6 Ograniczenia projektu i jak zarządzać nimi do sukcesu projektu

Streszczenie

Ograniczenia projektów są ogólnymi ograniczeniami projektu, w tym czasu, kosztów i ryzyka. Zrozumienie ograniczeń projektów jest ważne, ponieważ wpływają na wyniki projektu. W tym elemencie omówimy szczegółowo ograniczenia projektu i wyjaśnimy, jak je zarządzać.

Czy byłeś kiedyś w cyrku i obserwowałeś, że wykonawcy robią aktualność? W jakiś sposób udaje się trzymać wiele płyt w powietrzu tak wdzięcznie, że czuje się, jakby mogli używać magii. Ale równoważenie nie wymaga magii - po prostu skupić się i umiejętności. Jeśli wykonawca mieli zgubić swoje przytrzymanie na jednej płytce, wszystkie talerze pojawiły się w dół.

Jak wydajność cyrkową,Zarządzanie projektamijest aktem balansującym. Podczas cyklu życia projektu spotkasz różne ograniczenia, w tym czas, koszty i ryzyko. Częścią pracy jako skuteczny kierownik projektu uczy się zrównoważyć te ograniczenia w celu zwiększenia wydajności projektu. W tym elemencie omówimy szczegółowo ograniczenia projektu i wyjaśnimy, jak je zarządzać.

Jakie są ograniczenia projektu?

Ograniczenia projektów są ogólnymi ograniczeniami, które należy uwzględnić podczas cyklu życia projektu. Na przykład ograniczenie kosztów oznacza, że ​​jesteś ograniczony do konkretnego budżetu projektu, podczas gdy ograniczenie czasu oznacza, że ​​należy wypełnić projekt w określonym czasie.

Większość ograniczeń projektu wpływa na siebie, dlategoZarządzanie ograniczeniamima kluczowe znaczenie dla sukcesu projektu. Jeśli zdecydujesz, że musisz rozwinąćOś czasu projektu, wtedy prawdopodobnie będziesz potrzebować więcej pieniędzy, aby wypełnić projekt. Twój zakres projektu będzie również rozszerzyć się, gdy pojawi się czas i koszt projektu.

Istnieje sześć wspólnych ograniczeń projektowych do rozważenia, aby wziąć pod uwagę fazy zarządzania projektami. W tym artykule przejdziemy szczegółowo każdego ograniczenia i wyjaśnimy, jak możesz to zarządzać. Bez względu na rodzaj projektu, na którym pracujesz, korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami może pomóc w wizualizacji swojegoHarmonogram projektui zarządzaj wszystkimi ograniczeń projektów w jednym miejscu.

Potrójne ograniczenia zarządzania projektami

Potrójne ograniczenia zarządzania projektami - znane również jakoTrójkąt zarządzania projektamilub trójkąt żelaza - to zakres, koszt i czas. Musisz zrównoważyć te trzy elementy w każdym projekcie, a to może być trudne, ponieważ wszyscy wpływają na siebie.

Są kompromety w zakresie równoważenia zakresu, kosztów i czas, a musisz zdecydować, co chcesz poświęcić, aby utrzymać dostosowanie projektu i funkcjonalność.

Na przykład projekt może pozostać wyłącznie w zakresie, jeśli przydziały budżetu i czasu projektu pozostaną stabilne. Jeśli chcesz zakończyć projekt w krótszym czasie, Twój zakres musi również zmniejszyć, aby zrównoważyć projekt, chyba że jesteś w stanie dostosować się do budżetu.

Zakres

Zakres projektuOdnosi się do wielkości projektu pod względem jakości, szczegółów i rezultatów. Czas i pieniądze są zależnościami zakresu projektu, ponieważ jako zakres projektu rośnie, projekt będzie wymagał więcej czasu i pieniędzy do zakończenia.

Musisz być świadomyZakres Creep.W całej fazie projektu i ciężko pracują, aby temu zapobiec. Możesz zapobiec skroleniu zakresu, tworząc szczegółowe plany projektu i dostaniesz interesariuszy projektu, aby podpisać wszystko przed rozpoczęciem produkcji.

