Din guide til at komme i gang med Resource Management

Sørg for, at dit hold ikke føler sig overarbejde eller underudnyttet, er en udfordring, de fleste ledere oplever. I en verden, hvor organisationer flytter hurtigt - og ofte er virtuelle - undertiden medarbejder arbejdsbyrde bliver et tilsyn. Udvikling af en ressourceforvaltningsplan giver dig en løbende synlighed i arbejdsbyrdene hos dine individuelle bidragsydere såvel som dit team. Det giver dig mulighed for at afbalancere alle dine ressourcer effektivt og for at se det fulde billede på, hvordan dit hold vil nå sine mål.

Hvad er ressourceforvaltning?

Resource Management er processen med at planlægge og planlægge dit holds ressourcer og aktiviteter. EN Kan omfatte alt fra udstyr og finansielle midler til tech værktøjer og medarbejderbåndbredde - i grunden, alt hvad der hjælper dig med at fuldføre et projekt.

Når du forsøger at beslutte, hvordan du styrer eller tildeler dit holds ressourcer, skal du overveje et par spørgsmål:

Hvad er tilgængeligheden af ​​hver ressource?

Hvad er tidslinjerne for hver aktivitet?

Hvor mange ressourcer vil der kræves for at opnå hver aktivitet?

Hvem er den bedste person til at udføre aktiviteten effektivt?

OK, så hvad er en ressourceforvaltningsplan?

En ressourceforvaltning bruges til at styre og tildele alle typer ressourcer, du har brug for til dit projekt. En effektiv plan beskriver de specifikke ressourcer (herunder menneskelige ressourcer, finansielle ressourcer, tekniske ressourcer og fysiske ressourcer) og aktiviteter, der er nødvendige i løbet af et projekt eller initiativ. Din plan vil guide dig, de-facto projektlederen ellerProjektadministrator, ved at give et holistisk syn på alle et projekts bevægelige stykker: Budget-, personale- og arbejdsbyrde krav, Tech Stack Begrænsninger - du hedder det. Du kan nemt administrere, planlægge og tildele hver ressource, samtidig med at man maksimerer ressourcetilgængeligheden. At lære at administrere ressourcer vil styrke dig (og dit hold) til at køre projekter effektivt.

Hvorfor dit hold kan drage fordel af en ressourceforvaltningsplan

Ofte er vi ikke klar over, at vores holdmedlemmer drukner i projekter, indtil det er for sent. Men det behøver ikke at være sådan. Resource Management tillader dig, lederen eller holdet fører, for at sikre, at dine holdmedlemmer er sikre på mængden af ​​arbejde på deres tallerken, samt de værktøjer, de har brug for til at udføre hver opgave.

En effektiv ressourceforvaltningsplan hjælper ikke kun dig med at tildele ressourcer til at holde dine projekter kørende glat, men det forhindrer også medarbejderbrænde. Når ressourceforvaltningen er gjort rigtigt, har du bemyndigelse til dit team til at producere arbejde med en bæredygtig sats, med højere kvalitet. Endnu bedre, ved at vide, at de har evnen til at gøre deres bedste arbejde, vil dit hold føle sig tilfreds i slutningen af ​​dagen.

FAQ: Skal jeg oprette en ressourceforvaltningsplan for mit projekt?

Det korte svar: Ja. Resource Management In.projektledelseer ikke bare et godt at have. Det er et must-nødt til at støtte dit hold og forhindre udbrændthed. Fordelene ved ressourceplanlægning vil langt opveje den tid det tager. Faktisk kan antallet af projekter dit hold håndtere sammen med kvaliteten af ​​hver afhængig af det. Som projektleder er ressourceforvaltning din mulighed for atOptimer effektiviteten Vi forhindre overarbejde, og.effektivt styre dit holds arbejdsbyrde .

5 fordele ved ressourceforvaltning

Hvis du ikke allerede er overbevist om, at ressourceforvaltning er afgørende for dit holds succes, lad os grave lidt dybere. Tjek disse fordele, du ikke vil gå glip af:

1. Se hele billedet

Når du har en puls på, hvad dit hold arbejder på, kan du bedst tildele ressourcer til nye projekter, der dukker op. Vedligeholdelse af en ressourceforvaltningsplan fra en central kilde til sandhed giver dig en insider udseende. Du kan foretage ændringer i din ressourceforvaltningsplan tilforhindre overarbejdeog maksimere dit holds effektivitet. Dette oversigt over højt niveau hjælper dig med at forbinde prikkerne fra ressource til individuel opgave til Projekt Tidslinje.og afgøre, om en persons arbejdsbyrde er for tung eller lys. Dette er din mulighed for at få øje på potentielle problemer foran.

