Wat is een Gantt-kaart? Hoe en wanneer een GANTT-kaartsoftware gebruiken?
De Gantt-diagram is een van de meest kritieke hulpmiddelen voor projectmanagers in verschillende industrieën geworden. Volgens Capterra zijn enkele van de belangrijkste industrieën die Gantt-grafieken gebruiken, onderwijs, financiën,marketing, Het enbouw .
Wat is een Gantt-kaart?
Gantt-grafieken bieden een visueel overzicht van het project bij de hand, dat snelle maar effectieve projectplanning, management en monitoring vergemakkelijkt. In plaats van meerdere instanties van vervelende rapporten en documenten te hoeven, geeft een Gantt-diagram een beeldoverzicht van de workflow, de mijlpalen, planningsfasen, en bijbehorende knelpunten en risico's.
Gantt-grafieken kunnen ook worden gebruikt om afhankelijkheden tussen verschillende activiteiten in een project- en projectstatus te tonen.Online Gantt-grafiekenBied een slimmere manier van projectbeheer door automatisch op de hoogte te stellen van kwesties zoals potentiële vertragingen van overtollige tijdverbruik door activiteiten.
U kunt een overzicht hebben van meerdere taken die zijn gekoppeld aan een enkel project of een weergave op hoog niveau van meerdere projecten.
Melanie Haselmayr is een makelaar en vastgoedbelegger met gecompureerd. Volgens Melani zijn "Gantt-kaarten het beste voor projecten die tijdschema zijn afhankelijk. Met hun lay-out in het tijdlijnformaat kunt u bovenop uw deadlines blijven en een overzicht houden van de voortgang van het project. "
📨 Gantt-grafieken en teamsamenwerking
Een van de vele voordelen een Gantt-diagramProject Management ToolKan aanbieden is verhoogd teamwerk en gestroomlijnde samenwerking tussen teams. Geïntegreerd met eenKalender, een projectmanagement-tool die de Gantt-diagramfuncties omvat, kan projectplanning en monitoring eenvoudiger maken door het team op één pagina te houden.
Bepaalde Gantt-kaart-apps laten zelfs toe dat de eigenaar van de taak met deTaak op de tijdlijn. Met projectrelaties en afhankelijkheden die op een transparante manier worden gestructureerd, is het gemakkelijker om taakprioriteiten te schudden, de werklast te delen en substituten te regelen in geval van middelen zijn niet beschikbaar. Dit helpt om overwerk te ontmoedigen, de uitgifte-eigenaren te identificeren en het proces te versnellen om de oorzaken van problemen te identificeren.
Volgens een artikel van Scott Berinato, een senior redacteur bij Harvard Business Review, "Visual Communication is een must-have-vaardigheid voor alle managers, want meer en vaker is het de enige manier om het werk te begrijpen."
💡 Voordelen van Gantt-grafiek
Hier zijn 6 effectieve voordelen van Gantt-diagrammen:
Bij het werken aan een project is een efficiënt team zeer open voor wijzigingen om het project beter te maken. Daarvoor moeten ze veel veranderingen in hun schema opnemen, wat ze ook kunnen zijn en waar ze ook kunnen komen. Dat is waar de Gantt-kaart in zijn eigen komt.
Gantt-diagrammen zijn de sleutel tot rigide schema's. U kunt eenvoudig openingen vinden in uw schema die nodig zijn om in nieuwe projecten toe te voegen, dankzij deze grafieken.
Met de aanwezigheid van zoveel productiviteitsplatforms op de markt zijn Gantt-diagrammen een verbazingwekkende methode om elk en alles samen met ook de toegevoegde functionaliteit van het weergeven van mogelijke problemen die onderweg kunnen ontstaan.
Als het bedrijf niet de juiste strategieën voor hulpbronnenbeheer implementeert, zijn Gantt-diagrammen de perfecte manier om alle taken en projecten voor het hele team te leggen om te zien. Vanuit deze opvatting kunnen alle activiteiten in het hele team effectief worden gedispergeerd en kan de werklast eenvoudig worden afgehandeld.
U kunt ook de afhankelijkheden van de taken op elkaar controleren. Dit helpt u bij het controleren van de taken waarop u tegelijkertijd kunt werken en die van elkaar afhankelijk zijn, waardoor u veel kostbare tijd bespaart.
Als je deze taakafhankelijkheid wilt ervaren, ga dan naar bovenUdn taakmanagerWelke heeft de perfecte configuratie van deze functie opgenomen in hun software.
Als u wilt dat uw Gantt-grafiek goed werkt, moet u het werk inzetten. Wat je hoeft te doen is, je moet alle verwachte tijd frames invoeren die je taken gaan nemen en het dan volgen. Dit biedt voldoende informatie voor de diagrammen om effectief zijn werk te doen en de vereiste resultaten te projecteren.
