Hva er et Gantt-diagram? Hvordan og når du skal bruke en Gantt Chart-programvare?
Gantt-diagrammet har blitt et av de mest kritiske verktøyene for prosjektledere i ulike bransjer. Ifølge Captra, er noen av de store næringene som bruker Gantt-diagrammer, utdanning, økonomi,[1. 3]markedsføring
Hva er et Gantt-diagram? Hvordan og når du skal bruke en Gantt Chart-programvare?
Gantt-diagrammet har blitt et av de mest kritiske verktøyene for prosjektledere i ulike bransjer. Ifølge Captra, er noen av de store næringene som bruker Gantt-diagrammer, utdanning, økonomi,[1. 3]markedsføring
, Det, og[1. 3]konstruksjon
.
Hva er et Gantt-diagram?
Gantt-diagrammer gir en visuell oversikt over prosjektet for hånden, som letter rask, men effektiv prosjektplanlegging, ledelse og overvåking. I stedet for å måtte gå gjennom flere forekomster av kjedelige rapporter og dokumenter, gir et Gantt-diagram en bildeoversikt over arbeidsflyten, milepæler oppnådd, planleggingsfaser og tilhørende flaskehalser og risikoer.
Gantt-diagrammer kan også brukes til å vise avhengigheter mellom ulike aktiviteter i et prosjekt- og prosjektstatus.[1. 3]Online Gantt-diagrammer
Tilbyr en smartere måte for prosjektledelse ved å automatisk varsle om problemer som potensielle forsinkelser med overtidsforbruk av aktiviteter.
Du kan få oversikt over flere oppgaver knyttet til et enkelt prosjekt eller et høyt nivå av flere prosjekter.
Melanie Haselmayr er en eiendomsmegler og eiendomsinvestor med kurert. Ifølge Melani er "Gantt-diagrammer best for prosjekter som er tidsplanen avhengig. Deres layout i tidslinjeformatet lar deg holde deg på topptidene dine, og holde oversikt over prosjektets fremgang. "
📨 Gantt diagrammer og team samarbeid
En av de mange fordelene et Gantt-diagram
Prosjektstyringsverktøy
Kan tilby er økt samarbeid og strømlinjeformet samarbeid mellom lagene. Integrert med A.[1. 3]Kalender
, et prosjektstyringsverktøy som omfatter Gantt Chart-funksjonene, kan gjøre prosjektplanlegging og overvåking enklere ved å holde laget på en side.
Visse Gantt-kartapper tillater selv å skildre oppgaveieren med[1. 3]oppgave på tidslinjen
. Med prosjektforhold og avhengigheter som er strukturert på en gjennomsiktig måte, er det lettere å blande oppgaveprioriteter, dele arbeidsbelastningen og ordne erstatninger i tilfelle ressurser ikke er tilgjengelige. Dette bidrar til å avskrekke overarbeid, identifisere problem eiere og fremskynde prosessen for å identifisere årsaker til problemer.
Ifølge en artikkel fra Scott Berinato, en seniorredaktør på Harvard Business Review, "Visual Communication er et must-ha-ferdighet for alle ledere, fordi flere og oftere, det er den eneste måten å gi mening om arbeidet de gjør."
💡 Fordeler med Gantt Chart
Her er 6 effektive fordeler med Gantt-diagrammer:
Når du arbeider med et prosjekt, er et effektivt lag veldig åpent for modifikasjoner for å gjøre prosjektet bedre. For det må de innlemme mange endringer i sin tidsplan, uansett hva de kan være og hvor de måtte komme. Det er der Gantt-diagrammet kommer i sin egen.
Gantt-diagrammer er nøkkelen til å untangle stive tidsplaner. Du kan enkelt finne åpninger i timeplanen din som trengs for å legge til i nye prosjekter, takket være disse diagrammene.
Med tilstedeværelsen av så mange produktivitetsplattformer i markedet er Gantt-diagrammer en fantastisk metode for å se hver og alt sammen med også den ekstra funksjonaliteten til å vise eventuelle potensielle problemer som kan oppstå underveis.
Hvis selskapet ikke implementerer riktig ressursforvaltningsstrategier, er Gantt-diagrammer den perfekte måten å legge ut alle oppgavene og prosjektene for hele laget for å se. Fra denne visningen kan alle aktivitetene effektivt spredes over hele laget, og arbeidsbelastningen kan lett behandles.
Du kan også sjekke avhengighetene til oppgavene på hverandre. Dette vil hjelpe deg med å sjekke oppgavene du kan jobbe på samtidig, og som er avhengige av hverandre, og sparer deg mye dyrebar tid.
Hvis du vil oppleve denne oppgavenavhengigheten, hodet på over til
UDN Task Manager
som har den perfekte konfigurasjonen av denne funksjonen som er innlemmet i programvaren.