2. Distribuere arbejde hensigtsmæssigt

Du kender sandsynligvis styrker og svagheder i hvert af dine holdmedlemmer. Når du tildeler ressourcer, er det vigtigt at huske på, hvem der vil være den mest succesfulde med hver opgave eller aktivitet. Indtjek regelmæssigt med dit hold og lad dem være en del af beslutningsprocessen. De vil føle sig bemyndiget fra starten. Sørg for at du bruger deres tid effektivt ved at overvåge, hvem der er overbelastet på andre projekter, og som har ekstra båndbredde.

3. Hold dit hold på samme side

At være gennemsigtig med dit hold sikrer, at ingen er i mørket. Dette er vigtigt, fordi når alle ved, hvem der gør hvad der ved, hvornår forvirring falder og holdmedlemmer har klarhed omkring deres ansvar. De kan se, hvordan deres del af projektet passer ind i den overordnede vision for holdet eller virksomheden. Og når et hold fungerer godt sammen, kører projekter automatisk bedre - plus de er mere sjove at arbejde på!

4. Indstil realistiske mål

Der er ingen mening i at fastsætte mål, som du ved, kan ikke nås. I stedet giver Project Resource Management dig mulighed for at kortlægge, hvad du realistisk kan få gjort, og hvornår. At have alt stavet ud, herunder alle nødvendige ressourcer, hjælper dig med at identificere eventuelle afhængigheder og foretage justeringer, hvis det er nødvendigt. Nogle gange betyder detressource udjævningDit hold: Justering af forfaldne datoer og prioriteter til en mere rimelig forfaldsdato. Selvom ingen kan lide manglende forfaldne datoer, kan proaktivt ressourcenivering forhindre, at dit hold mangler en deadline, alle sammen.

5. Forbedre den fremtidige planlægning

Hvis du opretholder en puls på, hvad hver af dine direkte rapporter arbejder på og tildele tilgængelige ressourcer baseret på den viden, bliver du bedre til det over tid. Når du bliver mere bekendt med ressourcehåndteringsprocessen, vil du bedre kunne estimere og prognose kommende båndbredde. Dette kan også hjælpe dig med at gøre en sag for mere budget eller personer, når et lignende projekt rammer dit skrivebord, mens du træffer informerede beslutninger, når du planlægger anledning.

5 trin til at oprette en ressourcehåndteringsplan

Du kan oprette en ressourcehåndteringsplan i ethvert værktøj - faktisk kan du teoretisk endda bruge et regneark til at opretholde indsigt i ressourceudnyttelse og tilgængelighed. Men det bedste ressourcehåndteringsværktøj er en, der fungerer som dit holds centrale kilde til sandhed.

UDN Task Manager Er et arbejdshåndteringsværktøj designet til at hjælpe hold med at blive synkroniseret, slå deadlines og nå deres mål. MedUDN Task ManagerFor ressourceforvaltning har du let indsigt i, hvad alle på dit hold arbejder på, hvilke ressourcer der er tilgængelige, og hvordan man forhindrer Team Burnout. MedPorteføljer og Arbejdsbyrde, Du kan få klarhed i dit holds båndbredde og tildele ressourcer derfra. Så, når et nyt projekt krydser dit skrivebord, er det sådan, hvordan du kan bruge din eksisterende forståelse af dit holds ressourcer til bedste medarbejdere, der projekterer:

1. Definer projektmålene

For bedst at tildele dit holds ressourcer, skal du kendeProjektets mål og mål. For eksempel er dette en simpel blog eller en artikel eller en mere involveret kampagne? Hvilke metrics vil blive brugt til at måle succesen med dit projekt?

2. Juster på projektets omfang

Hvad erprojektets omfang? Hvis det er muligt, mødes medProjektinteressenterFor at justere om, hvor meget tid og ressourcer, du skal dedikeres til dette initiativ. Det vil give dig den bedste følelse af Projektplan, og hjælpe dig med at bestemme, hvilke ressourcer der passer bedst til jobbet. På dette stadium i processen kan det være nyttigt at udøve ressourceudjævning - hvilket betyder at sørge for, at du ikke har nogen ressourcemangel under projektets omfang og tidslinje.

3. Identificer de typer af ressourcer, du har brug for

Som vi nævnte tidligere, enressource.I din ressourceforvaltningsplan kan inklusive holdudstyr, software, budget eller medarbejderbåndbredde. En del af oprettelsen af ​​en ressourcehåndteringsplan er at identificere, hvilke typer ressourcer du har brug for, så du kan derefter identificere, hvilke ressourcer du har til rådighed.

