projekt v mém nástroji pro správu práce, který mi dáváEditorial KalendářPohled. Vidím všechny e-mailové kampaně, na kterém můj tým pracuje a dostane rychlý pohled, když jde ven a kdo je za to zodpovědný.

Jaké jsou vaše tři nejlepší tipy pro budování a / nebo správu plánu správy zdrojů?

Zefektivnit svůj pracovní proces. Může být ohromující, když je na talíř hozen více požadavků. Zkuste zjednodušit váš proces pomocí digitálníhoformuláře, zvláště pokud integrují se systémem řízení práce.

Mít schůzku se svým týmem týdně. Pochopte, jak se členové vašeho týmu cítí o své současné šířce pásma a získat jasné pochopení toho, kolik pracovních zátěže se cítí pohodlně.

Spravovat priority. Podívejte se na pět měsíčních priorit svého týmu, abyste zjistili, jaký typ práce je každá osoba zaměřena. Monitorujte priority vašeho týmu na týdenní bázi, abyste zjistili, zda se v případě potřeby něco změnilo a reprorituje.

Připraven k vytvoření plánu správy zdrojů?

Řízení zdrojů by mělo být vždy součástí vašeho celkovéhoProjektový pracovní plán. Zatímco se může zdát ohromující zpočátku, přiřazení správných zdrojů ve správný čas učiní práci mnohem jednodušší, jak se pohybujete vpřed. Vezměte to krok za krokem a zavázat se k používání nástroje pro správu práce. Váš tým vám děkuje!

Jakmile je plán správy zdrojů zaveden a přidělili jste zdroje, vždy nezapomeňte identifikovat a zvýraznit zaměstnanec WINS. Slaví úspěch vašeho týmu pomáhá udržet své zaměstnance zapojeni a produktivní. Používat stejný nástroj Jenny, Ariel, Eric a Reagan, podívejte se na Správce úloh UDN a dostat práci rychleji.

projekt