Koszt

Ograniczenia kosztów obejmująbudżet projektujako całość i wszystko wymagane dla twojego projektu. Przedmioty, które mogą być ograniczeniem kosztów, obejmują:

Koszt projektu

Wynagrodzenia członków zespołu

Koszt sprzętu

Koszt obiektów

Koszty naprawy

Koszty materialne

Dołącz wszystkie elementy w tej sekcji, które wymagają wyciągania z zasobów finansowych firmy.

Czas

Zarządzanie czasemJest niezbędny do sukcesu projektu, a istnieją różne ograniczenia czasowe, przed którymi stoisz podczas każdej fazy projektu. Kiedy próbujesz zwiększyć swój oś czasu projektu, pojawi się konsekwencje, takie jak rozszerzone terminy, korekty doKalendarz zespołulub mniej czasu na planowanie.

Elementy czasu w projekcie, które mogą prowadzić do ograniczeń, mogą obejmować:

OgólnyOś czasu projektu

Godziny pracowały na projekcie

Kalendarze wewnętrzne i bramki

Czas przeznaczony do planowania i strategii

Liczbafazy projektu.

Zakres, koszty i czas nazywane są trójkątem żelaza, ponieważ te trzy ograniczenia mogą być trudne do manewrowania wokół siebie przy zachowaniu jakości projektu. Na przykład, jeśli obniżyłeś budżet lub zwiększyć swój zakres, prawdopodobnie będziesz musiał zrekompensować przez rozluźnienie na czas. Możesz to zrobić, rozszerzając terminy, dodawanie godzin lub regulacjęHarmonogram projektu .

Inne wspólne ograniczenia projektu do rozważenia

Podczas gdy zakres, koszt i czas są potrójnymi ograniczeniami zarządzania projektami, istnieją trzy inne ograniczenia projektu, które mogą spotkać w cyklu życia projektu: ryzyko, zasoby i jakość.

Ryzyko

Ryzyko projektu.są jakieś nieoczekiwane zdarzenia, które mogą wpływać na Twój projekt. Podczas gdy większość ryzyka projektu jest negatywna, niektóre mogą być pozytywne. Na przykład nowa technologia może zostać wydana, gdy twój projekt jest w toku. Ta technologia może pomóc Ci zakończyć swój projekt szybciej lub może spowodować więcej konkurencji na rynku i zmniejszyć wartość produktu.

Możesz określić ryzyko projektoweocena ryzykai strategie zarządzania ryzykiem, aby utrzymać je w zatoce. Niektóre ryzyko, w którym możesz się martwić:

Rozciągnięte zasoby

Mishaps operacyjny.

Niska wydajność

Brak jasności

Zakres Creep.

Wysokie koszty

Chrupnięcie czasu

Użyćrejestr ryzykaAby ocenić prawdopodobieństwo i dotkliwość dla każdego ryzyka projektu, a następnie najpierw złagodzić najbardziej prawdopodobne i poważne zagrożenia.

Zasoby

Zasoby związane z ograniczeniami kosztów na projekcie, ponieważ te wymagania projektowe kosztują pieniądze. Bez właściwegoalokacja zasobów, może doświadczyć niższej jakości projektu, zwiększony budżet i opóźnienia oś czasu.

Niektóre zasoby do rozważenia obejmują:

Ludzie

Sprzęt lub materiały

Budynków

Oprogramowanie

UżyćPlan zarządzania zasobamiAby upewnić się, że masz potrzebne zasoby dla każdego elementu projektu, aby to ograniczenie nie negatywnie wpływa na inne obszary projektu.

Jakość

Jakość projektu jest miarą tego, jak dobrze twójWyniki projektu.spełniać początkowe oczekiwania. Każda ograniczenie projektu wpływa na jakość projektu, ponieważ jakość projektu jest ostatecznym wynikiem projektu. Jednak jakość projektu jest również jego własnym ograniczeniem, ponieważ istnieją aspekty projektu, które mogą spowodować słabą jakość, która niekoniecznie związana z kosztami, czasami, zasobami, ryzykiem lub zakresem. Obejmują one:

Brak komunikacji

Słaba umiejętność projektowania lub rozwoju

Zbyt wiele zmian projektu

Musisz zarządzać jakością projektu jako własny podmiot, jednocześnie równoważenie pozostałych pięciu ograniczeń projektu, jeśli masz nadzieję osiągnąć wysoką wydajność projektu. Jeśli nie uda ci się zarządzania ograniczeń, wynik może być niską jakość projektu i niską satysfakcją klienta.