4. Identificer tilgængelige ressourcer

Dette er kød- og kartofler af ressourceforvaltning. Ideelt set, hvis dit hold forvalter projekter i enArbejdsstyringsværktøjsynes godt omUDN Task Manager, har du en klar følelse af, hvad der er på alles tallerken, og du kan nemt identificere, hvem der skal være bemandet på dette projekt. Afhængigt af projektets omfang må du muligvis ressource niveau og deprekrioriter andet arbejde for at undgå at sætte for meget på dit holds plade.

5. Check ind på projektets fremskridt

For at være en stor ressource manager, check ind med dit hold ofte under projektets livscyklus. Hvordan har de det? Er de overarbejdet, eller omvendt er projektet overbesværet? Afklare, at du støtter dem og vigtigst forstået, hvad der er på deres plade, er en fantastisk måde at tilstande dit team kontinuerligt.

Ressource Management Bedste Practices

Du er på vej til at oprette en ressourcehåndteringsplan. Men vil du blive en ressourceforvaltningsmester? Uanset om du er A.programleder eller en projektleder, Prøv disse 11 tips til at komme i gang.

Måle realistiske tidsrammer.Ved, hvor meget tid det tager for hver medarbejder at få tingene gjort. Planlægning ned ad vejen bliver lettere.

Indstil start- og slutdatoer.At have et varighedssæt for hver opgave tilbyder en realistisk tidsramme, hvor længe det tager hvert holdmedlem at fuldføre en opgave. Ved at sørge for at indstille de rigtige start- og slutdatoer, vil du være i stand til at give en nøjagtig tidslinje for hele projektet.

Kend dine medarbejderes færdigheder.Forståelse Hvem er fantastisk til, hvad der hjælper med at bestemme den bedste ressource for hver opgave.

Prioritere arbejde.Bestem på forhånd, hvad der prioriterer, når det kommer til dit holds arbejdsbyrde. Bygg din tidslinje omkring dintopprioritetsopgaver.og afgøre, hvilke ressourcer der vil få dig der.

Hjælp dit team til at øge deres udnyttelsesgrad. Udnyttelse sats Er mængden af ​​tid, dit projektteam bruger på handling, strategisk eller "fakturable" arbejde. I gennemsnit bruger medarbejderne60% af deres tidpå arbejde om arbejde som at jagte godkendelser eller søge efter dokumenter.Reduktion af arbejdet om arbejdeEr den bedste måde at styrke dit team på at få deres bedste arbejde udført og øge deres udnyttelsesgrad.

Juster for effektivitet, når du går.Projektledelse er generelt en løbende indsats. Opgaver og tidslinjer kan ændre sig, da udfordringer opstår. Vær ikke bange for at flytte ressourcer rundt om nødvendigt tilVær så effektiv som muligt .

Hold nogle tidslukker åbne.Mens ressourceforvaltningsplanlægning er afgørende for at gøre fra begyndelsen, kan du ikke planlægge for alt. Hold tidslots til rådighed for nyt arbejde, der kan komme op og være fleksibelt.

Vælg den ressourcehåndteringsstil, der passer til dit hold.Du kender dit hold bedre end nogen. Brug din viden til at bestemme den bedste ressourcehåndteringsmetode, såsom arbejdsbyrde efter timer, point eller taskantal.

Check ind på dit hold.Sørg for, at du har en real-time puls af dit holds arbejdsbyrde, og at hvert holdmedlem føler deres arbejdsvolumen er retfærdigt og opnåeligt. Dette kan hjælpe dig med fremtidig planlægning og forbedre, hvordan du tildeler ressourcer.

Tilslut din ressourcehåndteringsplan til din operationelle plan. Operationel planlægningEr processen med at oprette et detaljeret kort over præcis, hvilken handling dit hold vil tage på en ugentlig eller undertiden endda dagligt, grundlag. Byg Yoru Resource Managemetn plan i din operationelle plan for effektivt at styre dit holds tid.

Få det rigtige arbejdshåndteringsværktøj.Brug af et regneark er en surefire måde til hurtigt at gøre ressourceforvaltning forvirrende. Prøv i stedet at bruge et arbejdshåndteringsværktøj, der indeholderProjektporteføljestyringFunktioner som let måling af team arbejdsbyrde. Du får et højt niveau af dit holds projekt, og være i stand til at bore ned for at se flere granulære opgaver - alt på ét sted. I UDN Task Manager , Du kan endda se individuelle opgaver og trække og slippe dem efter behov.