Hvis du vil at Gantt-diagrammet ditt skal fungere skikkelig, må du sette i arbeidet. Det du må gjøre er, du må angi alle forventede tidsrammer som oppgavene dine skal ta og deretter spore det. Dette vil gi nok informasjon til diagrammene for å effektivt gjøre sitt arbeid og projisere de nødvendige resultatene.
Hva er de nødvendige resultatene? Vel, disse er projeksjoner av prosedyrene du må tilpasse for å møte dine mål, og det vil også vise alle endringene du må gjøre som vil optimalisere utviklingsprosedyren.
Den mest fantastiske funksjonen i Gantt-diagrammer er at det er veldig gjennomsiktig om arbeidet det gjør. Det viser all sin informasjon ganske tydelig sammenlignet med alle estimatene. Det er også en av de raskeste prosedyrene som kan hjelpe deg med å overvåke oppgavprogresjonene og kan også varsle deg om alle endringene som kreves for å bli gjort.
📊 Hvordan lage et Gantt-diagram?
Et Gantt-diagram kan defineres som et bar diagram som illustrerer en prosjektplan gjennom a
Arbeidsbreddestruktur (WBS)
av et bestemt prosjekt. Det første Gantt-diagrammet er kjent for å bli utviklet av Karol Adamiecki i midten av 1890-tallet.
Adamiecki var en polsk ingeniør som jobbet med ledelsesideer og teknikker. Senere, en amerikansk ingeniør, Henry Gantt tok opp ideen om slike diagrammer mellom 1910 og 1915. I sin tur ble disse diagrammene knyttet til hans navn.
Et Gantt-diagram er i hovedsak gjort opp av følgende grunnleggende elementer:
Et Gantt-diagram kan brukes av alle som trenger å holde kontroll[1. 3]prosjekter eller arbeidsflyter
. Det er ikke begrenset til en bestemt industri. Snarere kan flere roller bruke det samme Gantt-diagrammet for å overvåke fremdriften fra deres nivå. Noen av de vanlige roller som bruker Gantt-diagrammer, inkluderer:
Laura Shin er en krypto / blockchain journalist og vert for de ubehagelige og ubekreftede podcaster. Laura sier:
"Jeg anbefaler Gantt-diagrammer for prosjektledelse, enten du jobber med et lag eller en solo. De er visuelle representasjoner av hvor lenge hvert prosjekt vil trolig ta og hva dine start- og sluttdatoer er. Det er utrolig nyttig, ikke bare i å projisere fremtidige tidslinjer, men også å bestemme når du har for mye arbeid på tallerkenen din. "
Fordeler og ulemper med Gantt-diagrammer
Som med alt annet, kommer Gantt-diagrammer også med sine egne sett med fordeler og ulemper. Her er visse faktorer du bør vite før du bestemmer deg for å vedta en
inn i prosjektledelsen praksis:
Fordeler
[1. 3]✅ Forenkle komplekse arbeidsflyter i håndterbare aktiviteter
Gantt-diagrammer kan redusere en tilsynelatende overveldende oppgave i et håndterbart sett med oppgaver med en gjennomsiktig utsikt.
[1. 3]✅ Organiser oppgaver og prosjekter
Du kan organisere komplekse arbeidsflyter i oppgaver og prosjekter. Dette bidrar til å designe og prioritere store aktiviteter som er relevante for hvert prosjektmål.
[1. 3]✅ Hjelp Sett realistiske tidsrammer
Du kan angi realistiske tidsrammer for oppgaveinitiering og ferdigstillelse.
[1. 3]✅ Identifiser kritisk bane
Gantt-diagrammer hjelper til med å identifisere den kritiske banen til et prosjekt. I hovedsak er det banen som bestemmer minimum tid som kreves for å fullføre et prosjekt.
[1. 3]✅ Tilrettelegger måloppnåelsen
Gantt-diagrammer hjelper deg med å oppnå prosjektmålene dine på grunn av en praktisk tidsramme på alle nivåer.
[1. 3]✅ Gi en gjennomsiktig utsikt over arbeidet
Det er lettere å holde på toppen av hver eneste detalj gjennom en gjennomsiktig visualisering av de involverte oppgavene.
[1. 3]✅ Fremhev potensielle problemer
Gantt-diagrammer kan bidra til å markere problemer og risikoer, inkludert tid overlapper, milepælsforsinkelse eller overskytende forbruk av enhver aktivitet.
Ulemper
[1. 3]❌ kan øke i kompleksitetsnivåer
Selv om det er ment å forenkle arbeidet, avhengig av antall prosjekter som forvaltes samtidig, kan et bestemt Gantt-diagram bli komplisert. Det trenger et øye for detaljer og god ledelse og improvisasjonsferdigheter.