Wat zijn de vereiste resultaten? Welnu, dit zijn projecties van de procedures die u moet aanpassen om aan uw doelen te voldoen, en het zal ook alle wijzigingen weergeven die u nodig hebt om uw ontwikkelingsprocedure te optimaliseren.
Het meest verbazingwekkende kenmerk van Gantt-grafieken is dat het erg transparant is over het werk dat het doet. Het toont al haar informatie vrij duidelijk in vergelijking met alle schattingen. Het is ook een van de snelste procedures die u kunnen helpen bij het volgen van de taakvoortgang en kan u ook waarschuwen voor alle wijzigingen die moeten worden aangebracht.
📊 Hoe maak je een Gantt-kaart?
Een Gantt-diagram kan worden gedefinieerd als een staafdiagram dat een projectschema via een illustreertWerkonderbrekingsstructuur (WBS)van een specifiek project. De eerste Gantt-diagram is bekend dat het in het midden van de jaren 1890 door Karol Adamiecki wordt bedacht.
Adamiecki was een Poolse ingenieur die werkte op managementideeën en technieken. Later, een American Engineer, nam Henry Gantt het idee op van dergelijke grafieken tussen 1910 en 1915. Op zijn beurt werden deze grafieken geassocieerd met zijn naam.
Een Gantt-diagram is in wezen samengesteld uit de volgende basiselementen:
Probeer interactieve Gantt-grafieken metUdn taakmanager. Start jouGratis proefversie .
👨🏫 Wie gebruikt Gantt-grafieken?
Een Gantt-diagram kan worden gebruikt door iedereen die moet worden gecontroleerdProjecten of workflows. Het is niet beperkt tot een specifieke industrie. Integendeel, meerdere rollen kunnen dezelfde Gantt-grafiek gebruiken om de voortgang van hun niveau te overzien. Sommige van de gemeenschappelijke rollen met behulp van Gantt-diagrammen omvatten:
Laura Shin is een Crypto / Blockchain-journalist en gastheer van de ongewijzigde en onbevestigde podcasts. Laura zegt:
"Ik raad Gantt-grafieken ten zeerste aan voor projectmanagement, of u nu aan een team of solo werkt. Het zijn visuele representaties van hoe lang elk project waarschijnlijk zal duren en wat uw start- en afwerkdata zijn. Het is immens nuttig niet alleen in het projecteren van toekomstige tijdlijnen, maar ook bepalend wanneer je te veel werk op je bord hebt. '
Voor- en nadelen van Gantt-grafieken
Net als bij al het andere worden Gantt-kaarten ook geleverd met hun eigen sets voordelen en nadelen. Hier zijn bepaalde factoren die u moet weten voordat u beslist of u al dan niet een in uw projectmanagementpraktijken:
Profs
✅ Vereenvoudig complexe workflows in beheersbare activiteiten
Gantt-grafieken kunnen een schijnbaar overweldigende taak verminderen in een beheersbare set taken met een transparante weergave.
✅ Organiseer taken en projecten
U kunt complexe workflows organiseren in taken en projecten. Dit helpt bij het ontwerpen en prioriteren van belangrijke activiteiten die relevant zijn voor elk projectdoel.
✅ Help realistische tijdschema's instellen
U kunt realistische tijdsbestek instellen voor taakinitiatie en voltooiing.
✅ Identificeer een kritisch pad
Gantt-grafieken helpen bij het identificeren van het kritieke pad van een project. In wezen is het het pad dat de minimale hoeveelheid tijd bepaalt die nodig is om een project te voltooien.
✅ Faciliteert het bereiken van doel
Gantt-grafieken helpen u bij het bereiken van uw projectdoelen vanwege een praktisch time-frame op alle niveaus.
✅ Geef een transparante weergave van het werk
Het is gemakkelijker om bovenop van elk detail te houden door een transparante visualisatie van de betrokken taken.
✅ Markeer potentiële problemen
Gantt-grafieken kunnen helpen bij het hoogtepunt van kwesties en risico's, waaronder tijd overlappingen, mijlpaalvertraging of overtollige tijdsverbruik door elke activiteit.
Nadelen
❌ kan toenemen in complexiteitsniveaus
Hoewel bedoeld is om het werk te vereenvoudigen, afhankelijk van het aantal projecten dat tegelijkertijd wordt beheerd, kan een bepaalde Gantt-diagram complex worden. Het heeft oog nodig voor detail en goede management- en improvisatievaardigheden.
❌ Noodzaak van constante monitoring en updates
Om ervoor te zorgen dat het project rechtmatig afgebeeld is, moet de Gantt-grafiek worden gecontroleerd op consistente updates, door alle teamleden. Het is belangrijk om uw middelen en werkzaamheden zorgvuldig gepland te hebben om efficiënt resultaten te maken.