Jak zarządzać ograniczeniami projektu

Istnieją strategie, których można wykorzystać do zarządzania i bilansować ograniczenia projektu, gdy pojawiają się. Za pomocąMetodologie zarządzania projektamijak przewodnik PmbokFazy ​​zarządzania projektamii zwinne praktyki, które zachęcają do elastyczności i współpracy, są kilka sposobów kontrolowania ograniczeń projektu.

Możesz także użyć następujących wskazówek, aby wzmocnić swojePlan zarządzania projektem :

Zrozumieć swoje ograniczenia:Nie możesz zarządzać ograniczeniami do projektu, chyba że rozumiesz, czym są. Kiedy znasz ograniczenia projektu, możesz zaplanować wokół nich. Na przykład, podczas planowania projektu, ocenić, jakie ryzyko może się zmierzyć, a także jakie zasoby potrzebne i jakie te zasoby będą kosztować.

Zaplanuj i strategować:Kiedy rozważasz wszystkie sześć najczęstszych ograniczeń w swoimPlan projektu, możesz iść do przodu z lepszą perspektywą dla tego, co jest przed sobą. Twój plan projektu powinien obejmować strategie, aby złagodzić ograniczenia i zrównoważyć potrójne ograniczenia zakresu, kosztów i czasu. Możesz także wdrożyć strategie w celu rozwiązania dodatkowych ograniczeń projektu, takich jak próba zapobiegania występowaniu ryzyka projektowego.

Jakość projektu sterowania:Możesz kontrolować jakość projektu, regularnie monitorując plan i procesy projektu. Gdy twój zespół obsługuje różne zadania w trakcie realizacji projektu, użyj oprogramowania do zarządzania pracą, aby upewnić się, że wszyscy pozostają na dobrej drodze. UstanowićZmień proces kontroliTak więc, jeśli pojawią się zmiany, możesz zapobiec pełzanie zasięgu.

Zarządzać ryzykiem:Użyj analizy ryzyka do identyfikacji, oceny i przygotowania do potencjalnego ryzyka projektu. Z silnym planem zarządzania ryzykiem na miejscu, możesz zachować najbardziej szkodliwe ryzyko projektowe w zatoce i przygotować się do nieoczekiwanych ryzyk, które mogą wystąpić.

Komunikować się efektywnie: Komunikacja zespołowajest niezbędny do udanego zarządzania ograniczeniami projektu. Bez silnej komunikacji możesz pomyśleć, że wyróżniasz swoje ograniczenia, gdy inny członek zespołu jest nieświadomie zakłócający ciężką pracę. Podczas omawiania każdego aspektu projektu z zespołem możesz współpracować, aby osiągnąć cele projektu.

Obejmuj elastyczność:Musisz przyjąć elastyczność, aby skutecznie równoważyć ograniczenia projektu. Będą czasy, kiedy będziesz musiał kompromisować na temat elementów projektu, aby pozostać w zasięgu. Jeśli nie jesteś elastyczny, skończysz poświęcić jakość projektu. Utrzymywanie klientów lub zainteresowanych stron powinno być twoim priorytetem, co oznacza, że ​​przyjmowanie kompromisów w razie potrzeby.

Zobacz ograniczenia w czasie rzeczywistym z narzędziami do zarządzania projektami

Śledź ograniczenia projektu poprzez każdą fazę cyklu życia projektu, aby zapewnić jakość projektu spełnia oczekiwania interesariuszy. Kiedy napotkasz sytuację, w której musisz dostosować jedno ograniczenie projektu, podobnie jak harmonogram projektu, rozważ, w jaki sposób wpłynie to na inne obszary projektu - podobne koszty i zakres - i zrównoważyć swoje ograniczenia w razie potrzeby.

Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w wizualizacji ograniczeń projektowych w czasie rzeczywistym. Jeśli potrzebujesz skutecznego sposobu sterowania elementami projektu i udostępniać informacje z innymi, różne narzędzia dostępne w systemie zarządzania projektami Menedżer zadań UDN. uczynić to prostym.