[1. 3]❌ Trenger konstant overvåking og oppdateringer
For å sikre at prosjektet er rettmessig vist som det går, må Gantt-diagrammet overvåkes for konsistente oppdateringer, av alle lagmedlemmer. Det er viktig å få ressursene dine og arbeidet tilordnet nøye planlagt å gjøre resultater effektivt.
[1. 3]❌ Ikke mulig på papir
Selv om de første Gantt-diagrammene startet i fysisk form, er disse vanskelige å beholde på papir. Derfor er disse for det meste begrenset til og best administrert digitalt dvs. kan ikke skrives ut effektivt som gjort med rapporter og andre former for dokumentasjon.
Når du lager et prosjekt i et arbeidsområde i
UDN Task Manager
Programvare, du skal fylle den med forskjellige oppgaver relatert til det.
Når oppgavene er fullført i henhold til kriteriene du angir for dem, vil deres ferdigstillelse prosent / fremdrift vises på grensesnittet som vist nedenfor.
Når du bruker
UDN Task Manager
, all din oppgave[1. 3]planlegging aktiviteter
kommer til å bli mye lettere da programmet gir muligheten til å planlegge leveranser i henhold til forskjellige datoer.
Disse datoene er start- og sluttdatoene som er nødvendige for å spore disse applikasjonene og kontrollere om tidsfrister er oppfylt eller ikke.
Du kan angi datoene fra sine respektive seksjoner, som vist i Gantt-diagrammet under. Du har også flere alternativer for datoer, for eksempel; 'Faktisk', og 'planlagt'.
Du kan enkelt velge fra disse kategoriene i henhold til dine krav.
Etter at du har opprettet oppgavene og innstillingsoppdateringene, er neste trinn å utnevne lagmedlemmer som skal utføre disse oppgavene.
Disse oppdragsgiverne kan enkelt betegnes via grensesnittet ved å legge til e-postadressene i oppdragsgiverlisten over den aktuelle oppgaven.
Det finnes forskjellige typer milepæler som du kan sette inn i dine prosjekter og oppgaver, bruke
UDN Task Manager
. Når de er opprettet via grensesnittet, kan du sjekke fremdriften fra samme grensesnitt.
Det neste trinnet er å[1. 3]skape sjekklistene
Det skal hjelpe deg med å spore alle de forskjellige oppgavene og prosessene som laget jobber med.
Disse lister er fremdriftsmålene til oppgavene som lar deg holde øynene på alt som skjer, og hvis tidsfrister blir møtt eller ikke.
I
UDN Task Manager
, Du kan også angi statusen til alle de forskjellige oppgavene som er inkludert i prosjektene. Du kan sette dem til 5 forskjellige alternativer, som vist nedenfor, for å angi fremdriften i oppgaven.
Når du bruker det
UDN Task Manager
For Gantt-kartlegging kan du opprette forskjellige oppgaveravhengigheter med andre oppgaver, oppgaveavhengigheter med milepæler og milepælavhengigheter med andre milepæler.
Du kan identifisere disse avhengighetene og bestille dem som:
Du kan også spore budsjettet relatert til alle oppgavene som utføres i[1. 3]Prosjektutviklingsprosessen
, og også for det overordnede prosjektet når du bruker
UDN Task Manager
å lage dine Gantt-diagrammer.
Under en pågående arbeidsflyt, spesielt når oppgavene og det overordnede prosjektet er fullført,
UDN Task Manager
Gir et sammendrag av alle de forskjellige elementene og aktivitetene som skjedde i prosjektet. Bruk dem til din fordel for å analysere noen smutthull som ble oversett første gang.
Med denne tilgjengelige data kan ditt neste prosjekt (er) fullføres effektivt og vei[1. 3]før fristen
.
Gantt diagrammer for prosjektledelse
Til tross for ulike verktøy og rammer for[1. 3]prosjektplanlegging
, Gantt-diagrammer fortsetter deres popularitetsnivåer globalt med fagfolk. Innlemmet i den siste utviklingen av
Prosjektledelse løsninger
Prosjektledelse har blitt enklere og mer effektivt ved hjelp av Gantt-diagrammer.
Spesielt med mulighet for byttebare oppgaver mellom prosjekter og gjentatte oppgaver, er Gantt-diagrammer langt mer dynamiske enn noen gang før.
Ifølge en nylig undersøkelse av programvare råd, et betydelig antall
Prosjektledelse fagfolk
, ca 43%, utfører fortsatt prosjektplanlegging ved hjelp av manuelle metoder, dvs. å opprette og vedlikeholde Gantt-diagrammer. 35% av respondentene viser en tilbøyelighet til å bruke Gantt-diagrammer i prosjektstyringsverktøy.
Bruker du en Gantt Chart-programvare? Hvis ja, hvordan hjelper de deg med å administrere prosjektene dine og arbeidsflyten? Del historien din i kommentarene nedenfor.