❌ Niet haalbaar op papier
Hoewel de initiële Gantt-diagrammen in fysieke vorm begonnen, zijn deze moeilijk op papier te behouden. Daarom zijn deze meestal beperkt tot en het best beheerde digitaal digitaal d.w.z. kan niet effectief worden afgedrukt als gedaan met rapporten en andere vormen van documentatie.
Gebruik makend vanUdn taakmanagerom een Gantt-kaart te maken
De volgende kenmerken zijn essentieel voor het maken van eenEffectieve Gantt-grafiekmet Udn taakmanager . Laten we allemaal in een kijkje nemen in eenUdn taakmanagerGantt-grafiekvoorbeeld.
Wanneer u een project in een werkruimte in maaktUdn taakmanagerSoftware, u gaat het vullen met verschillende taken die ermee verband houden.
Wanneer de taken zijn voltooid volgens de criteria die u voor hen hebt ingesteld, verschijnt hun voltooiingspercentage / de voortgang op de interface zoals hieronder getoond.
Wanneer u gebruiktUdn taakmanager, al je taakPlanningsactiviteitenGaan een stuk eenvoudiger worden, omdat de applicatie de mogelijkheid biedt om deliverables volgens verschillende data te plannen.
Deze datums zijn de start- en einddata die nodig zijn om die aanvragen bij te houden en controleren of de deadlines zijn bereikt of niet.
U kunt de data instellen uit hun respectieve secties, zoals weergegeven in het voorbeeld van Gantt-grafiek. Ook hebt u meerdere opties voor datums, zoals; 'Werkelijk', en 'gepland'.
U kunt eenvoudig uit deze categorieën kiezen volgens uw vereisten.
Na het maken van de taken en het instellen van updates, is de volgende stap om teamleden te benoemen die die taken gaan uitvoeren.
Deze toewijzingen kunnen eenvoudig worden aangewezen via de interface door hun e-mailadressen toe te voegen in de rechtstreekse lijst met die specifieke taak.
Er zijn verschillende soorten mijlpalen die u in uw projecten en taken kunt instellen, met behulp vanUdn taakmanager. Zodra ze via de interface zijn gemaakt, kunt u hun voortgang van dezelfde interface controleren.
De volgende stap is omMaak de checklistsDat gaat u helpen bij het volgen van alle verschillende taken en processen waar het team aan werkt.
Deze lijsten zijn de voortgangsmeters van de taken waarmee u de ogen laat zien op alles wat er aan de hand is en als de deadlines worden voldaan of niet.
In Udn taakmanager, U kunt ook de status van alle verschillende taken in de projecten instellen. U kunt ze instellen op 5 verschillende opties, zoals hieronder getoond, om de voortgang van de taak aan te geven.
Wanneer u gebruiktUdn taakmanagerVoor Gantt Charting kunt u verschillende taakafhankelijkheden maken met andere taken, taakafhankelijkheden met mijlpalen en mijlpaalafhankelijkheden met andere mijlpalen.
U kunt deze afhankelijkheden identificeren en bestellen als:
U kunt het budget ook bijhouden met betrekking tot alle taken die worden uitgevoerd in deProjectontwikkelingsproces, en ook voor het algemene project wanneer u gebruiktUdn taakmanagerom uw Gantt-diagrammen te maken.
Tijdens een doorlopende workflow, vooral wanneer de taken en het algemene project zijn voltooid,Udn taakmanagerBiedt een samenvatting van alle verschillende elementen en activiteiten die in het project zijn gebroken. Gebruik ze in uw voordeel om eventuele mazenkolen te analyseren die de eerste keer over het hoofd werden gezien.
Met deze beschikbare gegevens kan uw volgende project (en) efficiënt en weg worden voltooidvóór de deadline .
Gantt-grafieken voor projectbeheer
Ondanks verschillende gereedschappen en frameworks voorproject planningGantt-grafieken zetten wereldwijd hun populariteitsniveaus voort met professionals. Opgenomen in de nieuwste ontwikkelingen vanProject Management SolutionsProjectmanagement is eenvoudiger en efficiënter geworden met behulp van Gantt-diagrammen.
Vooral met de optie van schakelbare taken tussen projecten en herhalende taken, zijn Gantt-grafieken veel dynamischer dan ooit tevoren.
Volgens een recent onderzoek door softwareadvies, een aanzienlijk aantalProfessionals van projectmanagement, ongeveer 43%, voert u nog steeds projectplanning uit met behulp van handmatige methoden d.w.z. het maken en onderhouden van Gantt-diagrammen. 35% van de respondenten vertoont een neiging tot het toepassen van Gantt-diagrammen binnen projectmanagementinstrumenten.
Gebruikt u een GANTT-kaartsoftware? Zo ja, hoe helpen ze u bij het beheer van uw projecten en workflow? Deel uw verhaal in de onderstaande opmerkingen.