Ressource management rådgivning fra fire holdledninger

Hvad er bedre end at læse en guide om, hvordan man tildeler ressourcer i projektledelse? Hvad med at høre fra fire holdledninger - med forskellige baggrunde og udfordringer - som er nedsænket i øvelsen hver dag? Læs videre, da de vejer ind på, hvordan man tackler en ressourceforvaltningsplan og giver ægte eksempler. Mød Jenny, Ariel, Eric og Reigan.

Hvad er den største udfordring, du står over for, når det kommer til ressourceforvaltning, og hvad er din løsning?

En stor udfordring, jeg står over for, når det kommer til ressourceforvaltning indebærer at få et højt niveau af mit holds arbejdsbyrde. Jeg skal have et præcist kig på hvert projekt, der kommer ned ad rørledningen.

Jeg tackler dette ved først at se på køreplanen for kommende produktlanceringer og kampagner og derefter finde ud af personalebehov på projektniveau i forhold til individuelle leverancer. Jeg styrer alt i enArbejdsstyringsværktøjhvor jeg har enPortefølje.Af alle de projekter arbejder mit hold på hvert kvartal. For mindre kopieringsprojekter eller ad hoc-arbejde har jeg oprettet en proces i samme arbejdshåndteringsværktøj for folk at anmode om kopieringsstøtte. Nu kan jeg nemt styre nye anmodninger, der kommer ind og identificerer, hvad behovene, deadlines og prioriteringer er.

Når det kommer til bemandingsprojekter eller tildele ressourcer, er der både en kunst og en videnskab til den. Jeg forsøger at sikre, at en persons tilgængelige båndbredde passer til omfanget af arbejdet, og jeg tænker også på at tildele projekter, der justerer med individuelle færdigheder og karrieremål.

Hvad er dine top tre tips til bygning og styring af en ressourcehåndteringsplan?

Vær proaktiv om at finde ud af, hvilke projekter der er i rørledningen. De fleste af mine holds projekter er sparket af andre hold, så det er vigtigt at nå ud til krydsfunktionelle partnere og få et holistisk syn på, hvad der kommer op.

Sørg for, at hvert holdmedlem har mindst et stort projekt (fx en marketingkampagne) på deres plade og afrunde deres arbejdsbyrde med ugentlige og daglige opgaver. Dette minimerer kontekstskift, mens du giver en vis sort.

Tjek ofte med dit hold, så du kender hver persons båndbredde og foretag justeringer som du går. Hvis noget uventet kommer op,Hold kommunikationslinjerne åbneFor at sikre, at dine ressourceplaner forbliver på sporet.

Hvad er den største udfordring, du står over for, når det kommer til ressourceforvaltning, og hvad er din løsning?

Den største udfordring, jeg står over for, når det kommer til ressourceforvaltning, har et præcist billede af, hvad mit hold arbejder på, hvad vores båndbredde er, og hvad status for projekter er. Der er en masse nuance, der følger med dette, fordi hver enkelt bidragyder har deres eget tempo og styrker. Jeg skal identificere, hvem der er den bedste person til at tildele til hvert projekt.

Det er nøglen til konstant at forbedre kommunikationen med holdmedlemmer. Jeg sørger for, at alle er på samme side ved at have regelmæssige check-ins, stand-up møder og ansigt til ansigt diskussioner. Jeg forsøger også at få et overblik over et højt niveau over alles opgaver, så jeg kan bedre nærme sig samtaler. Ved bygningProjekttidslinjer.For holdets produktionsproces får jeg et klart billede af hvem der har ansvaret og hvad deres næste skridt er.

Hvad er dine top tre tips til bygning og styring af en ressourcehåndteringsplan?

Få tværfunktionelt interessentindgang på din arbejdsplan. Ved at gøre det kan du sikre, at dit hold er justeret og indstillet realistiske forventninger og timing på forhånd.

Følg fremskridt i dit arbejdshåndteringsværktøj (især dinTidslinje.). Se, hvilket arbejde der er delegeret til dine holdmedlemmer og brug din tidslinje til at afgøre, om du kan hjælpe med nogen vejspærring.

Forstå hvordan dit team bruger dine Arbejdsstyringsværktøj. Nogle teammedlemmer kunne se på det store billede, mens andre vil fokusere på visning af en opgave. Tilpas din arbejdsstil til at rumme, hvordan dit hold fungerer.

Hvad er den største udfordring, du står over for, når det kommer til ressourcestyring og hvad er din løsning?

En af udfordringerne er, at mit hold virker parallelt. Jeg har brug for at spørge mig selv, ”Hvordan kan jegmaksimere værdi med min ingeniørteam?” Jeg er nødt til at fokusere på at opnå en balance baseret på vores mål og risikoen for arbejdet.

Jeg har teammøder og bruge tiden til at kollektivt lægge ud alles arbejde på en liste. Listen hjælper os se, hvad vi laver i de næste par uger og forstå, hvordan teammedlemmer mener om værket. Så tager vi det, vi har lært og anvende det i vores arbejde ledelsesværktøj. Vi gør det til en prioritet at klart dokument alt på ét sted.

Alt spores i vores arbejde ledelsesværktøj, herunder ud af kontor underretninger. Vi kan altid se hvilke ressourcer vil være til rådighed. Det giver mig mulighed for at være strategisk om timing. Vi vil undgå at starte et stort projekt lige før weekenden, eller når flere mennesker er ude af kontoret.

Hvad er dine top tre tips til opbygning og styring af en forvaltningsplan ressource?

Hvis du har et projekt eller en opgave, der er risikabelt, straks skrive det ned. Ved at holde disse type af noter, er du beskytter dig selv og undgå eventuelle worst case scenarier eller risici.

Være fleksibel. Må ikke tænke på din plan som en enkeltstående opgave, som du bare kan tjekke fra din liste. Altid være læring, genplanlægning, og rekalibrering; optimere din ressource forvaltningsplan, som du går.

Gør hold tænker en kollaborativ aktivitet. bør tilskyndes Hver person på dit hold til at dele deres meninger, komme med anbefalinger, og lade andre vide, når de er båndbredde er stram. Ressource management er ikke én person job; det er en gruppe indsats.

Hvad er den største udfordring, du står over for, når det kommer til ressourcestyring og hvad er din løsning?

En stor udfordring, jeg står overfor, når det kommer til ressourcestyring er at få en klar forståelse af en anmodning og vide, hvem på mit hold er den mest velegnede til at tage på arbejde, da deres nuværende båndbredde. Jeg spørger tit mig selv: ”Hvem er den mest udstyrede og dygtige til at påtage sig denne specifikke anmodning?”

Jeg har mit hold kortet ud deres top fem prioriteter hver måned, så jeg kan vurdere deres båndbredde. Det handler om at identificere, hvilke projekter give mest mening for hver person. For eksempel kan et projekt, der involverer en eksisterende initiativ være en bedre egnet til et nyt leje. Betragtninger, måske en mere kompleks projekt give mere mening for en længere fastansat medarbejder.

For nylig, jeg oprettet et projekt i mit arbejde ledelsesværktøj, der giver mig enredaktionelle kalenderudsigt. Jeg kan se alle de e-mail kampagner mit team arbejder på og få et hurtigt blik på, når man vil ud og hvem der er ansvarlig for det.

Hvad er dine top tre tips til opbygning og / eller styring af en forvaltningsplan ressource?

Strømlin din arbejdsproces. Det kan være overvældende, når flere anmodninger bliver kastet på din tallerken. Prøv at forenkle din proces ved hjælp af digitalForms, Især hvis de integreres med dit arbejde management system.

Har et møde med dit team på en ugentlig basis. Forstå hvordan dine teammedlemmer føler om deres nuværende båndbredde og få en klar forståelse af, hvor meget arbejdsbyrde de føler sig trygge med.

Administrer prioriteringer. Kig på dit holds top fem månedlige prioriteter for at se, hvilken type arbejde hver person er fokuseret på. Overvåg dit holds prioriteter på en ugentlig basis for at se, om noget har ændret sig, og omprioritere, hvis nødvendigt.

Klar til at bygge en forvaltningsplan ressource?

Ressourcestyring bør altid være en del af din samledeprojektets arbejdsplan. Selv om det kan virke overvældende i starten, tildele de rette ressourcer til rette tid vil gøre arbejdet meget lettere, da du bevæger dig fremad. Tag det skridt for skridt og forpligte sig til at bruge et værk ledelsesværktøj. Dit hold vil takke dig!

Når din ressourcestyring plan er på plads, og du har tildelt ressourcer, altid huske at identificere og fremhæve medarbejder vinder. Fejring dit holds succes hjælper med at holde dine medarbejdere beskæftiget og produktiv. For at bruge det samme værktøj Jenny, Ariel, Eric, og Reigan bruger, tage et kig på UDN Task Manager og få udført arbejde hurtigere.

projekt